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如何充分發揮 Zoom AI Companion 的功能:使用 AI 助理的入門指南

8 閱讀分鐘

更新日期 July 15, 2024

發佈日期 September 24, 2023

如何充分發揮 Zoom AI Companion 的功能:使用 AI 助理的入門指南

在現今快節奏的工作環境中,發揮最大生產力和強化協作是優先要務。 幸運的是,AI 科技可協助我們更臻完美,並且許多組織已經看見其帶來的效益。 由 Morning Consult 僅代表 Zoom* 進行的全球問卷調查結果發現,使用 AI 的團隊當中,超過 75% 的主管表示,他們員工完成工作的時間縮短、變得更具生產力,並且產出更高品質的成果。

Zoom AI Companion 是您的生成式 AI 助理,協助您顛覆以往工作與通訊的方式。 包含於 Zoom 使用者帳戶的付費服務之內,無需額外成本,專為無縫整合 Zoom 體驗而設計,提供協助您聰明工作、事半功倍的一系列功能。

在這份指南中,我們將逐步引導您啟用 AI Companion、探索其主要功能,並且分享一些技巧和訣竅,讓您充分發揮 AI 助理的無限可能。

  • Zoom AI Companion 能為您做什麼
  • 如何啟動 AI Companion
  • 充分運用您的 AI 助理

Zoom AI Companion 能為您做什麼

無論您對 AI 完全陌生,或是已經探索過其優勢一陣子,您可能會好奇究竟 AI Companion 能如何提供協助。 AI Companion 最出色的一點是,它融入在您愛用的 Zoom 當中,就像我們平台的所有內容一樣,簡單易用。 以下是協助您使用的一些方法:

撰寫訊息

根據 Zoom Morning Consult 的問卷調查顯示,員工傳送電子郵件和聊天訊息上,撰寫草稿花費的時間比其他任何事情還多。 除此之外,有 44% 的員工表示,他們在這些任務上花費的時間比他們想要的還多。

作為 AI 撰寫助理,AI Companion 能夠以適當的語氣和長度撰寫電子郵件訊息,協助您進行專業且有效的溝通。

您還可以用適合的語氣和長度撰寫 Zoom Team Chat 回覆,協助您省下寶貴時間並實現團隊內的有效溝通。

摘要資訊以協助您快速理解

如果您沒有時間,並有大量聊天訊息需要處理,AI Companion 可快速摘要您的聊天對話串,讓您掌握全局並有效做出回應。

AI Companion 還可以提供會議摘要,因此會議期間您不需要做筆記以記住討論的內容,或者您和團隊要採取的後續行動。 更棒的是,您不需要為 AI Companion 錄製會議即可產生會議摘要。

即將推出,AI Companion 將能夠在 Zoom Phone 上提供對電話錄音的分析,以及 SMS 訊息和語音留言的摘要,協助您節省更多時間。

會議開始前、會議期間及會議後的協助

根據 Zoom Morning Consult 的問卷調查,主管最樂意於使用 AI 的首要任務就是會議期間的即時協作,使 AI 會議助理成為有價值的工具。

AI Companion 能夠回答您關於會議進度的問題。 如果主持人啟用這項功能,可以詢問 AI Companion 截至目前為止的會議摘要、是否有提及您的名字,或者是否錯過任何行動項目。 會議主持人擁有隱私權設定,能夠控制是否允許與會者提出關於會議的問題,包括瞭解他們加入會議之前的情況。

雲端錄製會議後,AI Companion 可以自動建立智慧錄製,根據章節、凸顯重要資訊進行組織,並為與會者建立行動項目。 這有助於您快速回顧錄製內容,彌補可能錯過的會議,並快速找到採取行動所需的資訊。

如果您安排會議需要協助,AI Companion 也能夠提供協助。 即將推出,AI Companion 將能自動偵測聊天訊息中召開會議的意圖,並於團體聊天內顯示排程按鈕以簡化排程流程

將來,您將能夠透過對話式介面與 AI Companion 互動,讓您能夠向助理提出請求,處理各種任務。

改善工作的品質

AI Companion 能夠協助提升生產力和協作能力,同時還可以提高工作的品質。

新功能! 只需按幾下,AI Companion 便可協助您在數位白板上產生想法並將內容分類,將腦力激盪會議提升至更高境界。

新功能! AI Companion 可協助您在 Zoom Whiteboard 內產生想法

將來,您將能夠在會議期間的交流和簡報技巧中獲得即時意見反映,以便您可以立即改進。

如何啟動 AI Companion

現在,您已熟悉 AI Companion 所有協助您日常工作的方式,以下是立即開始使用的幾種方式。 您可以使用指派至您 Zoom 使用者帳戶中的付費服務,立即開始使用 AI Companion 的功能,無須額外費用。** 簡單遵循以下步驟來啟動:

  1. 向您的管理員確認:根據預設,所有 AI Companion 功能都會停用,因此管理員必須先透過帳戶和群組層級設定啟用功能。 如果您正在 Zoom 會議中,並且在工具列中看到 AI Companion  圖示,您可以按一下並遵循指示以請求管理員啟用該功能。
  2. 登入並更新您的 Zoom 用戶端:前往您的 Zoom 用戶端並確保您已登入。 同時,確保您的用戶端已更新 (最低需要 5.16.0 版本)。
  3. 前往您的入口網站帳戶設定 (按一下左側面板中的「設定」) 並找到 AI Companion 標籤。 針對各項功能,擁有使用者層級的設定,您能夠開啟或關閉各個功能。
新功能! 現在,您可以於一個位置管理您的 AI Companion 設定。
  1. 開始探索:您可以在 Zoom 用戶端的多個產品內找到 AI Companion 圖示 (),例如在 Zoom Meetings 控制項工具列或 Zoom Team Chat 視窗中。 一旦您找到 AI Companion 圖示後,您就可以開始探索其功能,如 AI 會議助理、撰寫助手等多種功能。

充分運用您的 AI 助理

想要瞭解如何使用 AI Companion 協助節省時間和簡化協作嗎? 以下是一些專業祕訣:

  1. 設定之後就一勞永逸。 如果您喜歡 AI 會議助理的筆記功能,但始終忘記在會議開始時按一下 AI Companion「會議摘要」按鈕,請在您主持的所有會議開頭啟用自動開始會議摘要的設定。
  2. 明確說明您的提示。 當您想要 AI Companion 協助撰寫電子郵件或聊天訊息時,您可以在提示中具體包括想要表述的語氣或訊息的目的。 這將有助於 AI Companion 產生和您期待更加一致的訊息。
  3. 留意 AI Companion 圖示。 AI Companion 最棒的地方是直接呈現於 Zoom 平台當中,因此直接整合至您的工作方式。 只需在團體聊天中工作或加入下一次會議時留意 Zoom AI Companion 圖示即可。 按一下就會顯示 AI Companion 如何在一天的工作中協助您更有效率。

立即開始使用 Zoom AI Companion

如果您準備好立即使用 AI Companion 來提升您的生產力和協作能力,歡迎透過指派至您 Zoom 使用者帳戶付費的服務,立即開始使用,一切都無須額外費用。

如果您尚未擁有合格的付費 Zoom 計畫,立即升級以開始享有 AI Companion 的優勢。 該是時候以更智慧的方式工作、更有效協作,並輕鬆達成您的目標。

想要獲得更多秘訣嗎? 請務必查看 Zoom 學習中心,瞭解如何在工作日使用 AI Companion 的相關實作課程

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*結果根據對 11,023 名全職知識工作者進行的線上問卷調查,範圍涵蓋美國、 英國、 愛爾蘭、德國、法國、日本、新加坡和澳洲。 由 Zoom Video Communications, Inc. 委託 Morning Consult 進行的調查,自 2023 年 8 月 10 日至 25 日。

**注意:AI Companion 可能不適合用於特定產業和特定地區客戶。

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