Guide de Zoom AI Companion pour les responsables informatiques

Les entreprises perçoivent de plus en plus l’IA comme une technologie nécessaire, plutôt qu’un avantage. En tant que responsable informatique, vous vous trouvez en première ligne de cette vague de transformation numérique, avec pour mission de fournir la technologie qui permettra à vos équipes de collaborer et communiquer efficacement. 

Vu la variété des solutions d’IA disponibles sur le marché, votre équipe sera probablement découragée lorsqu’elle devra évaluer et tester ces outils en tant compte de plusieurs critères, notamment le coût, la qualité, les intégrations, la sécurité et la confidentialité. Trouver une solution fiable et efficace prend en effet du temps. Cependant, la lenteur d’action excessive présente des risques. À défaut de pouvoir utiliser des outils d’IA approuvés, les employés les plus impatients pourraient choisir de recourir à des applications non validées. Il sera alors impossible de savoir comment les données de l’entreprise sont traitées ni si elles servent à entraîner des modèles d’IA tiers. Sans compter que vos équipes ne profiteront pas des gains de productivité que l’IA peut apporter.

En même temps, vous devez gérer d’autres responsabilités : incorporer l’IA dans les flux de travail existants, intégrer les nouveaux utilisateurs et promouvoir l’IA auprès du personnel pour encourager son adoption. 

C’est là qu’intervient Zoom AI Companion, votre assistant IA intelligent disponible sur Zoom. Il fait partie intégrante de la plateforme en laquelle vous avez confiance, ainsi que de l’expérience de collaboration que vos collègues connaissent et apprécient. Il suffit d’un clic pour améliorer la productivité de votre équipe en synthétisant les réunions et les fils de discussion, en rédigeant des e-mails et des messages de chat de groupe, et en développant et organisant des idées sur un tableau blanc. Et comme cet assistant est inclus sans frais supplémentaires dans les forfaits Zoom éligibles payants*, vous n’avez pas à faire tenir un nouvel investissement dans votre budget.

Que vous envisagiez sérieusement d’adopter AI Companion ou souhaitiez des conseils pour le déployer au mieux, vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires. (Pour obtenir un aperçu des avantages d’AI Companion, commencez ici.)

Une évaluation rigoureuse de chaque application est essentielle pour assurer la sécurité des données de l’entreprise et réduire les risques potentiels. Notre engagement en faveur d’une IA responsable repose sur une forte culture de bienveillance, qui place la sécurité et la confidentialité au centre de nos produits. Si votre entreprise utilise déjà Zoom, vous savez probablement toute la priorité que nous attachons à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité sur l’ensemble de notre plateforme.

Il est important de noter que Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Si vous ne connaissez pas nos pratiques en matière de sécurité et de confidentialité, notre livre blanc sur la sécurité et la confidentialité avec AI Companion détaille les caractéristiques de nos produits et notre approche de l’IA responsable. Il répond à de nombreuses questions que vous pouvez vous poser lors de l’évaluation de nos solutions d’IA. 

Téléchargez le livre blanc pour obtenir des informations sur :

• la manière dont nous utilisons et protégeons vos données ;
• le flux de données et sa transmission à des tiers (lorsque nécessaire) ;
• le stockage et la conservation des données liées à chaque fonctionnalité d’AI Companion ;
• notre processus de développement des fonctionnalités d’IA générative.

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Avant de déployer AI Companion dans l’ensemble de votre entreprise, vous pouvez envisager de lancer un projet pilote auprès de certains membres du personnel. Cela vous permettra de tester les fonctionnalités de l’assistant, ainsi que de recueillir les commentaires et enseignements d’une base d’utilisateurs restreinte. La mise en œuvre d’un tel projet est très simple grâce aux contrôles granulaires d’AI Companion. Voici comment procéder :

1. Créez un groupe rassemblant vos testeurs dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte.
2. Créez un groupe distinct pour les autres utilisateurs.
3. Dans les paramètres de votre compte, cliquez sur l’onglet AI Companion, puis choisissez les fonctionnalités AI Companion à activer. Celles-ci le seront au niveau du compte, c’est-à-dire pour l’ensemble de vos utilisateurs. L’étape suivante consistera à limiter l’accès au seul groupe de test.
4. Sous Gestion des utilisateurs, sélectionnez le groupe de test, puis accédez à l’onglet AI Companion et activez les fonctionnalités auxquelles vous souhaitez que ces utilisateurs accèdent. 
5. Sélectionnez le groupe non testeur, qui inclut tous les autres utilisateurs de l’entreprise. Cliquez sur l’onglet AI Companion, désactivez l’ensemble des fonctionnalités, puis cliquez sur l’icône de cadenas pour empêcher les utilisateurs de ce groupe de modifier le paramétrage. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter des administrateurs distincts au groupe de test : ils n’auront pas un accès complet au compte administrateur, mais pourront ajouter des membres au groupe de test et les gérer. C’est idéal si vous souhaitez déléguer la gestion du projet pilote à une autre personne que l’administrateur du compte.

Il est fondamental de communiquer avec le personnel lors du déploiement d’une technologie, quelle qu’elle soit. En effet, si l’équipe ignore en quoi cette technologie consiste, quels sont ses avantages et comment l’utiliser, il y a de fortes chances qu’elle ne l’adopte pas. 

Voici donc un modèle d’e-mail permettant de présenter AI Companion à votre équipe :

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Chers [employés],

Nous avons le plaisir de vous annoncer qu’AI Companion, l’assistant d’IA générative de Zoom, est désormais disponible dans la plateforme Zoom.

AI Companion inclut plusieurs fonctionnalités conçues pour vous aider tout au long de votre journée de travail afin que vous puissiez collaborer plus efficacement et gagner en productivité. Voici les possibilités offertes par l’assistant IA :

• Générez une synthèse récapitulant les points abordés lors d’une réunion Zoom et les mesures à prendre, sans devoir enregistrer la réunion. Gagnez aussi du temps en synthétisant les longs fils de discussion lors des chats de groupe.

• Obtenez des réponses en temps réel à vos questions concernant une réunion, par exemple « Mon nom a-t-il été cité ? » ou « Quelles sont les étapes suivantes ? ».

• Rédigez des messages de chat de groupe et des e-mails dans Zoom Mail avec le ton souhaité et la longueur voulue, à l’aide d’une simple invite.

• Facilitez le visionnage des enregistrements en les découpant en chapitres intelligents autour de thématiques pour mettre en évidence les informations importantes et les mesures à prendre.
• Générez des idées sur un tableau blanc Zoom à partir de votre invite et lancez rapidement des sessions de brainstorming.

[REMARQUE : MODIFIEZ LA LISTE CI-DESSUS SELON LES FONCTIONNALITÉS D’AI COMPANION QUE VOUS CHOISISSEZ D’ACTIVER OU LES PRODUITS ZOOM POUR LESQUELS VOUS DISPOSEZ D’UNE LICENCE.]

Vous vous posez sans doute des questions concernant l’utilisation de ce nouvel outil. Découvrez-en plus ci-après :

Ai-je le choix d’utiliser AI Companion ou non ?

C’est vous qui contrôlez quelles fonctionnalités d’AI Companion vous souhaitez utiliser dans les réunions que vous organisez. Vous pouvez les activer ou les désactiver à tout moment, et ce pour chacune de vos réunions. Vous pouvez également choisir d’activer ou de désactiver AI Companion au cours de la réunion. Une icône représentant deux étoiles scintillantes s’affichera dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de la réunion si AI Companion est activé. Si vous participez à une réunion au cours de laquelle les fonctionnalités d’AI Companion sont utilisées, vous recevrez un avis de non-responsabilité. 

Les conversations échangées durant mes réunions serviront-elles à entraîner des modèles d’IA ?

Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Par où commencer ?

Il vous suffit de rechercher l’icône des deux étoiles scintillantes AI Companion lorsque vous utilisez Zoom, que ce soit dans la barre d’outils de la réunion, dans le chat de groupe, la messagerie ou sur le tableau blanc. 

• Reportez-vous au guide de prise en main de Zoom pour en savoir plus, et notamment pour apprendre à exploiter tout le potentiel d’AI Companion pendant votre journée de travail. 
• Si vous souhaitez désactiver certaines fonctionnalités de l’assistant IA, accédez aux paramètres de votre profil Zoom et sélectionnez l’onglet AI Companion. 
• Pour obtenir des réponses aux questions fréquentes sur la prise en main de l’outil, consultez la page d’assistance de Zoom Utiliser Zoom AI Companion.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des inquiétudes. 

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Conseils pour favoriser l’adoption

Après avoir présenté AI Companion, suivez ces conseils pour favoriser son adoption et expliquer à votre personnel comment l’utiliser efficacement :

• Mettez en place des sessions de formation et des permanences virtuelles via Zoom pour expliquer comment activer AI Companion et répondre aux éventuelles questions.
• Créez un canal Zoom Team Chat dédié à AI Companion sur lequel vos équipes pourront poser leurs questions et s’échanger des astuces et meilleures pratiques.
• Formez un comité de power users ou d’utilisateurs férus d’IA prêts à s’impliquer d’une manière ou d’une autre, que ce soit en aidant leurs collègues, testant de nouvelles fonctionnalités ou organisant eux-mêmes des sessions de formation.

Ressources pour le personnel

Parce que chacun et chacune dans l’entreprise apprend et s’investit de façon différente, nous proposons une large éventail de ressources sur AI Companion à transmettre à vos équipes.

• Articles d’assistance sur AI Companion 
• Cours du centre d’apprentissage Zoom
• Articles de blog à propos d’AI Companion
• Webinaire à la demande concernant AI Companion

Vous souhaitez commencer à utiliser AI Companion ? Voici quelques liens importants :

• Découvrez les dernières fonctionnalités sur la page dédiée à AI Companion.
• Téléchargez notre livre blanc sur la confidentialité et la sécurité avec AI Companion.
• Suivez le cours Zoom AI Companion pour les administrateurs dans le centre d’apprentissage Zoom.
• Rendez-vous sur le portail administrateur de votre entreprise pour activer AI Companion.
• Lisez notre rapport sur l’IA au travail pour savoir comment d’autres responsables et équipes abordent l’IA.