グループ コミュニケーション アプリ完全ガイド

共有ワークスペースやホームオフィスなど、チームがしだいにオフィスと遠隔地に分散するようになると、明確で効果的なコミュニケーションが特に重要になってきます。そこで役立つのがグループ コミュニケーション アプリです。リモートチームの管理でも部門横断プロジェクトの調整でも、こうしたツールは人と仕事をシームレスにつなぎます。

この完全ガイドでは、現代のビジネスにおけるグループ コミュニケーション アプリ選択の重要性、考慮すべき重要機能、Zoom のアプリケーション スイートがチームワークのサポートに長けている理由についてご紹介します。

インスタント メッセージのように 1 つのコミュニケーション方法しか提供しない業務用アプリもありますが、グループ コミュニケーション アプリは、1 つのソリューションでメッセージ、メール、電話、グループ SMS テキスト、ビデオ ミーティング、ファイル共有、組織全体の連絡先ディレクトリなど、チームメンバーがやりとりできる方法を多数提供します。

いくつかのグループアプリを組み合わせて使用することで、分散したワークスペース間のつながりが強まり、チームメンバーどうしでアイデアや最新情報、ファイルを簡単に共有できます。しかも、チームメンバーがリアルタイムでコミュニケーションできれば、問題を迅速に解決し、意思決定を迅速に下すことができます。この即時性が、対応の遅れから発生しがちなボトルネックの解消や、チームのプロジェクト推進力の維持に役立ちます。

分散型の職場環境では、チームが異なるタイムゾーンや場所に分散している場合もあり、グループ コミュニケーション アプリの役割が一段と重要になります。Zoom のグループアプリは、オフィス内とリモートのコラボレーションをサポートするように設計されており、チームがそれぞれの場所や物理的な距離に関係なく、レベルの高いエンゲージメントを維持できます。

予定されているビデオ通話でも、自然に始まるグループ チャット メッセージでも、チームメンバーは Zoom を使って効果的につながり、コミュニケーションをとって、コラボレーションとイノベーションの文化を育むことができます。最高のグループアプリに投資することで、チームはそれぞれがどこにいても、つながりを保ち、生産性を高めることができます。

チームのつながりの維持と生産性向上をサポートするには、使いやすく、アクセスしやすく、安全で信頼できるグループアプリを探すことが重要です。

ユーザーにとってわかりやすいインターフェースと使用方法の簡単さ

技術的知識の有無にかかわらず、だれでも複数のアプリを自由自在に行き来して使いこなせるように、シンプルさを念頭に設計されたグループ コミュニケーション ソリューションを探しましょう。Zoom は使いやすさに重点が置かれているため、チームは複雑な機能に悩まされる時間を減らし、有意義な会話にかける時間を増やすことができます。

アクセスしやすいオールインワン プラットフォーム

もう 1 つの考慮事項は、1 つのプラットフォームからすべてのワークグループ アプリにアクセスできるかどうかです。たとえば、Zoom はビデオ ミーティング、メッセージ、電話、ファイル共有などを 1 つの業務用プラットフォームに統合し、まとまりのある環境を作り出して、生産性を高めます。また Zoom のアクセシビリティは組織外でも失われないため、社内外の連絡先が同じアプリを使用して手軽にコミュニケーションをとることができます。

このオールインワンのアプローチにより、アプリケーション間の切り替えが不要になり、ワークフローが効率化され、チームは共通の目標を達成するための共同作業に集中できます。

セキュリティ機能とデータ保護

コミュニケーションのセキュリティは最優先事項です。高度な暗号化プロトコル、堅牢なセキュリティ対策、機密情報を保護するアクセス コントロール設定が組み込まれたグループアプリを探してください。Zoom なら、いつものチーム ミーティングでも、重要な新規ビジネスの通話でも、業界をリードするセキュリティ標準に従ってデータが保護されているため安心です。このようなセキュリティへの取り組みは、チーム内の信頼を育むと同時に、クライアントや顧客に対して、情報が安全に管理されているという安心を届けることができます。

プラットフォームの信頼性と稼働時間

日々のスタンドアップ ミーティングから顧客との通話まで、あらゆる場面でビデオ ミーティング、電話、メッセージなどのアプリケーションを活用している状況でダウンタイムが発生すると、ビジネスに大きな影響を与えたり、仕事上の関係が損なわれたりする可能性があります。Zoom は卓越したプラットフォームの信頼性と 99.999% SLA での電話稼働時間によって、現代のビジネス コミュニケーションの礎となっており、チームは必要に応じていつでも Zoom でシームレスにつながることができます。

Zoom のコミュニケーションおよびコラボレーション プロダクトは、チームがより簡単につながり、より多くの仕事をこなせるように、Zoom Workplace アプリでシームレスに連携します。チームは Zoom Workplace のデスクトップおよびモバイルアプリ、または Zoom ウェブポータルにサインインすることで、場所を問わずに作業できます。しかも Zoom は AI ファーストのワークプラットフォームです。Zoom AI Companion* 2.0 は、Zoom アプリ全体で重要な情報を表示し、もっとも重要なことを優先して、あらゆるやり取りを皆様が有意義な一日を過ごすためのアクションに変換します。

Zoom Meetings: 高品質なバーチャル ミーティングをリアルタイムで実現するビデオ ミーティング ソリューションです。

Zoom Phone: 使いやすくあらゆる規模の組織に最適な最新の VoIP 電話システムです。

Zoom Team Chat: 個人、チーム、チャネル、外部連絡先とのチャットに最適なインスタント メッセージ アプリです。

Zoom Mail と Zoom Calendar: サードパーティのメール プロバイダー アカウントを Zoom Workplace アプリに接続できます。これにより、既存のメールサービスとカレンダー サービスとほかのワークグループ アプリをまとめて 1 か所で活用できます。

Zoom Scheduler: 組織外の人とのアポイントメントの共有と設定が手軽に行えるオンライン アポイントメント スケジューラーです。

Zoom Rooms: Zoom Rooms では、対面参加者とリモート参加者がリアルタイムでやり取りできるため、カンファレンス ルームでのミーティングの効果が高まります。Zoom Workplace アプリと緊密に連携する Zoom Rooms では、簡単にミーティングを開始し、Zoom のドキュメント、ホワイトボードなどのコンテンツを画面で共有できます。

生産性向上アプリ: Zoom は、コミュニケーション ツールだけでなく、時間の節約、創造性の発揮、ワークフローの合理化などにより、仕事の生産性を高めるソリューションも提供しています。そのようなアプリとして Zoom Docs、Zoom Whiteboards、Zoom Clips、Zoom Surveys、Zoom Tasks などがあります。

Zoom App Marketplace: すぐに活用して Zoom Workplace の機能を拡張できる Zoom Apps と Zoom との連携を多数ご用意しています。

チームが終日、Zoom Workplace アプリを使用してコミュニケーションをとり合い、仕事を完遂しているサクセス ストーリーをご覧ください。

Lake|Flato Architects、Zoom Workplace にツールを一元化して週 100 時間を節約

Lake|Flato Architects は、ハイブリッド ワークの従業員をサポートするために、包括的で各ソリューションがシームレスに連携する Zoom プロダクト スイートを導入しました。同社はすべてのカンファレンス ルームをデュアル ディスプレイ付きの Zoom Rooms に転換しました。ディスプレイの 1 つはコンテンツ共有、もう 1 つはリモート参加者を表示するためにのみ使用しており、おかげで場所に関係なく誰もが平等に参加できます。「ディスプレイが目の前に設置されているため、エネルギー分析モデルや見取り図を画面に表示したとき、室内の全員が見ることができます。しかし、それ以上に重要なのは、リモート参加者が常に専用の 2 台目の画面に表示されていることです」とデザイン テクノロジー担当ディレクターの Dan Stine 氏は言います。

チームは、クライアントへのプレゼンテーションやコンサルタントとのコラボレーションに Zoom Whiteboard を毎日使用しており、投票、ノート、スケッチなどの機能を使用すると同時に AI Companion 機能もプレゼンテーションの準備に活用しています。Zoom Phone を統合して、合理化されたコミュニケーションを実現しているため、ミーティング中の通話中断が自動的に防がれるうえ、ボイスメールの文字起こしが生成されて迅速なトリアージに役立っています。さらに同社は AI Companion を使用し、自動化されたミーティング要約と「最新コンテンツ表示」機能で生産性を高めています。結果としてチームメンバーがミーティング関連のタスクに費やす時間が、週に最大 8 時間短縮しました。ケーススタディをご覧ください。

TOX PRESSOTECHNIK が Zoom でグローバルな効率化を実現

世界 40 か国に 1,500 人の従業員を擁する製造業のグローバル リーダー、TOX PRESSOTECHNIK は、統合ソリューションとして Zoom Workplace を導入することで、分断されていたコミュニケーション システムを変革しました。同社は複数の Zoom プロダクトを使用しています。中でも Zoom Phone は、Salesforce プラットフォームとシームレスに連携する重要なクラウドベース電話システムとして機能し、従業員は通話、会話のドキュメント記録、顧客情報管理をすべて 1 か所で行うことができます。

Zoom Phone と一緒に Zoom Meetings、Zoom Team Chat、Zoom Whiteboard を使用して、チームメンバー間のリアルタイム コラボレーションを実現しています。Zoom のオールインワンの業務用プラットフォームにより、グローバルなコラボレーションが大幅に改善され、TOX の従業員、特に国境を越えて働くチームは、同僚とのつながりやすさ、調整時間の短縮、ミーティング計画の効率化を実感しています。ケーススタディをご覧ください。