Zoom Webinars AI レポート

ITリーダー向けZoom AI Companionガイド

5 分で読める

公開日 2023年12月20日

本ブログの内容

01 セキュリティとプライバシーのレビュー: 質問への回答 - Jumplink to セキュリティとプライバシーのレビュー: 質問への回答
02 AI Companion の制御と設定の詳細 - Jumplink to AI Companion の制御と設定の詳細
03 AI Companionのテスト用にパイロットグループを作成する - Jumplink to AI Companionのテスト用にパイロットグループを作成する
04 従業員コミュニケーションのためのテンプレートとリソース - Jumplink to 従業員コミュニケーションのためのテンプレートとリソース
05 AI Companion を開始 - Jumplink to AI Companion を開始

Lauren Reed

コンテンツ戦略家

ますます多くの組織が、AIを「あったらいいな」ではなく、従業員にとって必要不可欠なテクノロジーと捉えるようになっています。ITリーダーは、デジタルトランスフォーメーションの波の最前線に立ち、従業員が効果的に協働し、コミュニケーションを取れるよう、適切なテクノロジーを導入する重要な役割を担っています。

利用できる AI ソリューションが極めて多いため、さまざまな要因（コスト、品質、連携、セキュリティとプライバシーなど）に基づいてさまざまなツールを評価し、テストするチームは、手に負えないと感じているかもしれません。信頼できる効果的なソリューションを探し出すには時間がかかります。とはいえ、ぐずぐずしていると、それはそれで落とし穴にはまりかねません。仕事熱心な従業員に承認済みの AI ツールを提供できなければ、従業員は業務に未承認のアプリを使い始めるかもしれません。そしてリーダーは、会社のデータがどのように取り扱われているのか、またはデータがサードパーティの AI モデルのトレーニングに使われているのかどうか、把握できなくなってしまいます。また、AI がもたらすメリット、生産性の向上も見込めません。

さらにリーダーは、既存のワークフローにAIを組み込み、ユーザーをオンボーディングし、従業員がAIを活用できるようその価値を伝える方法についても模索しているところかもしれません。

コラボレーションパートナーとして、Zoom AI Companionを導入しましょう。信頼性の高いZoom Workplaceプラットフォームの一部として提供され、従業員がすでに使い慣れたコラボレーション体験に自然に溶け込みます。ミーティングやチャットスレッドの要約、Zoom Chatやメールでのメッセージ作成、ホワイトボードやZoom Docを使ったアイデアのブレインストーミングや整理などを手軽に行うことができます。対象となる有料のZoomプランを利用中のユーザーであれば追加料金なしで使えるため、新たなツール導入のために予算を確保する必要もありません。

AI Companion を積極的に検討している方も、効果的に実装するためのガイダンスを探している方も、以下に必要な情報をまとめたしたのでご覧ください。AI Companionに馴染みがない方は、チームへの有効性についてもご確認いただけます。

企業のデータを安全に保ち、潜在的なリスクを軽減するためには、あらゆるアプリケーションの厳格な評価が不可欠です。「責任ある AI」に対する Zoom のコミットメントにおいてカギとなるのは、セキュリティとプライバシーをプロダクトの中心に据えることを重視した、Zoom の揺るぎないケア精神の文化です。組織ですでに Zoom を使用しているのであれば、Zoom Workplace プラットフォーム全体でどのようにセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスを優先しているか、よくご存知でしょう。

ここで、もっとも重要なことをお伝えします。Zoom が、お客様のオーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付、その他のコミュニケーション関連のカスタマーコンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を使用して Zoom またはサードパーティの人工知能モデルをトレーニングすることはありません。

Zoomのセキュリティとプライバシーへの取り組みについて理解を深めるには、AI Companionセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーをご覧ください。Zoomのプロダクト機能や責任あるAIへのアプローチを詳しく解説しており、AIソリューションを評価する際に役立つ多くの疑問にもお答えしています。

ホワイトペーパーの内容:

Zoom によるお客様データの使用方法と保護方法
データフローとサードパーティへの伝送（該当する場合）
AI Companionの機能のためのデータの保管と保持に関する詳細
生成 AI 機能の開発プロセス

ぜひ、AI Companion のセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーをダウンロードしてください。

管理者は、管理ポータルのアカウント設定ページから、アカウント全体で機能を有効 / 無効にできます。特定の機能へのアクセスをすべての従業員に提供するか、特定のグループのみに提供するかを選択できます（バージョン6.2.5以上が必要です）。

これは、二者択一の選択ではありません。たとえば、従業員にミーティングを要約してもらいたいものの、メールやZoom Chatのチャット作成など、特定の機能については、もう少しテストを遂行するまで使用を保留にしたい場合もあるでしょう。アカウント設定で次のように簡単にアクセスのオン / オフを切り替えることができます。

利用可能な各機能のオン / オフをアカウントレベルで切り替える機能が表示されます。

さらに細かく管理するには、AI機能への従業員のアクセスを、アカウント、グループ、ユーザーの各レベルで制御できます。

ここでは、例としてミーティング要約を使用しますが、ほかのAI機能でも同様です。

アカウントレベルでミーティング要約を有効にすると、アカウント内のミーティングホスト（特に対象のZoomライセンスを持つ組織内の従業員）が、AIによるミーティング要約を開始できるようになります。
アカウントオーナーは、グループを作成し、AI機能へのアクセスをグループレベルで管理できます。これにより、ミーティングを主催している一部のユーザーに対してはミーティング要約へのアクセス権を付与する一方、ほかのユーザーにはアクセスを制限できます。このやり方は、試験的に導入する場合（設定方法は以下で説明します）、またはコンプライアンスなどの適切な理由がある場合に活用してください。
ホストは、ミーティング要約機能の有効 / 無効をユーザーレベルで選択できます。つまり、Zoom Meetingのホストは、主催するZoomミーティングのミーティング要約を生成するかどうかを自身で決定できます。また、各Zoom Meeting内ではケースバイケースにAI機能を管理することも可能で、ミーティング中に機能のオン / オフを切り替えることもできます。さらに、サポートされているクライアントバージョンを使用している場合は、他のミーティング参加者によって有効化された特定の機能をオフにすることもできます。

アカウントレベルとグループレベルでの設定に制限するには、ロックアイコンをクリックしてユーザーによる変更を拒否できます。たとえば、すべてのミーティング要約をミーティングホストのみに送信するように設定できます。

カスタマイズ可能な設定により、管理者の制御機能がさらに向上

機能をオンにすると、AIのアウトプットの共有方法やアクセス方法をさらに細かく設定できます。たとえば、Zoom Meetingsでミーティング要約をオンにすると、その要約を受け取る対象を「ホストのみ」「ホストと社内の出席者」「社外を含むすべての予定参加者」から選択できます。

Zoom WorkplaceでAIを使うタイミングを従業員が選択可能

ユーザーレベルでは、従業員は自分が主催するミーティングでAI機能をどのように使用するかを選択できます。主催するすべてのミーティングでミーティング要約を自動的に開始することも、手動で要約を開始することもできます。Zoomミーティングのホストは、主催するミーティングで出席者がミーティング内質問をすることを許可するかどうかも決定できます。ミーティング中にこれらの機能のオン / オフを切り替えることができます。

ミーティングの最中にAI機能がオンになると、出席者全員にその旨が通知されます。ミーティングでAI機能が有効になっている場合、ミーティングウィンドウの右上隅にAIアイコンが表示されます。

AI Companionを組織全体に導入する前に、まずは特定の従業員グループでパイロットテストを行うことをお勧めします。これにより、まずは小規模なユーザーベースで機能をテストし、フィードバックや経験を収集できます。AI Companionはきめ細かな制御が可能なため、このようなテストも容易に実施できます。

アカウントのユーザー管理セクションで、テスト担当者用の新しいグループを作成します。
テスト担当者ではないユーザー用に別の新しいグループを作成します。
アカウント設定で、[AI Companion] タブをクリックします。
- ここで、有効にする AI Companion機能を選択できます。これはアカウントレベルの設定になるため、アカウントのユーザー全員にこの設定が適用されます。次のステップで、テストグループによるアクセスを許可し、それ以外のユーザーのアクセスを制限します。
[ユーザー管理] でテスト担当グループを選択し、次に [AI Companion] タブに移動して、テスト担当グループにアクセスを許可する機能を有効にします。
テスト非対象者（組織内の他のすべてのユーザーを含む）グループを選択します。
- [AI Companion] タブをクリックし、テスト非対象者グループの全機能を無効にします。
- ロックアイコンをクリックして、このグループのユーザーが変更できないようにします。

必要であれば、テスト担当グループに別の管理者を割り当てることができます。この管理者には、管理者アカウントの全アクセス権はありませんが、テスト担当グループのメンバーの追加・管理は可能です。試験運用の管理をアカウント管理者以外に委任したい場合に最適な方法です。

どのようなテクノロジーを導入する場合でも、従業員とのコミュニケーションは欠かせません。なぜなら、従業員が利用可能な内容を理解せず、それが自分たちの役に立つと納得しておらず、安心して使えないようでは、おそらく導入は進まないからです。

ここでは、AI Companion が業務の効率化に役立つ方法をいくつかご紹介します。

ミーティングの最中にフィードバックや話し合いのポイントを把握したり、発言内容についてミーティング内質問をしたり、ウェブ検索結果に対する質問をしたりすることもできます。
オフィス外から戻ってきたら、未読チャットの要約、チャットチャネルの会話を基にしたアクション項目リストの取得、メールスレッドの要約が可能です。
空白ページを前に途方に暮れたら、AI Companion に最初の下書き作成、アップロードしたドキュメントの要約、既存の下書きのトーン変更を指示できます。

AI Companionの導入にサポートが必要な場合は、 AI Companionオンボーディングセンターにアクセスし、ユーザーガイド、テンプレート、ベストプラクティス、デモビデオなどをご覧ください。

以下に、AI Companion をチームに紹介する際のメールテンプレート例をご紹介します。このまま送信するのではなく、選択した AI Companion 機能やライセンスを所有する Zoom プロダクトに合わせて編集してから送信してください。

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[employees] 各位

このたび、Zoom の生成 AI アシスタントである AI Companion が、ついに Zoom で利用できるようになりました。

AI Companion には、生産性とコラボレーションの向上に寄与する、日常業務全般に役立つよう設計された機能が多数そろっています。その機能を一部ご紹介します。

ミーティング要約: Zoom ミーティングを要約し、ミーティングの内容とアクション項目をまとめます。レコーディングしていなくても要約が可能です。また、長くなったZoom Chat スレッドも要約してくれるので、会話の概要を把握して時間を節約できます。
予定されているミーティングのアジェンダ作成: 過去のミーティングやチャットスレッドを基に、次回のミーティングのアジェンダ作成を AI Companion に依頼できます。
アップロード済みドキュメントの要約: AI Companion のサイドパネルに PDF、Microsoft Office ファイル、Google ドキュメントをアップロードしたら、AI Companion に重要な情報の要約を依頼できます。
リアルタイムで回答: 「自分の名前は言及されましたか？」「次のステップは何ですか？」など、ミーティングに関する質問にリアルタイムで回答してくれます。
文章作成: プロンプトを提供するだけで、適切なトーンと長さでZoom Chatのメッセージや Zoom Mail のメールを作成してくれます。
レコーディングの可視性を向上: レコーディングでは、以下の機能が利用できます。
トピックごとにスマートチャプターに分割
重要な情報をハイライト
アクション項目を抽出
Zoom Canvas、Zoom Whiteboard でのアイデア生成: プロンプトを基に生成したアイデアは、ブレインストーミングセッションの開始や、コンテンツの新しい下書き作成に役立ちます。

一般的な質問を以下にまとめました。

AI Companion を使用するかどうか選択できますか？

主催するZoom Meetingsで使用するAI Companionの機能を管理できます。これらの機能は、プロファイル設定でオン/オフに設定でき、Zoom Meetingsで使用するかどうかを必要に応じて選択できます。また、Zoomミーティングの実施中に、任意のタイミングで AI Companionのオン/オフを切り替えることも可能です。対応クライアントバージョンでは、他の参加者が有効にした特定の機能をオフにすることもできます。ミーティング中にAI Companionが有効になっている場合は、ウィンドウの右上にAI Companionのアイコンが表示されます。AI Companion 機能が使用されているZoomミーティングに参加すると、通知が表示されます。

ミーティングでの会話は、AI モデルのトレーニングに使用されますか？

Zoom は、お客様のオーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付ファイル、その他のコミュニケーション関連のカスタマーコンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を Zoom またはサードパーティの人工知能モデルのトレーニングに使用することはありません。

どうすれば使用を開始できますか？

Zoomを使用中は、Meetingsツールバー、Zoom Chat、Mail、またはZoom WhiteboardでAI Companionのアイコンを探してください。

詳細については、Zoom入門ガイドをご参照ください。AI Companionを業務で最大限に活用する方法について詳しく説明しています。
AI Companionの特定の機能をオフにする場合は、Zoomのプロフィール設定で [AI Companion] タブを開いて設定してください。
利用開始時のよくある質問と回答は、Zoomのサポートページ「Using Zoom AI Companion」をご覧ください。

その他に質問や懸念などがありましたら、[COMPANY][DEPARTMENT] までお問い合わせください。

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導入を後押しするヒント

AI Companion を紹介したら、以下のヒントに従って導入を後押しし、従業員が効果的に使い方を習得できるように支援しましょう。

Zoom Meetings でトレーニングセッションとバーチャルオフィスアワーを設定し、従業員が AI Companion を使用できる環境を整え、従業員からの質問に答えられる体制にします。
従業員が質問したり、独自のヒントやベストプラクティスを共有したりできるよう、AI Companion専用のZoom Chatチャネルを作成しましょう。
パワーユーザーや AI Companion 愛好家で委員会を結成し、エンゲージメントのレベルに応じて、従業員を支援したり、新機能をテストしたり、独自のトレーニングセッションを開催したりします。