BT liderlerine yönelik Zoom AI Companion kılavuzu

Giderek daha fazla kuruluş, yapay zekayı sahip olunması gereken bir teknoloji olarak değil, çalışanlar için zorunlu bir teknoloji olarak görüyor. BT lideri olarak, çalışanların etkili şekilde iş birliği yapmasına ve iletişim kurmasına yardımcı olmak için doğru teknolojiyi sunmakla görevli olup bu dijital dönüşüm dalgasının ön saflarında yer alıyorsunuz. 

Çok sayıda yapay zeka çözümü mevcut olduğundan ekibiniz maliyet, kalite, entegrasyonlar, güvenlik ve gizlilik gibi çeşitli faktörlere dayalı olarak farklı araçları değerlendirmek ve test etmekten bunalmış olabilir. Güvenilir ve etkili bir çözüm bulmak zaman alır. Bununla birlikte, çok yavaş hareket etmek kendi dezavantajlarına sahiptir. Hevesli çalışanlara onaylanmış yapay zeka araçları sağlanmazsa bu çalışanlar iş için incelenmemiş uygulamaları kullanmaya başlayabilirler ve şirket verilerinin nasıl işlendiğini veya üçüncü taraf yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılıp kullanılmadığını öğrenemezsiniz. Üstelik çalışanlar, yapay zekanın sağlayabileceği üretkenlik artışını elde edemez.

Ayrıca yapay zekayı mevcut iş akışlarınıza nasıl dahil edeceğiniz, kullanıcı katılımını nasıl sağlayabileceğiniz ve çalışanların kullanması için yapay zekanın değerini nasıl anlatacağınızı da belirlemek zorundasınız. 

Zoom platformundaki akıllı yapay zeka asistanınız Zoom AI Companion'a giriş yapın. Güvendiğiniz platformun ve çalışanlarınızın zaten bilip sevdiği iş birliği deneyiminin bir parçasıdır. Toplantıları ve sohbet dizilerini özetleyerek, Ekip Sohbetinde ve e-postada mesajlar oluşturarak ve beyaz tahtada beyin fırtınası yapıp fikirleri düzenlemeye yardımcı olarak ekibinizin üretkenliğini artırmak üzere bir tıklama uzağınızdadır. Uygun Zoom planlarındaki* ücretli kullanıcılar için hiçbir ek ücret ödemeden dahil edildiğinden bütçenize yeni bir aracın maliyetini ekleme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.

İster AI Companion'ı aktif olarak kullanmayı düşünün ister etkili şekilde uygulama konusunda rehberlik arayın, ihtiyacınız olan bilgileri aşağıda bulabilirsiniz. (AI Companion'ın ekibiniz için neler yapabileceğine dair ön bilgiye mi ihtiyacınız var? Buradan başlayın).

Şirket verilerinin güvenliğini sağlamak ve olası riskleri azaltmak için her türlü uygulamanın titizlikle değerlendirilmesi zorunludur. Sorumlu yapay zeka taahhüdümüz, Zoom'un güvenlik ve gizliliği ürünlerimizin merkezine koyan güçlü önemseme kültürüne dayanır. Kuruluşunuz Zoom'u zaten kullanıyorsa platformumuzda güvenlik, gizlilik ve uyumluluğa nasıl öncelik verdiğimizi biliyorsunuzdur.

Daha da önemlisi Zoom; müşterilerimizin ses, video, sohbet, ekran paylaşımı, ekler ve müşteri içeriği gibi diğer iletişimlerini (ör. anket sonuçları, beyaz tahta ve tepkiler) Zoom veya üçüncü tarafların yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmaz.

Zoom'un güvenlik ve gizlilik uygulamaları hakkında bilgi sahibi değilseniz AI Companion Güvenlik ve Gizlilik Teknik İncememizde, ürün özelliklerimize ve sorumlu yapay zeka yaklaşımımıza ayrıntılı bir bakış ile birlikte AI çözümlerimizi değerlendirirken aklınıza takılabilecek birçok sorunun yanıtını bulabilirsiniz. 

Aşağıdakiler hakkında bilgi için teknik incelemeyi indirin:

• Verilerinizi nasıl kullanıyor ve koruyoruz?
• Veri akışı ve üçüncü taraflara veri aktarımı (ilgili olduğu durumlarda)
• Her AI Companion özelliği için veri depolama ve saklama ile ilgili spesifik ayrıntılar
• Üretken yapay zeka özellikleri geliştirme sürecimiz

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

AI Companion'ı tüm kuruluşunuzda uygulamaya başlamadan önce, belirli bir grup çalışanla pilot uygulama yapmanız önerilir. Bu sayede özellikleri test edebilir ve önce daha küçük bir kullanıcı tabanından geri bildirim ve bilgi toplayabilirsiniz. AI Companion'a yönelik ayrıntılı kontrollerimiz sayesinde bunu yapmak çok kolay. Nasıl olduğu aşağıda açıklanmıştır:

1. Hesabınızın Kullanıcı Yönetimi bölümünde test katılımcılarınız için yeni bir grup oluşturun.
2. Teste katılmayanlar için ayrıca yeni bir grup oluşturun.
3. Hesap ayarlarınızda AI Companion sekmesine tıklayın. Ardından hangi AI Companion özelliklerini etkinleştirmek istediğinizi seçebilirsiniz. Bu, hesap düzeyinde, yani hesabınızdaki tüm kullanıcılar için geçerli olur. Bir sonraki adımda, test grubunuza erişim izni verirken kuruluşun geri kalanı için erişimi kısıtlayacaksınız.
4. Kullanıcı Yönetimi bölümünde test grubunuzu seçin, ardından AI Companion sekmesine gidin ve test grubunun erişmesini istediğiniz özellikleri etkinleştirin. 
5. Kuruluşunuzdaki diğer tüm kullanıcıları içeren, teste katılmayan grubunuzu seçin. AI Companion sekmesine tıklayın, ardından teste katılmayan grup için tüm özellikleri devre dışı bırakın. Bu gruptaki kullanıcıların ayarı değiştirmesini önlemek için kilit simgesine tıklayın. 

Dilerseniz test grubunuza ayrı yöneticiler atayabilirsiniz. Tam yönetici hesabı erişimine sahip olmayan bu yöneticiler, test grubunuza üye ekleyebilecek ve üyeleri yönetebilecektir. Hesap yöneticisi olmasa bile pilot uygulamayı yönetmesi için birini görevlendirmek istiyorsanız bu seçenek idealdir.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

___

Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

___

Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

AI Companion'u kullanmaya hazır mısınız? Birkaç önemli bağlantı aşağıda verilmiştir:

• En son yenilikler ve özellikler için AI Companion sayfasını inceleyin.
• AI Companion'da AI Companion'da Güvenlik ve Gizlilik Teknik İncelememizi indirin.
• Zoom Öğrenim Merkezi'nde Yöneticiler için Zoom AI Companion kursunu tamamlayın.
• AI Companion'ı etkinleştirmek için kuruluşunuzun yönetici hesabı portalını ziyaret edin.
• Diğer liderlerin ve çalışanların yapay zeka hakkında ne düşündüklerini öğrenmek için İş Yerinde Yapay Zeka raporumuzu inceleyin.