IT 領導者的 Zoom AI Companion 指南

越來越多組織將 AI 視為員工必需而非可有可無的技術。身為 IT 主管的您正身處數位轉換的浪潮前沿，您有責任引進合適的工具技術，協助員工提高協作和溝通效率。

AI 解決方案為數眾多，而評估測試各種工具時必須兼顧成本、品質、整合性、安全及隱私權，您的團隊可能正為此苦惱不已。找到可靠又有效率的解決方案需要時間，但若進度過於緩慢，隨之而來的可能是隱憂。心急的員工沒有可用的合格 AI 工具，便可能在工作中使用未經審核的應用程式。此時您無法知道公司的資料會如何處理，以及是否會運用來訓練第三方 AI 模型，而員工也未能得到 AI 提供的高生產力。

即便選定方案後，您還要設法整合 AI 與現有的工作流程、幫助使用者學習上手並宣導 AI 價值，讓員工願意使用。

進入 Zoom 平台的智慧 AI 助理 Zoom AI Companion。其為您可信任的平台，也是您員工熟悉喜愛的協作體驗中的其中一項功能 — 輕鬆按一下就能總結會議和聊天內容、撰寫團體聊天和電子郵件中的訊息，以及促進腦力激盪並彙整白板上的所有想法，讓團隊生產力倍增。合格 Zoom 方案的付費使用者不必另外付費*，您無需擔心新工具增加您的預算負擔。

無論對於 AI Companion 有濃厚興趣，或需要有效導入 AI Companion 的指引，您都可以在下面找到您所需的資訊。(想要初步了解 AI Companion 可以為您的團隊做什麼？從這裡開始。)

為了確保公司資料安全，降低可能的風險，應用程式必須在導入前進行嚴格評估，這一點非常重要。我們的 AI 立足於 Zoom 的堅定文化 — 關心，我們視安全性和隱私權為產品核心，因此我們能承諾您負責可靠的 AI 工具。如果您的組織已開始使用 Zoom，您應會了解，平台的安全、隱私和合規性會是我們的優先要務。

重要的是，Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類客戶內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或第三方人工智慧模型。

如果您不熟悉 Zoom 的安全和隱私權措施，AI Companion 安全和隱私權白皮書詳細介紹了我們產品的功能，以及實行負責可靠的 AI 的方法，相信能回答您在評估我們的 AI 解決方案時可能遇到的問題。

下載白皮書，您便可了解：

• 我們如何使用和保護您的資料
• 資料如何流向及傳輸至第三方 (如有相關)
• 每個 AI Companion 功能如何儲存特定資料和保留詳細資訊
• 我們的生成式 AI 功能開發流程

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

在推動組織全面使用 AI Companion 之前，或許您可考慮選擇一組員工先行試用。您可透過此方式測試功能，先收集一小批使用者的意見和學習情況。我們的 AI Companion 有精細的控制項，因此可輕鬆開始試用。操作方式如下：

1. 在帳戶的「使用者管理」區段，為測試人員建立一個新群組。
2. 為非測試人員建立一個獨立新群組。
3. 在帳戶設定中點選 AI Companion 標籤，你可在此選擇所需的 AI Companion 功能並啟用 — 此設定屬於帳戶層級，因此會套用至您帳戶中的全部使用者。下一步將為測試群組開放使用權限，並針對組織其餘成員施加使用限制。
4. 在「使用者管理」中選擇測試群組，點選 AI Companion 標籤，啟用要授予測試群組使用權限的功能。
5. 選擇非測試人員群組，此群組成員為組織中的所有其他使用者。點選 AI Companion 標籤後，停用非測試人員群組的所有功能。點擊鎖定圖示，保護設定不遭此群組中的使用者修改。

您還可以指派測試群組的獨立管理員，此管理員可以新增和管理測試群組成員，但不具備完整的管理員帳戶權限。如果您想委託不具帳戶管理員身分的人管理試用階段作業，這會是很好的方法。

在推行任何技術時，與員工溝通必不可少。如果員工不知道有什麼新技術，不了解能從中得到什麼幫助，並且使用起來不順手，員工可能就不會接受。

您可使用以下電子郵件範本向您的團隊介紹 AI Companion：

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[員工] 您好：

我們很高興宣布，Zoom 的生成式 AI 助理 AI Companion 已可在 Zoom 上使用

AI Companion 擁有多種功能，專門用來幫助您提高日常工作效率和協作能力，包括：

• 總結 Zoom 會議，無需錄製會譯便能讓您回顧事件全貌和行動項目，還可以從冗長的團體聊天中摘出要點，幫助您節省時間。

• 回答會議相關問題，即時回覆例如「是否提到我的名字？」或「接下來的步驟是什麼？」等問題

• 撰寫團體聊天訊息與電子郵件，您只需要輸入相關提示，便能以適當的長度和語氣幫助您撰寫 Zoom Mail 電子郵件。

• 將錄製內容依主題分成智慧章節、強調重要資訊並辨識行動項目，便於回頭檢視。
• 根據您的提示在 Zoom Whiteboard 產生想法，協助啟動腦力激盪會議。

[注意：請根據您選擇啟用的 AI Companion 功能或授權您合法使用的 Zoom 產品編輯上述清單]

我們知道您對於使用這個新工具可能會有疑問。繼續往下讀以掌握更多資訊：

我能否選擇要不要使用 AI Companion？

您可決定要在您主持的會議上使用哪些 AI Companion 功能。您可以隨時開啟或關閉這些功能，並依實際情況選擇是否在會議中使用這些功能。您也可以選擇會議中開啟或關閉 AI Companion 的時機。在會議中，如果 AI Companion 為啟用狀態，則視窗左上角會出現一個光亮閃爍的圖示。如果您參加了正在使用 AI Companion 功能的會議，您將會收到免責聲明通知。

我的會議對話會用來訓練 AI 模型嗎？

Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類的客戶內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或第三方人工智慧模型。

如何開始？

只要在您使用 Zoom 時從會議工具列、團體聊天、郵件或 Zoom Whiteboard 找到閃爍的 AI Companion 圖示。 

• 請參閱 Zoom 入門指南，其中有更詳細的說明，並提示您如何讓 AI Companion 發揮最大功效。
• 如果您想關閉特定 AI Companion 功能，請進入 Zoom 設定檔設定，尋找 AI Companion 標籤。 
• 關於入門使用常見的問答，請至 Zoom 支援頁面：使用 Zoom AI Companion。

如果您有問題或疑慮，歡迎與我們聯絡。

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提高員工使用意願的技巧

導入 AI Companion 後，請運用以下技巧提高員工使用意願，並幫助員工學習如何有效運用：

• 藉由透過 Zoom 安排訓練課程和設定虛擬辦公時間，幫助員工開啟 AI Companion 並回答他們可能遇到的問題。
• 建立 Zoom Team Chat 頻道，在此專屬 AI Companion 的頻道上，員工可以發問，或分享訣竅與最佳實際應用方式。
• 建立一個進階使用者或 AI 愛好者所組成的委員會，以協助員工、測試新功能或視參與熱度決定是否自辦訓練課程。

員工資源

員工可以用不同的方式學習和參與，我們提供各種 AI Companion 資源讓您與員工分享。

• AI Companion 支援相關文章
• Zoom 學習中心課程
• AI Companion 相關網路日誌
• 隨選 AI Companion 網路研討會

準備開始使用 AI Companion？以下是一些重要的資源連結：

• 前往 AI Companion 頁面了解有哪些最新功能。
• 下載 AI Companion 安全性與隱私權白皮書。
• 前往 Zoom 學習中心完成 Zoom AI Companion 管理員課程。
• 造訪您組織的管理員帳戶入口網站以啟用 AI Companion。
• 閱讀我們的工作場域中的 AI 報告，了解其他主管與員工如何看待 AI。