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Guide de Zoom AI Companion pour les responsables informatiques

5 min. de lecture

Mis à jour le December 20, 2023

Publié le December 20, 2023

Guide de Zoom AI Companion pour les responsables informatiques

Les entreprises perçoivent de plus en plus l’IA comme une technologie nécessaire, plutôt qu’un avantage. En tant que responsable informatique, vous vous trouvez en première ligne de cette vague de transformation numérique, avec pour mission de fournir la technologie qui permettra à vos équipes de collaborer et communiquer efficacement. 

Vu la variété des solutions d’IA disponibles sur le marché, votre équipe sera probablement découragée lorsqu’elle devra évaluer et tester ces outils en tant compte de plusieurs critères, notamment le coût, la qualité, les intégrations, la sécurité et la confidentialité. Trouver une solution fiable et efficace prend en effet du temps. Cependant, la lenteur d’action excessive présente des risques. À défaut de pouvoir utiliser des outils d’IA approuvés, les employés les plus impatients pourraient choisir de recourir à des applications non validées. Il sera alors impossible de savoir comment les données de l’entreprise sont traitées ni si elles servent à entraîner des modèles d’IA tiers. Sans compter que vos équipes ne profiteront pas des gains de productivité que l’IA peut apporter.

En même temps, vous devez gérer d’autres responsabilités : incorporer l’IA dans les flux de travail existants, intégrer les nouveaux utilisateurs et promouvoir l’IA auprès du personnel pour encourager son adoption. 

C’est là qu’intervient Zoom AI Companion, votre assistant IA intelligent disponible sur Zoom. Il fait partie intégrante de la plateforme en laquelle vous avez confiance, ainsi que de l’expérience de collaboration que vos collègues connaissent et apprécient. Il suffit d’un clic pour améliorer la productivité de votre équipe en synthétisant les réunions et les fils de discussion, en rédigeant des e-mails et des messages de chat de groupe, et en développant et organisant des idées sur un tableau blanc. Et comme cet assistant est inclus sans frais supplémentaires dans les forfaits Zoom éligibles payants*, vous n’avez pas à faire tenir un nouvel investissement dans votre budget.

Que vous envisagiez sérieusement d’adopter AI Companion ou souhaitiez des conseils pour le déployer au mieux, vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires. (Pour obtenir un aperçu des avantages d’AI Companion, commencez ici.)

Sécurité et confidentialité : nous répondons à vos questions

Une évaluation rigoureuse de chaque application est essentielle pour assurer la sécurité des données de l’entreprise et réduire les risques potentiels. Notre engagement en faveur d’une IA responsable repose sur une forte culture de bienveillance, qui place la sécurité et la confidentialité au centre de nos produits. Si votre entreprise utilise déjà Zoom, vous savez probablement toute la priorité que nous attachons à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité sur l’ensemble de notre plateforme.

Il est important de noter que Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Si vous ne connaissez pas nos pratiques en matière de sécurité et de confidentialité, notre livre blanc sur la sécurité et la confidentialité avec AI Companion détaille les caractéristiques de nos produits et notre approche de l’IA responsable. Il répond à de nombreuses questions que vous pouvez vous poser lors de l’évaluation de nos solutions d’IA. 

Téléchargez le livre blanc pour obtenir des informations sur :

  • la manière dont nous utilisons et protégeons vos données ;
  • le flux de données et sa transmission à des tiers (lorsque nécessaire) ;
  • le stockage et la conservation des données liées à chaque fonctionnalité d’AI Companion ;
  • notre processus de développement des fonctionnalités d’IA générative.

Tout savoir sur les paramètres et contrôles d’AI Companion

Zoom vous permet de contrôler la façon dont vous et votre compte utilisez AI Companion. Par défaut, toutes les fonctionnalités d’AI Companion sont désactivées dans votre compte. Vous pouvez autoriser l’accès à tout ou partie des fonctionnalités, pour un utilisateur, des groupes d’utilisateurs spécifiques ou l’ensemble du personnel. 

Ce choix est modulable. Par exemple, vous pouvez permettre aux équipes de générer des synthèses de réunion avec AI Companion, mais suspendre d’autres fonctionnalités telles que la rédaction d’e-mails ou de messages de chat de groupe pendant que vous poursuivez vos tests. Les accès sont facilement contrôlables dans les paramètres du compte.

L’onglet AI Companion permet d’activer ou de désactiver chaque fonctionnalité au niveau du compte.

Contrôler l’accès aux fonctionnalités d’IA

Pour un paramétrage encore plus fin, AI Companion vous permet, à vous et aux membres de vos équipes, de contrôler l’accès à la plupart des fonctionnalités au niveau du compte, du groupe et de l’utilisateur. 

Voilà comme cela fonctionne avec la synthèse de réunion par exemple, sachant que le processus est similaire pour les autres fonctionnalités d’AI Companion :

  • Si vous activez la fonctionnalité de synthèse de réunion au niveau du compte, les organisateurs enregistrés dans le compte (c’est-à-dire les membres de votre entreprise titulaires d’une licence Zoom éligible) peuvent utiliser l’IA pour générer une synthèse de leurs réunions.
  • Les titulaires du compte peuvent créer des groupes et gérer l’accès aux fonctionnalités d’AI Companion au niveau du groupe, ce qui permet d’autoriser l’accès aux synthèses de réunion pour certains utilisateurs uniquement. Cela peut être utile dans le cadre d’un projet pilote (voir ci-dessous la marche à suivre) ou à d’autres fins, notamment de conformité. 
  • Les organisateurs peuvent activer ou désactiver la synthèse de réunion au niveau de l’utilisateur. Autrement dit, ce sont eux qui décident si AI Companion pourra générer une synthèse de leurs propres réunions. Ils ont aussi la possibilité d’activer ou de désactiver AI Companion pour chaque réunion.

Au niveau du compte et du groupe, vous pouvez restreindre les paramètres en cliquant sur l’icône de cadenas pour empêcher leur modification. Par exemple, vous pouvez exiger que toutes les synthèses soient envoyées uniquement à l’organisateur de la réunion.

Un contrôle plus poussé pour les administrateurs via la personnalisation

L’activation d’une fonctionnalité permet d’accéder à davantage d’options de contrôle de l’accès et du partage des résultats générés par AI Companion. Par exemple, lorsque vous activez les synthèses de réunion, vous pouvez limiter leur accès à l’organisateur, à l’organisateur et aux participants internes, ou bien les partager avec l’ensemble des invités à la réunion, y compris ceux extérieurs à l’entreprise.

Les organisateurs contrôlent l’utilisation d’AI Companion

Au niveau de l’utilisateur, les membres du personnel choisissent la manière dont AI Companion sera utilisé lors des réunions qu’ils organisent. Les organisateurs peuvent ainsi activer le lancement automatique du résumé pour chacune de leurs réunions ou le faire manuellement, ou encore autoriser les participants à poser des questions à AI Companion concernant le contenu abordé lors de leurs réunions. Les organisateurs peuvent activer ou désactiver ces fonctionnalités au cours d’une réunion. 

Durant une réunion, les participants reçoivent une notification leur indiquant lorsque des fonctionnalités d’AI Companion sont activées. Ils sont alors libres d’accepter ou de quitter la réunion. Si l’assistant IA est activé, une icône AI Companion scintillante s’affiche dans le coin supérieur gauche pendant toute la durée de la réunion.

Essayer AI Companion auprès d’un groupe de test

Avant de déployer AI Companion dans l’ensemble de votre entreprise, vous pouvez envisager de lancer un projet pilote auprès de certains membres du personnel. Cela vous permettra de tester les fonctionnalités de l’assistant, ainsi que de recueillir les commentaires et enseignements d’une base d’utilisateurs restreinte. La mise en œuvre d’un tel projet est très simple grâce aux contrôles granulaires d’AI Companion. Voici comment procéder :

  1. Créez un groupe rassemblant vos testeurs dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte.
  2. Créez un groupe distinct pour les autres utilisateurs.
  3. Dans les paramètres de votre compte, cliquez sur l’onglet AI Companion, puis choisissez les fonctionnalités AI Companion à activer. Celles-ci le seront au niveau du compte, c’est-à-dire pour l’ensemble de vos utilisateurs. L’étape suivante consistera à limiter l’accès au seul groupe de test.
  4. Sous Gestion des utilisateurs, sélectionnez le groupe de test, puis accédez à l’onglet AI Companion et activez les fonctionnalités auxquelles vous souhaitez que ces utilisateurs accèdent. 
  5. Sélectionnez le groupe non testeur, qui inclut tous les autres utilisateurs de l’entreprise. Cliquez sur l’onglet AI Companion, désactivez l’ensemble des fonctionnalités, puis cliquez sur l’icône de cadenas pour empêcher les utilisateurs de ce groupe de modifier le paramétrage. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter des administrateurs distincts au groupe de test : ils n’auront pas un accès complet au compte administrateur, mais pourront ajouter des membres au groupe de test et les gérer. C’est idéal si vous souhaitez déléguer la gestion du projet pilote à une autre personne que l’administrateur du compte.

Modèle de communication et ressources pour le personnel

Il est fondamental de communiquer avec le personnel lors du déploiement d’une technologie, quelle qu’elle soit. En effet, si l’équipe ignore en quoi cette technologie consiste, quels sont ses avantages et comment l’utiliser, il y a de fortes chances qu’elle ne l’adopte pas. 

Voici donc un modèle d’e-mail permettant de présenter AI Companion à votre équipe :

___

Chers [employés],

Nous avons le plaisir de vous annoncer qu’AI Companion, l’assistant d’IA générative de Zoom, est désormais disponible dans la plateforme Zoom.

AI Companion inclut plusieurs fonctionnalités conçues pour vous aider tout au long de votre journée de travail afin que vous puissiez collaborer plus efficacement et gagner en productivité. Voici les possibilités offertes par l’assistant IA :

  • Générez une synthèse récapitulant les points abordés lors d’une réunion Zoom et les mesures à prendre, sans devoir enregistrer la réunion. Gagnez aussi du temps en synthétisant les longs fils de discussion lors des chats de groupe.
  • Obtenez des réponses en temps réel à vos questions concernant une réunion, par exemple « Mon nom a-t-il été cité ? » ou « Quelles sont les étapes suivantes ? ».
  • Rédigez des messages de chat de groupe et des e-mails dans Zoom Mail avec le ton souhaité et la longueur voulue, à l’aide d’une simple invite.
  • Facilitez le visionnage des enregistrements en les découpant en chapitres intelligents autour de thématiques pour mettre en évidence les informations importantes et les mesures à prendre.
  • Générez des idées sur un tableau blanc Zoom à partir de votre invite et lancez rapidement des sessions de brainstorming.

[REMARQUE : MODIFIEZ LA LISTE CI-DESSUS SELON LES FONCTIONNALITÉS D’AI COMPANION QUE VOUS CHOISISSEZ D’ACTIVER OU LES PRODUITS ZOOM POUR LESQUELS VOUS DISPOSEZ D’UNE LICENCE.]

Vous vous posez sans doute des questions concernant l’utilisation de ce nouvel outil. Découvrez-en plus ci-après :

Ai-je le choix d’utiliser AI Companion ou non ?

C’est vous qui contrôlez quelles fonctionnalités d’AI Companion vous souhaitez utiliser dans les réunions que vous organisez. Vous pouvez les activer ou les désactiver à tout moment, et ce pour chacune de vos réunions. Vous pouvez également choisir d’activer ou de désactiver AI Companion au cours de la réunion. Une icône représentant deux étoiles scintillantes s’affichera dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de la réunion si AI Companion est activé. Si vous participez à une réunion au cours de laquelle les fonctionnalités d’AI Companion sont utilisées, vous recevrez un avis de non-responsabilité. 

Les conversations échangées durant mes réunions serviront-elles à entraîner des modèles d’IA ?

Zoom n’utilise aucun contenu client audio, vidéo, ou issu des fonctionnalités de chat ou de partage d’écran, ou provenant de pièces jointes ou d’autres types de communications (tels que des résultats de sondages, des tableaux blancs et des réactions) pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.

Par où commencer ?

Il vous suffit de rechercher l’icône des deux étoiles scintillantes AI Companion lorsque vous utilisez Zoom, que ce soit dans la barre d’outils de la réunion, dans le chat de groupe, la messagerie ou sur le tableau blanc. 

  • Reportez-vous au guide de prise en main de Zoom pour en savoir plus, et notamment pour apprendre à exploiter tout le potentiel d’AI Companion pendant votre journée de travail. 
  • Si vous souhaitez désactiver certaines fonctionnalités de l’assistant IA, accédez aux paramètres de votre profil Zoom et sélectionnez l’onglet AI Companion. 
  • Pour obtenir des réponses aux questions fréquentes sur la prise en main de l’outil, consultez la page d’assistance de Zoom Utiliser Zoom AI Companion.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des inquiétudes. 

___

Conseils pour favoriser l’adoption

Après avoir présenté AI Companion, suivez ces conseils pour favoriser son adoption et expliquer à votre personnel comment l’utiliser efficacement :

  • Mettez en place des sessions de formation et des permanences virtuelles via Zoom pour expliquer comment activer AI Companion et répondre aux éventuelles questions.
  • Créez un canal Zoom Team Chat dédié à AI Companion sur lequel vos équipes pourront poser leurs questions et s’échanger des astuces et meilleures pratiques.
  • Formez un comité de power users ou d’utilisateurs férus d’IA prêts à s’impliquer d’une manière ou d’une autre, que ce soit en aidant leurs collègues, testant de nouvelles fonctionnalités ou organisant eux-mêmes des sessions de formation.

Ressources pour le personnel

Parce que chacun et chacune dans l’entreprise apprend et s’investit de façon différente, nous proposons une large éventail de ressources sur AI Companion à transmettre à vos équipes.

Premiers pas avec AI Companion

Vous souhaitez commencer à utiliser AI Companion ? Voici quelques liens importants :

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