AI Companion ИИ Инструкции

Руководство по Zoom AI Companion для руководителей ИТ-отделов

5 мин. на чтение

Опубликовано: December 20, 2023

Zoom AI Companion 2.0: руководство для начальников ИТ-отделов

В этом блоге

01 Проверка безопасности и конфиденциальности: ответы на часто задаваемые вопросы - Jumplink to Проверка безопасности и конфиденциальности: ответы на часто задаваемые вопросы
02 Все об элементах управления и настройках AI Companion - Jumplink to Все об элементах управления и настройках AI Companion
03 Создать пилотную группу для тестирования AI Companion - Jumplink to Создать пилотную группу для тестирования AI Companion
04 Шаблоны и ресурсы для коммуникаций сотрудников - Jumplink to Шаблоны и ресурсы для коммуникаций сотрудников
05 Начало работы с AI Companion - Jumplink to Начало работы с AI Companion

Лорен Рид (Lauren Reed)

Стратег по вопросам содержимого

Всё больше организаций воспринимают ИИ не как дополнение, а как основополагающую технологию для сотрудников. Как руководитель ИТ-отдела, вы находитесь в авангарде цифрового преобразования. Перед вами стоит задача предоставить правильную технологию, чтобы помочь сотрудникам эффективно вести коллективную работу и общаться.

При таком большом количестве доступных решений ИИ оценка и тестирование разных инструментов на основе различных факторов, включая стоимость, качество, интеграции, безопасность и конфиденциальность, может стать чрезмерной нагрузкой для вашей команды. На поиск надежного и эффективного решения требуется время. Однако при слишком медленном продвижении возможны свои трудности. Если нетерпеливым сотрудникам не будут предоставлены утвержденные инструменты ИИ, они могут начать использовать для работы непроверенные приложения. В таком случае вы не будете знать, как обрабатываются данные компании и используются ли они для обучения сторонних моделей ИИ. И они не смогут раскрыть весь потенциал роста продуктивности, который может обеспечить ИИ.

Возможно, вы также размышляете о том, как внедрить ИИ в ваши текущие рабочие процессы, подключить пользователей и донести ценность ИИ, чтобы сотрудники начали его использовать.

Встречайте Zoom AI Companion, вашего партнера по совместной работе. Это часть платформы Zoom Workplace, которой вы доверяете, и опыт совместной работы, который ваши сотрудники уже знают и любят — простой способ подводить итоги конференций и цепочек чата, составлять сообщения в Team Chat и электронной почте, а также проводить мозговые штурмы и организовывать идеи на доске или в Zoom Doc. Поскольку она включена без дополнительной платы для платных пользователей на соответствующих тарифных планах Zoom, вам не нужно беспокоиться о том, как вписать новый инструмент в свой бюджет.

Независимо от того, активно ли вы рассматриваете AI Companion или ищете рекомендации по его эффективному внедрению, мы представили необходимую информацию ниже. Если вы еще не знакомы с помощником AI Companion, узнайте, чем он может быть полезен для вашей команды.

Тщательная оценка любого приложения необходима для обеспечения безопасности данных компании и снижения потенциальных рисков. Устойчивая культура заботы Zoom, в которой приоритет отдается безопасности и конфиденциальности продуктов, — ключевой фактор нашего стремления к ответственному использованию ИИ. Если ваша организация уже использует Zoom, вы, скорее всего, уже знаете о том, что мы в первую очередь уделяем внимание безопасности, конфиденциальности и соблюдению нормативно-правовых требований во всех решениях на нашей платформе Zoom Workplace.

Самое главное, что Zoom не использует аудио, видео, чат, демонстрации экрана, вложения и другие формы коммуникации клиента, такие как контент клиента (например, результаты опросов, доски и реакции) для обучения собственных или сторонних моделей ИИ.

Если вы не знакомы с практиками безопасности и конфиденциальности Zoom, наш документ AI Companion по безопасности и конфиденциальности предоставляет подробный обзор функций наших продуктов и подхода к ответственному использованию ИИ, отвечая на многие вопросы, которые могут возникнуть при оценке наших ИИ-решений.

Можно также получить следующую информацию:

как мы используем и защищаем ваши данные;
сведения о потоке данных и их передаче третьим сторонам (при необходимости);
Конкретные сведения о хранении данных для функций AI Companion
сведения о нашем процессе разработки функций генеративного ИИ.

Для этого загрузите информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion.

Администраторы могут включать и отключать функции для всей своей учетной записи со страницы настроек учетной записи на портале администратора. Вы можете выбрать, предоставлять ли доступ всем сотрудникам или только определённым группам к определённым функциям (требуется версия 6.2.5 и выше).

Это не выбор «всё или ничего» — например, Вы можете хотеть, чтобы сотрудники имели возможность резюмировать конференции с помощью AI Companion, но подождать с предоставлением некоторых функций сотрудникам, таких как электронная почта или сообщения в коллективном чате, пока Вы проводите дополнительные тесты. Доступ можно легко предоставить или запретить в настройках учетной записи.

На вкладке AI Companion вы найдете переключатели, позволяющие включать и отключать каждую доступную функцию на уровне учетной записи.

Кроме того, AI Companion предоставляет вам возможность более детально управлять доступом сотрудников к функциям на уровне учетной записи, группы и пользователя.

Рассмотрим в качестве примера возможность создавать сводку конференции (это также применимо к другим функциям AI Companion).

Если включить функцию сводки конференции на уровне учетной записи, организаторы конференций в вашей учетной записи (в частности, сотрудники в вашей организации с соответствующей лицензией Zoom) смогут инициировать создание сводок своих конференций с помощью ИИ.
Владельцы учетных записей могут создавать группы и управлять доступом к функциям AI Companion на уровне группы. Это позволяет некоторым пользователям получать сводки конференции, когда они проводят конференции, ограничивая доступ для других. Возможно, вы захотите сделать это в составе пилотной группы (об этом мы расскажем ниже) или по другим причинам, например, для соблюдения нормативно-правовых требований.
Организаторы могут включить или отключить функцию сводки конференции на уровне пользователя. Это означает, что организаторы конференций Zoom могут сами решать, хотят ли они, чтобы AI Companion генерировал сводку конференции для своих конференций в Zoom. Они также могут управлять функциями AI Companion в каждом конкретном случае в рамках каждой конференции в Zoom, например включать или отключать функции во время конференции, в том числе, если поддерживается версия клиента, отключать определенные функции, активированные другими участниками конференции.

Для ограничения настроек на уровне учетной записи и группы, чтобы пользователи не могли их изменять, нажмите значок блокировки. Например, можно сделать так, чтобы все сводки конференций отправлялись только организатору конференций.

Настраиваемые параметры расширяют возможности управления администратора

После включения функции у Вас появится еще больше возможностей контролировать то, как будут передаваться и использоваться результаты работы AI Companion. Например, при включении сводок конференций в Zoom Meetings вы можете выбрать, кто будет автоматически получать эти сводки конференций: только организатор, организатор и внутренние участники, или же поделиться сводками конференций со всеми приглашенными на конференцию, включая тех, кто не работает в вашей компании.

Сотрудники могут выбирать, когда использовать AI Companion

На уровне пользователя сотрудники могут выбирать, как они хотят использовать AI Companion на организованных ими конференциях. Они могут включить функцию автоматического запуска сводки конференции AI Companion для каждой проводимой ими конференции или выбрать запуск сводки вручную. Организаторы конференций в Zoom также могут решать, разрешать ли участникам обращаться к AI Companion с вопросами об организованных ими конференциях. Они могут включать и отключать эти функции во время конференции.

Во время конференции все участники будут уведомлены о включении функций AI Companion. Когда функции AI Companion активны в ходе конференции, в правом верхнем углу окна конференции отображается белый значок AI Companion. Например, посмотрите на изображение выше.

Прежде чем внедрять AI Companion по всей Вашей организации, возможно, стоит провести пилотный тест с выбранной группой сотрудников. Это позволит сначала протестировать возможности, собрать обратную связь и получить выводы от небольшой группы пользователей. С нашими детализированными элементами управления для AI Companion это проще простого.

В разделе «Управление пользователями» вашей учетной записи создайте новую группу для тестировщиков.
Создайте отдельную новую группу для тех, кто не тестирует решение.
В настройках учетной записи нажмите на вкладку AI Companion.
- Отсюда вы можете выбрать, какие возможности AI Companion вы хотите включить — они будут включены на уровне учетной записи, то есть для всех пользователей вашей учетной записи. На следующем этапе вы ограничите доступ для всей организации, разрешив доступ вашей тестовой группе.
В разделе «Управление пользователями» выберите группу тестирования, затем перейдите на вкладку AI Companion и включите функции, к которым группе тестирования нужно предоставить доступ.
Выберите группу, которая не выполняет тестирование (в ней находятся все остальные пользователи вашей организации).
- Откройте вкладку AI Companion, затем отключите все функции для группы, которая не выполняет тестирование.
- Нажмите значок блокировки, чтобы пользователи в этой группе не могли это изменить.

При желании можно назначить отдельных администраторов для группы тестирования. У них не будет полного доступа к учетной записи администратора, однако они смогут добавлять участников в эту группу тестирования и управлять ею. Это идеальный вариант, если вы хотите делегировать управление пилотным тестированием какому-либо лицу, даже если этот человек не является администратором учетной записи.

Коммуникация сотрудников играет решающую роль при развертывании любой технологии. В конце концов, если сотрудники не будут проинформированы о доступных возможностях, не поймут, как это может им помочь, и не будут чувствовать себя комфортно при использовании, они, скорее всего, не примут это решение.

Ниже приведены некоторые способы, как AI Companion может помогать вам работать эффективнее.

Во время конференций он может записывать обратную связь и обсуждаемые вопросы, позволяет задавать вопросы в ходе конференции по рассмотренным темам или даже вопросы для поиска в интернете.
Вернувшись в офис после отсутствия, можно попросить помощник создать сводку по непрочитанным сообщениям чата или цепочке сообщений электронной почты либо составить список задач на основе беседы в канале чата.
Вместо того чтобы смотреть на пустую страницу, попросите AI Companion создать черновик, сводку по загруженному документу или изменить тон уже написанного черновика.

Если Вам нужна помощь во внедрении AI Companion в Вашу организацию, перейдите в центр подключения AI Companion, чтобы найти руководства пользователя, шаблоны, рекомендации, демонстрационные видео и многое другое.

Далее приведен шаблон сообщения электронной почты для представления AI Companion вашей команде. Перед отправкой обязательно отредактируйте его, чтобы в нем описывались выбранные функции AI Companion или продукты Zoom, на которые у вас есть лицензия.

–

Ув. [сотрудники]!

Рады объявить о том, что AI Companion, помощник Zoom на базе генеративного ИИ, теперь доступен для использования в Zoom.

В AI Companion есть ряд функций, которые упрощают выполнение задач в течение рабочего дня и помогают повысить продуктивность и улучшить коллективную работу. Далее изложены доступные возможности.

Создание сводок конференций Zoom Meetings, которые помогают получить представление о том, что происходило на конференции и какие задачи поставлены, даже не записывая конференцию. Эта функция также позволяет создать сводку по длинным цепочкам чата Team Chat, что помогает сэкономить время благодаря краткому изложению беседы.
Создание повестки дня для предстоящей конференции. Можно просить AI Companion составить повестку дня для следующей конференции на основе прошлых конференций или цепочек чата.
Создание сводок по загруженным документам. На боковой панели AI Companion можно загружать файлы PDF, Microsoft Office и документы Google и просить AI Companion составить по ним сводку с важной информацией.
Ответы на вопросы о конференции в режиме реального времени, например «Упоминали ли меня?» или «Каковы дальнейшие действия?».
Составление сообщений в Team Chat и сообщений электронной почты в Zoom Mail соответствующих длины и стиля. Для этого нужно лишь ввести запрос.
Упрощение просмотра записей за счет разделения их на умное оглавление по теме, выделения важной информации и определения поставленных задач.
Генерирование идей в Zoom Docs и Zoom Whiteboard на основании запроса, позволяющее проще начинать сеансы мозговых штурмов или составлять черновики содержимого.

Ниже приведены некоторые распространенные вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Я могу решать, использовать ли мне AI Companion?

Вы можете управлять тем, какие возможности AI Companion Вы хотите использовать в организуемых Вами конференциях Zoom Meetings. Вы можете включать или отключать эти возможности в настройках профиля, а также выбирать, использовать ли их в Zoom Meetings в каждом конкретном случае. Вы также можете выбрать, когда включать или выключать AI Companion во время проведения конференции в Zoom, в том числе, если используется поддерживаемая версия клиента, отключать определенные функции, активированные другими участниками конференции. Если во время конференции решение AI Companion активно, в верхнем правом углу окна будет отображаться значок алмаза. Если Вы присоединитесь к конференции Zoom, где используются возможности AI Companion, Вам будет отправлено уведомление.

Будут ли использоваться мои беседы на конференциях для обучения моделей ИИ?

Zoom не использует ваш контент, будь то аудио, видео, сообщения чата, демонстрации экрана, вложения и иные подобные данные (например, реакции, результаты опросов или содержимое досок) для обучения собственных или сторонних моделей ИИ.

С чего начать?

Во время использования Zoom найдите значок алмаза AI Companion — на панели инструментов Meetings, в Team Chat, Mail или Zoom Whiteboard.

Для получения более подробной информации и о том, как максимально эффективно использовать AI Companion в течение рабочего дня, обратитесь к руководству по началу работы от Zoom.
Если вы хотите отключить определенные функции AI Companion, перейдите в настройки профиля Zoom и найдите вкладку AI Companion.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о начале работы см. на странице поддержки Zoom в статье «Использование Zoom AI Companion».

Если у вас есть вопросы или опасения, свяжитесь с нами по адресу: [COMPANY] [DEPARTMENT].

___

Советы по успешному внедрению

После представления решения AI Companion следуйте приведенным далее советам, чтобы улучшить внедрение и объяснить сотрудникам, как эффективно использовать решение.

Настройте сеансы обучения и время работы виртуального офиса в Zoom Meetings, чтобы сотрудники могли включить AI Companion и найти ответы на возникающие у них вопросы.
Создайте канал Zoom Team Chat, посвященный AI Companion, чтобы ваши сотрудники могли задавать вопросы или делиться друг с другом своими советами и рекомендациями.
Создайте комитет продвинутых или активных пользователей AI Companion, который будет помогать сотрудникам, тестировать новые возможности или проводить собственные сеансы обучения в зависимости от уровня вовлеченности.

Ресурсы для сотрудников

Обучение и вовлечение сотрудников происходит по-разному, и у нас доступно множество ресурсов по поводу AI Companion, которыми можно с ними поделиться.