Comment tirer le meilleur parti de Zoom AI Companion 2.0 : votre guide de prise en main de l’assistant IA

Dans l’environnement professionnel effréné d’aujourd’hui, optimiser la productivité et renforcer la collaboration sont des enjeux majeurs. L’IA apporte des solutions concrètes, et de nombreuses entreprises en constatent les bénéfices. Une enquête mondiale menée par Morning Consult pour Zoom* révèle que plus de 75 % des managers d’équipes utilisant l’IA observent une amélioration de la rapidité, de la productivité et de la qualité du travail de leurs collaborateurs.

Zoom AI Companion, votre assistant d’IA générative, révolutionne votre façon de travailler et de communiquer. Inclus sans frais supplémentaires dans les services payants de votre compte utilisateur Zoom, il s’harmonise parfaitement avec votre environnement Zoom Workplace, déployant un éventail de fonctionnalités pour travailler plus intelligemment. 

Ce guide vous accompagnera dans l’activation d’AI Companion, l’exploration de ses fonctionnalités clés et le partage d’astuces pour en tirer le meilleur parti.

Que vous soyez novice en intelligence artificielle ou déjà familier avec ses avantages, vous vous demandez peut-être en quoi AI Companion peut vous être utile. L’un de ses atouts majeurs réside dans son intégration transparente à votre utilisation de Zoom. Fidèle à l’esprit Zoom Workplace, il se distingue par sa simplicité d’utilisation. 

Découvrez les nouvelles fonctionnalités d’AI Companion 2.0 :

• Contextualisation avancée : le panneau latéral d’AI Companion s’adapte intelligemment à votre contexte. Il anticipe vos besoins, mémorise vos interactions antérieures et suggère des actions pertinentes pour améliorer votre productivité. Par exemple, dans Team Chat, vous recevrez des suggestions de requêtes contextuelles comme « Synthétiser les messages récents ».
• Centralisation des données : le nouveau panneau latéral extrait les informations de vos réunions, chats, documents et plus encore. Connecté à Zoom Workplace, il puise également dans Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Agenda et Google Docs. Vous pouvez même lancer des recherches web directement depuis AI Companion.
• Facilitation des actions : AI Companion 2.0 vous aide à identifier et à concrétiser vos prochaines étapes et tâches. Avec le lancement de Zoom Tasks (prévu fin 2024), vous pourrez aller plus loin en repérant, suivant et accomplissant des actions au sein de Zoom Workplace.

Synthétisez l’information pour une mise à jour rapide

Pressé par le temps face à une avalanche de messages ? AI Companion condense rapidement vos fils de discussion et met en lumière les points d’action essentiels, vous permettant de saisir l’essentiel et de réagir efficacement.

AI Companion génère également des synthèses de réunions, vous épargnant la prise de notes fastidieuse pour retenir les points clés et les prochaines étapes. Mieux encore, nul besoin d’enregistrer la réunion pour obtenir un résumé.

Sur Zoom Phone, AI Companion va plus loin en synthétisant les appels, les SMS et les messages vocaux, vous faisant gagner un temps précieux.

Dynamisez et recentrez vos conversations en réunion

L’enquête Zoom Morning Consult révèle que les managers d’équipes plébiscitent l’utilisation de l’IA pour l’assistance en temps réel durant les réunions, soulignant l’importance cruciale d’un assistant IA dans ce contexte.

AI Companion répond à vos questions en direct pendant une réunion. Avec AI Companion 2.0, interagissez via un panneau latéral pour diverses tâches : capturer les commentaires et les points de discussion, effectuer des recherches sur le Web, ou obtenir des informations sur les participants (rôle, fuseau horaire, etc.). Les organisateurs de réunions peuvent paramétrer les droits des participants concernant les questions sur la réunion, y compris sur les échanges ayant eu lieu avant leur connexion. 

Après la réunion, le panneau latéral vous permet d’interroger AI Companion sur des aspects spécifiques, comme « Quels thèmes ont été abordés ? » ou « Mon nom a-t-il été mentionné ? » 

Optimisez votre rédaction et assimilez le contenu plus efficacement 

L’enquête Zoom Morning Consult révèle que les employés consacrent plus de temps à la rédaction et à l’envoi d’e-mails et de messages de chat qu’à toute autre tâche. 44 % d’entre eux estiment y passer trop de temps.

En tant qu’assistant rédactionnel IA, AI Companion excelle dans la composition de messages au ton et à la longueur appropriés, vous aidant à produire des communications professionnelles et percutantes. Il peut même vous aider à rédiger un e-mail de suivi personnalisé aux participants d’une réunion, en s’appuyant sur les points discutés. 

Vous pouvez également l’utiliser pour formuler des réponses dans Zoom Team Chat, alliant justesse de ton et concision, pour une communication d’équipe plus efficace et moins chronophage.

Zoom Docs vous permet de créer, de peaufiner et de résumer vos contenus au sein d’un espace unique. Générez de nouveaux documents à partir de vos synthèses de réunion et utilisez les modèles IA pour remodeler vos contenus existants selon vos besoins spécifiques.

Le nouveau panneau latéral d’AI Companion vous offre une multitude de possibilités : 

• Générer des concepts de campagne marketing ou des accroches à partir d’un brief téléchargé. Repenser un titre, élaborer une introduction ou ajuster le ton de votre ébauche. 
• Synthétiser ou extraire les points saillants de fichiers importés. Analyser rapidement des PDF, des fichiers Microsoft Office 365, Google Docs, Sheets et Slides pour en dégager l’essentiel sans lecture exhaustive.

Sur Zoom Whiteboard, AI Companion stimule votre créativité en générant des idées sur un tableau blanc virtuel et en organisant le contenu par catégories, enrichissant ainsi vos sessions de brainstorming. 

Profitez des fonctionnalités d’AI Companion incluses dans les services payants de votre compte utilisateur Zoom, sans frais additionnels.** Pour l’activer :

1. Consultez votre administrateur : il peut gérer l’activation des fonctionnalités via les paramètres de compte et de groupe. Si vous repérez le diamant AI Companion dans votre barre d’outils lors d’une réunion Zoom, cliquez dessus pour demander l’activation à votre administrateur. 
2. Lancez Zoom Workplace et connectez-vous : pour bénéficier d’AI Companion 2.0, assurez-vous d’avoir la dernière version (version 6.2.5 ou ultérieure). 
3. Dans un navigateur web, accédez à vos paramètres de compte : 
1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres.
2. En haut de la page, sélectionnez AI Companion.
3. Personnalisez les fonctionnalités disposant de réglages individuels selon vos préférences.
4. Découvrez AI Companion : repérez l’icône en forme de diamant d’AI Companion dans les différents outils de Zoom Workplace, comme la barre d’outils de Zoom Meetings ou la fenêtre Zoom Team Chat. Cette icône vous ouvre les portes des multiples capacités d’AI Companion : assistant IA pour vos réunions, aide à la rédaction, et bien plus encore.

Découvrez comment utiliser AI Companion pour gagner du temps et fluidifier votre collaboration. Voici quelques astuces d’expert :

1. Automatisez vos synthèses de réunion : laissez AI Companion créer systématiquement des synthèses de vos réunions. Gardez toujours le contrôle en désactivant la fonction si nécessaire ou en supprimant les synthèses selon vos préférences. 
2. Exploitez AI Companion à chaque opportunité : l’assistant est intégré dans tout l’environnement Zoom Workplace. Cliquez sur l’icône en diamant pour découvrir comment AI Companion peut vous épauler dans chaque situation. 
3. Affinez vos requêtes : pour des résultats optimaux, soyez précis dans vos demandes. Fournissez le contexte nécessaire, guidez AI Companion dans son analyse et détaillez le format de réponse souhaité. 

Pour approfondir la formulation efficace de requêtes, consultez notre guide des meilleures pratiques.

Exploitez pleinement AI Companion 2.0

Découvrez ci-dessous des exemples de requêtes pour vous lancer, ainsi que des fonctionnalités à venir. Essayez ces différentes façons de solliciter l’aide d’AI Companion et n’oubliez pas que vous pouvez également lui soumettre vos documents locaux :

• Zoom Meetings
• Synthétiser une réunion précédente
• Récapituler la réunion en cours
• Vérifier si mon nom a été cité dans cette réunion
• Identifier les sujets abordés lors de la réunion
• Lister les prochaines étapes définies pendant la réunion
• Zoom Team Chat
• Résumer les messages récents d’un canal spécifique
• Synthétiser les messages non lus d’un canal
• Rechercher les propos de [PERSONNE] sur [SUJET] dans ce canal
• Énumérer mes tâches à accomplir dans ce canal
• Zoom Docs
• Résumer un document
• Extraire les points clés d’un document
• Élaborer un plan sur [SUJET].
• Concevoir un itinéraire pour visiter [VILLE]
• Rédiger une annonce marketing concise basée sur ce document
• Zoom Mail
• Synthétiser un e-mail
• Détailler les actions à entreprendre suite à cet e-mail
• Évaluer la nécessité de répondre à cet e-mail
• Déterminer le niveau d’urgence d’un e-mail

Fonctionnalités à venir d’AI Companion :

• Analyser les messages non lus de Team Chat sur plusieurs conversations ou canaux 
• Synthétiser et répondre aux questions sur plusieurs fils de discussion e-mail
• Traiter des requêtes avec des critères temporels, par exemple « Résumer les points importants de la semaine passée »
• Fournir des informations détaillées sur les réunions à venir Actuellement, les réponses concernant vos prochaines réunions peuvent inclure des réunions refusées ou des synthèses partielles.
• Poser des questions sur Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps et Zoom Workspace.

Les résultats et les performances d’AI Companion peuvent varier selon la nature de la requête, les paramètres du produit et les données disponibles. Zoom s’engage à perfectionner continuellement AI Companion, en tenant compte des commentaires des utilisateurs et en améliorant sa réactivité. À ce jour, AI Companion 2.0 est disponible sur l’application Zoom pour macOS et Windows. Son déploiement sur les plateformes mobiles est imminent.

Prêt à dynamiser votre productivité et votre collaboration ? Adoptez AI Companion dès maintenant, sans frais supplémentaires avec les services payants de votre compte utilisateur Zoom. 

Vous ne bénéficiez pas encore d’un forfait Zoom éligible ?Effectuez une mise à niveau dès aujourd’hui et profitez des avantages d’AI Companion. Transformez votre façon de travailler : gagnez en efficacité, renforcez votre collaboration et atteignez vos objectifs avec aisance.

Pour approfondir vos connaissances sur AI Companion, explorez ces ressources :

• Centre d’intégration d’AI Companion
• Démonstration interactive dans le Centre d’apprentissage Zoom
• Assistance relative à Zoom AI Companion

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Note de l’éditeur : cet article de blog a été mis à jour le 23 octobre 2024 pour refléter les dernières évolutions de Zoom AI Companion.

* Selon une enquête en ligne menée auprès de 11 023 travailleurs du savoir à temps plein aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie. Enquête réalisée par Morning Consult pour le compte de Zoom Communications, Inc., du 10 au 25 août 2023.

** AI Companion peut ne pas être disponible dans certains secteurs et pour certains clients régionaux.