Cómo aprovechar al máximo Zoom AI Companion 2.0: la guía para empezar a usar el asistente de IA

En el acelerado entorno de trabajo actual, la maximización de la productividad y la mejora de la colaboración son las máximas prioridades. Por suerte, la tecnología de IA puede ayudar en este aspecto, y muchas organizaciones ya están viendo sus beneficios. Una encuesta global que realizó Morning Consult en nombre de Zoom* determinó que, entre los equipos que utilizan IA, más del 75 % de los líderes indicaron que sus empleados completaron las tareas más rápido, resultaron más productivos y realizaron un trabajo de mayor calidad.

Zoom AI Companion, su asistente de IA generativa, puede ayudarle a revolucionar la forma en que trabaja y se comunica. Está incluido sin coste adicional con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom y se diseñó para integrarse perfectamente con su experiencia de Zoom Workplace, ya que ofrece una serie de capacidades que pueden contribuir a que trabaje de forma más inteligente, no más ardua. 

En esta guía, le explicaremos cómo activar AI Companion 2.0, analizaremos sus funciones principales y compartiremos algunos consejos y trucos para que aproveche al máximo este increíble asistente de IA.

Tanto si es nuevo en el mundo de la IA como si lleva tiempo descubriendo sus ventajas, tal vez se pregunte cómo puede ayudarle AI Companion. Una de las grandes ventajas de AI Companion es que está integrado en su forma de utilizar Zoom y, como todos los demás elementos de Zoom Workplace, es sencillo y fácil de usar. 

Puede hacer aún más cosas con AI Companion 2.0:

• Ampliación del contexto: el panel lateral de AI Companion tiene en cuenta el contexto. Entiende lo que usted está buscando, reconoce sus interacciones anteriores y le ofrece sugerencias para que no pierda el ritmo de su trabajo. Por ejemplo, si tiene abierto Team Chat, recibirá sugerencias en función de él, como «Resumir mensajes recientes».
• Síntesis de la información: en el nuevo panel lateral, puede extraer información de sus reuniones, chats, documentos y más, y si está conectado a Zoom Workplace, información de Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Calendar y Google Docs. Incluso puede buscar información en la web directamente desde AI Companion.
• Toma de medidas: AI Companion 2.0 puede ayudarle a identificar y completar sus siguientes pasos y elementos de acción. Con el lanzamiento de Zoom Tasks (previsto para fines de 2024), pronto podrá hacer aún más cosas al visualizar, rastrear y completar acciones en Zoom Workplace.

Resuma la información para ponerse al día

Si tiene poco tiempo y no logra ponerse al día con los mensajes de chat acumulados, AI Companion puede resumir rápidamente sus hilos de chat e identificar los elementos de acción, lo que le ayudará a captar la idea general y responder de manera eficaz.

AI Companion también puede proporcionar resúmenes de reuniones, por lo que no es necesario que tome notas durante las reuniones para recordar los temas que se trataron o los siguientes pasos que deben dar usted y su equipo. Además, no es necesario que grabe la reunión para que AI Companion genere un resumen de la reunión.

AI Companion también puede proporcionar resúmenes de llamadas, mensajes SMS y correos de voz en Zoom Phone, lo que le permite ahorrar aún más tiempo.

Mantenga el enfoque y el impacto de las conversaciones de las reuniones

Según la encuesta de Morning Consult para Zoom, la tarea principal para la que los líderes estarían más dispuestos a utilizar la IA es la ayuda en tiempo real durante las reuniones. Eso convierte a un asistente de reuniones con IA en una valiosa herramienta.

AI Companion puede responder a sus preguntas sobre una reunión que se esté desarrollando. Con AI Companion 2.0, puede chatear con AI Companion mediante un panel lateral, en el que puede pedir ayuda con una amplia variedad de tareas, como recopilar comentarios y puntos de debate, hacer preguntas desde la web y obtener más información sobre los asistentes, como cuál es su rol y en qué zona horaria se encuentran. Los anfitriones de reuniones cuentan con opciones de configuración para controlar si desean que los participantes puedan hacer preguntas sobre la reunión, incluida la información sobre lo que ocurrió antes de que se unieran. 

Después de la reunión, puede utilizar el nuevo panel lateral para preguntar a AI Companion sobre ella, como «¿Qué temas se trataron?» o «¿Se mencionó mi nombre?». 

Obtenga ayuda con sus borradores y asimile el contenido más rápido 

Según la encuesta de Morning Consult para Zoom, los empleados dedican más tiempo a redactar y enviar correos electrónicos y mensajes de chat que a cualquier otra cosa en el trabajo. Además, el 44 % de los empleados asegura que dedica a estas tareas más tiempo del que desearía.

Como asistente de redacción de IA, AI Companion puede redactar mensajes de correo electrónico con el tono y la extensión adecuados, lo que le ayudará a crear comunicaciones profesionales y eficaces. AI Companion también puede ayudar a redactar un correo electrónico de agradecimiento a los asistentes a una reunión a partir de los temas tratados. 

También puede utilizarlo para redactar las respuestas de Zoom Team Chat con el tono y la extensión adecuados, con lo que ahorrará tiempo y dará lugar a una comunicación eficaz dentro de su equipo.

En Zoom Docs, puede crear, revisar y resumir contenido, todo en un solo lugar. Cree un nuevo documento a partir de los resúmenes de sus reuniones y utilice las plantillas de IA para transformar el contenido disponible en exactamente lo que necesita.

Dentro del nuevo panel lateral AI Companion, puede pedirle que le ayude con tareas como las siguientes: 

• Crear algunas ideas de campaña de marketing o hacer que genere algunos eslóganes por usted sobre la base de un documento de resumen de campaña cargado. Pida a AI Companion que le ayude a elaborar un nuevo titular o introducción, o que cambie el tono de su borrador. 
• Resumir los archivos cargados o proporcionar sus puntos clave específicos. Cargar archivos PDF, archivos de Microsoft Office 365, o Google Docs, Sheets y Slides, y pedir a AI Companion que haga un resumen para poder entender rápidamente los puntos clave sin tener que leer todo el documento.

En Zoom Whiteboard, AI Companion puede ayudarle a generar ideas en una pizarra digital y organizar el contenido en categorías, lo que le permitirá mejorar su sesión de intercambio de ideas. 

Puede utilizar las características de AI Companion disponibles con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom sin coste adicional.** Para activarlo, haga lo siguiente:

1. Consulte a su administrador: su administrador puede habilitar o deshabilitar características a través de la configuración en el nivel de cuenta y de grupo. Si está en una reunión de Zoom y ve el logotipo de AI Companion en la barra de herramientas, puede hacer clic en él y seguir las instrucciones para solicitar a su administrador que habilite esa característica. 
2. Abra Zoom Workplace e inicie sesión: para utilizar AI Companion 2.0, busque actualizaciones. (Se requiere la versión 6.2.5 o posterior). 
3. En un navegador web, abra la configuración de su cuenta y siga estos pasos: 
1. A la izquierda, haga clic en Configuración.
2. En la parte superior, haga clic en AI Companion.
3. En el caso de las características que tienen configuraciones de nivel de usuario, puede activar y desactivar cada una.
4. Comience a explorar: busque el logotipo de AI Companion en varios productos de Zoom Workplace, como la barra de herramientas de los controles de Zoom Meetings o la ventana de Zoom Team Chat. Después de encontrar el logotipo de AI Companion, podrá empezar a examinar sus capacidades como asistente de reuniones de IA, asistente de escritura y más.

Aprenda a utilizar AI Companion para ahorrar tiempo y optimizar la colaboración. Aquí le ofrecemos algunos consejos profesionales:

1. Configúrelo y olvídese. Si configura AI Companion para que cree siempre resúmenes de las reuniones, todas las reuniones que organice se resumirán de manera automática. Si está en una reunión que no desea que se resuma, puede desactivar el resumen de la reunión durante ella y eliminar cualquier activo de la reunión que se haya creado. 
2. Utilice el logotipo de AI Companion dondequiera que lo encuentre. AI Companion está integrado en todo Zoom Workplace. Cada vez que vea y haga clic en el logotipo de AI Companion, verá cómo AI Companion puede ayudarle en ese momento. 
3. Sea específico en sus indicaciones. Para obtener resultados más próximos a los que tenía en mente, sea específico en su solicitud, incluya información de referencia, indique a AI Companion cómo analizar la información y describa exactamente cómo desea que se le proporcionen los resultados. 

Para obtener más información sobre cómo escribir indicaciones para AI Companion, lea nuestra guía sobre las prácticas recomendadas.

Logre más cosas con AI Companion 2.0

A continuación, presentamos algunos ejemplos de indicaciones para comenzar y algunas características que tenemos previsto implementar en el futuro. Pruebe estas formas de pedir ayuda a AI Companion, y recuerde que puede cargar documentos locales en AI Companion:

• Zoom Meetings
• Resumir una reunión anterior.
• Sintetizar esta reunión.
• ¿Se mencionó mi nombre en esta reunión?
• ¿Qué temas se trataron en la reunión?
• ¿Cuáles son los siguientes pasos en esta reunión?
• Zoom Team Chat
• Resumir los mensajes recientes en este canal.
• Resume los mensajes no leídos en este canal.
• ¿Qué dijo [PERSONA] sobre [TEMA] en este canal?
• ¿Cuáles son mis elementos de acción en este canal?
• Zoom Docs
• Resumir este documento.
• ¿Cuáles son los puntos principales en este documento?
• Redactar un resumen sobre [TEMA].
• Crear un itinerario de viaje para visitar [CIUDAD].
• Crear un anuncio de marketing de un párrafo a partir de este documento.
• Zoom Mail
• Resumir este correo electrónico.
• Indicar los siguientes pasos a partir de este correo electrónico.
• ¿Tengo que responder a este correo electrónico?
• ¿Qué urgencia tiene este correo electrónico?

Descubra cómo AI Companion podrá ayudarle en el futuro:

• Haga preguntas sobre mensajes no leídos de Team Chat en varios chats o canales. 
• Reciba resúmenes y respuestas sobre varios hilos de correo electrónico.
• Utilice indicaciones que incluyan intervalos de tiempo, por ejemplo: «Muéstrame lo más destacado de la semana pasada».
• Solicite información completa sobre las próximas reuniones. Cuando pregunta actualmente sobre sus próximas reuniones, es posible que vea sus reuniones rechazadas o un resumen incompleto de ellas.
• Haga preguntas sobre Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps y Zoom Workspaces.

Los resultados reales de AI Companion y la velocidad de respuesta pueden variar en función de la indicación, la configuración del producto y los datos disponibles. Zoom innovará y optimizará AI Companion con el paso del tiempo, recopilará comentarios de los clientes y mejorará la capacidad de respuesta. Hasta el momento, AI Companion 2.0 está disponible en la aplicación de Zoom para macOS y Windows. Pronto estará disponible para dispositivos móviles.

Si quiere mejorar su productividad y colaboración, empiece a utilizar AI Companion hoy mismo, sin coste adicional con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom. 

Si no tiene un plan de pago de Zoom elegible, actualícelo hoy mismo para acceder a los beneficios de AI Companion. Es hora de trabajar de forma más inteligente, colaborar con mayor eficacia y alcanzar sus objetivos con facilidad.

Si quiere conocer más consejos y trucos de AI Companion, revise estos recursos:

• Centro de incorporación de AI Companion
• Demostración práctica en el Centro de Aprendizaje de Zoom
• Soporte de Zoom AI Companion

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Nota del editor: Esta publicación en blog se editó el 23 de octubre de 2024 para incluir la información más actualizada sobre Zoom AI Companion.

* Según una encuesta en línea a 11 023 trabajadores del conocimiento a tiempo completo en EE. UU., Reino Unido, Irlanda, Alemania, Francia, Japón, Singapur y Australia. Llevada a cabo por Morning Consult en nombre de Zoom Communications, Inc. del 10 al 25 de agosto de 2023.

** Es posible que AI Companion no esté disponible para determinados sectores verticales y determinados clientes regionales.