Przy wdrażaniu dowolnej technologii kluczowe znaczenie ma komunikacja z pracownikami. W końcu jeśli pracownicy nie dowiedzą się, jakie funkcje są dostępne, nie przekonasz ich, jak to może im pomóc, i nie poczują się swobodnie w korzystaniu z nich, to zapewne nie zaczną z nich korzystać.
Oto kilka sposobów, w jakie funkcje AI w Zoom Workplace mogą pomóc w zwiększeniu wydajności pracy:
- Podczas spotkań można rejestrować informacje zwrotne i najważniejsze tematy rozmowy, zadawać pytania dotyczące tego, co zostało powiedziane, a nawet zadawać pytania do wyszukiwania w Internecie.
- Po powrocie do biura możesz podsumować nieprzeczytane czaty, uzyskać listę zadań do wykonania na podstawie rozmowy w kanale czatu lub podsumować wątek wiadomości e-mail.
- Zamiast wpatrywać się w pustą stronę, poproś AI o utworzenie pierwszego szkicu, podsumowanie przesłanego dokumentu lub zmianę tonu obecnej wersji roboczej.
Oto przykładowy szablon wiadomości e-mail przedstawiającej zespołowi funkcje AI. Zanim ją wyślesz, wprowadź odpowiednie zmiany tak, aby odzwierciedlała wybrane funkcje AI lub produkty Zoom, na które posiadasz licencję:
–
Drodzy [pracownicy],
Z radością ogłaszamy, że funkcje AI w Zoom Workplace, czyli funkcje generatywnej AI Zoom, są już dostępne do użytku w Zoom.
Funkcje AI w Zoom Workplace oferują szereg możliwości, które mają ci pomóc w codziennej pracy, zwiększając produktywność i usprawniając współpracę. Może:
- Podsumowywać spotkania Zoom Meetings, streszczając to, co się wydarzyło i podkreślając działania do wykonania, nawet bez nagrywania spotkania. Może również podsumowywać długie wątki w Zoom Chat, pomagając zaoszczędzić czas dzięki streszczeniu rozmowy.
- Tworzyć plan nadchodzącego spotkania. Poproś AI o utworzenie planu na następne spotkanie na podstawie poprzednich spotkań lub wątków czatu.
- Podsumowywać przesłane dokumenty. W panelu bocznym czatu AI prześlij plik PDF, plik Microsoft Office lub dokument Google oraz poproś AI Companion o podsumowanie ważnych informacji.
- Odpowiadać na pytania dotyczące spotkania w czasie rzeczywistym, takie jak „Czy wymieniono moje imię i nazwisko?” lub „Jakie są kolejne kroki?”.
- Redagować wiadomości w Zoom Chat i wiadomości e-mail w Zoom Mail, stosując odpowiedni ton i długość. Wystarczy wpisać prompt.
- Ułatwiać przeglądanie nagrań poprzez dzielenie ich na inteligentne rozdziały według tematu, podkreślanie ważnych informacji i identyfikowanie działań do wykonania.
- Generować pomysły w Zoom Canvas i Zoom Whiteboard na podstawie promptu, co pomoże rozpocząć sesje burzy mózgów lub stworzyć wersję roboczą treści.
Oto kilka najczęściej zadawanych pytań:
Czy mogę samodzielnie zdecydować, czy korzystać z funkcji AI?
Możesz zarządzać funkcjami AI, z których chcesz korzystać podczas spotkań prowadzonych w Zoom Meetings. Możesz włączać i wyłączać te funkcje w ustawieniach profilu, a także decydować, czy mają być używane podczas poszczególnych spotkań w Zoom Meetings. Możesz także wybrać, kiedy włączyć lub wyłączyć funkcje AI podczas trwającego spotkania Zoom, w tym – jeśli korzystasz z obsługiwanej wersji klienta – wyłączyć niektóre funkcje aktywowane przez innych uczestników spotkania. Jeśli podczas spotkania funkcje AI są włączone, w prawym górnym rogu okna pojawi się ikona AI. Jeśli dołączysz do spotkania Zoom, w którym używane są funkcje AI, otrzymasz stosowne powiadomienie.
Czy moje rozmowy na spotkaniach będą używane do trenowania modeli sztucznej inteligencji?
Zoom nie wykorzystuje treści audio ani wideo, czatu, udostępnianych ekranów, załączników ani żadnych innych form komunikacji klientów (w tym wyników ankiet, treści tablic czy reakcji) do trenowania modeli sztucznej inteligencji Zoom lub podmiotów zewnętrznych.
Od czego zacząć?
Kiedy korzystasz z Zoom Workplace, zwróć uwagę na ikonę AI – znajdziesz ją na pasku narzędzi w sekcji Meetings, w Zoom Chat, w poczcie lub w Zoom Whiteboard.
Wszystkie pytania lub wątpliwości należy kierować na adres [COMPANY][DEPARTMENT].
___
Wskazówki dotyczące skutecznego wdrażania
Po wdrożeniu funkcji AI skorzystaj z poniższych wskazówek, aby zachęcić pracowników do stosowania ich oraz pomóc im nauczyć się ich skutecznego korzystania z nich:
- Zaplanuj sesje szkoleniowe i wirtualne konsultacje za pośrednictwem Zoom Meetings, aby pomóc pracownikom włączyć funkcje AI i odpowiedzieć na wszelkie ewentualne pytania.
- Utwórz kanał Zoom Chat poświęcony funkcjom AI, aby Twoi pracownicy mogli zadawać pytania lub dzielić się własnymi wskazówkami i najlepszymi praktykami.
- Stwórz komitet złożony z zaawansowanych użytkowników lub entuzjastów sztucznej inteligencji, aby pomóc pracownikom, testować nowe możliwości lub przeprowadzić własne sesje szkoleniowe, w zależności od ich poziomu zaangażowania.
Zasoby dla pracowników
Pracownicy uczą się i angażują na różne sposoby, a my mamy do dyspozycji różne zasoby dotyczące zasobów AI, które można im udostępnić.
