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Anleitung – Zoom AI Companion für Führungskräfte in der IT

5 Minute Lesezeit

Veröffentlicht am 20. Dezember 2023

Anleitung – Zoom AI Companion 2.0 für Führungskräfte in der IT
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Lauren Reed
Lauren Reed
Content Strategist
Immer mehr Unternehmen betrachten KI als eine unerlässliche Technologie für ihre Mitarbeiter und nicht mehr als eine nette Zusatzfunktion. Als IT-Führungskraft stehen Sie an vorderster Front dieser Welle des digitalen Wandels und sind damit beauftragt, die richtige Technologie bereitzustellen, damit Ihre Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können.
 
Bei der Vielzahl der verfügbaren KI-Lösungen ist Ihr Team womöglich mit der Bewertung und dem Testen verschiedener Tools auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Kosten, Qualität, Integrationen sowie Sicherheit und Datenschutz schlichtweg überfordert. Die Suche nach einer zuverlässigen und effektiven Lösung braucht Zeit. Aber eine zu langsame Vorgehensweise kann ihre eigenen Fallstricke mit sich bringen. Wenn eifrigen Mitarbeitern keine zugelassenen KI-Tools zur Verfügung gestellt werden, fangen sie womöglich an, ungeprüfte Apps für ihre Arbeit zu verwenden. Dabei haben Sie keinen Überblick darüber, wie mit Unternehmensdaten umgegangen wird oder ob diese zum Trainieren von KI-Modellen Dritter verwendet werden. Und sie werden nicht die Produktivitätssteigerungen erzielen, die KI ermöglichen kann.
 
 
Wir stellen vor: Zoom AI Companion, der Partner an Ihrer Seite. Er ist Teil der Zoom Workplace-Plattform, der Sie vertrauen, und der Zusammenarbeitserfahrung, die Ihre Mitarbeiter bereits kennen und lieben – eine einfache Möglichkeit, Meetings und Chat-Threads zusammenzufassen, Nachrichten im Team-Chat und per E-Mail zu verfassen und Ideen auf einem Whiteboard oder einem Zoom Doc zu brainstormen und zu organisieren. Da er für zahlende Benutzer in berechtigten Zoom-Abos ohne zusätzliche Kosten enthalten ist, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ein neues Tool in Ihr Budget zu integrieren.
 
Ganz gleich, ob Sie die Einführung von AI Companion in Erwägung ziehen oder eine Anleitung zur effektiven Implementierung suchen – unten finden Sie alle erforderlichen Informationen AI Companion ist für Sie noch ganz neu? Hier erfahren Sie, welche Vorteile er Ihnen und Ihrem Team bietet.
 

Sicherheits- und Datenschutzüberprüfung: Antworten auf Ihre Fragen

Um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu reduzieren, ist eine strenge Bewertung jeder Anwendung unerlässlich. Die ausgeprägte Sorgfaltskultur von Zoom, die die Sicherheit und den Datenschutz in den Mittelpunkt unserer Produkte stellt, spielt eine Schlüsselrolle bei unserem Engagement für verantwortungsvolle KI. Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoom verwendet, dann wissen Sie schon, dass Sicherheit, Datenschutz und Compliance Prioritäten der Zoom Workplace-Plattform sind.
 
Dabei ist Folgendes zu erwähnen: Zoom verwendet keine Audio-, Video-, Chat-, Bildschirmfreigabe-, Anhänge oder andere Kommunikationsinhalte von Kunden (wie Abstimmungsergebnisse, Whiteboards und Reaktionen), um die Modelle der künstlichen Intelligenz von Zoom oder Drittanbietern zu trainieren.
 
Falls Sie nicht genau wissen, wie Zoom Sicherheit und Datenschutz gewährleistet, lesen Sie unser Whitepaper zu Datenschutz und Sicherheit von AI Companion. Darin werden alle Produktmerkmale und unsere Herangehensweise an verantwortungsvoll eingesetzte KI behandelt. Sie finden dort Antworten auf mögliche Fragen zu unseren KI-gestützten Lösungen.
 
Weitere Informationen zu:
 
  • Nutzung und Schutz von Daten
  • Datenfluss und Datenübermittlung an Dritte (falls zutreffend)
  • Konkrete Angaben zu Datenspeicherung und -aufbewahrung einzelner Funktionen von AI Companion
  • Unser Verfahren zur Entwicklung generativer KI-Funktionen
 

Alles zu den Bedienelementen und Einstellungen von AI Companion

Administratoren können Funktionen für das gesamte Konto auf der Seite mit den Kontoeinstellungen im Admin-Portal aktivieren oder deaktivieren. Sie können wählen, ob Sie allen Mitarbeitenden oder nur bestimmten Gruppen Zugang zu bestimmten Funktionen gewähren (erfordert Version 6.2.5 und höher).

Dabei handelt es sich nicht um eine Alles-oder-Nichts-Entscheidung – Sie können beispielsweise Ihren Mitarbeitenden erlauben, Meetings zusammenzufassen, aber mit der Einführung bestimmter Funktionen für Mitarbeitende, wie E-Mail oder Zoom Chat Compose, noch warten, bis Sie weitere Tests abgeschlossen haben. Den Zugriff können Sie ganz einfach in Ihren Kontoeinstellungen ein- oder ausschalten.

In Ihren Administratoreinstellungen haben Sie die Möglichkeit, jede verfügbare Funktion auf Kontoebene ein- oder auszuschalten.

Um noch detaillierter vorzugehen, können Sie den Mitarbeiterzugriff auf KI-Funktionen auf Konto-, Gruppen- und Benutzerebene steuern.

So sieht das am Beispiel der Meeting-Zusammenfassung aus (dies gilt aber auch für andere KI-Funktionen):

  • Meeting-Zusammenfassung auf Kontoebene aktivieren bedeutet, dass die Hosts von Meetings in Ihrem Konto (insbesondere Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens mit einer berechtigten Zoom-Lizenz) die Möglichkeit haben, eine KI-generierte Zusammenfassung ihres Meetings zu erstellen.
  • Kontoinhaber können Gruppen erstellen und den Zugriff auf KI-Funktionen auf Gruppenebene verwalten. Dies ermöglicht es bestimmten Benutzern, Meeting-Zusammenfassungen zu erhalten, wenn sie Meetings hosten, während der Zugriff für andere eingeschränkt wird. Sie können dies im Rahmen einer Pilotgruppe tun (mehr dazu weiter unten) oder aus anderen Gründen, wie z. B. zur Compliance.
  • Hosts können Meeting-Zusammenfassungen auf Benutzerebene aktivieren oder deaktivieren. Das bedeutet, dass Zoom Meeting-Hosts selbst entscheiden können, ob sie möchten, dass eine Meeting-Zusammenfassung für ihre Zoom Meetings erstellt wird. Sie können die KI-Funktionen auch von Fall zu Fall innerhalb jedes Zoom Meetings verwalten, einschließlich des Ein- und Ausschaltens von Funktionen während des Meetings. Wird eine unterstützte Client-Version verwendet, können Sie ebenfalls bestimmte Funktionen deaktivieren, die von anderen Meeting-Teilnehmenden aktiviert wurden.

Um die Einstellungen auf Konto- und Gruppenebene einzuschränken, klicken Sie auf das Schlosssymbol. Benutzer können sie dann nicht mehr ändern. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass alle Meeting-Zusammenfassungen nur an den Meeting-Host gesendet werden.

Anpassbare Einstellungen bieten noch mehr Adminkontrolle

Wenn Sie eine Funktion aktivieren, haben Sie weitere Optionen, mit denen Sie steuern können, wie die Freigabe und der Zugriff auf die Ausgaben von KI erfolgen. Wenn Sie beispielsweise für Zoom Meetings Meeting-Zusammenfassungen aktivieren, können Sie entscheiden, wer diese Meeting-Zusammenfassungen automatisch erhält: nur der Host, der Host und interne Teilnehmende. Oder teilen Sie die Zusammenfassungen mit allen eingeladenen Teilnehmenden, einschließlich Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Mitarbeitende können wählen, wann sie KI in Zoom Workplace verwenden

Auf Benutzerebene können Mitarbeitende auswählen, wie sie KI-Funktionen in den von ihnen gehosteten Meetings verwenden möchten. Sie können Meeting-Zusammenfassungen so konfigurieren, dass sie für jedes Meeting, das Sie hosten, automatisch gestartet werden, oder die Zusammenfassung manuell starten. Die Hosts von Zoom Meetings können zudem entscheiden, ob sie den Teilnehmenden erlauben, während der von ihnen veranstalteten Meetings Fragen zu stellen. Sie können diese Funktionen während eines Meetings ein- und ausschalten.

Während eines Meetings werden alle Teilnehmenden benachrichtigt, wenn KI-Funktionen aktiviert werden. Wenn KI-Funktionen in einem Meeting aktiv sind, erscheint ein KI-Symbol in der oberen rechten Ecke des Meeting-Fensters.

AI Companion mit einer Pilotgruppe testen

Bevor Sie AI Companion in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, empfiehlt es sich, zunächst einen Pilottest mit einer ausgewählten Mitarbeitergruppe durchzuführen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Funktionen von ausgewählten Benutzern testen zu lassen, Erkenntnisse zu gewinnen und Feedback einzuholen. Mit unseren präzisen Steuerungsmöglichkeiten für AI Companion geht das ganz einfach.
 
  1. Erstellen Sie im Abschnitt Benutzerverwaltung Ihres Kontos eine neue Gruppe für Ihre Testpersonen.
  2. Erstellen Sie eine separate neue Gruppe für Nicht-Tester.

  3. Klicken Sie in den Kontoeinstellungen auf die Registerkarte „AI Companion“.

    • Von hier aus können Sie wählen, welche AI Companion-Funktionen Sie aktivieren möchten – dies gilt auf Kontoebene, also für alle Benutzer Ihres Kontos. Im nächsten Schritt schränken Sie die Verfügbarkeit für den Großteil des Unternehmens ein, mit Ausnahme Ihrer Testgruppe.
  4. Wählen Sie unter „Benutzerverwaltung“ Ihre Testgruppe aus, navigieren Sie dann zur Registerkarte „AI Companion“ und aktivieren Sie die Funktionen, auf die die Testgruppe zugreifen soll.

  5. Wählen Sie jetzt die Nicht-Tester-Gruppe mit allen anderen Benutzern Ihres Unternehmens aus.

    • Klicken Sie auf die Registerkarte „AI Companion“ und deaktivieren Sie alle Funktionen für diese Gruppe.
    • Klicken Sie auf das Schlosssymbol, damit die Benutzer dieser Gruppe die Einstellung nicht ändern können.
Sie können der Testgruppe auch eigene Administratoren zuweisen. Diese Personen haben dann keine vollständigen Administratorrechte, können aber Mitglieder zur Testgruppe hinzufügen und alle Mitglieder der Gruppe verwalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Verwaltung des Pilotprojekts an eine andere Person delegieren möchten, auch wenn sie kein Kontoadministrator ist.

Vorlagen und Ressourcen für die Mitarbeiterkommunikation

Bei der Einführung neuer Technologien ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Denn wenn Mitarbeiter nicht darüber informiert sind, was verfügbar ist, nicht überzeugt sind, wie es ihnen helfen kann, und sich nicht damit wohlfühlen, werden sie neue Tools und Lösungen vermutlich nicht verwenden.
 
Hier sind einige Beispiele, wie Sie mithilfe von AI Companion effizienter arbeiten können:
  • In Meetings können Sie Feedback einholen und Gesprächsthemen erfassen sowie Fragen zum Gesagten stellen oder sogar eine Websuche durchführen lassen.
  • Wenn Sie eine Zeitlang nicht im Büro waren, lassen Sie Ihre ungelesenen Chats oder einen E-Mail-Thread zusammenfassen und eine Liste mit Aktionspunkten auf Grundlage einer Chat-Konversation erstellen.
  • Statt auf eine leere Seite zu starren, bitten Sie AI Companion um einen ersten Entwurf, eine Zusammenfassung eines hochgeladenen Dokuments oder die Umformulierung Ihres bisherigen Entwurfs.
Wenn Sie Hilfe bei der Einführung von AI Companion in Ihrem Unternehmen benötigen, finden Sie im AI Companion Onboarding Center Benutzerhandbücher, Vorlagen, Best Practices, Demovideos und mehr.
 
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage zur Einführung von AI Companion in Ihrem Team: Passen Sie sie vor dem Absenden unbedingt an, damit sie nur Ihre gewählten AI Companion-Funktionen bzw. Ihre lizenzierten Zoom Produkte enthält:
 
–
 
Sehr geehrte [Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter],
 
wir haben spannende Neuigkeiten! AI Companion, der auf generativer KI basierende Assistent von Zoom, ist jetzt für Sie in Zoom verfügbar.
AI Companion verfügt über zahlreiche Funktionen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen und dabei helfen, die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern. Funktionen:
 
  • Zoom Meetings zusammenfassen. So erhalten Sie auch ohne Aufzeichnung des Meetings einen Überblick über den Verlauf und die Aktionspunkte. Es kann auch lange Zoom Chat-Threads zusammenfassen und Ihnen mit einem Überblick über die Konversation Zeit sparen.
  • Eine Agenda für ein bevorstehendes Meeting aufstellen. Bitten Sie AI Companion auf Grundlage vergangener Meetings oder Chat-Threads den Ablauf Ihres nächsten Meetings zu planen.
  • Hochgeladene Dokumente zusammenfassen. Laden Sie im AI Companion-Fenster ein PDF, eine Microsoft-Office-Datei oder ein Google Doc hoch und bitten Sie AI Companion, wichtige Informationen daraus zusammenzufassen.
  • Beantworten Sie Fragen zu einem Meeting in Echtzeit – zum Beispiel „Wurde mein Name erwähnt?“ oder „Wie geht es weiter?“.
  • Verfassen Sie Nachrichten in Zoom Chat und E-Mails in Zoom Mail mit dem richtigen Ton und der richtigen Länge. Sie müssen lediglich einen Prompt eingeben.
  • Werten Sie Aufzeichnungen dank der Unterteilung in intelligente Themenkapitel mit Hervorhebung wichtiger Informationen und Aktionselemente leichter aus.
  • In Zoom Canvas und Zoom Whiteboard Ideen auf Grundlage Ihres Prompts generieren und Ihnen so den Start in Brainstorming-Sitzungen oder das Entwerfen von Inhalten erleichtern.
Hier sind einige häufig gestellte Fragen, die Sie vielleicht auch interessieren:
 
Kann ich selbst entscheiden, ob ich AI Companion verwenden möchte?
 
Sie können steuern, welche AI Companion-Funktionen Sie in den von Ihnen gehosteten Zoom-Meetings verwenden möchten. Sie können diese Funktionen in Ihren Profileinstellungen ein- oder ausschalten und von Fall zu Fall entscheiden, ob Sie sie in Ihren Zoom-Meetings verwenden möchten oder nicht. Sie können auch selbst entscheiden, wann AI Companion während Ihres laufenden Zoom-Meetings ein- oder ausgeschaltet wird. Bei einer unterstützten Client-Version können Sie außerdem bestimmte Funktionen deaktivieren, die von anderen Meeting-Teilnehmern aktiviert wurden. Wenn AI Companion während eines Meetings aktiv ist, wird oben rechts im Fenster das AI Companion-Symbol angezeigt. Wenn Sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen, in dem die AI Companion-Funktionen genutzt werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
 
Werden meine Meetinggespräche zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?
 
Zoom verwendet keine Inhalte von Kunden für das Training seiner eigenen KI-Modelle oder denen von Drittanbietern. Das gilt etwa für Audio, Video, Chat, Bildschirmfreigaben, Anhänge, aber auch andere kommunikationsähnliche Kundendaten wie Abstimmungsergebnisse, Whiteboards und Reaktionen.
 
Wie starte ich?
 
Achten Sie auf das AI Companion-Symbol, wenn Sie Zoom verwenden. Sie finden es in der Symbolleiste von Meetings, Zoom Chat, Mail oder Zoom Whiteboard.
 
  • Weitere Einzelheiten finden Sie im Zoom-Leitfaden „Erste Schritte“. Darin erfahren Sie, wie Sie AI Companion in Ihrem Arbeitsalltag optimal nutzen können.
  • Wenn Sie bestimmte Funktionen von AI Companion deaktivieren möchten, gehen Sie zu Ihren Zoom-Profileinstellungen und dort zur Registerkarte „AI Companion“.
  • Antworten auf die häufigsten Fragen zu den ersten Schritten mit finden Sie auf der Support-Seite von Zoom: AI Companion von Zoom verwenden.
Bei Fragen oder Anliegen können Sie sich gerne an [ABTEILUNG][UNTERNEHMEN] wenden.
 
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Tipps zur Förderung der Benutzerakzeptanz

Nachdem Sie AI Companion eingeführt haben, können Sie mit den folgenden Tipps die Benutzerakzeptanz erhöhen und eine effektivere Nutzung fördern:
 
  • Bieten Sie Schulungen und virtuelle Sprechstunden über Zoom Meetings an, um Ihren Mitarbeitern bei der Einrichtung von AI Companion zu helfen und ihre Fragen zu beantworten.
  • Richten Sie einen Zoom Chat-Kanal für AI Companion ein, damit Ihre Mitarbeiter Fragen stellen oder ihre eigenen Tipps und Best Practices mit anderen teilen können.
  • Bilden Sie ein Team aus Power-Usern oder AI Companion-Experten, die Ihren Mitarbeitern helfen, neue Funktionen testen oder selbst Schulungen abhalten, je nach Grad ihres Engagements.

Ressourcen für Mitarbeiter

Mitarbeiter lernen und engagieren sich auf unterschiedliche Weise. Es stehen eine Reihe von AI Companion-Ressourcen zur Verfügung, die Sie mit ihnen teilen können.
 

Erste Schritte mit AI Companion

Sind Sie bereit, mit AI Companion loszulegen? Beachten Sie diese wichtigen Links:

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blogeintrag wurde am 11. Februar 2026 mit den neuesten Informationen über Zoom AI Companion aktualisiert.

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