So setzen Sie Zoom AI Companion optimal ein: Leitfaden für die ersten Schritte mit Ihrem KI-gestützten Assistenten

Die Arbeitsumgebungen von heute sind von hohem Tempo geprägt. Daher stehen die Maximierung der Produktivität und Verbesserungen beim kollaborativen Arbeiten ganz oben auf der Prioritätenliste. Zum Glück ist KI-gestützte Technologie hierbei eine große Hilfe. Viele Unternehmen profitieren bereits davon. Laut einer global von Morning Consult im Auftrag von Zoom unter Unternehmensverantwortlichen durchgeführten Umfrage* berichteten mehr als 75 % der Befragten, dass die Mitarbeiter in den Teams, die KI nutzten, ihre Aufgaben schneller erledigten, produktiver arbeiteten und eine höhere Qualität erzielten.

Zoom AI Companion, Ihr Assistent mit generativer KI, hilft Ihnen dabei, beim Arbeiten und bei der Kommunikation völlig neue Wege einzuschlagen. Der Assistent ist ohne Zusatzkosten im Leistungsumfang Ihres kostenpflichtigen Zoom-Benutzerkontos enthalten und lässt sich nahtlos in Ihr Zoom-Benutzererlebnis integrieren. So hilft Ihnen der Assistent dabei, smarter statt härter zu arbeiten. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie AI Companion aktivieren, erkunden die Hauptfunktionen und lernen einige Tipps und Tricks zum optimalen Einsatz dieses unglaublichen KI-gestützten Assistenten kennen.

• Diese Arbeiten nimmt Ihnen Zoom AI Companion ab
• So aktivieren Sie AI Companion
• So nutzen Sie den KI-gestützten Assistenten optimal

Ganz gleich, ob KI für Sie noch Neuland ist oder ob Sie schon eine gewisse Erfahrung damit haben, stellen Sie sich vielleicht die Frage, wie AI Companion Ihnen konkret helfen kann. Einer der Vorteile von AI Companion ist die enge Integration in die Nutzung von Zoom. Außerdem ist der Assistent wie alle Komponenten unserer Plattform äußerst intuitiv und benutzerfreundlich. AI Companion unterstützt Sie unter anderem bei folgenden Aufgaben‎:

Verfassen von Nachrichten

Laut Morning Consult-Umfrage im Auftrag von Zoom verbringen Mitarbeiter mit nichts mehr Arbeitszeit als mit dem Verfassen und Versenden von E-Mail- und Chat-Nachrichten. Darüber hinaus sagten 44 % der befragten Mitarbeiter, dass sie mehr Zeit mit derartigen Aufgaben verbringen, als ihnen lieb ist.

AI Companion kann E-Mail-Nachrichten in angemessener Wortwahl und Länge formulieren. Auf diese Weise hilft Ihnen der KI-gestützte Assistent beim Verfassen professioneller und effektiver Kommunikation. 

Sie können den Assistenten auch zum Verfassen von in Form und Länge angemessenen Antworten in Zoom Team Chat einsetzen und damit schneller und effizient innerhalb Ihres Teams kommunizieren.

Informationszusammenfassungen bringen Sie schnell auf den neuesten Stand

Wenn Sie sich schnell einen Überblick über schier unzählige Chat-Nachrichten verschaffen müssen, kann AI Companion einzelne Chat-Threads für Sie zusammenfassen, damit Sie wissen, worum es geht, und sich sinnvoll am Gespräch beteiligen können.

AI Companion kann auch Meeting-Zusammenfassungen bereitstellen, damit Sie sich während eines Meetings keine Notizen zu den besprochenen Punkten oder den nächsten Schritten für Sie und Ihr Team machen müssen. Außerdem benötigt AI Companion keine Aufzeichnung des Meetings, um eine Zusammenfassung zu erzeugen.

In Kürze können Sie mit AI Companion noch mehr Zeit sparen, denn bald ist der Assistent in der Lage, aufgezeichnete Telefonate zu analysieren sowie SMS-Nachrichten und Voicemails auf Zoom Phone zusammenzufassen.

Unterstützung vor, während und nach Meetings

Laut Morning Consult-Umfrage im Auftrag von Zoom sind Führungskräfte insbesondere dazu bereit, sich von KI in Echtzeit bei Meetings unterstützen zu lassen. Damit ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent ein sehr wichtiges Tool.

AI Companion kann Ihre Fragen zu einem laufenden Meeting beantworten. Wenn der Host diese Funktion aktiviert, können Sie AI Companion um eine Zusammenfassung des bisherigen Geschehens bitten und fragen, ob Ihr Name erwähnt wurde oder ob Sie irgendwelche Aktionselemente verpasst haben. Meeting-Hosts steuern über Datenschutzeinstellungen, ob die Teilnehmer Fragen zum Meeting stellen können – etwa, um herauszufinden, was bislang geschehen ist. 

Wenn die Aufzeichnung eines Meetings in der Cloud gespeichert wird, kann AI Companion automatisch intelligente Aufzeichnungen erstellen. Diese kapitelweise organisierten Aufzeichnungen enthalten wichtige Informationen und Aktionselemente für die Teilnehmer. So können Sie Aufzeichnungen von verpassten Meetings schneller durchsehen und finden schnell die Informationen, die Sie benötigen, um aktiv zu werden.

AI Companion kann Ihnen auch beim Planen von Meetings helfen. In Kürze kann AI Companion in Chat-Nachrichten automatisch den Bedarf an einem Meeting erkennen und blendet für diesen Fall im Team-Chat eine Schaltfläche für die Planung ein. Dies beschleunigt Ihren Planungsprozess erheblich.

In Zukunft können Sie mit AI Companion über eine dialogorientierte Oberfläche interagieren und in einem breiten Aufgabenspektrum Unterstützung anfordern.

Höhere Arbeitsqualität

AI Companion kann zur Steigerung der Produktivität und zu einem besseren kollaborativen Arbeiten beitragen. Aber auch die Qualität Ihrer Arbeit profitiert vom Assistenten. 

NEU! Mit nur wenigen Klicks kann Ihnen AI Companion dabei helfen, Ideen auf einem digitalen Whiteboard zu sammeln und in Kategorien aufzuteilen. So machen Sie mehr aus Ihren Brainstorming-Sitzungen. 

In Zukunft erhalten Sie während eines Meetings Echtzeit-Feedback zu Ihren Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten und können sofort Korrekturen vornehmen.

Sie sind jetzt mit den Methoden vertraut, mit denen AI Companion Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Hier erfahren Sie, wie Sie den Assistenten gleich in der Praxis einsetzen können. Die Funktionen von AI Companion stehen Ihnen im Rahmen der Services für Ihr kostenpflichtiges Zoom-Benutzerkonto ohne Zusatzkosten zur Verfügung.** Gehen Sie einfach wie folgt vor, um den Assistenten zu aktivieren:

1. Wenden Sie sich an Ihren Admin: Standardmäßig sind alle Funktionen von AI Companion deaktiviert. Daher müssen Admins die Funktionen zuerst in den Einstellungen auf Konto- und Gruppenebene aktivieren. Wenn Sie sich in einem Zoom-Meeting befinden und in der Symbolleiste das Symbol  für AI Companion angezeigt wird, können Sie bei Ihrem Admin die Aktivierung der Funktion beantragen. Klicken Sie dafür auf das Symbol, und befolgen Sie die Anweisungen. 
2. Melden Sie sich an und aktualisieren Sie die Zoom-Anwendung: Rufen Sie die Zoom-Anwendung auf und prüfen Sie, ob Sie angemeldet sind. Achten Sie außerdem darauf, dass der Client auf dem aktuellen Stand ist (es ist mindestens Version 5.16.0 erforderlich).
3. Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen im Web-Portal (klicken Sie im linken Fenster auf „Einstellungen“) und suchen Sie die Registerkarte von AI Companion. Bei Funktionen mit Einstellungen auf Benutzerebene können Sie die Optionen einzeln aktivieren und deaktivieren. 

4. Beginnen Sie mit der Erkundung: Das Symbol für AI Companion () ist in mehreren Produkten der Zoom-Anwendung zu finden, etwa in der Symbolleiste der Bedienelemente für Zoom Meetings oder im Fenster von Zoom Team Chat. Sobald Sie das Symbol für AI Companion gefunden haben, können Sie damit beginnen, die Funktionen auszuprobieren, etwa den KI-gestützten Meeting-Assistenten, die Schreibhilfe und vieles mehr.

Möchten Sie wissen, wie Sie mit AI Companion Zeit sparen und das kollaborative Arbeiten optimieren können? Hier finden Sie einige Profi-Tipps:

1. Vergessen ist keine Option mehr: Wenn Sie die Protokollfunktion des KI-gestützten Meeting-Assistenten zu schätzen wissen, aber häufig vergessen, zu Beginn der Meetings auf die Schaltfläche „Meeting-Zusammenfassung“ des AI Companion zu klicken, können Sie festlegen, dass die Zusammenfassung beim Start aller von Ihnen gehosteten Meetings automatisch gestartet wird. 
2. Machen Sie konkrete Formulierungsvorgaben: Wenn AI Companion Ihnen bei der Formulierung von E-Mail- oder Chat-Nachrichten helfen soll, können Sie konkrete Vorgaben wie den Ton und den Zweck der Nachricht festlegen. Diese Vorgaben helfen AI Companion dabei, eine Nachricht zu verfassen, die Ihren Vorstellungen entspricht.
3. Halten Sie Ausschau nach AI Companion: Der große Vorteil von AI Companion ist die Präsenz in der gesamten Zoom-Plattform. Der Assistent ist in Ihre Arbeitsabläufe integriert. Halten Sie einfach Ausschau nach dem Symbol , wenn Sie in Team Chat arbeiten oder am nächsten Meeting teilnehmen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, sehen Sie, wie Ihnen AI Companion dabei helfen kann, produktiver zu arbeiten.

Wenn Sie dazu bereit sind, Ihre Produktivität und das kollaborative Arbeiten zu verbessern, dann beginnen Sie gleich mit der Nutzung von AI Companion. Der Assistent ist ohne zusätzliche Kosten in Ihrem kostenpflichtigen Zoom Konto enthalten. 

Wenn Sie kein kostenpflichtiges Zoom-Abo haben, das Sie zur Nutzung des Assistenten berechtigt, führen Sie noch heute ein Upgrade durch, mit dem Sie die Vorteile von AI Companion nutzen können. Smarter arbeiten, effektiver kollaborativ arbeiten und Ziele ohne großen Aufwand erreichen – worauf warten Sie noch?

Möchten Sie mehr Tipps? Für eine praktische Lektion, wie Sie AI Companion in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können, besuchen Sie unser Zoom Lerncenter.

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* Basis: Online-Umfrage unter 11.023 Vollzeit-Wissensarbeitern in den USA, Großbritannien, Irland, Deutschland, Frankreich, Japan, Singapur und Australien. Durchgeführt von Morning Consult im Auftrag von Zoom Video Communications, Inc. im Zeitraum vom 10. bis 25. August 2023.

** Hinweis: AI Companion ist unter Umständen in einigen Verticals und Regionen nicht verfügbar.