Zoom AI Companion: руководство для начальников ИТ-отделов

Все больше организаций рассматривают ИИ не как дополнение, а как основополагающую технологию для сотрудников. Как руководитель ИТ-отдела, вы находитесь в авангарде цифрового преобразования. Перед вами стоит задача предоставить правильную технологию, чтобы помочь сотрудникам эффективно вести коллективную работу и общаться. 

При таком большом количестве доступных решений ИИ оценка и тестирование разных инструментов на основе различных факторов, включая стоимость, качество, интеграции, безопасность и конфиденциальность, может стать чрезмерной нагрузкой для вашей команды. На поиск надежного и эффективного решения требуется время. Однако при слишком медленном продвижении возможны свои трудности. Если нетерпеливым сотрудникам не будут предоставлены утвержденные инструменты ИИ, они могут начать использовать для работы непроверенные приложения. В таком случае вы не будете знать, как обрабатываются данные компании и используются ли они для обучения сторонних моделей ИИ. И они не смогут раскрыть весь потенциал роста продуктивности, который может обеспечить ИИ.

Вы также пытаетесь определить, как одновременно внедрить ИИ в существующие рабочие процессы, подключить пользователей и донести ценность ИИ, побуждая сотрудников его использовать. 

Откройте для себя Zoom AI Companion, интеллектуальный помощник на базе ИИ на платформе Zoom, которой вы доверяете, с возможностями для коллективной работы, которые знакомы и полюбились вашим сотрудникам. Всего один щелчок мыши — и в вашем распоряжении все, что поможет повысить продуктивность команды: сводки конференций и цепочек чатов, функции создания сообщений в коллективном чате и электронных писем, а также вспомогательные инструменты для проведения мозговых штурмов и упорядочения идей на доске сообщений. А поскольку решение включено без доплат для пользователей платной версии с соответствующими планами Zoom*, вам не придется переживать о том, как вписать новый инструмент в бюджет.

Решительно рассматриваете использование AI Companion? Или же вы в поисках инструкций по эффективному внедрению решения? Всю необходимую информацию можно найти ниже. (Хотите узнать, какие преимущества ваша команда сможет получить с AI Companion? Начните с этой страницы.)

Тщательная оценка любого приложения необходима для обеспечения безопасности данных компании и снижения потенциальных рисков. В основе нашего стремления к ответственному использованию ИИ лежит устойчивая культура заботы Zoom. И именно поэтому основной упор в наших продуктах делается на безопасность и конфиденциальность. Если ваша организация уже использует Zoom, вы, скорее всего, уже знаете о том, что мы в первую очередь уделяем внимание безопасности, конфиденциальности и соответствию требованиям всех решений на нашей платформе.

Важно отметить, что Zoom не использует содержимое клиента в виде аудио, видео, чата, демонстрации экрана, вложений или других форм коммуникации (например, результаты опросов, доски сообщений и реакции) для обучения моделей искусственного интеллекта компании Zoom или ее сторонних поставщиков.

Если вы не знакомы с методами обеспечения безопасности и конфиденциальности Zoom, прочтите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion. В нем представлен подробный обзор функций наших продуктов, описание подхода к ответственному использованию ИИ, а также ответы на множество вопросов, которые могут возникать при оценивании наших решений на базе ИИ. 

Загрузите информационный документ, чтобы узнать:

• как мы используем и защищаем ваши данные;
• сведения о потоке данных и их передаче третьим сторонам (при необходимости);
• сведения о сохранении и хранении данных в разрезе каждой функции AI Companion;
• сведения о нашем процессе разработки функций генеративного ИИ.

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Прежде чем развернуть AI Companion на уровне всей организации, возможно, вы захотите протестировать решение среди выбранной группы сотрудников. Таким образом сначала можно попробовать возможности и собрать обратную связь и выводы от небольшой команды пользователей. А с помощью наших детализированных элементов управления для AI Companion это проще простого. Ниже описано, как это сделать.

1. Создайте новую группу для тех, кто будет тестировать решение, в разделе «Управление пользователями» своей учетной записи.
2. Создайте отдельную новую группу для тех, кто не тестирует решение.
3. В настройках учетной записи перейдите на вкладку AI Companion. Здесь можно выбрать, какие возможности AI Companion нужно включить (на уровне учетной записи, то есть для всех пользователей в вашей учетной записи). На следующем этапе вы ограничите доступ более широкому кругу участников организации и разрешите доступ для группы тестирования.
4. В разделе «Управление пользователями» выберите группу тестирования, затем перейдите на вкладку AI Companion и включите функции, к которым группе тестирования нужно предоставить доступ. 
5. Выберите группу, которая не выполняет тестирование (в ней находятся все остальные пользователи вашей организации). Перейдите на вкладку AI Companion, затем отключите все функции для группы, которая не выполняет тестирование. Щелкните значок блокировки, чтобы пользователи в этой группе не могли это изменить. 

При необходимости можно назначить отдельных администраторов для группы тестирования. У них не будет полного доступа, как у учетной записи администратора, однако они смогут добавлять участников в эту группу тестирования и управлять ею. Это идеальный вариант, если вам нужно делегировать управление тестированием какому-либо лицу, даже если этот человек не является администратором учетной записи.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

___

Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

___

Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

Готовы начать работу с AI Companion? Далее приведено несколько важных ссылок.

• Информацию о последних функциях и возможностях см. на странице AI Companion.
• Загрузите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion.
• Пройдите курс «Zoom AI Companion для администраторов» в Центре обучения Zoom.
• Чтобы включить AI Companion, посетите портал администратора организации.
• Узнайте больше о мнениях других руководителей и сотрудников об ИИ в нашем отчете «ИИ на рабочем месте».