Équipes géographiquement dispersées : toutes nos astuces pour une collaboration optimisée

Les équipes géographiquement dispersées doivent souvent mettre les bouchées doubles pour collaborer, en réalisant de nombreuses tâches annexes qui peuvent nuire à l’efficacité. Envoi de notes de réunion, communication des mesures à prendre, information sur l’avancement d’un projet sont autant de tâches qui peuvent entraver la capacité de chacun à échanger avec les autres et à se concentrer sur son travail. En effet, selon notre rapport « AI in the Workplace » (L’IA en milieu professionnel), 73 % des responsables et 55 % des employés passent au moins quelques fois par semaine à partager des notes et des mesures à prendre avec leurs collègues, et 71 % des responsables et 51 % des employés communiquent sur l’avancement de projets plusieurs fois par semaine. C’est beaucoup, et cela peut entraver la collaboration d’équipe.

Chez Zoom, nous sommes confrontés aux mêmes défis. En tant qu’entreprise mondiale, nous nous devons d’adopter une approche stratégique en matière de collaboration. Nous nous appuyons ainsi sur nos propres outils, et avons même conçu, grâce à notre expérience, de nouvelles fonctionnalités et solutions pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Voici notre vision.

Avec des équipes réparties sur différents continents, la collaboration est un défi logistique. Il est souvent impossible que tout le monde participe à un appel sans que quelqu’un n’ait à le faire en plein milieu de la nuit. 

La plateforme Zoom est le ciment qui relie les équipes, en permettant une collaboration continue au-delà des fuseaux horaires et des langues. Au cœur de la plateforme se trouve Zoom Team Chat, qui donne les moyens aux employés de communiquer de manière asynchrone ou en temps réel, en tête-à-tête ou en groupe. 

« Je suis à l’heure de la côte est [aux États-Unis] et la plupart de mes homologues sont sur la côte ouest, mais je travaille aussi avec des collègues situés en Europe et en Asie », déclare Darin, responsable des applications de productivité. « Il s’agit d’une collaboration véritablement mondiale. »

En tant que manager, Darin s’efforce d’être attentif à l’envoi de chats à ses collègues en dehors des heures de travail. « Certains ne sont pas dérangés par la réception de messages après leurs heures de travail, mais d’autres préfèrent s’en passer. Team Chat nous permet de respecter les envies de chacun. Je peux planifier un chat pour que le destinataire le reçoive le matin, heure locale », ajoute-t-il.

Team Chat aide Darin à rester au courant de nombreux types de flux de travail, qu’il en soit acteur à part entière ou observateur. Même lorsque ces conversations se déroulent dans une autre langue, Darin utilise la fonctionnalité de traduction de Team Chat intégrée à Zoom pour traduire les messages. Et lorsque la collaboration s’appuie sur plusieurs solutions (des réunions au chat, par exemple), le chat de réunion continu permet de garder la discussion au même endroit. Il peut ainsi poursuivre la conversation même après la fin de la réunion.

Pour gagner du temps, Darin utilise Zoom AI Companion, notre assistant d’IA doté de fonctionnalités multi-plateformes, pour synthétiser les longs fils de discussion. Cela l’aide à prendre le pouls des activités de l’équipe sans s’enliser dans les détails.

« Nous communiquons énormément par chat. Dans certains cas, je dois participer activement à la conversation. Dans d’autres, j’y prends part à titre informatif uniquement. Lorsque j’arrive sur un canal de discussion avec 30 ou 40 messages non lus, je peux obtenir une synthèse, en saisir l’essentiel et passer à autre chose », explique Darin. « C’est inestimable en termes de gains de temps. »

Les Zoomies s’appuient sur Zoom Team Chat comme hub de communication, de discussion et de prise de décision. Mais lorsque les membres de l’équipe doivent partager une maquette de produit ou signaler un bug, les mots et les images statiques ne suffisent souvent pas.

« Auparavant, nous prenions des captures d’écran, rédigions des descriptions et les collions dans un chat ou dans un document. Vous pouviez comprendre, mais cela prenait beaucoup plus de temps », précise Darin.

Ce processus a changé avec l’introduction de Zoom Clips, un outil vidéo asynchrone intégré à la plateforme Zoom.

« Avec Zoom Clips, nous pouvons collaborer de manière asynchrone sur la vidéo. C’est le meilleur outil qu’il soit pour les démos », déclare Matthieu, manager produit. Depuis la France, il peut travailler avec des équipes d’ingénieurs du monde entier pour affiner des caractéristiques spécifiques du produit.

« L’équipe d’ingénieurs va par exemple travailler sur une fonctionnalité et enregistrer une courte démo. Lorsque je me connecte, je peux vérifier que cela correspond au cahier des charges et au design attendu », explique Matthieu. « Je peux ajouter des commentaires à un moment précis d’un clip si je vois quelque chose qui ne correspond pas et lancer une discussion. »

À l’autre bout de la boucle se trouve Kendall, responsable de la conception des produits, et son équipe. « En tant que designer, je reçois parfois une demande dans un lien Clips. Cela me donne du contexte, comme si je venais d’avoir une réunion avec le manager produit », explique Kendall. « Si j’ai une ébauche de design prête dans l’après-midi, je peux prendre quelques minutes pour préparer un clip afin de présenter mes idées, et le lendemain matin, j’aurai des commentaires dans mon clip ou dans Team Chat. Si tout fonctionne bien, mes collègues ajoutent des pouces en l’air au clip.

Les émojis ne sont pas les seules fonctionnalités avancées disponibles dans Zoom Clips. Pour améliorer la qualité vidéo, Kendall et Matthieu peuvent retoucher l’apparence, supprimer le bruit ou même utiliser un avatar. Une fois qu’un clip est partagé, ils peuvent voir combien de personnes l’ont visionné et répondre aux questions et commentaires qui ont été laissés à des moments spécifiques du clip.

Darin considère que cette solution représente un énorme retour sur investissement pour son équipe. « Nous communiquons clairement en très peu de temps », précise-t-il.

Matthieu constate que, même lorsque le décalage horaire n’est pas un problème, il préfère parfois visionner un clip plutôt que d’assister à une réunion. « Les démos organisées en cours de réunion peuvent se révéler moins efficaces : les intervenants doivent se préparer et ils peuvent se sentir obligés de répondre aux questions en direct », commente-t-il. « Avec Zoom Clips, il vous suffit de vous enregistrer. Le temps consacré aux démos diminue considérablement. »

En tant que spectateur, Matthieu préfère avoir le choix et regarder la démo au moment qui lui convient le mieux, plutôt que de se voir imposer une réunion. « Je trouve que je suis plus concentré. Je peux revenir au début ou à un point spécifique si j’en ai besoin.

La communication asynchrone donne à Laura, conceptrice de contenu au Royaume-Uni, le temps de digérer les informations présentées et d’organiser ses idées. « Personnellement, lorsque je reçois un clip, j’aime avoir un peu de temps pour réfléchir à ma réponse », admet-elle. « Les clips facilitent la communication. »

Les fuseaux horaires ne sont pas le seul défi que nos équipes internationales doivent relever. Les barrières linguistiques peuvent également empêcher les équipes de communiquer clairement. Les outils de collaboration doivent donc être capables de prendre en charge la communication dans différentes langues.

Fournir un ordre du jour avant la réunion est en général une bonne pratique, mais cela aide également ceux qui ne parlent pas la langue principale de la réunion à se préparer en amont. Darin indique par ailleurs qu’il garde une trace des points de l’ordre du jour dans Zoom Notes, qui peuvent ensuite être partagés dans le chat et affichés dans l’onglet de la réunion.

Les homologues de Laura en ingénierie et en conception de produits, qui parlent essentiellement une autre langue, partagent l’ordre du jour de leurs réunions dans Team Chat, où elle peut ensuite traduire les messages en anglais en quelques clics. Pendant la réunion, elle active la traduction en temps réel des sous-titres pour suivre la conversation. « Je suis capable de participer et d’écouter confortablement sans que la langue ne soit une barrière », ajoute-t-elle.

Nous avons récemment introduit encore plus de fonctionnalités pour Zoom AI Companion ainsi que la prise en charge de 36 langues (en préversion) pour les fonctionnalités en réunion afin d’aider les équipes internationales à mieux communiquer. Lorsqu’il est activé, AI Companion peut détecter automatiquement lorsqu’une langue prise en charge est utilisée dans une réunion et générer une synthèse de la réunion dans cette même langue. AI Companion peut également fournir des réponses aux questions dans les langues prises en charge, même lorsque cette langue n’est pas utilisée dans la réunion. Cela signifie qu’un participant comme Laura peut poser une question à AI Companion en anglais et obtenir une réponse en anglais, même lorsque la conversation se déroule dans une autre langue.

Si vous souhaitez aider vos équipes réparties à travers le monde à mieux communiquer au-delà des fuseaux horaires et des barrières linguistiques, voici trois éléments à prendre en compte :

1. Un hub central aide les équipes à rester connectées. Lorsque les équipes savent où aller pour obtenir des informations, cela leur permet de mieux collaborer. Grâce à une plateforme de communication et collaboration d’équipe qui comprend Meetings, Team Chat, Clips et Workvivo pour des communications élargies, les employés peuvent rester au courant de leurs projets interfonctionnels et obtenir des informations à jour sans quitter Zoom. « Workvivo est désormais le meilleur endroit pour trouver les toutes dernières actualités de l’entreprise », précise Matthieu.
2. Il n’est pas nécessaire que tout soit « en direct ». La communication asynchrone via Team Chat et Zoom Clips peuvent parfois être tout aussi efficaces qu’une réunion en direct ou constituer un excellent moyen d’entamer une conversation. Comme le dit Laura, « Zoom Clips ne se substitue pas aux réunions. Il s’agit plutôt d’un accompagnement pour maintenir l’élan ». Et si vous ne pouvez pas assister à une réunion, les synthèses de réunion générées par l’IA peuvent vous aider à vous tenir informé.
3. Les solutions intégrées permettent de gagner du temps. Lorsque vos équipes n’ont pas besoin de passer d’un outil de traduction tiers à un autre, elles peuvent communiquer avec leurs collègues plus rapidement et plus efficacement. « La fonctionnalité de traduction de Team Chat est utile à mon équipe. Il nous est ainsi facile de vérifier le sens d’un message lorsque nous avons des doutes », déclare Kendall.

Si vous utilisez déjà Zoom Workplace, vous pouvez accéder à Zoom Clips et Zoom Team Chat dès aujourd’hui ! Consultez notre guide d’utilisation de Zoom Clips et notre guide de Zoom Team Chat. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dʼoptimiser la productivité de vos équipes internationales ? Suivez notre webinaire à la demande intitulé « Unlocking productivity: 10 tips to enhance your Zoom experience » (Débridez votre productivité : 10 conseils pour optimiser votre expérience Zoom).