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Actualizado el December 20, 2023
Publicado el December 20, 2023
Las organizaciones consideran cada vez más que la IA es una tecnología indispensable para los empleados, en lugar de algo que está bien tener. Como líder de TI, usted está a la vanguardia de esta corriente de transformación digital, y tiene la tarea de aportar la tecnología adecuada para ayudar a los empleados a colaborar y comunicarse de manera eficaz.
Con tantas soluciones de IA disponibles, su equipo puede sentirse abrumado con la evaluación y las pruebas de diferentes herramientas en función de diversos factores, como el coste, la calidad, las integraciones y la seguridad y privacidad. Encontrar una solución de confianza y eficaz lleva tiempo. Pero avanzar demasiado despacio puede conllevar sus propios riesgos. Si a los empleados impacientes no se les proporcionan herramientas de IA aprobadas, podrían empezar a utilizar aplicaciones no aprobadas para su trabajo, y usted no sabrá cómo se manejan los datos de la empresa o si se están utilizando para entrenar modelos de IA de terceros. Y no obtendrán los beneficios de productividad que la IA puede proporcionar.
También está haciendo malabares para incorporar la IA a sus flujos de trabajo actuales, incorporar usuarios y comunicar el valor de la IA para que los empleados la utilicen.
Introduzca Zoom AI Companion, su asistente inteligente de IA en la plataforma Zoom. Es parte de la plataforma en la que confía y de la experiencia de colaboración que sus empleados ya conocen y disfrutan: a un clic de distancia de aumentar la productividad de su equipo mediante el resumen de reuniones e hilos de chat, la redacción de mensajes en Team Chat y el correo electrónico, y la ayuda en la generación y organización de ideas en una pizarra. Además, como se incluye sin coste adicional para los usuarios de pago de los planes de Zoom elegibles,* no tiene que preocuparse por ajustar una nueva herramienta a su presupuesto.
Tanto si está considerando AI Companion activamente como si busca orientación para implementarlo de manera eficaz, a continuación, encontrará la información que necesita. (¿Quiere saber lo que AI Companion puede hacer por su equipo? Empiece aquí).
La evaluación rigurosa de todas las aplicaciones es esencial para ayudar a mantener protegidos los datos de la empresa y reducir los riesgos. Nuestro compromiso con la IA responsable se basa en la sólida cultura de cuidado de Zoom, que pone la seguridad y la privacidad en el núcleo de nuestros productos. Si su organización ya utiliza Zoom, probablemente ya conozca cómo otorgamos prioridad a la seguridad, la privacidad y el cumplimiento en toda nuestra plataforma.
Es importante señalar que Zoom no utiliza ninguna parte del audio, vídeo, chat, pantalla compartida, archivos adjuntos del cliente ni otro contenido del cliente similar a comunicaciones (como resultados de votaciones, pizarras y reacciones) para entrenar modelos de inteligencia artificial de Zoom o de terceros.
Si no conoce las prácticas de seguridad y privacidad de Zoom, nuestro documento técnico sobre seguridad y privacidad de AI Companion le proporciona una visión detallada de las características de nuestros productos y de nuestro enfoque de la IA responsable, y responde a muchas de las preguntas que puede tener al evaluar nuestras soluciones de IA.
Descargue el documento técnico para obtener información sobre lo siguiente:
Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features.
It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.
Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level
To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels.
Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):
At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.
Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.
At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting.
During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.
Antes de implementar AI Companion en toda la organización, conviene considerar la posibilidad de realizar una prueba piloto con un grupo seleccionado de empleados. Esto le permite probar primero las capacidades y recopilar comentarios y aprendizajes a partir de una base de usuarios más pequeña. Y con nuestros controles detallados para AI Companion, es fácil hacerlo. Se hace de la siguiente forma:
Si quiere, puede asignar administradores independientes a su grupo de prueba. Estos no tendrán acceso completo a la cuenta de administrador, pero podrán agregar y administrar miembros en su grupo de prueba. Esta opción es perfecta si desea delegar en alguien para que administre la prueba piloto, aunque no sea administrador de la cuenta.
La comunicación con los empleados es fundamental a la hora de implementar cualquier tecnología. Después de todo, si los empleados no están informados de lo que tienen a disposición, no saben cómo puede ayudarlos y no se sienten a gusto utilizándola, probablemente no la adoptarán.
A continuación, encontrará una plantilla de correo electrónico para presentar AI Companion a su equipo:
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Estimados [empleados]:
Nos complace anunciar que AI Companion, el asistente de IA generativa de Zoom, ya está disponible para su uso en Zoom.
AI Companion ofrece una serie de capacidades diseñadas para ayudarlos durante su día de trabajo a mejorar la productividad y la colaboración. Esta herramienta puede hacer lo siguiente:
[NOTA: EDITE LA LISTA ANTERIOR EN FUNCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE AI COMPANION QUE DECIDA HABILITAR O DE LOS PRODUCTOS DE ZOOM PARA LOS QUE CUENTE CON LICENCIA].
Sabemos que puede que tenga preguntas sobre el uso de esta nueva herramienta. Siga leyendo para obtener más información:
¿Puedo decidir si quiero utilizar AI Companion?
Usted puede decidir qué capacidades de AI Companion desea utilizar en las reuniones que organice. Puede activar o desactivar estas capacidades en cualquier momento, y puede decidir si utilizarlas o no en sus reuniones según el caso. También puede elegir cuándo activar o desactivar AI Companion mientras la reunión está en curso. Si AI Companion está activo durante una reunión, aparecerá un icono luminoso en la esquina superior izquierda de la ventana. Si se une a una reunión en la que se utilizan las capacidades de AI Companion, recibirá una notificación con una cláusula de exención de responsabilidad.
¿Las conversaciones de mis reuniones se utilizarán para entrenar modelos de IA?
Zoom no utiliza ninguna parte del audio, vídeo, chat, pantalla compartida, archivos adjuntos del cliente ni otro contenido del cliente similar a comunicaciones (como resultados de votaciones, pizarras y reacciones) para entrenar modelos de inteligencia artificial de Zoom o de terceros.
¿Cómo empiezo?
Solo tiene que buscar el icono luminoso de AI Companion mientras utiliza Zoom: en la barra de herramientas de Meetings, Team Chat, Mail o Zoom Whiteboard.
No duden en ponerse en contacto si tienen alguna pregunta o inquietud.
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Una vez que haya presentado AI Companion, siga las siguientes sugerencias para promover su adopción y ayudar a sus empleados a aprender a utilizarlo con eficacia:
Los empleados aprenden e interactúan de diferentes maneras, y contamos con una variedad de recursos de AI Companion que puede compartir con ellos.
¿Está listo para empezar a utilizar AI Companion? Aquí encontrará algunos enlaces importantes:
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Xuedong Huang, director de Tecnología de Zoom, habla de nuestro enfoque federado de la IA y de cómo ofrece un rendimiento de alta calidad para resúmenes de reuniones, informes y siguientes pasos.
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Ahorre aún más tiempo y esfuerzo durante el día con AI Companion.
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Tiene un millón de cosas para hacer y miles de personas esperando un evento excepcional. Cuando utilice Zoom AI Companion para compartir la carga de trabajo, dispondrá de más tiempo para concentrar su atención donde sea necesario.
