Vollständiger Leitfaden zu Apps für die Gruppenkommunikation

Teams sind immer seltener am selben Ort. Stattdessen sind sie auf verschiedene Büros und Remote-Standorte verteilt, wie Gemeinschaftsbüros oder das Homeoffice. Angesichts dieses Trends ist klare, effektive Kommunikation heute besonders wichtig. Hier kommen Apps für die Gruppenkommunikation ins Spiel. Ob beim Management von Remote-Teams oder bei der abteilungsübergreifenden Koordination von Projekten – diese Tools ermöglichen nahtlose Verbindungen zwischen Menschen und ihrer gemeinsamen Arbeit. 

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, warum die Auswahl von Apps für die Gruppenkommunikation für moderne Unternehmen so wichtig ist, welche Funktionen unverzichtbar sind und wie die Zoom-Anwendungssuite Teamarbeit optimal unterstützen kann. 

Manche Arbeitsanwendungen bieten nur eine Kommunikationsart, wie z. B. Instant Messaging. Apps für die Gruppenkommunikation hingegen bieten Teams verschiedene Interaktions- und Kommunikationsoptionen in einer Lösung, wie Messaging, E-Mail, Telefonie, Gruppen-SMS, Videokonferenzen und Dateifreigabe sowie ein organisationsweites Kontaktverzeichnis.

Gruppen-Apps erleichtern den Kontakt zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen und ermöglichen Teammitgliedern den einfachen Austausch von Ideen, Updates und Dateien. Durch die Möglichkeit der Echtzeitkommunikation lassen sich Probleme schnell lösen und Entscheidungen schneller treffen. Dank dieser Unmittelbarkeit werden Engpässe, die durch verzögerte Antworten entstehen können, reduziert und Projekte am Laufen gehalten.

Eine noch größere Rolle spielen Apps für die Gruppenkommunikation, wenn Teams über verschiedene Zeitzonen und Standorte verteilt arbeiten. Die Gruppen-Apps von Zoom sind darauf ausgelegt, kollaboratives Arbeiten vor Ort und remote zu unterstützen. So können Teams unabhängig von ihrem Standort und der räumlichen Entfernung ein hohes Maß an Interaktion aufrechterhalten. 

Ob über geplante Videoanrufe oder spontane Gruppenchats – mit Zoom können Teams effektiv kommunizieren. Das fördert eine Kultur der Kooperation und Innovation. Mit einer Investition in die besten Gruppen-Apps können Sie sicherstellen, dass Ihr Team in Verbindung bleibt und produktiv ist, egal wo es sich befindet.

Damit Ihr Team in Verbindung bleiben und produktiv arbeiten kann, sollten Sie bei Gruppen-Apps darauf achten, dass sie benutzerfreundlich, leicht zugänglich, sicher und zuverlässig sind.

Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung

Lösungen für die Gruppenkommunikation sollten so einfach gestaltet sein, dass sich Menschen mit unterschiedlichem Technikverständnis problemlos zwischen verschiedenen Apps bewegen können. Wir bei Zoom legen großen Wert auf die Benutzerfreundlichkeit. So muss sich Ihr Team nicht lange mit komplexen Funktionen auseinandersetzen und hat mehr Zeit für sinnvollen Austausch.

Eine leicht zugängliche Komplettlösung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, über eine einzige Plattform auf all Ihre Anwendungen für Gruppenarbeit zuzugreifen. Zoom vereint beispielsweise Videokonferenzen, Messaging, Telefonie, Dateifreigabe und vieles mehr in einer einzigen Arbeitsplattform. So entsteht eine einheitliche Umgebung für mehr Produktivität. Dabei beschränkt sich die Zugänglichkeit von Zoom nicht nur auf Ihr Unternehmen: Sowohl interne als auch externe Kontakte können problemlos über dieselben Anwendungen kommunizieren. 

Diese Komplettlösung macht den Wechsel zwischen mehreren Anwendungen überflüssig. Arbeitsabläufe werden gestrafft und Teams können sich darauf konzentrieren, kollaborativ zu arbeiten und gemeinsame Ziele zu erreichen. 

Sicherheitsfunktionen und Datenschutz

Die Sicherheit Ihrer Kommunikation steht an erster Stelle. Gruppen-Apps sollten daher über modernste Verschlüsselungsprotokolle, robuste Sicherheitsmaßnahmen und Zugangskontrollen zum Schutz sensibler Daten verfügen. Ganz gleich, ob Sie ein reguläres Team-Meeting oder eine wichtige Besprechung mit einem neuen Kunden abhalten – bei Zoom können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten nach branchenführenden Sicherheitsstandards geschützt werden. Dieses Engagement für Sicherheit fördert nicht nur das Vertrauen innerhalb Ihres Teams, sondern gibt auch Ihren Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten in guten Händen sind.

Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Plattform

Von der täglichen Besprechung bis hin zu Kundengesprächen – wenn Sie auf Apps für Videokonferenzen, Telefonie und Messaging angewiesen sind, kann jeder Ausfall erhebliche negative Auswirkungen aufs Geschäft und auf Ihre professionellen Beziehungen haben. Mit einer außergewöhnlichen Plattformzuverlässigkeit und einer SLA-Betriebszeit für Telefonie von 99,999 % legt Zoom den Grundstein für moderne Unternehmenskommunikation, damit sich Teams jederzeit nahtlos vernetzen können.

Die Kommunikations- und Kollaborationsprodukte von Zoom greifen in der Zoom Workplace-App nahtlos ineinander. Das ermöglicht Teams, sich einfach zu vernetzen und mehr zu erreichen – und das von jedem beliebigen Ort aus. Sie müssen sich nur bei der Desktop- oder mobilen App von Zoom Workplace oder im Zoom-Webportal anmelden. Zoom ist außerdem eine KI-orientierte Arbeitsplattform: Zoom AI Companion* 2.0 zeigt wichtige Informationen in den Zoom-Apps an und hilft Ihnen, die richtigen Prioritäten zu setzen, damit Ihren Worten Taten folgen und Sie produktiver durch den Arbeitstag kommen.

Zoom Meetings: Eine Videokonferenzlösung für erstklassige virtuelle Meetings in Echtzeit. 

Zoom Phone: Eine moderne, benutzerfreundliche, VoIP-Telefonanlage für Unternehmen jeder Größe.

Zoom Team Chat: Eine Instant-Messaging-App zum Chatten mit Einzelpersonen, Teams, Kanälen und externen Kontakten.

Zoom Mail und Calendar: Wenn Sie Ihre Konten bei E-Mail-Drittanbietern mit der Zoom Workplace-App verbinden, können Sie Ihren bestehenden E-Mail- und Kalenderdienst zusammen mit Ihren anderen Apps für die Gruppenarbeit an einem Ort nutzen.

Zoom Scheduler: Mit diesem Online-Terminplaner können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation ganz einfach Ihre Verfügbarkeit mitteilen und Termine vereinbaren.

Zoom Rooms: Zoom Rooms ermöglicht Echtzeit-Interaktionen zwischen Vor-Ort- und Remote-Teilnehmern und verbessert so Meetings in Konferenzräumen. Zoom Rooms ist eng mit der Zoom Workplace App verwoben, sodass es ganz einfach ist, ein Meeting zu starten und Zoom-Dokumente, Whiteboards und andere Inhalte auf dem Bildschirm freizugeben.

Produktivitäts-Apps: Neben den Kommunikationstools bietet Zoom Lösungen, die Ihren Arbeitstag produktiver machen. Mit Apps wie Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys und Zoom Tasks können Sie Zeit sparen, Ihre Kreativität anregen und Arbeitsabläufe optimieren. 

Zoom App Marketplace: Entdecken Sie Tausende einsatzbereite Zoom-Apps und -Integrationen zur Verstärkung von Zoom Workplace.

Erfahren Sie in diesen Erfolgsgeschichten, wie Kunden die Zoom Workplace-Apps nutzen, um Teams bei der Kommunikation und der Erledigung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Lake|Flato Architects spart durch die Konsolidierung auf Zoom Workplace 100 Stunden pro Woche

Zur Unterstützung der hybrid arbeitenden Teammitglieder hat Lake|Flato Architects eine umfassende Suite von Zoom-Produkten eingeführt. Dabei greifen alle Lösungen nahtlos ineinander. Sämtliche Konferenzräume hat das Unternehmen in Zoom Rooms umgewandelt. Diese sind mit zwei Bildschirmen ausgestattet: einem für die Freigabe von Inhalten und einem für die Anzeige der Remote-Teilnehmer. So fühlen sich alle Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort gleichermaßen einbezogen. „Wenn wir ein Energieanalysemodell oder einen Grundriss auf dem Bildschirm anzeigen, kann das jeder im Raum sehen, weil sich die Anzeige direkt vor ihm befindet. Aber noch wichtiger ist, dass Remote-Teilnehmer immer auf dem eigens bereitgestellten zweiten Bildschirm anwesend sind“, so Dan Stine, Director of Design Technology bei Lake|Flato.

Das Team nutzt Zoom Whiteboard tagtäglich für Kundenpräsentationen und die Zusammenarbeit mit Beratern. Dabei kommen Funktionen wie Abstimmungen, Notizen und Skizzen zum Einsatz, aber auch die Funktionen von AI Companion zur Vorbereitung von Präsentationen. Für eine optimierte Kommunikation wurde Zoom Phone integriert. Es verhindert automatisch Gesprächsunterbrechungen während Meetings und stellt nützliche Transkripte von Mailboxnachrichten für eine schnelle Priorisierung bereit. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen AI Companion zur Produktivitätssteigerung: Durch automatisierte Meeting-Zusammenfassungen und die „Was gibt es Neues?“-Funktion sparen Teammitglieder bis zu acht Stunden pro Woche für Tätigkeiten im Zusammenhang mit Meetings. Lesen Sie hier die gesamte Fallstudie.

TOX PRESSOTECHNIK erhält durch Zoom einen globalen Effizienzschub

TOX PRESSOTECHNIK, ein weltweit führendes Produktionsunternehmen mit 1.500 Mitarbeitern in 40 Ländern, hat sein zusammengewürfeltes Kommunikationssystem durch Zoom Workplace als Komplettlösung ersetzt. Nun nutzt es mehrere Zoom-Produkte, wobei Zoom Phone als primäre cloudbasierte Telefonanlage dient. Da es sich nahtlos in die Salesforce-Plattform integrieren lässt, können die Mitarbeiter über eine einzige Anwendung Anrufe tätigen, Gespräche dokumentieren und Kundeninformationen verwalten. 

Ergänzt wird Zoom Phone durch Meetings, Team Chat und Whiteboard, um Teamarbeit in Echtzeit zu ermöglichen. Dank der Komplettlösung von Zoom hat sich die globale Zusammenarbeit deutlich verbessert. Die Mitarbeiter von TOX profitieren von einer leichteren Erreichbarkeit ihrer Kollegen, kürzeren Abstimmungszeiten und einer effizienteren Meeting-Planung, insbesondere für Teams, die über Ländergrenzen hinweg arbeiten. Lesen Sie hier die gesamte Fallstudie.