Comment tirer le meilleur parti de Zoom AI Companion : votre guide de prise en main de l’assistant IA

Dans l’environnement de travail actuel, particulièrement dynamique, l’optimisation de la productivité et l’amélioration de la collaboration sont les principales priorités. Dans ce contexte, la technologie de l’IA arrive à point nommé et de nombreuses entreprises en comprennent les avantages. Une enquête mondiale organisée par Morning Consult pour le compte de Zoom* a révélé que plus de 75 % des managers des équipes utilisant l’IA avaient signalé que leurs collaborateurs avaient gagné en rapidité et en productivité, tout en produisant un travail de meilleure qualité.

Zoom AI Companion, votre assistant basé sur l’IA générative, peut vous aider à révolutionner vos modes de travail et de communication. Inclus sans frais supplémentaires dans les services payants souscrits par votre compte utilisateur Zoom, il est conçu pour s’intégrer de façon transparente à votre expérience Zoom, tout en vous offrant une gamme de fonctionnalités qui vous permettent de travailler mieux sans travailler plus. 

Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment activer AI Companion, découvrir ses principales fonctionnalités et partager certains trucs et astuces qui vont vous aider à tirer le meilleur parti de cet incroyable assistant IA.

• Ce que Zoom AI Companion peut faire pour vous
• Comment activer AI Companion
• Tirer le meilleur parti de votre assistant IA

Vous ne savez encore rien de l’intelligence artificielle ? Au contraire, vous découvrez ses avantages depuis quelque temps déjà ? Dans ces deux cas, vous vous demandez peut-être ce qu’AI Companion peut vous apporter. L’un des aspects principaux d’AI Companion est que cet outil est intégré aux fonctionnalités Zoom que vous utilisez chaque jour. Et comme le reste de notre plateforme, il est simple et facile à utiliser. Voici quelques exemples de ce qu’il peut faire pour vous :

Rédaction de messages

Selon l’enquête réalisée par Morning Consult pour Zoom, vos collaborateurs passent plus de temps à rédiger et à envoyer des e-mails et des messages de chat qu’à effectuer n’importe quelle autre tâche professionnelle. De plus, 44 % d’entre eux déclarent passer plus de temps à gérer leurs messages qu’ils ne le souhaitent.

En tant qu’assistant à la rédaction basé sur l’IA, AI Companion peut rédiger des e-mails ayant un ton et une longueur appropriés, vous aidant ainsi à communiquer de manière professionnelle et efficace. 

AI Companion vous permet également de rédiger des réponses dans Zoom Team Chat en utilisant le ton et la longueur voulus. Ainsi, vous gagnez du temps et vous améliorez l’efficacité de la communication au sein de votre équipe.

Faites facilement le point grâce aux résumés fournis

Si vous manquez de temps et que vous devez lire énormément de messages de chat pour vous mettre à jour, AI Companion peut vous résumer rapidement chaque fil de discussion. Vous pourrez ainsi avoir une vue d’ensemble des sujets abordés et répondre plus efficacement.

AI Companion peut également générer des résumés de réunion : vous n’avez ainsi pas besoin de prendre des notes pendant une réunion pour vous souvenir des sujets de discussion ou des prochaines actions qui vous ont attribuées, à vous et à votre équipe. De plus, il n’est pas nécessaire d’enregistrer la réunion pour qu’AI Companion génère une synthèse .

Bientôt, AI Companion sera en mesure de fournir une analyse des appels téléphoniques enregistrés, ainsi que des résumés des SMS et messages vocaux échangés dans Zoom Phone, ce qui vous fera gagner encore plus de temps.

De l’aide avant, pendant et après une réunion

Selon l’enquête réalisée par Morning Consult pour Zoom, ce dont les chefs d’équipe auraient le plus besoin est de recevoir de l’aide en temps réel pendant les réunions, ce qui fait de l’assistant IA pour les réunions un outil particulièrement précieux.

AI Companion peut répondre à vos questions sur une réunion en cours. Si cette fonctionnalité est activée par l’hôte, il vous suffit d’obtenir de l’AI Companion une synthèse de ce qui s’est passé précédemment, et de lui demander si votre nom a été mentionné ou si vous avez été désigné pour prendre certaines mesures. Les organisateurs de réunions disposent de paramètres de confidentialité qui leur permettent d’autoriser ou non les participants à poser des questions sur la réunion, y compris pour savoir ce qu’il s’est passé avant qu’ils ne s’y connectent. 

Lorsqu’une réunion a été enregistrée dans le cloud, AI Companion peut automatiquement créer des enregistrements intelligents organisés par chapitre, mettre en avant les informations importantes et définir les mesures à prendre par les participants. Ainsi, vous prenez connaissance plus rapidement des enregistrements des réunions que vous avez manquées et vous retrouvez plus vite les informations concernant les mesures que vous devez prendre.

Si vous avez besoin d’aide pour programmer une réunion, AI Companion peut également le faire à votre place. Prochainement, AI Companion sera en mesure de détecter automatiquement votre intention d’organiser une réunion dans les messages de chat et affichera un bouton dans Zoom Team Chat qui simplifiera le processus de programmation.

Prochainement, vous pourrez interagir avec AI Companion via une interface de conversation, ce qui vous permettra de demander de l’assistance sur un grand nombre de tâches.

Amélioration de la qualité de votre travail

Si AI Companion peut vous aider à optimiser la productivité et la collaboration, cet outil est aussi en mesure de contribuer à améliorer la qualité de votre travail. 

NOUVEAUTÉ ! En quelques clics, AI Companion fait passer vos sessions de brainstorming à un niveau supérieur en vous aidant à générer des idées sur un tableau blanc et en organisant vos contenus dans différentes catégories. 

Bientôt, vous recevrez des commentaires en temps réel sur vos compétences en communication et en présentation lors des réunions afin de pouvoir vous améliorer instantanément.

Maintenant que vous savez en quoi AI Companion peut vous aider pendant votre journée de travail, découvrez immédiatement comment faire vos premiers pas. Vous avez accès, sans frais supplémentaires, aux fonctionnalités AI Companion disponibles avec les services payants associés à votre compte utilisateur Zoom**. Il vous suffit de suivre cette procédure pour les activer :

1. Contactez votre administrateur : par défaut, toutes les fonctionnalités AI Companion sont désactivées et votre administrateur doit commencer par les activer dans les paramètres des comptes et des groupes. Si vous participez à une réunion Zoom et que vous voyez l’icône AI Companion  s’afficher dans la barre d’outils, cliquez dessus et suivez les instructions pour demander à votre administrateur d’activer cette fonctionnalité. 
2. Connectez-vous à votre client Zoom et mettez-le à jour : accédez au client Zoom et assurez-vous d’être connecté. Vérifiez également que votre client est à jour (version 5.16.0 requise au minimum).
3. Accédez aux paramètres de votre compte sur le portail web (cliquez sur « Paramètres » dans le panneau de gauche) et recherchez l’onglet AI Companion. Vous pouvez activer ou désactiver les fonctionnalités dont les paramètres sont définis au niveau des comptes utilisateur. 

4. Partez à la découverte d’AI Companion : l’icône correspondante () apparaît dans plusieurs produits du client Zoom, par exemple dans la barre d’outils des contrôles Zoom Meetings ou dans la fenêtre Zoom Team Chat. Lorsque vous l’avez repérée, vous pouvez partir à la découverte des fonctionnalités d’AI Companion, qu’il s’agisse de l’assistant IA pour les réunions, de l’outil d’aide à la rédaction, etc.

Vous souhaitez savoir comment utiliser AI Companion pour gagner du temps et simplifier la collaboration ? Voici quelques astuces de pro :

1. Configurez-le et n’y pensez plus. Si vous appréciez les fonctionnalités de prise de notes d’un assistant IA pour les réunions, mais que vous oubliez de cliquer sur le bouton « Synthèse de la réunion » au début de vos réunions, activez le paramètre permettant de démarrer automatiquement la synthèse au début de chaque réunion que vous organisez. 
2. Donnez des instructions précises dans vos suggestions. Si vous souhaitez qu’AI Companion vous aide à rédiger un e-mail ou un message de chat, vous pouvez inclure des instructions précises concernant le ton à adopter ou l’objectif à évoquer dans les suggestions. Ainsi, AI Companion générera un message qui correspondra mieux à vos attentes.
3. Cherchez l’icône AI Companion. Le principal atout d’AI Companion est qu’il est présent partout sur la plateforme Zoom, et donc intégré à votre travail quotidien. Recherchez l’icône  lors de vos sessions Zoom Team Chat ou lorsque vous participez à une réunion. Cliquez dessus pour découvrir comment AI Companion peut améliorer votre productivité tout au long de votre journée de travail.

Si vous êtes prêt à doper votre productivité et à renforcer la collaboration, commencez à utiliser AI Companion dès aujourd’hui. Cette fonctionnalité est ajoutée sans frais supplémentaires aux services payants associés à votre compte utilisateur Zoom. 

Si vous n’avez pas souscrit un forfait Zoom payant, changez dès aujourd’hui pour bénéficier de tous les avantages d’AI Companion. Il est temps de travailler mieux, de collaborer plus efficacement et d’atteindre facilement vos objectifs.

Vous voulez d’autres conseils ? Pensez à consulter ce cours pratique disponible dans notre centre d’apprentissage Zoom pour savoir comment utiliser AI Companion au travail.

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* Résultats fondés sur une enquête en ligne organisée auprès de 11 023 travailleurs intellectuels à plein temps aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie. Enquête réalisée par Morning Consult pour le compte de Zoom Video Communications, Inc., du 10 au 25 août 2023.

** Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans certains secteurs et pour certains clients régionaux.