Panduan lengkap untuk aplikasi komunikasi grup

Komunikasi yang jelas dan efektif menjadi sangat penting karena tim semakin tersebar di berbagai kantor dan lokasi kerja jarak jauh, seperti ruang kerja bersama dan kantor rumahan. Di situlah aplikasi komunikasi grup dapat membantu. Baik mengelola tim jarak jauh atau mengoordinasikan proyek di seluruh departemen, alat bantu ini menyatukan orang-orang dan pekerjaan yang mereka lakukan bersama dengan lancar. 

Dalam panduan lengkap ini, kita akan membahas pentingnya memilih aplikasi komunikasi grup untuk bisnis modern, fitur-fitur utama yang perlu dipertimbangkan, dan bagaimana rangkaian aplikasi Zoom unggul dalam mendukung kerja sama tim. 

Sementara beberapa aplikasi kerja hanya menawarkan satu metode komunikasi, seperti pesan instan, aplikasi komunikasi grup menawarkan berbagai cara bagi anggota tim untuk berinteraksi dan berkomunikasi dalam satu solusi, termasuk pesan, email, telepon, teks SMS grup, konferensi video, berbagi file, dan direktori kontak di seluruh organisasi.

Bersama-sama, aplikasi grup memfasilitasi koneksi di seluruh ruang kerja dan memungkinkan anggota tim berbagi ide, pembaruan, dan file dengan mudah. Selain itu, ketika anggota tim dapat berkomunikasi secara real time, mereka dapat menyelesaikan masalah dengan cepat dan mengambil keputusan dengan lebih cepat. Kesegeraan ini membantu menghilangkan hambatan yang sering muncul akibat respons yang tertunda, sehingga membantu tim mempertahankan momentum dalam proyek.

Dalam lingkungan kerja terdistribusi, di mana tim mungkin tersebar di berbagai zona waktu dan lokasi, peran aplikasi komunikasi grup menjadi semakin penting. Aplikasi grup Zoom dirancang untuk mendukung kolaborasi di kantor dan jarak jauh, sehingga tim dapat mempertahankan tingkat keterlibatan yang tinggi terlepas dari lokasi dan jarak fisik mereka. 

Baik melalui panggilan video terjadwal maupun pesan obrolan grup spontan, anggota tim dapat menggunakan Zoom untuk terhubung dan berkomunikasi secara efektif, sehingga menumbuhkan budaya kolaborasi dan inovasi. Berinvestasi pada aplikasi grup terbaik membantu memastikan tim Anda tetap terhubung dan produktif, di mana pun mereka berada.

Untuk membantu tim Anda tetap terhubung dan produktif, penting untuk mencari aplikasi grup yang mudah digunakan, mudah diakses, aman, dan andal.

Antarmuka yang ramah pengguna dan kemudahan penggunaan

Carilah solusi komunikasi grup yang dirancang dengan mempertimbangkan kesederhanaan, yang memungkinkan orang-orang dari semua latar belakang teknis untuk menavigasi dengan mudah di antara berbagai aplikasi. Di Zoom, fokus kami pada kegunaan berarti tim Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menangani fitur-fitur yang rumit dan lebih banyak waktu untuk melakukan percakapan yang bermakna.

Platform all-in-one yang mudah diakses

Pertimbangan lainnya adalah kemampuan untuk mengakses semua aplikasi grup kerja Anda dari satu platform. Misalnya, Zoom menggabungkan konferensi video, pesan, telepon, berbagi file, dan banyak lagi ke dalam satu platform kerja, sehingga menciptakan lingkungan kohesif yang meningkatkan produktivitas. Aksesibilitas Zoom juga berkembang ke luar organisasi Anda, sehingga memudahkan kontak internal dan eksternal untuk berkomunikasi menggunakan aplikasi yang sama. 

Pendekatan all-in-one ini menghilangkan kebutuhan untuk beralih di antara beberapa aplikasi, menyederhanakan alur kerja dan memungkinkan tim untuk fokus bekerja bersama guna mencapai tujuan bersama. 

Fitur keamanan dan perlindungan data

Keamanan komunikasi Anda adalah prioritas utama. Carilah aplikasi grup yang menggabungkan protokol enkripsi tingkat lanjut, langkah-langkah keamanan yang kuat, dan pengaturan kontrol akses untuk melindungi informasi sensitif. Baik saat Anda mengadakan rapat tim rutin atau panggilan bisnis baru yang penting, dengan Zoom, Anda dapat yakin bahwa data Anda dilindungi dengan standar keamanan terdepan di industri ini. Komitmen terhadap keamanan ini tidak hanya menumbuhkan kepercayaan di dalam tim Anda, tetapi juga meyakinkan klien dan pelanggan bahwa informasi mereka berada di tangan yang aman.

Keandalan dan waktu aktif platform

Ketika Anda mengandalkan aplikasi seperti konferensi video, telepon, dan pesan untuk segala hal, mulai dari rapat harian hingga panggilan klien, waktu henti apa pun dapat mengakibatkan dampak bisnis yang signifikan dan merusak hubungan profesional. Keandalan platform Zoom yang luar biasa dan waktu aktif telepon SLA sebesar 99,999% menjadikannya landasan bagi komunikasi bisnis modern, membantu tim terhubung dengan lancar kapan pun mereka dibutuhkan.

Produk komunikasi dan kolaborasi Zoom bekerja bersama secara mulus di aplikasi Zoom Workplace, sehingga memudahkan tim untuk terhubung dan menyelesaikan lebih banyak hal. Tim dapat bekerja dari lokasi mana pun dengan masuk ke aplikasi desktop dan seluler Zoom Workplace atau portal web Zoom. Selain itu, Zoom adalah platform kerja yang mengutamakan AI — Zoom AI Companion* 2.0 menampilkan informasi penting di seluruh aplikasi Zoom Anda, membantu Anda memprioritaskan hal yang paling penting dan mengubah setiap interaksi menjadi tindakan untuk membantu Anda menjalani hari.

Zoom Meetings: Solusi konferensi video untuk rapat virtual berkualitas tinggi secara real time. 

Zoom Phone: Sistem telepon VoIP modern dan mudah digunakan untuk organisasi dengan segala ukuran.

Zoom Team Chat: Aplikasi pesan instan untuk mengobrol dengan individu, tim, saluran, dan kontak eksternal.

Zoom Mail dan Zoom Calendar: Menghubungkan akun penyedia email pihak ketiga Anda ke aplikasi Zoom Workplace, sehingga Anda dapat memanfaatkan layanan email dan kalender yang ada serta aplikasi kelompok kerja lainnya di satu tempat.

Zoom Scheduler: Sebuah penjadwal janji temu online yang membagikan ketersediaan dan membuat janji temu dengan orang-orang di luar organisasi Anda.

Zoom Rooms: Zoom Rooms menyempurnakan rapat di ruang konferensi dengan memungkinkan peserta yang hadir secara langsung dan jarak jauh untuk berinteraksi secara real time. Terintegrasi erat dengan aplikasi Zoom Workplace, Zoom Rooms memudahkan untuk memulai rapat dan berbagi dokumen Zoom, papan tulis, dan konten lainnya di layar.

Aplikasi produktivitas: Selain alat komunikasi, Zoom menawarkan solusi yang membuat hari kerja Anda lebih produktif dengan menghemat waktu, meningkatkan kreativitas, dan menyederhanakan alur kerja. Aplikasi ini meliputi Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys, dan Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: Jelajahi ribuan Aplikasi dan Integrasi Zoom yang siap digunakan untuk memperluas kekuatan Zoom Workplace.

Lihatlah kisah sukses berikut ini tentang bagaimana pelanggan menggunakan aplikasi Zoom Workplace bersama-sama untuk membantu tim berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaan sepanjang hari.

Lake|Flato Architects menghemat 100 jam seminggu dengan melakukan konsolidasi di Zoom Workplace

Lake|Flato Architects telah menerapkan rangkaian produk Zoom yang komprehensif untuk mendukung tenaga kerja hibrida, dengan setiap solusi bekerja bersama dengan mulus. Perusahaan mengubah semua ruang konferensi menjadi Zoom Rooms yang menampilkan tampilan ganda — satu untuk berbagi konten dan satu lagi khusus untuk menampilkan peserta jarak jauh, sehingga semua orang merasa sama-sama dilibatkan, terlepas dari lokasinya. “Ketika kami menampilkan model analisis energi atau denah di layar, semua orang di ruangan dapat melihatnya karena tampilannya ada di depan mereka. Namun, yang lebih penting lagi, peserta jarak jauh selalu hadir di layar kedua khusus,” ujar Dan Stine, Direktur Teknologi Desain di Lake|Flato.

Tim ini menggunakan Zoom Whiteboard setiap hari untuk presentasi kepada klien dan kolaborasi dengan konsultan, menggunakan fitur-fitur seperti pemungutan suara, catatan, dan sketsa, serta menggunakan kemampuan AI Companion untuk membantu persiapan presentasi. Mereka telah mengintegrasikan Zoom Phone untuk komunikasi yang efisien, yang secara otomatis mencegah gangguan panggilan selama rapat dan menyediakan transkrip pesan suara yang berguna untuk triase cepat. Selain itu, perusahaan ini menggunakan AI Companion untuk meningkatkan produktivitas melalui rangkuman rapat otomatis dan fungsionalitas “buatkan saya ringkasan”, sehingga menghemat waktu anggota tim hingga delapan jam per minggu untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan rapat. Baca studi kasusnya.

TOX PRESSOTECHNIK mendapatkan peningkatan efisiensi global dengan Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, pemimpin manufaktur global, dengan 1.500 karyawan di 40 negara, mengubah sistem komunikasinya yang terfragmentasi dengan menerapkan Zoom Workplace sebagai solusi terpadu. Perusahaan ini menggunakan beberapa produk Zoom, dengan Zoom Phone yang berfungsi sebagai sistem telepon berbasis cloud utama mereka yang terintegrasi secara mulus dengan platform Salesforce mereka, memungkinkan karyawan melakukan panggilan, mendokumentasikan percakapan, dan mengelola informasi pelanggan di satu tempat. 

Bersama dengan Zoom Phone, mereka menggunakan Meetings, Team Chat, dan Whiteboard untuk memungkinkan kolaborasi real time di antara anggota tim. Platform kerja all-in-one Zoom telah meningkatkan kolaborasi global secara signifikan, dengan karyawan TOX merasakan akses yang lebih mudah ke rekan kerja, waktu koordinasi yang lebih singkat, dan perencanaan rapat yang lebih efisien, terutama untuk tim yang bekerja lintas batas negara. Baca studi kasusnya.