Guia dos líderes de TI sobre o Zoom AI Companion

Cada vez mais, as organizações estão vendo a IA como uma tecnologia imprescindível para os funcionários, em vez de uma tecnologia desejável. Como líder de TI, você está na linha de frente dessa onda de transformação digital, com a missão de trazer a tecnologia certa para ajudar os funcionários a colaborar e se comunicarem com eficiência. 

Com tantas soluções de IA disponíveis, sua equipe pode ficar sobrecarregada avaliando e testando as diferentes ferramentas com base em vários fatores, incluindo custo, qualidade, integrações, segurança e privacidade. Encontrar uma solução confiável e eficaz leva tempo. Mas ser lento demais tem suas próprias armadilhas. Se os funcionários ansiosos não receberem ferramentas de IA aprovadas, eles começarão a usar aplicativos não aprovados para fazer o trabalho, e você não saberá como os dados da empresa estão sendo manipulados ou se estão sendo usados para treinar modelos de IA de terceiros. E eles não conseguirão os ganhos de produtividade que a IA pode proporcionar.

Você também está fazendo malabarismos para incorporar a IA aos seus fluxos de trabalho existentes, integrar usuários e comunicar o valor da IA para que os funcionários a usem. 

Conheça o Zoom AI Companion, seu assistente inteligente de IA na plataforma Zoom. Ele faz parte da plataforma na qual você confia e da experiência de colaboração que seus funcionários já conhecem e adoram, e você está a apenas um clique de distância de aumentar a produtividade da sua equipe, resumindo reuniões e conversas do chat, redigindo mensagens no Team Chat e no e-mail e ajudando a fazer brainstorm e organizar ideias em um quadro de compartilhamento. E como ele está incluído sem custo extra para os usuários pagos em planos Zoom qualificáveis*, você não precisa se preocupar em como fazer para incluir uma nova ferramenta no seu orçamento.

Você pode estar considerando seriamente implantar o AI Companion ou pode estar procurando orientação para implantá-lo de forma eficaz. Em qualquer das situações as informações de que você precisa estão logo abaixo. (Você precisa de uma cartilha sobre o que o AI Companion pode fazer pela sua equipe? Comece aqui).

Uma avaliação rigorosa de qualquer aplicativo é fundamental para ajudar a manter os dados da empresa seguros e reduzir possíveis riscos. Nosso compromisso com uma IA responsável é baseado na forte cultura de cuidado do Zoom, que coloca a segurança e a privacidade no centro dos nossos produtos. Se sua organização usa o Zoom, provavelmente você já está familiarizado com a forma como priorizamos a segurança, a privacidade e a conformidade em toda a nossa plataforma.

O Zoom não usa nenhum áudio, vídeo, chat, compartilhamento de tela, anexo de clientes nem outras comunicações semelhantes ao conteúdo dos clientes (como resultados de enquetes, quadro de compartilhamento e reações) para treinar o Zoom ou os modelos de inteligência artificial de terceiros.

Se você não está familiarizado com as práticas de segurança e privacidade do Zoom, nosso documento técnico sobre segurança e privacidade do AI Companion oferece uma visão detalhada sobre os recursos do nosso produto e da abordagem à IA responsável, respondendo a muitas perguntas que você pode ter ao avaliar nossas soluções de IA. 

Baixe o documento técnico para informações em:

• Como usamos e protegemos seus dados
• Fluxo e transmissão de dados para terceiros (se pertinente)
• Detalhes específicos sobre armazenamento e retenção de dados para cada recurso do AI Companion
• Nosso processo de desenvolvimento dos recursos da IA generativa

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Antes de implantar o AI Companion para toda a sua organização, talvez seja melhor fazer um piloto com um grupo seleto de funcionários. Isso permite testar os recursos e receber feedback, além de, primeiro, aprender com uma base de usuários menor. E com nossos controles específicos para o AI Companion, é fácil fazer isso. Veja como fazer:

1. Crie um novo grupo para participantes do teste na seção Gerenciamento de usuário da sua conta.
2. Crie um novo grupoem separado para aqueles que não vão participar do teste.
3. Nas suas configurações da conta, clique na aba AI Companion. A partir daí, é possívelescolher quais recursos do AI Companion que você deseja ativar, no nível da conta, ou seja, para todos os usuários da sua conta. Na próxima etapa, você restringirá o acesso à organização mais ampla e permitirá o acesso do seu grupo de teste.
4. Em Gerenciamento de usuário, selecione o grupo de teste, acesse a aba AI Companion e ative os recursos que você quer que o grupo de teste acesse. 
5. Selecione o grupo dos funcionários que não fazem parte do teste, que inclui todos os outros usuários da sua organização. Clique na aba AI Companion e, em seguida, desabilite todos os recursos para esse grupo. Clique no ícone do cadeado para impedir qualquer alteração pelos usuários desse grupo. 

Se quiser, é possível atribuir administradores separados ao seu grupo de teste. Eles não terão acesso total com a conta de administrador, mas poderão adicionar e gerenciar membros ao seu grupo de teste. Isso é útil se você quiser delegar a alguém o gerenciamento do teste, mesmo que essa pessoa não seja um administrador de conta.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

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Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

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Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

Ready to get started with AI Companion? Here are a few important links:

• Check out the AI Companion page for the latest features and capabilities.
• Download our AI Companion Security and Privacy White Paper.
• Complete the Zoom AI Companion for Administrators course on the Zoom Learning Center.
• Visit your organization’s admin account portal to enable AI Companion.
• Read more about how other leaders and employees are thinking about AI in our AI in the Workplace report.