Anleitung – Zoom AI Companion für Führungskräfte in der IT

Immer mehr Unternehmen betrachten KI als eine unerlässliche Technologie für ihre Mitarbeiter und nicht mehr als ein nettes Zusatzfeature. Als IT-Führungskraft stehen Sie an vorderster Front dieser Digitalisierungswelle und haben die Aufgabe, die richtige Technologie bereitzustellen, damit Ihre Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können. 

Bei der Vielzahl der verfügbaren KI-Lösungen ist Ihr Team womöglich mit der Bewertung und dem Testen verschiedener Tools auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Kosten, Qualität, Integrationen sowie Sicherheit und Datenschutz schlichtweg überfordert. Die Suche nach einer zuverlässigen und effektiven Lösung braucht Zeit. Aber eine zu langsame Vorgehensweise kann ihre eigenen Fallstricke mit sich bringen. Wenn eifrigen Mitarbeitern keine zugelassenen KI-Tools zur Verfügung gestellt werden, fangen sie womöglich an, ungeprüfte Apps für ihre Arbeit zu verwenden. Dabei haben Sie keinen Überblick darüber, wie mit Unternehmensdaten umgegangen wird oder ob diese zum Trainieren von KI-Modellen Dritter verwendet werden. Und sie werden nicht die Produktivitätssteigerungen erzielen, die KI ermöglichen kann.

Sie müssen sich außerdem Gedanken darüber machen, wie Sie KI in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einbinden, Benutzer einarbeiten und den Wert von KI vermitteln können, damit die Mitarbeiter sie nutzen. 

Hier kommt Zoom AI Companion, Ihr intelligenter KI-Assistent auf der Zoom-Plattform. Dieser Assistent ist Teil der bewährten Plattform und der gemeinsamen Arbeitsumgebung, die Ihre Mitarbeiter bereits kennen und lieben. Er ist nur einen Mausklick davon entfernt, die Produktivität Ihres Teams zu steigern, indem er Meetings und Chat-Threads zusammenfasst, Nachrichten im Team-Chat und in E-Mails verfasst und beim Brainstorming und der Strukturierung von Ideen auf einem Whiteboard hilft. Und da es für zahlende Nutzer der berechtigten Zoom-Tarife* ohne zusätzliche Kosten enthalten ist, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie Sie Ihr Budget für ein neues Tool aufstocken können.

Unabhängig davon, ob Sie die Einführung von AI Companion in Erwägung ziehen oder ob Sie eine Anleitung zur effektiven Implementierung suchen, hier finden Sie alle erforderlichen Informationen. (Möchten Sie eine kurze Übersicht der Vorteile von AI Companion für Ihr Team? Klicken Sie hier.)

Um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu reduzieren, ist eine strenge Bewertung jeder Anwendung unerlässlich. Unser Engagement für verantwortungsvolle KI basiert auf der starken Fürsorgekultur von Zoom. Diese stellt Sicherheit und Datenschutz in den Mittelpunkt unserer Produkte. Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoom verwendet, dann wissen Sie schon, dass Sicherheit, Datenschutz und Compliance Prioritäten unserer Plattform sind.

Dabei ist Folgendes zu erwähnen: Zoom verwendet keine Audio-, Video-, Chat-, Bildschirmfreigabe-, Anhänge oder andere Kommunikationsinhalte von Kunden (wie Umfrageergebnisse, Whiteboards und Reaktionen), um die Modelle der künstlichen Intelligenz von Zoom oder Drittanbietern zu trainieren.

Wenn Sie mit den Sicherheits- und Datenschutzpraktiken von Zoom nicht vertraut sind, finden Sie in unserem Whitepaper „Datenschutz und Sicherheit bei AI Companion“ einen detaillierten Einblick in unsere Produktfunktionen und unseren Ansatz für verantwortungsvolle KI. Dort werden zahlreiche Fragen beantwortet, die Sie sich ggf. bei der Evaluierung unserer KI-Lösungen stellen. 

Laden Sie das Whitepaper herunter und erfahren Sie mehr über folgende Themen:

• Nutzung und Schutz von Daten
• Datenfluss und Datenübermittlung an Dritte (falls zutreffend)
• Spezifische Details zur Datenspeicherung und -aufbewahrung für die einzelnen AI Companion-Funktionen
• Unser Verfahren zur Entwicklung generativer KI-Funktionen

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Bevor Sie AI Companion in Ihrem gesamten Unternehmen einführen, sollten Sie einen Pilotversuch mit einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern durchführen. So können Sie die Funktionen testen und zunächst das Feedback und die Erfahrungen einer kleineren Benutzergruppe sammeln. Und mit unseren präzisen Steuerungsmöglichkeiten für AI Companion geht das ganz einfach. So funktioniert es:

1. Erstellen Sie eine neue Gruppe für Ihre Tester im Bereich Benutzerverwaltung Ihres Kontos.
2. Erstellen Sie eine separate neue Gruppe für Nicht-Tester.
3. Klicken Sie in Ihren Kontoeinstellungen auf die Registerkarte „AI Companion“. Hier können Sie auswählen, welche AI Companion-Funktionen Sie aktivieren möchten – dies erfolgt auf Kontoebene, also für alle Benutzer Ihres Kontos. Im nächsten Schritt beschränken Sie den Zugriff auf das Unternehmen im Allgemeinen, gewähren aber der Testgruppe den Zugriff.
4. Wählen Sie unter „Benutzerverwaltung“ Ihre Testgruppe aus, navigieren Sie dann zur Registerkarte „AI Companion“ und aktivieren Sie die Funktionen, auf die die Testgruppe zugreifen soll. 
5. Wählen Sie die Gruppe der Nicht-Tester aus, also die Gruppe, die alle anderen Benutzer in Ihrem Unternehmen umfasst. Klicken Sie auf die Registerkarte „AI Companion“ und deaktivieren Sie dann alle Funktionen für die Nicht-Tester. Klicken Sie auf das Schlosssymbol, um zu verhindern, dass Benutzer in dieser Gruppe Änderungen vornehmen. 

Bei Bedarf können Sie Ihrer Testgruppe separate Administratoren zuweisen. Diese haben dann keinen vollständigen Administratorkontozugriff, können aber Mitglieder zu Ihrer Testgruppe hinzufügen und verwalten. Diese Maßnahme ist besonders in dem Fall nützlich, dass Sie die Verwaltung des Pilotprojekts an eine andere Person delegieren möchten, auch wenn es sich bei dieser Person nicht um einen Kontoadministrator handelt.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

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Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

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Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

Sind Sie bereit, mit AI Companion loszulegen? Beachten Sie diese wichtigen Links:

• Erfahren Sie auf der AI Companion-Seite mehr über die neuesten Funktionen und Fähigkeiten.
• Laden Sie unser Whitepaper zu Datenschutz und Sicherheit bei AI Companionherunter.
• Absolvieren Sie den Kurs „Zoom AI Companion für Administratoren“ im Zoom Lerncenter.
• Gehen Sie zum Adminkonto-Portal Ihres Unternehmens, um AI Companion zu aktivieren.
• Lesen Sie in unserem Bericht „KI am Arbeitsplatz“ mehr darüber, was andere Führungskräfte und Mitarbeiter über KI denken.