Как использовать Zoom AI Companion 2.0 наиболее эффективно: руководство по началу работы с помощником на базе ИИ

В современной динамичной рабочей среде основные приоритеты — максимизация производительности и улучшение коллективной работы. К счастью, технологии ИИ могут помочь с этим, и многие организации видят в этом преимущества. Как показывают данные международного опроса, проведенного компанией Morning Consult по заказу Zoom*, более 75% руководителей команд, использующих ИИ, сообщили, что их сотрудники выполняли задачи быстрее, работали более продуктивно и показывали более качественные результаты.

Zoom AI Companion, помощник на базе генеративного ИИ, может помочь произвести революцию в работе и общении. Это решение предоставляется с платными услугами, которые назначены вам в учетной записи пользователя Zoom, без дополнительных затрат и предназначено для беспрепятственной интеграции с платформой Zoom Workplace. Оно предлагает ряд возможностей, которые помогут работать разумнее, а не упорнее. 

В этом руководстве мы расскажем, как активировать AI Companion 2.0, рассмотрим его основные функции и поделимся некоторыми советами и рекомендациями, которые помогут использовать этот невероятный ИИ-помощник максимально эффективно.

Если вы еще не знакомы с ИИ или только недавно начали изучать его преимущества, то, возможно, задаетесь вопросом о том, чем AI Companion может быть вам полезен. Одно из преимуществ решения AI Companion — его интеграция с платформой Zoom Workplace, так что его можно использовать так же легко, как и остальные продукты Zoom. 

AI Companion 2.0 позволяет выполнять еще больше задач.

• Расширенный контекст. Боковая панель AI Companion учитывает контекст. Она понимает, что вы ищете, принимает во внимание ваши предыдущие взаимодействия и предоставляет предложения, чтобы вы могли работать максимально эффективно. Так, если у вас открыт Team Chat, вы получите оперативные предложения, связанные с Team Chat, например «Составь сводку по последним сообщениям».
• Объединенная информация. На новой боковой панели можно собирать информацию из конференций, чатов, документов, а также других источников, таких как Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Календарь и Google Документы, если они подключены к Zoom Workplace. Можно даже искать информацию в интернете непосредственно в AI Companion.
• Совершение действий. AI Companion 2.0 помогает определить и выполнить дальнейшие действия и списки задач. Скоро будет выпущен продукт Zoom Tasks (ожидается в конце 2024 года), и вы сможете выполнять еще больше задач благодаря функциям просмотра, отслеживания и выполнения действий на платформе Zoom Workplace.

Обобщение информации для быстрого введения в курс дела

Если у вас мало времени, но необходимо просмотреть множество сообщений чата, AI Companion может быстро составить сводку по цепочкам чата и определить списки задач. Это позволит понять ситуацию в целом и написать грамотный ответ.

AI Companion также может предоставлять сводки конференций, так что не нужно делать заметки во время конференций, чтобы запомнить обсужденные вопросы и дальнейшие действия, которые вам и вашей команде необходимо предпринять. Кроме того, не нужно записывать конференцию, чтобы AI Companion создал сводку конференции.

AI Companion также может предоставлять сводки по вызовам, SMS-сообщениям и сообщениям голосовой почты Zoom Phone, помогая экономить еще больше времени.

Ведение целенаправленных и содержательных бесед на конференциях

Согласно результатам опроса, проведенного компанией Morning Consult для Zoom, главная задача, для решения которой руководители охотнее всего использовали бы ИИ, — это помощь в реальном времени в ходе конференций. Выполняя такую задачу, ИИ-помощник на конференциях становится ценным инструментом.

AI Companion может отвечать на ваши вопросы о текущей конференции. В AI Companion 2.0 можно общаться в чате с AI Companion на боковой панели. Здесь можно просить о помощи в выполнении широкого спектра задач: собирать обратную связь и составлять список обсужденных тем, задавать вопросы в интернете и узнавать больше о посетителях, например об их роли и часовом поясе, и т. п. У организаторов конференций есть настройки, с помощью которых они могут разрешать или запрещать участникам задавать вопросы о конференции, в том числе узнавать, что обсуждалось до их присоединения. 

На боковой панели можно задавать AI Companion вопросы после конференции, такие как «Какие темы были рассмотрены?» или «Упоминали ли меня?». 

Получение помощи в работе над черновиками и быстрое освоение содержимого 

Как показывают результаты опроса, проведенного компанией Morning Consult для Zoom, больше всего времени на работе сотрудники тратят на составление и отправку сообщений электронной почты и чата. Кроме того, 44% сотрудников сообщили, что на выполнение этих задач у них уходит больше времени, чем им хотелось бы.

Как помощник в написании текстов, AI Companion может составлять сообщения электронной почты соответствующего стиля и длины, помогая вести профессиональную и эффективную коммуникацию. AI Companion также может помочь составить последующее благодарственное сообщение электронной почты для участников конференции с учетом обсужденных на ней вопросов. 

Его также можно использовать для составления ответов в Zoom Team Chat соответствующего стиля и длины. Это поможет экономить время и позволит эффективно общаться с участниками команды.

Zoom Docs — это единое пространство, в котором можно создавать, пересматривать и обобщать содержимое. Можно создать новый документ на основе сводок конференций и использовать ИИ-шаблоны для преобразования существующего содержимого в необходимый формат.

На новой боковой панели можно просить у AI Companion о помощи в выполнении описанных ниже задач. 

• Создание идей для маркетинговой кампании или рекламных слоганов на основе загруженного краткого документа о кампании. Можно просить у AI Companion помочь придумать новый заголовок, введение или изменить стиль черновика. 
• Создание сводки по загруженным файлам или выделение конкретных ключевых моментов. Можно загружать файлы PDF, Microsoft Office 365, Google Документов, Таблиц и Презентаций и просить у AI Companion создавать сводки по ним, чтобы быстро понять ключевые моменты, не читая весь документ.

В Zoom Whiteboard решение AI Companion помогает создавать идеи на цифровой доске и разделять содержимое на категории, переведя таким образом сеанс мозгового штурма на новый уровень. 

Функции AI Companion доступны с платными услугами, которые назначены вам в учетной записи пользователя Zoom, без дополнительных затрат**. Ниже приведены инструкции по активации.

1. Обратитесь к администратору. Администратор может включать и отключать функции в настройках на уровне учетной записи или группы. Если вы находитесь на конференции Zoom и видите значок алмаза AI Companion на панели инструментов, нажмите его и следуйте инструкциям, чтобы попросить администратора включить эту функцию. 
2. Откройте Zoom Workplace и выполните вход. Чтобы использовать AI Companion 2.0, проверьте наличие обновлений (требуется версия 6.2.5 или более поздняя). 
3. В веб-браузере откройте настройки учетной записи: 
1. Слева откройте вкладку Настройки.
2. В верхней части нажмите AI Companion.
3. Можно включать и отключать каждую функцию, которая имеет настройки на уровне пользователя.
4. Начните ознакомление. Значок алмаза AI Companion можно найти в разных продуктах Zoom Workplace, например на панели элементов управления конференцией Zoom Meetings или в окне Zoom Team Chat. После того как найдете значок алмаза AI Companion, можно начать ознакомляться с его возможностями как ИИ-помощника, который полезен на конференциях, в написании текстов и в выполнении многих других задач.

Узнайте, как использовать AI Companion, чтобы экономить время и оптимизировать коллективную работу. Вот несколько профессиональных советов:

1. Установите настройку раз и навсегда. Если настроить AI Companion так, чтобы он всегда создавал сводки конференций, то сводки по всем проводимым конференциям будут создаваться автоматически. Если вы окажетесь на конференции, сводку которой не хотите создавать, можно отключить функцию сводки конференции во время конференции и удалить все созданные материалы по конференции. 
2. Используйте значок алмаза AI Companion везде, где его найдете. Решение AI Companion интегрировано во все продукты Zoom Workplace. Увидев и нажав значок алмаза AI Companion, вы получите информацию о том, как AI Companion может помочь вам в этот момент. 
3. Давайте конкретные подсказки. Чтобы получать более точные результаты в соответствии с запросом, добавляйте справочную информацию, предоставляйте AI Companion инструкции о том, как анализировать информацию, и описывайте, в каком именно виде вам необходимы результаты. 

Дополнительную информацию о написании подсказок для AI Companion читайте в нашем руководстве по рекомендациям.

Выполняйте больше задач с помощью AI Companion 2.0

Далее приведены несколько подсказок для начала работы и некоторые функции, которые мы планируем внедрить в будущем. Попробуйте использовать указанные выражения для обращения за помощью к AI Companion и помните, что в AI Companion можно загружать локальные документы.

• Zoom Meetings
• Создай сводку предыдущей конференции.
• Подведи итоги этой конференции.
• Упоминали ли меня на этой конференции?
• Какие темы рассматривались на этой конференции?
• Каковы дальнейшие действия на этой конференции?
• Zoom Team Chat
• Создай сводку последних сообщений в этом канале.
• Создай сводку непрочитанных сообщений в этом канале.
• Что [ЧЕЛОВЕК] сказал по теме «[ТЕМА]» в этом канале?
• Каков мой список задач в этом канале?
• Zoom Docs
• Создай сводку этого документа.
• Каковы ключевые моменты этого документа?
• Напиши краткое изложение темы «[ТЕМА]».
• Составь туристический маршрут для посещения города [ГОРОД].
• Составь на основе этого документа маркетинговое объявление длиной в один абзац.
• Zoom Mail
• Составь сводку этого сообщения электронной почты.
• Составь на основе этого сообщения электронной почты список дальнейших действий.
• Необходимо ли мне отвечать на это сообщение электронной почты?
• Насколько срочное это сообщение электронной почты?

Далее представлены действия, которые вы сможете выполнять с помощью AI Companion в будущем.

• Задавать вопросы о непрочитанных сообщениях Team Chat в нескольких чатах или каналах. 
• Получать сводки и ответы по нескольким цепочкам сообщений электронной почты.
• Использовать подсказки с указанием временных диапазонов, например «Покажи мне основные моменты за прошедшую неделю».
• Запрашивать все сведения о предстоящих конференциях. В настоящее время, когда вы спрашиваете о предстоящих конференциях, вы можете видеть отклоненные конференции или неполные сводки конференций.
• Задавать вопросы о Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps и Резервирование рабочего места Zoom.

Фактические результаты и скорость ответа AI Companion могут отличаться в зависимости от подсказки, настроек продукта и доступных данных. Компания Zoom будет внедрять инновации в решение AI Companion и улучшать его со временем, собирать обратную связь от клиентов и увеличивать скорость реагирования. На момент написания этой статьи решение AI Companion 2.0 доступно в приложении Zoom для macOS и Windows. Скоро оно будет доступно в мобильном приложении.

Если вы готовы повысить свою производительность и улучшить коллективную работу, начните использовать AI Companion уже сегодня: он предоставляется с платными услугами, которые назначены вам в учетной записи пользователя Zoom, без дополнительных затрат. 

Если у вас нет соответствующего платного плана Zoom, перейдите на него уже сегодня, чтобы воспользоваться преимуществами AI Companion. Пора работать разумнее, более эффективно вести коллективную работу и с легкостью достигать целей.

Если вы хотите получить еще больше советов и рекомендаций по использованию AI Companion, ознакомьтесь с этими ресурсами:

• Центр адаптации к работе с AI Companion
• практическая демонстрация в Центре обучения Zoom;
• поддержка Zoom AI Companion.

__

Примечание редактора: эта запись блога была отредактирована 23 октября 2024 года: в нее была добавлена наиболее актуальная информация о Zoom AI Companion.

* На основе онлайн-опроса 11 023 представителей сферы умственного труда, работающих на условиях полной занятости в США, Великобритании, Ирландии, Германии, Франции, Японии, Сингапуре и Австралии. Опрос проводился компанией Morning Consult по заказу Zoom Communications, Inc. с 10 по 25 августа 2023 г.

** Решение AI Companion может быть недоступно для определенных отраслей и региональных клиентов.