Come ottenere il massimo da Zoom AI Companion 2.0: una guida per iniziare con il tuo assistente di IA

In un ambiente di lavoro frenetico come quello attuale, l'ottimizzazione della produttività e il miglioramento della collaborazione sono priorità assolute. La tecnologia IA, fortunatamente, può esserci d'aiuto e molte organizzazioni ne stanno vedendo i vantaggi. Morning Consult, per conto di Zoom*, ha condotto un'indagine globale che ha rilevato che, tra i team che utilizzano l'IA, oltre il 75% dei leader ha dichiarato che i loro dipendenti hanno completato le attività più velocemente, sono stati più produttivi e hanno prodotto un lavoro di qualità superiore.

Zoom AI Companion, il tuo assistente di IA generativa, può aiutarti a rivoluzionare il modo in cui lavori e comunichi. È incluso senza costi aggiuntivi nei servizi a pagamento assegnati al tuo account utente Zoom ed è progettato per integrarsi perfettamente con l'esperienza Zoom Workplace offrendoti una serie di funzionalità che ti possono aiutare a lavorare meglio, non di più. 

In questa guida spiegheremo in modo dettagliato come attivare AI Companion 2.0: esploreremo le sue funzionalità principali e daremo alcuni consigli che ti aiuteranno a sfruttare al meglio questo eccezionale assistente di IA.

Sia che tu sia alle prime armi con l'IA, sia che tu ne stia esplorando i vantaggi da tempo, ti starai chiedendo come può aiutarti AI Companion. Uno dei punti di forza di AI Companion è la sua integrazione con le modalità di utilizzo Zoom. In aggiunta, come tutto ciò che riguarda Zoom Workplace, è semplice e facile da usare. 

Con AI Companion 2.0 puoi davvero fare ancora molto altro:

• Contesto ampliato. Il pannello laterale di AI Companion si riferisce al contesto. Capisce cosa stai cercando, riconosce le tue interazioni precedenti e ti fornisce suggerimenti per tenere sotto controllo il lavoro. Ad esempio, se la chat per il team è aperta, riceverai suggerimenti basati su tale chat come: "Riepiloga gli ultimi i messaggi".
• Sintesi delle informazioni. Sul nuovo pannello laterale puoi estrarre informazioni da riunioni, chat, documenti e molto altro ancora e, se sei connesso a Zoom Workplace, anche informazioni da Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Calendar e Google Docs. Puoi anche cercare informazioni sul web direttamente da AI Companion.
• Azione. AI Companion 2.0 può aiutarti a identificare e a completare le fasi successive e le azioni da intraprendere. Con il lancio di Zoom Tasks (previsto per la fine del 2024), sarai presto in grado di ottenere ancora di più individuando, monitorando e completando le azioni in Zoom Workplace.

Riepilogare le informazioni per aiutarti a essere sempre aggiornato

Se hai poco tempo e molti messaggi da recuperare, AI Companion può riepilogare rapidamente i thread della chat e riepilogare gli elementi d'azione. In questo modo potrai cogliere il quadro generale e potrai rispondere in modo efficiente.

AI Companion può anche fornire riepiloghi delle riunioni, in modo che tu non debba prendere appunti durante le riunioni per ricordare ciò che è stato discusso o i passi successivi che tu e il team dovete intraprendere. Inoltre, non devi registrare la riunione per fare generare un riepilogo ad AI Companion.

AI Companion può anche fornire riepiloghi di chiamate, SMS e segreteria telefonica su Zoom Phone, aiutandoti a risparmiare ancora più tempo.

Mantieni le conversazioni sulla riunione focalizzate e incisive

Secondo la ricerca di Zoom di Morning Consult, la principale attività per la quale i leader sarebbero più disposti a utilizzare l'IA è l'aiuto in tempo reale durante le riunioni. Questa funzionalità rende l'assistente di riunione basato sull'IA un applicativo prezioso.

AI Companion può rispondere alle tue domande su una riunione in corso. Grazie ad AI Companion 2.0, puoi chattare con AI Companion attraverso un pannello laterale, sul quale puoi richiedere assistenza per molte attività diverse: l'acquisizione di feedback e i punti di discussione, la formulazione di domande dal web e la conoscenza dei partecipanti, cioè il loro ruolo e il fuso orario in cui si trovano per esempio. Gli organizzatori delle riunioni hanno a disposizione alcune impostazioni di controllo per decidere se i partecipanti hanno la possibilità di porre domande sulla riunione, anche per sapere cosa è successo prima di partecipare. 

Dopo la riunione, puoi utilizzare il nuovo pannello laterale per porre domande sulla riunione ad AI Companion, come "Quali argomenti sono stati trattati?" o "È stato citato il mio nome?" 

Fatti aiutare con le bozze e cogli i contenuti più velocemente 

Secondo la ricerca Zoom di Morning Consult, i dipendenti impiegano la maggior parte del loro tempo sul lavoro a redigere e a inviare e-mail e messaggi di chat rispetto a ogni altra attività. Inoltre, il 44% dei dipendenti dichiara di dedicare a questi compito più tempo di quanto vorrebbe.

AI Companion, in qualità assistente di scrittura di IA, può comporre messaggi e-mail con il tono e la lunghezza appropriati, aiutandoti a realizzare comunicazioni professionali ed efficaci. AI Companion può anche aiutarti a scrivere un'e-mail di ringraziamento di follow-up ai partecipanti alle riunioni in base a quanto discusso. 

Puoi anche usarlo per comporre le risposte in Zoom Team Chat con il tono e la lunghezza corretti. Così facendo, potrai risparmiare tempo e consentire una comunicazione efficace all'interno del team.

In Zoom Docs, puoi creare, rivedere e riepilogare i contenuti in un unico luogo. Crea un nuovo documento a partire dal riepilogo della riunione e utilizza i modelli di IA per trasformare i contenuti esistenti in ciò che ti serve.

Ecco per cosa puoi chiedere aiuto ad AI Companion sul nuovo pannello laterale: 

• Creare idee per una campagna di marketing o fare in modo che realizzi uno slogan per te sulla base di un documento di sintesi della campagna che hai caricato. Chiedi ad AI Companion di aiutarti a creare un nuovo titolo, un'introduzione o a cambiare il tono della tua bozza. 
• Riepilogare o fornire punti chiave specifici dei file caricati. Carica PDF, file di Microsoft Office 365 o Google Docs, Sheets e Slides e chiedi ad AI Companion di riepilogare per comprendere rapidamente i punti chiave senza dover leggere l'intero documento.

Con pochi clic in Zoom Whiteboard, AI Companion può aiutarti a generare idee su una lavagna digitale e a organizzare i contenuti in categorie, migliorando la sessione di brainstorming. 

Puoi utilizzare le funzionalità di AI Companion disponibili con i servizi a pagamento assegnati al tuo account utente Zoom senza alcun costo aggiuntivo.** Per attivarlo:

1. Chiedi al tuo amministratore. Il tuo amministratore può abilitare o disabilitare le funzionalità tramite le impostazioni a livello di account e di gruppo. Se stai partecipando a una riunione Zoom e vedi il diamante simbolo di AI Companion sulla barra degli strumenti, puoi cliccargli sopra e seguire le istruzioni per chiedere all'amministratore di abilitare la funzionalità. 
2. Apri Zoom Workplace e accedi: per usare AI Companion 2.0, controlla la disponibilità degli aggiornamenti. (È richiesta la versione 6.2.5 o successiva.) 
3. Nel browser web, apri le impostazioni del tuo account: 
1. Sul lato sinistro, clicca su Impostazioni.
2. In alto, clicca su AI Companion.
3. Potrai attivare e disattivare ognuna delle funzionalità che hanno le impostazioni a livello di utente.
4. Inizia l'esplorazione. Cerca il diamante di AI Companion in diversi prodotti Zoom Workplace, come la barra degli strumenti dei controlli di Zoom Meetings o la finestra di Zoom Team Chat. Dopo aver trovato il diamante di AI Companion, puoi iniziare a esplorare le sue capacità come assistente di IA per le riunioni, aiuto nella scrittura e altro ancora.

Scopri come utilizzare AI Companion per risparmiare tempo e semplificare la collaborazione. Ecco alcuni consigli pro:

1. Impostalo e dimenticatene. Se imposti AI Companion in modo che crei sempre riepiloghi delle riunioni, tutte le riunioni che organizzi verranno riepilogate automaticamente. Se stai partecipando a una riunione di cui non desideri il riepilogo, puoi sempre disattivarlo durante la riunione ed eliminare tutte le risorse della riunione che sono state create. 
2. Usa il diamante di AI Companion ovunque lo trovi. AI Companion è integrato in tutto Zoom Workplace. Ogni volta che vedi il diamante di AI Companion e gli clicchi sopra, vedrai in che modo AI Companion può aiutarti in quel momento. 
3. Sii specifico con i tuoi prompt. Per ottenere risultati più simili a quelli che avevi in mente, sii specifico nelle tue richieste, includi informazioni di base, indica ad AI Companion come analizzare le informazioni e descrivi esattamente come vuoi che ti vengano forniti i risultati. 

Per saperne di più su come scrivere i suggerimenti per AI Companion, leggi la nostra guida sulle best practice.

Migliora l'efficienza con AI Companion 2.0

Di seguito sono riportati alcuni esempi di prompt per iniziare e alcune funzionalità che prevediamo di implementare in futuro. Prova a chiedere aiuto ad AI Companion in questo modo e ricorda che puoi caricare documenti locali su AI Companion:

• Zoom Meetings
• Riepiloga una riunione passata.
• Riepiloga questa riunione.
• Il mio nome è stato citato in questa riunione?
• Quali sono stati i temi affrontati in questa riunione?
• Quali sono le fasi successive di questa riunione?
• Zoom Team Chat
• Riepiloga i messaggi recenti su questo canale.
• Riepiloga i messaggi non letti su questo canale.
• Che cosa ha detto [PERSON] su [TOPIC] in questo canale?
• Quali sono le azioni che devo intraprendere su questo canale?
• Zoom Docs
• Riepiloga questo documento.
• Quali sono stati i punti chiave di questo documento?
• Scrivi uno schema su [TOPIC].
• Crea un itinerario di viaggio per visitare [CITY].
• Crea un annuncio pubblicitario di un paragrafo a partire da questo documento.
• Zoom Mail
• Riepiloga questa e-mail.
• Elenca i passi successivi da questa e-mail.
• Devo rispondere a questa e-mail?
• Quanto è urgente questa e-mail?

Impaziente di vedere come AI Companion potrà essere d'aiuto in futuro:

• Poni domande sui messaggi non letti della chat per il team su chat o canali diversi. 
• Ottieni riepiloghi e risposte su più thread di e-mail.
• Utilizza i prompt che includono intervalli temporali, ad esempio "Mostrami i momenti salienti dell'ultima settimana".
• Richiedi i dettagli completi sulle riunioni imminenti. Quando chiedi attualmente informazioni sulle riunioni imminenti, potresti vedere le riunioni rifiutate o un riepilogo incompleto delle riunioni.
• Poni domande su Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, sui flussi di lavoro Zoom, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps e sulle aree di lavoro Zoom.

I risultati effettivi di AI Companion e la velocità di risposta possono variare a seconda del prompt, delle impostazioni del prodotto e dei dati disponibili. Zoom innoverà e migliorerà AI Companion nel tempo, raccoglierà i feedback dei clienti e migliorerà la reattività. Al momento in cui scriviamo, AI Companion 2.0 è disponibile sull'app Zoom per macOS e Windows. Disponibilità per i dispositivi mobili in arrivo.

Che ne dici di migliorare la produttività e il livello di collaborazione, iniziando a usare AI Companion oggi stesso, senza costi aggiuntivi con i servizi a pagamento assegnati al tuo account utente Zoom? 

Se non hai un piano Zoom a pagamento idoneo, effettua l'upgrade oggi stesso per accedere ai vantaggi di AI Companion. È il momento di lavorare in modo più smart, collaborare più efficacemente e raggiungere i tuoi obiettivi con facilità.

Ecco le risorse a disposizione se ti servono ulteriori suggerimenti e consigli per AI Companion:

• Guida al centro per l'onboarding di AI Companion
• Dimostrazione pratica nel Centro di formazione Zoom
• Assistenza Zoom AI Companion

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Nota dell'editore: questo post sul blog è stato modificato il 23 ottobre 2024 per includere le informazioni più aggiornate su Zoom AI Companion.

*In base a un sondaggio online condotto su 11 023 lavoratori della conoscenza a tempo pieno in Stati Uniti, Regno Unito, Irlanda, Germania, Francia, Giappone, Singapore e Australia. Condotto da Morning Consult per conto di Zoom Communications, Inc. dal 10 al 25 agosto 2023.

**AI Companion potrebbe non essere disponibile per alcuni settori e per alcuni clienti regionali.