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Zoom AI Companion を最大限活用する方法: AI アシスタント入門ガイド

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更新日 May 27, 2024

公開日 September 24, 2023

Zoom AI Companion を最大限活用する方法: AI アシスタント入門ガイド

急速に変化する現代の職場環境において最優先事項となるのは、生産性の最大化とコラボレーションの向上です。 幸い、AI テクノロジーのサポートがあればこれらの達成は可能で、多くの組織が AI テクノロジーのメリットを感じています。 Zoom が委託した Morning Consult によるグローバル アンケート* では、AI を活用しているチームにおいて 75% 以上のリーダーが、従業員のタスク完了が迅速になり、生産性が向上し、業務の質が向上したと報告しています。

ジェネレーティブ AI アシスタントである Zoom AI Companion は、皆様の働き方とコミュニケーション方法を変革する可能性を秘めています。 Zoom ユーザー アカウントの有料サービスに付随して追加料金なしでご利用いただける Zoom AI Companion は、Zoom 体験とシームレスに連携するよう設計されており、より簡単でスマートな働き方を支援する幅広い機能を備えています。

このガイドでは、AI Companion を有効にする方法について順を追って説明し、主な機能を詳しく見ながら、この優れた AI アシスタントを最大限活用するためのヒントやコツをいくつかご紹介します。

  • Zoom AI Companion でできること
  • AI Companion を有効にする方法
  • AI アシスタントを最大限活用する

Zoom AI Companion でできること

AI を使用したことがない人も、AI のメリットを一定期間試したことがある人も、AI Companion がどのように役立つのか疑問に思っておられるかもしれません。 AI Companion の素晴らしい点の 1 つは、Zoom の使用に合わせて活用できる点です。また、Zoom プラットフォームのその他の機能と同様に、シンプルで使いやすいのが特長です。 AI Companion が役立つ仕組みをいくつかご紹介します。

メッセージの作成

Zoom が委託した Morning Consult によるアンケートによると、従業員が業務中に何よりも時間を費やしている作業はメールやチャット メッセージの下書きと送信です。 それに加え、従業員の 44% が、想定より長時間これらの作業に時間を取られていると回答しています。

AI による作成サポートを行う AI Companion は、適切なトーンと長さでメール メッセージを作成でき、プロフェッショナルかつ効果的なコミュニケーションの構築をサポートします。

また、AI Companion を使って Zoom Team Chat の返信を適切なトーンと長さで作成することもできるため、時間を節約できる上、チーム内のコミュニケーションも効率的になります。

状況把握に役立つ情報の要約

時間がなくてチャット メッセージが溜まっているなら、AI Companion にお任せください。すぐにチャット スレッドを要約して、全体像を把握しながら効率的に返答できるようサポートします。

AI Companion はミーティング要約も提供可能なため、ディスカッション内容や、自身とチームがとるべき次のステップを覚えておくために、ミーティング中にメモを取る必要はありません。 さらに、AI Companion によるミーティング要約作成のために、ミーティングをレコーディングしておく必要はありません

近日中に、AI Companion によるレコーディング済み通話の分析と、SMS メッセージと Zoom Phone のボイスメールの要約機能がリリースされます。これらの機能により、さらに時間を節約できるようになるでしょう。

ミーティング前後および最中のサポート

Zoom が委託した Morning Counsult によるアンケートによれば、リーダーがもっとも AI を活用したいと考えている作業はミーティング中のリアルタイム サポートです。このことからも AI ミーティング アシスタントが貴重なツールになっていることが分かります。

AI Companion は、進行中のミーティングについての質問に回答できます。 ホストがこの機能を有効にしている場合は、AI Companion にこれまでのミーティング内容の要約、自分の名前がメンションされたかどうか、見逃したアクション アイテムがあるかどうかについて尋ねてみましょう。 ミーティング ホストはプライバシー設定で参加者がミーティングについて質問(ミーティング参加前に話し合われた内容を尋ねるなど)できるかどうかを制御できます。

クラウド レコーディングされたミーティングの後で、AI Companion はチャプター別に整理されたスマート レコーディングを自動的に作成し、重要な情報をハイライトし、出席者向けにアクション アイテムを作成できます。 これにより、見逃した可能性のあるミーティングのレコーディングをすばやく確認し、対処する必要のある情報を迅速に見つけることができます。

ミーティングのスケジュールでサポートが必要な場合も、AI Companion が役に立ちます。 近日中に、AI Companion はチャット メッセージからミーティングの意図を自動で検出できるようになるほか、チームチャットにスケジュール ボタンを表示してスケジュール プロセスを合理化できるようになります。

今後は、会話型インターフェースを介して AI Companion と対話し、幅広い作業でサポートをリクエストできるようになるでしょう。

仕事の質の向上

AI Companion は生産性とコラボレーションを高めるだけでなく、仕事の質を高める上でも役立ちます。

新機能: AI Companion を使えば、数回クリックするだけでデジタル ホワイトボード上にアイデアを生成してコンテンツをカテゴリ分けし、ブレインストーミング セッションを一段上のレベルに引き上げることができます。

新機能: AI Companion が Zoom Whiteboard でのアイデア生成をサポートします。

将来的には、ミーティング中にコミュニケーションとプレゼンテーションのスキルに対してリアルタイム フィードバックを受け取り、その場で改善できるようになります。

AI Companion を有効にする方法

AI Comapnion が日常業務でどのような支援をしてくれるのかが分かったところで、ここでは AI Companion を今すぐ使い始める方法について説明します。 AI Companion 機能は、Zoom ユーザー アカウントの有料サービスに付随して、追加料金なしでご利用いただけます。** 機能を有効にするには、以下の手順を行います。

  1. 管理者に確認する: デフォルトでは、すべての AI Companion 機能が無効になっているため、最初にアカウント / グループレベルの設定で、管理者が機能を有効にする必要があります。 Zoom ミーティング中にツールバーに AI Companion  アイコンが表示される場合は、それをクリックして指示に従えば、管理者に AI Companion 機能を有効にするようリクエストできます。
  2. Zoom クライアントにサインインしてアップデートする: Zoom クライアントにアクセスし、サインインしていることを確認します。 同時に、クライアントが更新されていることも確認します(必要最小バージョンは 5.16.0 です)。
  3. ウェブポータルのアカウント設定に移動(左パネルの [設定] をクリック)し、[AI Companion] タブを見つけます。 ユーザーレベル設定のある機能については、各機能をオン / オフにできます。
新機能: AI Companion 設定を一元管理できるようになりました。
  1. 機能の試行を開始: AI Companion アイコン()は、Zoom Meetings のコントロール ツールバーや Zoom Team Chat ウィンドウなど、Zoom クライアント内の複数のプロダクトに表示されています。 AI Companion アイコンを見つけたら、AI ミーティング アシスタント、文章作成ヘルパーなど、さまざまな機能を試してみましょう。

AI アシスタントを最大限活用する

AI Companion を使用して時間を節約し、コラボレーションを合理化する方法について知りたいですか? ここでプロのヒントをいくつかご紹介します。

  1. 設定したらあとはお任せ。 AI ミーティング アシスタントのメモ取り機能がお気に入りなのに、ミーティング開始時に AI Companion の [ミーティング要約] ボタンをいつもクリックし忘れるなら、主催するすべてのミーティングの開始時にミーティング要約を自動的に開始する設定を有効にしましょう。
  2. プロンプトを具体的にする。 AI Companion にメールやチャット メッセージの作成をサポートしてもらいたい場合は、希望するトーンやメッセージの目的を具体的にプロンプトに含めることができます。 そうすることで、AI Companion はより希望に沿ったメッセージを作成できるようになります。
  3. 常に AI Companion アイコンに注目。 AI Companion の優れているところは、Zoom プラットフォーム全体で利用可能なため、作業に合わせて使えることです。 チームチャットで作業するときや、次のミーティングに参加するときには、Zoom AI Companion アイコンを常に気にかけるようにしましょう。 このアイコンをクリックすると、日常業務全般にわたって生産性を高める AI Companion 機能を活用できます。

今すぐ Zoom AI Companion の使用を開始

生産性とコラボレーションを向上させる準備ができたら、すぐにでも AI Companion の使用を開始しましょう。Zoom ユーザー アカウントに有料サービスがあれば追加料金なしでご利用いただけます。

対象の Zoom 有料プランが無い場合は、今すぐアップグレードして AI Companion のメリットをぜひ享受してください。 これからは、よりスマートに働き、効果的にコラボレーションし、余分な手間をかけることなく目標を達成する時代です。

さらなるヒントが必要でしょうか? Zoom ラーニング センターでは、いかに AI Companion を日常業務に活用するかをテーマにした実践的なレッスンを提供していますので、忘れずにチェックしてください。

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* 米国、 英国、 アイルランド、ドイツ、フランス、日本、シンガポール、オーストラリアのフルタイム ナレッジ ワーカー 11,023 人を対象に行ったオンライン アンケートに基づきます。 2023 年 8 月 10 日~25 日にかけて Zoom Video Communications, Inc. の委託で Morning Consult が実施しました。

** 注: 特定の業界および地域のお客様は、AI Companion をご利用になれない場合があります。

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