IT 리더를 위한 Zoom AI Companion 가이드

점점 더 많은 조직에서 AI를 있으면 좋은 기술이 아니라 직원에게 꼭 필요한 기술로 인식하고 있습니다. IT 리더인 여러분은 디지털 트랜스포메이션의 흐름에 앞장서서 직원들이 효과적으로 협업하고 소통하는 데 필요한 기술을 도입할 책임이 있습니다. 

너무 많은 AI 솔루션을 이용할 수 있는 환경에서 비용, 품질, 통합, 보안 및 개인정보 보호 등을 비롯한 다양한 요소를 기준으로 여러 도구를 평가하고 테스트하는 것이 버겁게 느껴질 수 있습니다. 신뢰할 수 있고 효과적인 솔루션을 찾으려면 시간이 많이 걸립니다. 하지만 너무 신중을 기하는 것은 그 자체로 문제가 될 수 있습니다. 열정이 넘치는 직원에게 승인된 AI 도구를 제공하지 않으면, 업무 중에 검증되지 않은 앱을 사용해 볼 수 있습니다. 그러면 회사 데이터가 어떻게 처리되고 있는지, 또는 타사 AI 모델 학습에 회사 데이터가 사용되고 있는지도 파악할 수 없습니다. 또한 직원은 AI를 통해 얻을 수 있는 생산성 향상을 누리지 못할 수 있습니다.

지금도 여러분은 기존 워크플로에 AI를 통합하고, 사용자를 온보딩하고, 직원들이 AI를 사용할 수 있도록 AI의 가치를 전달하는 방법도 고민하고 있을 겁니다. 

Zoom 플랫폼에서 스마트 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 사용해 보세요. AI Companion은 여러분이 신뢰하는 플랫폼에서 제공하는 기능이자 이미 많은 직원이 사용하고 사랑하는 협업 환경입니다. 클릭 한 번이면 미팅 및 채팅 스레드를 요약하고, 팀 채팅의 메시지와 이메일을 작성하고, 화이트보드에 아이디어를 브레인스토밍하고 정리하여 팀의 생산성을 한껏 높일 수 있습니다. 또한 대상 Zoom 요금제*를 사용하는 유료 사용자에게 추가 비용 없이 무료로 제공되므로 예산에 맞는 새 도구를 찾기 위해 고민하지 않아도 됩니다.

AI Companion을 적극적으로 검토 중이거나 효과적으로 구현하기 위한 가이드를 찾고 있다면 아래에서 필요한 정보를 찾아보세요. (AI Companion을 통해 팀이 누릴 수 있는 이점을 알려주는 입문서가 필요하신가요? 여기를 확인하세요.)

Rigorous evaluation of any application is essential to help keep company data secure and reduce potential risks. Our commitment to responsible AI is based on Zoom’s strong culture of care, which puts security and privacy at the center of our products. If your organization already uses Zoom, you’re likely familiar with how we prioritize security, privacy, and compliance across our platform.

Importantly, Zoom does not use any of our customers’ audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

If you’re not familiar with Zoom’s security and privacy practices, our AI Companion Security and Privacy White Paper provides a detailed look at our product features and approach to responsible AI, answering many questions you may have while evaluating our AI solutions. 

Download the white paper for information on:

• How we use and protect your data
• Data flow and transmission to third parties (where relevant)
• Specific data storage and retention details for each AI Companion feature
• Our process for developing generative AI features

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

조직 전체에 AI Companion을 배포하기 전에 일부 직원 그룹을 대상으로 시범 운영해 볼 수 있습니다. 시범 운영을 통해 기능을 테스트해 보고 소수의 사용자 집단으로부터 피드백과 정보를 먼저 수집할 수 있습니다. AI Companion의 세분화된 컨트롤을 사용하면 손쉽게 시범 운영해 볼 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 계정의 사용자 관리 섹션에서 테스터를 대상으로 새 그룹을 만듭니다.
2. 비테스터를 대상으로 또 다른 새 그룹을 만듭니다.
3. 계정 설정에서 AI Companion 탭을 클릭합니다. 여기에서 활성화할 AI Companion 기능을 선택할 수 있습니다. 선택한 기능은 계정 수준, 즉 계정의 모든 사용자에게 적용됩니다. 다음 단계에서는 테스트 그룹을 대상으로 액세스를 허용하되 더 광범위한 조직에 대해서는 액세스를 제한할 것입니다.
4. 사용자 관리에서 테스트 그룹을 선택한 다음 AI Companion 탭으로 이동하여 테스트 그룹이 액세스할 수 있는 기능을 활성화합니다. 
5. 조직의 다른 모든 사용자가 포함된 비테스터 그룹을 선택합니다. AI Companion 탭을 클릭한 다음, 비테스터 그룹의 모든 기능을 비활성화합니다. 이 그룹의 사용자가 설정을 변경하지 못하게 하려면 잠금 아이콘을 클릭합니다. 

원하는 경우 테스트 그룹에 별도의 관리자를 지정할 수 있습니다. 이 관리자는 전체 관리자 계정 액세스 권한은 없지만 테스트 그룹에 멤버를 추가하고 관리할 수 있습니다. 이 기능은 계정 관리자가 아니더라도 누군가에게 시범 운영 관리를 위임하려는 경우에 유용합니다.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

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Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

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Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

AI Companion을 시작할 준비가 되셨나요? 다음의 주요 링크를 확인해 보세요.

• AI Companion 페이지에서 최신 기능을 확인하세요.
• AI Companion 보안 및 개인정보 보호 백서를 다운로드하세요.
• Zoom 학습 센터에서 관리자를 위한 Zoom AI Companion 강좌를 완료하세요.
• 조직의 관리자 계정 포털로 이동하여 AI Companion을 활성화하세요.
• 업무 환경에서의 AI 보고서에서 AI에 대한 다른 리더와 직원들의 생각을 자세히 읽어 보세요.