AI Companion AI Guide

En IT-ledares guide till Zoom AI

5 minuters läsning

Publicerad den 20 december 2023

I denna blogg

01 Granskning av säkerhet och integritet – svar på dina frågor - Jumplink to Granskning av säkerhet och integritet – svar på dina frågor
02 Allt om Zoom AI-kontroller och inställningar - Jumplink to Allt om Zoom AI-kontroller och inställningar
03 Skapa en pilotgrupp för att testa AI-funktioner - Jumplink to Skapa en pilotgrupp för att testa AI-funktioner
04 Mallar och resurser för kommunikation med medarbetare - Jumplink to Mallar och resurser för kommunikation med medarbetare
05 Kom igång med AI i Zoom Workplace - Jumplink to Kom igång med AI i Zoom Workplace

Lauren Reed

Innehållsstrateg

Allt fler organisationer ser AI som en absolut nödvändig teknik för medarbetarna, snarare än något som kan vara bra att ha. Som IT-chef befinner du dig i främsta ledet av denna digitala omvandling och har som uppgift att implementera rätt sorts teknik för att hjälpa medarbetarna att samarbeta och kommunicera effektivt.

Med så många tillgängliga AI-lösningar kan ditt team känna sig överväldigat av att utvärdera och testa olika verktyg utifrån faktorer som kostnad, kvalitet, integreringar samt säkerhet och integritet. Att hitta en pålitlig och effektiv lösning tar tid. Men att gå för långsamt fram kan medföra egna risker. Om angelägna medarbetare inte får tillgång till godkända AI-verktyg är risken stor att de börjar använda ej granskade appar i arbetet, och då har du ingen insyn i hur företagsdata hanteras eller om den används för att träna AI-modeller från tredje part. Dessutom går de miste om de produktivitetsvinster som AI kan erbjuda.

Du kanske också funderar över hur du ska integrera AI i dina befintliga arbetsflöden, introducera användarna och kommunicera värdet av AI så att medarbetarna börjar använda lösningen.

Här kommer Zoom AI, en del av den plattformen Zoom Workplace som du litar på, och den samarbetsupplevelse som dina medarbetare redan känner till och gillar – ett enkelt sätt att sammanfatta möten och chattrådar, skriva meddelanden i Zoom Chat och e-post samt brainstorma och organisera idéer på en whiteboard eller i ett Zoom Doc.

Oavsett om du aktivt överväger Zoom AI eller letar efter vägledning om hur du implementerar det effektivt, har vi sammanställt informationen du behöver nedan. Är du ny på AI i Zoom Workplace? Ta reda på vad det kan göra för teamet.

En noggrann utvärdering av alla applikationer är avgörande för att se till att företagets data är skyddade och att potentiella risker minimeras. Zooms starka omsorgskultur, som prioriterar säkerhet och integritet i centrum för sina produkter, är en nyckelfaktor i vårt engagemang för ansvarsfull AI. Om din organisation redan använder Zoom känner du säkert till hur vi prioriterar säkerhet, integritet och efterlevnad på hela Zoom Workplace-plattformen.

Viktigast av allt är att Zoom inte använder våra kunders ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annan kommunikation, såsom kundinnehåll (t.ex. omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner), för att träna Zooms modeller eller tredjepartsmodeller för artificiell intelligens.

Om du inte är bekant med Zooms säkerhets- och sekretesspraxis ger vår vitbok om säkerhet och integritet en detaljerad titt på våra produktfunktioner och tillvägagångssätt för ansvarsfull AI, och svarar på många frågor du kan ha när du utvärderar våra AI-lösningar.

För information om:

hur vi använder och skyddar dina uppgifter
dataflöde och överföring till tredje part (i förekommande fall)
Specifika detaljer om datalagring och lagring för AI-funktioner
vår process för att utveckla generativa AI-funktioner.

Ladda ner vitboken om säkerhet och integritet för Zoom AI.

Som administratör kan du aktivera eller inaktivera funktioner för hela ditt konto på sidan för kontoinställningar i adminportalen. Du kan välja om du vill ge alla medarbetare eller bara vissa grupper tillgång till specifika funktioner (kräver version 6.2.5 eller senare).

Det är inte ett val mellan allt eller inget – till exempel så kanske du vill att medarbetare ska kunna sammanfatta möten, men vänta med att införa vissa funktioner för medarbetarna, som e-post eller komposition i teamchatt, tills du har genomfört fler tester. Du kan enkelt aktivera eller inaktivera åtkomsten i dina kontoinställningar.

I dina administratörsinställningar ser du möjligheten att växla varje tillgänglig funktion på eller av på kontonivå.

För att få ännu mer detaljerad kontroll kan du styra medarbetarnas åtkomst till AI-funktioner på konto-, grupp- och användarnivå.

Så här ser det ut, med mötessammanfattning som exempel, även om detta gäller andra AI-funktioner:

Aktivering av mötessammanfattning på kontonivå innebär att mötesvärdar på ditt konto (specifikt medarbetare inom din organisation med en berättigande Zoom-licens) har möjlighet att starta en AI-genererad sammanfattning av mötet.
Kontoägare kan skapa grupper och hantera åtkomst till AI-funktioner på gruppnivå. Detta gör att vissa användare kan ha mötessammanfattningar när de är värdar för möten, samtidigt som det begränsar andras möjligheter. Du kanske vill göra detta som en del av en pilotgrupp (vi tar upp det nedan) eller av andra skäl, t.ex. efterlevnad.
Värdar kan välja att aktivera eller inaktivera funktionen för mötessammanfattning på användarnivå. Det innebär att Zoom-mötesvärdar själva kan avgöra om de vill generera en mötessammanfattning för sina Zoom-möten. De kan också hantera AI-funktioner från fall till fall inom varje Zoom-möte, inklusive att slå på eller av funktioner under mötet, och – om de använder en klientversion som stöds – stänga av vissa funktioner som aktiverats av andra mötesdeltagare.

För att begränsa inställningar på konto- och gruppnivå klickar du på låsikonen för att förhindra att användare ändrar dem. Du kan till exempel kräva att alla mötessammanfattningar endast skickas till mötesvärden.

Anpassningsbara inställningar ger ännu mer administrativ kontroll

När du har aktiverat en funktion har du ännu fler alternativ för att styra hur AI-resultat delas och nås. När du till exempel aktiverar mötessammanfattningar för Zoom Meetings kan du bestämma vilka som automatiskt ska få dessa mötessammanfattningar: endast värden, värden och interna deltagare eller om sammanfattningarna ska delas med alla mötesinbjudna, inklusive de utanför ditt företag.

Medarbetare kan välja när de vill använda AI i Zoom Workplace

På användarnivå kan medarbetare välja hur de vill använda AI-funktioner under de möten som de är värdar för. De kan aktivera mötessammanfattningar så att de automatiskt startar för varje möte de är värd för, eller välja att starta sammanfattningen manuellt. Zoom-mötesvärdar kan också bestämma om deltagarna ska få ställa frågor under möte i de möten de håller. Mötesvärden kan aktivera och inaktivera de här funktionerna under ett pågående möte.

Under ett möte kommer alla deltagare att meddelas när AI-funktioner är aktiverade. När AI-funktioner är aktiva i ett möte visas en AI-ikon längst upp till höger i mötesfönstret.

Innan du rullar ut AI-funktioner i hela organisationen kan det vara bra att först köra ett pilottest med en utvald grupp medarbetare. På så sätt kan du testa funktionerna och samla in feedback och lärdomar från en mindre användarbas först. Med våra detaljerade kontroller för AI-funktioner är det enkelt att göra det.

I avsnittet Användarhantering på ditt konto skapar du en ny grupp för dina testare.
Skapa en ny separat grupp för icke-testare.
I kontoinställningarna i administratörsportalen:
- Här kan du välja vilka AI-funktioner som ska aktiveras – detta sker på kontonivå, det vill säga för alla användare på ditt konto. I nästa steg begränsar du åtkomsten för den övergripande organisationen samtidigt som du tillåter åtkomst för testgruppen.
Under Användarhantering, välj din testgrupp och aktivera sedan de funktioner du vill att testgruppen ska få tillgång till.
Välj den grupp som inte är testare och där alla andra användare i din organisation ingår.
- Inaktivera sedan alla funktioner för gruppen som inte är testare.
- Klicka på låsikonen för att förhindra att användare i den här gruppen ändrar den.

Om du vill kan du tilldela separata administratörer till testgruppen – de får inte fullständig administratörsåtkomst till kontot, men kan däremot lägga till och hantera medlemmar i testgruppen. Detta är perfekt om du vill delegera hanteringen av pilotprojektet till någon, även om personen i fråga inte är kontoadministratör.

Kommunikation med medarbetare är avgörande när ny teknik införs. Om medarbetarna inte är informerade om vad som finns tillgängligt, övertygade om hur det kan hjälpa dem och bekväma med att använda den, kommer de troligtvis inte att börja använda den.

Här är några sätt som AI i Zoom Workplace kan hjälpa dig att bli mer effektiv i ditt arbete:

Under möten kan du registrera feedback och diskussionspunkter, ställa frågor under mötet om vad som har sagts eller till och med ställa frågor för webbsökning.
När du har varit borta från kontoret kan du sammanfatta dina olästa chattar, få en lista med åtgärdspunkter baserad på en konversation i en chattkanal eller sammanfatta en e-posttråd.
I stället för att stirra på en tom sida kan du be AI om ett första utkast, en sammanfattning av ett dokument du laddar upp eller om att ändra tonen i ditt befintliga utkast.

Här är ett exempel på ett mallmail för att introducera AI-funktioner i teamet. Innan du skickar meddelandet ska du se till att du redigerar det för att återspegla vilka AI-funktioner du väljer eller vilka Zoom-produkter du är licenserad för:

–

Hej [medarbetare]!

Vi är glada att meddela att AI-funktioner i Zoom Workplace, Zooms generativa AI-funktioner, nu är tillgängliga för dig att använda på Zoom.

AI i Zoom Workplace har ett antal funktioner som är utformade för att hjälpa dig under hela din arbetsdag och kan förbättra både produktiviteten och samarbetet. Den kan göra följande:

Sammanfatta Zoom-möten och få en översikt över vad som hände och vilka åtgärdspunkterna är, även utan att spela in mötet. Funktionen kan också sammanfatta långa Zoom Chat-trådar, vilket hjälper dig att spara tid genom att få ett sammandrag av konversationen.
Skapa en dagordning för ditt kommande möte. Baserat på tidigare möten eller chatttrådar, be AI skapa en agenda för ditt nästa möte.
Sammanfatta uppladdade dokument. I AI-chatten laddar du upp en PDF, Microsoft Office-fil eller ett Google-dokument och ber AI att sammanfatta viktig information från dokumentet.
Svara på frågor du har om ett möte i realtid – som ”Nämndes mitt namn?” eller ”Vad är nästa steg?”
Skriv Zoom Chat-meddelanden och Zoom Mail-mejl med rätt ton och längd. Allt du behöver göra är att ge en prompt.
Göra det enklare att granska inspelningar genom att dela upp dem i smarta kapitel efter ämne samt markera viktig information och identifiera åtgärdspunkter.
Generera idéer i Zoom Canvas och Zoom Whiteboard baserat på din prompt, vilket hjälper dig att kickstarta brainstormingsessioner eller nya utkast till innehåll

Här är några vanliga frågor du kan ha:

Kan jag välja om jag vill använda AI-funktioner?

Du kan hantera vilka AI-funktioner du vill använda i Zoom Meetings som du är värd för. Du kan slå på eller av funktionerna i dina profilinställningar, och välja om du vill använda dem i Zoom-möten från fall till fall. Du kan även välja när du vill aktivera eller inaktivera AI-funktioner medan Zoom-mötet pågår, inklusive att (om du använder en klientversion som stöds) stänga av vissa funktioner som aktiveras av andra mötesdeltagare. AI-ikonen visas i det övre högra hörnet av ditt fönster om AI-funktioner är aktiva under ett möte. Om du deltar i ett Zoom-möte där AI-funktioner används blir du meddelad om det genom en avisering.

Kommer mina möteskonversationer att användas för att träna AI-modeller?

Zoom använder sig inte av kundernas ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annat kommunikationsliknande kundinnehåll (såsom omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner) för att träna Zooms eller tredjeparters modeller för artificiell intelligens.

Hur kommer jag igång?

Titta efter AI-ikonen när du använder Zoom Workplace – i din Zoom Meetings verktygsfält, Zoom Chat, Zoom Mail eller Zoom Whiteboard.

Se Zooms introduktionsguide för mer information och för att lära dig hur du kan få ut det mesta av AI-funktionerna i Zoom Workplace.
Om du vill stänga av vissa AI-funktioner går du till dina Zoom profilinställningar.
För svar på de vanligaste frågorna om att komma igång, besök Zooms supportsida: Använda AI i Zoom Workplace.

Om du har frågor eller funderingar kan du kontakta oss på [FÖRETAG][AVDELNING].

___

Tips för att öka användningen

När du har infört AI-funktioner, följ dessa tips för att driva adoption och hjälpa dina anställda att lära sig använda dem effektivt:

Ställ in utbildningar och virtuella kontorstider via Zoom Meetings för att hjälpa anställda att aktivera AI-funktioner och svara på frågor de kan ha.
Skapa en Zoom Chat-kanal dedikerad till AI-funktioner så att dina anställda kan ställa frågor eller dela sina egna tips och bästa praxis med varandra.
Skapa en kommitté med avancerade användare eller AI-entusiaster som kan hjälpa medarbetarna, testa nya funktioner eller hålla egna utbildningssessioner beroende på sin engagemangsnivå.

Resurser för medarbetare

Anställda lär sig och engagerar sig på olika sätt, och vi har en mängd AI-resurser tillgängliga som du kan dela med dem.

Är du redo att komma igång med AI-funktioner? Här är några viktiga länkar:

Kolla in AI-funktionssidan för de senaste funktionerna och möjligheterna.
Ladda ner vår rapport om säkerhet och integritet.
Ta kursen AI för administratörer i Zooms utbildningscenter.
Gå till din organisations kontoportal för administratörer för att aktivera AI-funktioner.
Läs mer om hur andra chefer och medarbetare tänker kring AI i vår rapport AI in the Workplace.

Redaktörens anmärkning: Detta blogginlägg redigerades den juni 2026 för att inkludera den mest aktuella informationen om AI-funktioner i Zoom Workplace.