Complete gids inzake groepscommunicatieapps

Duidelijke, effectieve communicatie is nog belangrijker geworden nu teams steeds vaker verspreid zijn over kantoren en werklocaties op afstand, zoals flexwerkplekken en thuiskantoren. Dat is waar groepscommunicatieapps kunnen helpen. Of het nu gaat om het beheren van externe teams of het coördineren van projecten op verschillende afdelingen, deze tools brengen mensen en het werk dat ze samen doen naadloos samen. 

In deze complete gids bekijken we hoe belangrijk het is voor moderne bedrijven om groepscommunicatieapps te selecteren, welke belangrijke functies je in overweging moet nemen en hoe het pakket met apps van Zoom uitblinkt in het ondersteunen van teamwerk. 

Terwijl sommige werkapps slechts één communicatiemethode bieden, zoals instant messaging, bieden groepscommunicatieapps meerdere manieren waarop teamleden met elkaar kunnen communiceren in één oplossing, waaronder berichten, e-mail, telefoon, groeps-sms, videovergaderingen, het delen van bestanden en een contactpersonenlijst voor de hele organisatie.

Samen vergemakkelijken groepsapps de verbindingen tussen werkruimten, waardoor teamleden ideeën, updates en bestanden gemakkelijk kunnen delen. Bovendien kunnen teamleden, als ze in real time kunnen communiceren, problemen snel oplossen en sneller beslissingen nemen. Deze directheid helpt knelpunten weg te werken die vaak ontstaan door vertraagde reacties en helpt teams om de vaart in projecten te houden.

In gedistribueerde werkomgevingen waar teams verspreid kunnen zijn over verschillende tijdzones en locaties, wordt de rol van groepscommunicatieapps nog belangrijker. De groepsapps van Zoom zijn ontworpen om samenwerking op kantoor en op afstand te ondersteunen, zodat teams uiterst betrokken kunnen blijven, ongeacht hun locatie en fysieke afstand. 

Teamleden kunnen met Zoom effectief contact maken en communiceren, en zo een cultuur van samenwerking en innovatie bevorderen, of het nu gaat om geplande videogesprekken of spontane groepschatberichten. Door te investeren in de beste groepsapps zorg je ervoor dat je team verbonden en productief blijft, waar ze ook zijn.

Als je je team wilt helpen verbonden en productief te blijven, is het belangrijk om te opteren voor groepsapps die gebruiksvriendelijk, toegankelijk, veilig en betrouwbaar zijn.

Gebruiksvriendelijke interface en gebruiksgemak

Opteer voor oplossingen voor groepscommunicatie die ontworpen zijn met eenvoud in gedachten, zodat mensen met alle technische achtergronden gemakkelijk tussen verschillende apps kunnen navigeren. Onze focus op gebruiksvriendelijkheid bij Zoom betekent dat je team minder tijd hoeft te besteden aan complexe functies en meer tijd heeft om zinvolle gesprekken te voeren.

Toegankelijk alles-in-één platform

Een andere overweging is de mogelijkheid om al je werkgroepapps vanaf één platform te gebruiken. Zo combineert Zoom bijvoorbeeld videovergaderingen, berichten, telefoon, het delen van bestanden en meer in één werkplatform. Zo ontstaat er een samenhangende omgeving die de productiviteit verhoogt. Bovendien reikt de toegankelijkheid van Zoom verder dan je organisatie, zodat interne en externe contactpersonen gemakkelijk kunnen communiceren via dezelfde apps. 

Dankzij deze alles-in-één aanpak hoef je niet meer tussen meerdere apps te schakelen, worden werkstromen gestroomlijnd en kunnen teams doeltreffend samenwerken om gezamenlijke doelen te bereiken. 

Beveiligingsfuncties en gegevensbescherming

De beveiliging van je communicatie is de topprioriteit. Opteer voor groepsapps met ultramoderne versleutelingsprotocollen, robuuste beveiligingsmaatregelen en toegangscontrole-instellingen om gevoelige informatie te beschermen. Of je nu een gewone teamvergadering organiseert of een belangrijk nieuw zakelijk gesprek, met Zoom kun je erop vertrouwen dat je gegevens worden beschermd met toonaangevende beveiligingsnormen. Deze toewijding aan beveiliging versterkt niet alleen het vertrouwen binnen je team, maar stelt klanten ook gerust dat hun informatie in veilige handen is.

Platformbetrouwbaarheid en uptime

Wanneer je afhankelijk bent van apps zoals videovergaderingen, bellen en berichten versturen voor alles van dagelijkse stand-ups tot klantgesprekken, kan downtime leiden tot aanzienlijke zakelijke gevolgen en beschadigde professionele relaties. De uitzonderlijke betrouwbaarheid van het platform en de 99,999% SLA-uptime voor telefonie maken van Zoom een hoeksteen voor moderne zakelijke communicatie, waarmee teams naadloos met elkaar in contact kunnen komen wanneer dat nodig is.

De communicatie- en samenwerkingsproducten van Zoom werken naadloos samen in de Zoom Workplace-app. Zo kunnen teams gemakkelijker met elkaar in contact komen en meer gedaan krijgen. Teams kunnen vanaf elke locatie werken door in te loggen op de Zoom Workplace desktop- en mobiele app of de Zoom-webportal. Bovendien is Zoom een AI-first werkplatform. Met Zoom AI Companion* 2.0 kun je belangrijke informatie zien in al je Zoom-apps, wat je helpt prioriteiten te stellen en elke interactie om te zetten in actie om je dag soepel te laten verlopen.

Zoom Meetings: videovergaderoplossing voor hoogwaardige virtuele vergaderingen in real time. 

Zoom Phone: een gebruiksvriendelijk, modern VoIP-telefoonsysteem voor organisaties van elke grootte.

Zoom Team Chat: een app voor instant messaging om te chatten met personen, teams, kanalen en externe contactpersonen.

Zoom Mail en Calendar: verbind je e-mailprovideraccounts van derden met de Zoom Workplace-app, zodat je je bestaande e-mail- en agendaservice naast je andere werkgroepapps op één plek kunt gebruiken.

Zoom Scheduler: een online afsprakenplanner waarmee je gemakkelijk je beschikbaarheid kunt delen en afspraken kunt plannen met mensen buiten je organisatie.

Zoom Rooms: Zoom Rooms verbetert vergaderingen in vergaderzalen door deelnemers in persoon en op afstand in real time met elkaar te laten communiceren. Zoom Rooms is nauw verweven met de Zoom Workplace-app en maakt het eenvoudig om een vergadering te starten en Zoom-documenten, whiteboards en andere inhoud op het scherm te delen.

Productiviteitsapps: naast communicatietools biedt Zoom oplossingen die je werkdag productiever maken door tijd te besparen, creativiteit te stimuleren en workflows te stroomlijnen. Deze apps zijn onder andere Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys en Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: ontdek duizenden kant-en-klare Zoom-apps en -integraties om Zoom Workplace verder uit te breiden.

Bekijk deze succesverhalen over hoe klanten de Zoom Workplace-apps samen gebruiken om teams te helpen communiceren en werk gedaan te krijgen gedurende de dag.

Lake|Flato Architects bespaart 100 uur per week door te consolideren op Zoom Workplace

Lake|Flato Architects heeft een uitgebreid pakket met Zoom-producten geïmplementeerd om zijn hybride personeelsbestand te ondersteunen, waarbij elke oplossing naadloos samenwerkt. Het bedrijf veranderde alle vergaderzalen in Zoom Rooms met dubbele schermen: één voor het delen van inhoud en een ander voor het tonen van deelnemers op afstand. Zo voelt iedereen zich even betrokken, ongeacht de locatie. "Wanneer we een model voor energieanalyse of plattegrond op het scherm weergeven, is dat voor iedereen zichtbaar omdat het vlak voor hen staat. Maar nog belangrijker is dat deelnemers op afstand altijd aanwezig zijn op het speciale tweede scherm", aldus Dan Stine, Director of Design Technology bij Lake|Flato.

Het team gebruikt Zoom Whiteboard dagelijks voor klantpresentaties en samenwerking met consultants, waarbij functies als stemmen, notities en schetsen worden gebruikt. Ook AI Companion wordt ingezet om te helpen bij de voorbereiding van presentaties. Ze hebben Zoom Phone geïntegreerd voor gestroomlijnde communicatie, die automatisch onderbrekingen van gesprekken tijdens vergaderingen voorkomt en handige voicemailtranscripten biedt voor snelle triage. Daarnaast gebruikt het bedrijf AI Companion om de productiviteit te verhogen door middel van geautomatiseerde samenvattingen van vergaderingen en 'breng me op de hoogte'-functies, waardoor teamleden tot wel acht uur per week besparen op vergadergerelateerde taken. Lees de casestudy.

TOX PRESSOTECHNIK geeft zijn efficiëntie wereldwijd een boost met Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, een wereldwijde productieleider met 1500 werknemers in 40 landen, transformeerde zijn gefragmenteerde communicatiesysteem door Zoom Workplace te implementeren als zijn uniforme oplossing. Het bedrijf gebruikt meerdere Zoom-producten, met Zoom Phone als hun primaire cloudgebaseerde telefoonsysteem dat naadloos integreert met hun Salesforce-platform. Zo kunnen werknemers op één plek gesprekken voeren, gesprekken documenteren en klantinformatie beheren. 

Naast Zoom Phone gebruiken ze Meetings, Team Chat en Whiteboard om realtime samenwerking tussen teamleden mogelijk te maken. Dankzij het alles-in-één werkplatform van Zoom is de wereldwijde samenwerking aanzienlijk verbeterd. TOX-medewerkers ervaren een betere bereikbaarheid van collega's, kortere coördinatietijden en een efficiëntere planning van vergaderingen, vooral voor teams die internationaal actief zijn. Lees de casestudy.