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Cómo aprovechar al máximo Zoom AI Companion: la guía para empezar a usar el asistente de IA

8 min de lectura

Actualizado el January 26, 2024

Publicado el September 24, 2023

Cómo aprovechar al máximo Zoom AI Companion: la guía para empezar a usar el asistente de IA

En el acelerado entorno de trabajo actual, la maximización de la productividad y la mejora de la colaboración son las máximas prioridades. Por suerte, la tecnología de IA puede ayudar en este aspecto, y muchas organizaciones ya están viendo sus beneficios. Una encuesta global que realizó Morning Consult en nombre de Zoom* determinó que, entre los equipos que utilizan IA, más del 75 % de los líderes indicaron que sus empleados completaron las tareas más rápido, resultaron más productivos y produjeron un trabajo de mayor calidad.

Zoom AI Companion, el asistente de IA generativa, puede ayudar a revolucionar su forma de trabajar y comunicarse. Este asistente, que se incluye sin costo adicional con los servicios de pago que se asignan a su cuenta de usuario de Zoom, está diseñado para integrarse perfectamente con su experiencia de Zoom. Además, ofrece una serie de funciones que pueden ayudarlo a trabajar de manera más inteligente, no más ardua.

En esta guía, le explicaremos cómo activar AI Companion, analizaremos sus funciones principales y le daremos algunos consejos y trucos para aprovechar al máximo este increíble asistente de IA.

  • Qué puede hacer por usted Zoom AI Companion
  • Cómo activar AI Companion
  • Cómo aprovechar al máximo el asistente de IA

Qué puede hacer por usted Zoom AI Companion

Tanto si es nuevo en el mundo de la IA como si lleva tiempo descubriendo sus ventajas, tal vez se pregunte cómo puede ayudarlo AI Companion. Una de las grandes ventajas de AI Companion es que está integrado en su forma de utilizar Zoom y, como todos los demás elementos de nuestra plataforma, es sencillo y fácil de usar. A continuación, detallamos algunas formas en las que puede ayudarlo:

Redacción de mensajes

Según la encuesta de Zoom Morning Consult, los empleados dedican más tiempo a escribir y enviar correos electrónicos y mensajes de chat que a cualquier otra cosa en el trabajo. Además, el 44 % de los empleados afirma que dedica a estas tareas más tiempo del que quisiera.

Como asistente de redacción de IA, AI Companion puede redactar mensajes de correo electrónico con el tono y la extensión adecuados, lo que lo ayudará a crear comunicaciones profesionales y eficaces.

También puede utilizarlo para redactar las respuestas de Zoom Team Chat con el tono y la extensión adecuados, con lo que ahorrará tiempo y dará lugar a una comunicación eficaz dentro de su equipo.

Resumen de información para que pueda ponerse al día

Si tiene poco tiempo y no logra ponerse al día con los mensajes de chat acumulados, AI Companion puede resumir rápidamente cada uno de los hilos del chat, lo que le permite captar la idea general y responder de forma eficaz.

AI Companion también puede preparar resúmenes de reuniones, por lo que no es necesario tomar notas durante las reuniones para recordar los temas que se trataron o los siguientes pasos que deben dar usted y su equipo. Además, no es necesario grabar la reunión para que AI Companion genere un resumen.

Próximamente, AI Companion podrá proporcionar un análisis de las llamadas telefónicas grabadas y resúmenes de mensajes SMS y mensajes de voz en Zoom Phone, lo que le permitirá ahorrar aún más tiempo.

Ayuda antes, durante y después de las reuniones

Según la encuesta de Morning Consult para Zoom, la tarea principal para la que los líderes estarían más dispuestos a utilizar la IA es la ayuda en tiempo real durante las reuniones. Eso convierte a un asistente de reuniones con IA en una valiosa herramienta.

AI Companion puede responder a sus preguntas sobre una reunión en curso. Si el anfitrión habilita esta función, basta con que pida a AI Companion un resumen de lo que ha ocurrido hasta el momento, si se ha mencionado su nombre o si se ha perdido algún elemento de acción. Los anfitriones de la reunión tienen opciones de privacidad para controlar si quieren que los participantes puedan hacer preguntas sobre la reunión, incluido enterarse de lo que pasó antes de que se unieran.

Después de una reunión grabada en la nube, AI Companion puede crear grabaciones inteligentes organizadas por capítulos de forma automática, resaltar la información importante y crear elementos de acción para los asistentes. Esto le permite revisar más rápidamente las grabaciones de las reuniones que se haya perdido y encontrar con rapidez la información que necesita para pasar a la acción.

Si necesita ayuda para programar una reunión, AI Companion también podrá hacerlo. Muy pronto, AI Companion podrá detectar automáticamente la intención de una reunión en los mensajes de chat y mostrará un botón de programación en Zoom Team Chat para optimizar el proceso de programación.

En el futuro, podrá interactuar con AI Companion a través de una interfaz conversacional, lo que le permitirá solicitar asistencia en una gran variedad de tareas.

Mejora de la calidad de su trabajo

AI Companion puede ayudarlo a aumentar la productividad y la colaboración, pero también a mejorar la calidad de su trabajo.

¡NOVEDAD! Con unos pocos clics, AI Companion puede ayudarlo a generar ideas en una pizarra digital y organizar el contenido en categorías, lo que le permitirá mejorar su sesión de intercambio de ideas.

Novedades: AI Companion puede ayudarlo a generar ideas en Zoom Whiteboard.

En el futuro, podrá recibir comentarios en tiempo real sobre sus habilidades de comunicación y presentación durante las reuniones para que pueda mejorar en el acto.

Cómo activar AI Companion

Ahora que ya conoce todas las formas en las que AI Companion puede asistirlo durante su día de trabajo, a continuación le indicamos cómo puede comenzar a utilizarlo de inmediato. Tiene acceso a las características de AI Companion disponibles con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom sin costo adicional.** Para activarlo, simplemente siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Consulte con su administrador: de forma predeterminada, todas las características de AI Companion están deshabilitadas, por lo que los administradores deben habilitarlas primero en la configuración en el nivel de cuenta y de grupo. Si está en una reunión de Zoom y ve el icono de AI Companion  en la barra de herramientas, puede hacer clic en él y seguir las instrucciones para solicitar a su administrador que habilite esa característica.
  2. Inicie sesión y actualice su cliente de Zoom: acceda a su cliente de Zoom y compruebe que ha iniciado sesión. Asegúrese también de que su cliente esté actualizado (se requiere la versión 5.16.0 como mínimo).
  3. Vaya a la configuración de su cuenta del portal web (haga clic en «Configuración» en el panel izquierdo) y busque la pestaña AI Companion. En el caso de las características que tienen una configuración en el nivel de usuario, podrá activar y desactivar cada función.
Novedades: Ahora puede gestionar la configuración de AI Companion en un solo lugar.
  1. Comience a explorar: puede encontrar el icono de AI Companion () en varios productos dentro del cliente de Zoom, como en la barra de herramientas de los controles de Zoom Meetings o en la ventana de Zoom Team Chat. Cuando haya encontrado el icono de AI Companion, podrá empezar a explorar sus posibilidades como asistente para reuniones, ayudante de redacción y mucho más.

Cómo aprovechar al máximo el asistente de IA

¿Quiere saber cómo utilizar AI Companion para ahorrar tiempo y agilizar la colaboración? A continuación, le ofrecemos algunos consejos profesionales:

  1. Configúrelo y olvídese. Si le encantan las funciones de toma de notas de un asistente de reuniones con IA, pero siempre se olvida de hacer clic en el botón de «resumen de la reunión» de AI Companion al comienzo de las reuniones, habilite la configuración para iniciar automáticamente el resumen de la reunión al principio de todas las reuniones que organice.
  2. Especifique sus indicaciones. Cuando quiera que AI Companion lo ayude a redactar un mensaje de correo electrónico o de chat, puede incluir en su indicación datos específicos, como el tono que quiere o la finalidad del mensaje. Esto ayudará a AI Companion a generar un mensaje más adecuado a lo que usted busca.
  3. No pierda de vista el icono de AI Companion. Lo fantástico de AI Companion es que está presente en toda la plataforma Zoom, por lo que está integrado en su forma de trabajar. Solo hay que estar atento al icono Zoom AI Companion mientras trabaja en Zoom Team Chat o se une a su próxima reunión. Al hacer clic en él, verá cómo AI Companion puede ayudarlo a ser más productivo durante su día de trabajo.

Comience a utilizar Zoom AI Companion hoy mismo

Si quiere mejorar su productividad y colaboración, empiece a utilizar AI Companion hoy mismo, sin costo adicional con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom.

Si no tiene un plan de pago de Zoom elegible, actualícelo hoy mismo para acceder a los beneficios de AI Companion. Es hora de trabajar de forma más inteligente, colaborar con mayor eficacia y alcanzar sus objetivos con facilidad.

¿Desea recibir más consejos? No olvide consultar nuestro Centro de Aprendizaje de Zoom para recibir una lección práctica sobre cómo utilizar AI Companion en su día laboral.

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Según una encuesta online realizada a 11 023 trabajadores del conocimiento a tiempo completo en EE. UU., Reino Unido, Irlanda, Alemania, Francia, Japón, Singapur y Australia. Llevada a cabo por Morning Consult en nombre de Zoom Video Communications, Inc. del 10 al 25 de agosto de 2023.

**Nota: Es posible que AI Companion no esté disponible para determinados sectores verticales y determinados clientes regionales.

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