AI Companion 人工智慧操作說明

IT 主管的 Zoom AI 指南

5 閱讀分鐘

發佈日期 2023年12月20日

在此網路日誌中

01 檢視安全及隱私權：這裡有您要的答案 - Jumplink to 檢視安全及隱私權：這裡有您要的答案
02 Zoom AI 控制與設定總覽 - Jumplink to Zoom AI 控制與設定總覽
03 建立試用群組以測試 AI 功能 - Jumplink to 建立試用群組以測試 AI 功能
04 員工溝通的範本和資源 - Jumplink to 員工溝通的範本和資源
05 開始使用 Zoom Workplace 中的 AI - Jumplink to 開始使用 Zoom Workplace 中的 AI

Lauren Reed

內容策略顧問

越來越多組織將 AI 視為員工必需而非可有可無的技術。身為 IT 主管的您正身處數位轉型的浪潮前沿，您有責任引進合適的技術，協助員工提高協作和溝通效率。

市面上的 AI 解決方案為數眾多，在評估與測試各種工具時必須考量成本、品質、整合性、安全性及隱私權等因素，您的團隊可能因此感到不知所措。找到值得信賴且有效的解決方案需要時間，但進度過於緩慢也可能伴隨隐患。若迫切想使用 AI 的員工無法取得核准的人工智慧工具，便可能在工作中使用未經審查的應用程式。此時您將無法得知公司資料如何處理，以及是否用於訓練第三方 AI 模型。員工也無法獲得 AI 帶來的生產力提升。

您可能還在思考如何將 AI 整合到現有工作流程，上線使用者，以及如何傳達 AI 的價值以促使員工使用。

輸入 Zoom AI 是您值得信賴的 Zoom Workplace 平台的一部分，也是員工已熟悉且喜愛的協作體驗 — 一個簡單的方式，可讓您總結會議與聊天串，撰寫 Zoom Chat 與電子郵件訊息，並在白板或 Zoom 文件上腦力激盪與整理構想。

無論您是正在積極考慮使用 Zoom AI，或是想要瞭解如何有效導入，我們已在下方為您整理所需資訊。如果您是 Zoom Workplace AI 的新手，可先聊解它能為您的團隊做些什麼。

為了確保公司資料安全，降低可能的風險，應用程式必須在導入前進行嚴格評估，這一點非常重要。Zoom 的堅定關懷文化，可視安全性和隱私權為產品核心，是我們致力於負責任 AI 的關鍵因素。如果您的組織已開始使用 Zoom，您應會瞭解，Zoom Workplace 平台的安全性、隱私權和法規遵循會是我們的優先要務。

重要的是，Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類客戶內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或第三方人工智慧模型。

如果您不熟悉 Zoom 的安全性與隱私權實務作法，我們的資安與隱私權白皮書詳細說明產品功能與負責任 AI 的實踐方式，並解答您在評估我們 AI 解決方案時可能有的諸多問題。

相關資訊：

我們如何使用和保護您的資料
資料如何流向及傳輸至第三方 (如有相關)
AI 功能的特定資料儲存與保留細節
我們的生成式 AI 功能開發流程

下載 Zoom AI 安全性與隱私權白皮書。

管理員可至管理員入口網站的帳戶設定頁面，為整個帳戶啟用或停用這些功能。您可以選擇是否為所有員工或僅特定群組提供部分或全部功能的存取權限（需要 6.2.5 或以上版本）。

此選擇還有其他彈性，例如您可能希望員工用其製作會議摘要，但是在完成更多測試之前，暫緩向員工推出某些功能，例如電子郵件或 Zoom Chat 聊天撰寫功能。此時只要在帳戶設定中開啟或關閉存取權限即可。

在管理員設定中，即可顯示在帳戶層級可切換開啟或關閉的功能。

為了更精細地設定，您可以在帳戶、群組和使用者層級控制員工對 AI 功能的存取權限。

以會議摘要為例（同樣適用於其他 AI 功能），看起來會像是：

啟用會議摘要在帳戶層級表示您帳戶中的會議主持人（特別是組織中擁有合格 Zoom 授權的員工）可以啟動 AI 製作的會議摘要。
帳戶擁有者可以建立群組，並在群組層級管理 AI 功能的存取。此設定允許部分使用者在主持會議時擁有會議摘要，同時限制其他使用者使用此項功能。您可能會希望以試點群組的形式進行測試（我們會在下方說明），或是基於其他原因，例如法規遵循。
主持人可以選擇在使用者層級啟用或停用會議摘要功能，這意味著 Zoom Meeting 主持人可以自行決定是否希望 AI 為他們的 Zoom 會議生成會議摘要，他們還可以在每個 Zoom Meeting 中個別管理 AI 功能，包括在會議期間開啟或關閉功能，包括在支援的用戶端版本上，關閉其他會議與會者啟用的某些功能。

若要限制帳戶和群組層級設定，請按一下鎖定圖示以防止使用者變更設定。例如，您可以要求將所有會議摘要僅傳送給會議主持人。

可自訂的設定讓您擁有更多管理控制選擇

當您開啟某項功能後，將有更多選項讓您決定如何分享和存取 AI 的輸出。例如，當您開啟 Zoom Meetings 的會議摘要後，您可決定所產生的摘要僅提供給主持人、給主持人和內部觀眾，或分享給含非公司人員在內的全部受邀者。

員工能自行選擇何時於 Zoom Workplace 使用 AI

在使用者層級，員工可以選擇如何在他們主持的會議中使用 AI 功能。他們可以啟用會議摘要，讓每場主持的會議自動開始產生摘要，也可以選擇手動開始產生摘要。Zoom 會議主持人還可決定是否允許觀眾詢問會議中問題。主持人可以在會議中開啟和關閉這些功能。

在會議期間，開啟 AI 功能時，所有與會者都會收到通知。當 AI 功能在會議中處於有效狀態時，會議視窗的右上角會出現 AI 圖示。

在推動組織全面使用 AI 功能之前，或許您可考慮選取一組員工先行試用。您可透過此方式測試功能，先收集一小批使用者的意見反應和學習情況。我們的 AI 功能有精細的控制項，因此可輕鬆開始測試。

在您帳戶的「使用者管理」區段中，為您的測試人員建立新群組。
為非測試人員建立一個獨立新群組。
在您的管理員入口網站的帳戶設定中：
- 在此，您可以選擇要啟用的 AI 功能 — 此設定屬於帳戶層級，因此會套用至您帳戶中的所有使用者。下一步您將為測試群組開放存取權限，並限制組織內其餘成員存取。
在「使用者管理」中選取測試群組，然後啟用您希望測試群組存取的功能。
選取包含組織中所有其他使用者的非測試人員群組。
- 然後停用非測試員群組的所有功能。
- 按一下鎖定圖示，以防止此群組中的使用者變更設定。

您還可以指派測試群組的獨立管理員 — 其不具備完整的管理員帳戶存取權限，但可以新增和管理測試群組成員。如果您想委派不具帳戶管理員身分的人管理試用階段作業，這會是很好的方法。

在推行任何技術時，與員工溝通至關重要。畢竟，如果員工不瞭解有哪些可用資源、不清楚這些資源對他們有何幫助，且不熟悉如何使用，他們可能就不會採用。

以下是 AI 在 Zoom Workplace 可協助您提高工作效率的一些方法：

在會議期間，擷取意見反應和討論重點、詢問會議中問題，甚至提出問題以進行網路搜尋。
離開辦公室之後，摘要未讀的聊天訊息，根據聊天頻道中的對話取得行動要項清單，或摘要電子郵件對話串內容。
與其盯著空白頁面，不如提示 AI 產生初稿、摘要您上傳的文件，或調整現有草稿的語氣。

以下是一封向團隊介紹 AI 功能的電子郵件範本。在傳送前，請務必根據您選用的 AI 功能及已授權使用的 Zoom 產品調整內容：

–

[員工] 您好：

我們很高興宣布，Zoom Workplace 的生成式 AI 功能現已可供您在 Zoom 中使用。

AI 在 Zoom Workplace 中具備多種功能，專門用來幫助您提高日常工作效率和協作能力。包括：

摘要 Zoom Meetings，即使沒有記錄會議，也能讓您回顧會議的內容和行動要項。它還可以摘要冗長的 Zoom Chat 對話串的資訊，協助您節省時間。
為即將開始的會議建立議程。根據過去的會議或聊天對話串，請 AI 為您的下一次會議建立議程。
摘要上傳的文件。在 AI 聊天中，上傳 PDF、Microsoft Office 檔案或 Google 文件，並要求 AI 從中摘要重要資訊。
即時回答您關於會議的問題，例如「是否提及我的名字？」或「接下來的步驟是什麼？」
只需要輸入相關提示，就能以適當的語氣和長度為您撰寫 Zoom Chat 訊息與 Zoom Mail 電子郵件。
將錄製檔案依主題分成智慧章節、強調重要資訊並辨識行動項目，便於回頭檢視。
根據您的提示在 Zoom Canvas 和 Zoom Whiteboard 中生成想法，協助您開始腦力激盪議程或新內容的草稿。

以下是您可能遇到的一些常見問題：

我能否選擇要不要使用 AI 功能？

您可以管理在您主持的 Zoom Meetings 中想要使用的 AI 功能。您可以在您的設定檔設定中開啟或關閉這些功能，並依實際情況選擇是否在您的 Zoom Meetings 中使用這些功能。您也可以選擇在 Zoom 會議進行過程中，何時開啟或關閉 AI 功能，包括在支援的用戶端版本上，關閉由其他會議與會者啟用的特定功能。當 AI 功能在會議期間處於啟用狀態時，AI 圖示將會顯示在視窗的右上角。如果您加入了正在使用 AI 功能的 Zoom 會議，您將會收到通知。

我的會議對話會用來訓練 AI 模型嗎？

Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類客戶內容（例如投票結果、白板和回應）訓練 Zoom 或第三方 AI 模型。

如何開始？

使用 Zoom Workplace 時，請留意 Zoom Meetings 工具列、Zoom Chat、Zoom Mail 或 Zoom Whiteboard 中的 AI 圖示。