Przewodnik kierownika działu IT po Zoom AI Companion

Coraz częściej organizacje postrzegają sztuczną inteligencję jako niezbędną technologię dla pracowników, a nie jako miły dodatek. Jako lider IT stoisz na czele tej fali cyfrowej transformacji, której zadaniem jest wprowadzenie odpowiedniej technologii, która pomoże pracownikom efektywnie współpracować i komunikować się. 

Przy tak wielu dostępnych rozwiązaniach AI Twój zespół może być przytłoczony oceną i testowaniem różnych narzędzi pod kątem różnych czynników, takich jak koszty, jakość, integracje oraz bezpieczeństwo i prywatność. Znalezienie zaufanego i skutecznego rozwiązania wymaga czasu. Zbyt wolne podejmowanie decyzji może jednak również wiązać się z pułapkami. Jeśli chętni pracownicy nie otrzymają zatwierdzonych narzędzi sztucznej inteligencji, mogą zacząć używać do swojej pracy niesprawdzonych aplikacji, a Ty nie będziesz wiedzieć, w jaki sposób przetwarzane są dane firmowe ani czy są one wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji innych firm. Nie zapewnią również wzrostu produktywności, który może zapewnić sztuczna inteligencja.

Zastanawiasz się również, jak włączyć sztuczną inteligencję do istniejących przepływów pracy, wdrażać użytkowników i informować o wartości sztucznej inteligencji, aby pracownicy z niej korzystali. 

W tym miejscu przedstawiamy Zoom AI Companion, Twojego inteligentnego asystenta AI na platformie Zoom. Jest to część platformy, której ufasz oraz środowisko współpracy, które Twoi pracownicy już znają i kochają — wystarczy jedno kliknięcie, aby zwiększyć produktywność zespołu poprzez podsumowywanie spotkań i wątków na czacie, redagowanie wiadomości w Zoom Team Chat i wiadomości e-mail oraz pomoc w burzy mózgów i organizowaniu pomysłów na tablicy. Ponieważ asystent AI Companion jest dostępny bez dodatkowych kosztów dla płatnych użytkowników kwalifikujących się planów Zoom*, nie musisz się martwić o dopasowanie nowego narzędzia do swojego budżetu.

Niezależnie od tego, czy aktywnie rozważasz korzystanie z asystenta AI Companion, czy szukasz wskazówek dotyczących jego skutecznego wdrożenia, poniżej znajdziesz potrzebne informacje. (Potrzebujesz informacji na temat tego, co asystent AI Companion może zrobić dla Twojego zespołu? Zacznij tutaj).

Rygorystyczna ocena każdej aplikacji jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo danych firmowych i zmniejszyć potencjalne ryzyko. Nasze zaangażowanie w odpowiedzialną sztuczną inteligencję opiera się na silnej kulturze troski Zoom, która stawia bezpieczeństwo i prywatność w centrum naszych produktów. Jeśli Twoja organizacja korzysta już z Zoom, prawdopodobnie wiesz, że priorytetowo traktujemy bezpieczeństwo, prywatność i zgodność na naszej platformie.

Co ważne, Zoom nie korzysta z treści dźwiękowych, wideo, czatu, udostępniania ekranu, załączników ani innych form komunikacji naszych klientów (na przykład wyników ankiet, tablic lub reakcji) do trenowania modeli sztucznej inteligencji Zoom czy podmiotów zewnętrznych.

Jeśli nie znasz praktyk Zoom w zakresie bezpieczeństwa i prywatności, nasz raport dotyczący bezpieczeństwa i prywatności asystenta AI Companion zawiera szczegółowe spojrzenie na funkcje tego produktu i podejście do odpowiedzialnej sztucznej inteligencji, odpowiadając na wiele pytań, które możesz mieć podczas oceny naszych rozwiązań AI. 

Pobierz raport, aby uzyskać informacje na te tematy:

• W jaki sposób wykorzystujemy i chronimy Twoje dane?
• Przepływ danych i przekazywanie ich stronom trzecim (w stosownych przypadkach)
• Szczegółowe informacje o przechowywaniu i zatrzymywaniu danych w przypadku każdej funkcji asystenta AI Companion
• Nasz proces opracowywania funkcji generatywnej sztucznej inteligencji

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Przed wdrożeniem asystenta AI Companion w całej organizacji warto rozważyć przeprowadzenie programu pilotażowego z wybraną grupą pracowników. Dzięki temu można najpierw przetestować możliwości narzędzia oraz zebrać opinie i wnioski od mniejszej grupy użytkowników. Dzięki naszym precyzyjnym elementom sterującym dla asystenta AI Companion jest to niezwykle łatwe. Oto, jak to zrobić:

1. Utwórz nową grupę dla testerów w sekcji Zarządzanie użytkownikami na swoim koncie.
2. Utwórz oddzielną nową grupę dla osób, które nie wezmą udziału w teście.
3. W ustawieniach konta kliknij zakładkę Asystent AI Companion. W tym miejscu możesz wybrać funkcje asystenta AI Companion, które chcesz włączyć — będzie to ustawienie na poziomiekonta, czyli dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie. W następnym kroku ograniczysz dostęp reszcie organizacji, jednocześnie zezwalając na dostęp dla grupy testowej.
4. W sekcji Zarządzanie użytkownikami wybierz grupę testową, a następnie przejdź do karty Asystent AI Companion i włącz funkcje, do których grupa testowa ma mieć dostęp. 
5. Wybierz grupę, która nie bierze udziału w teście — tę, która obejmuje wszystkich pozostałych użytkowników w organizacji. Kliknij zakładkę Asystent AI Companion, a następnie wyłącz wszystkie funkcje dla tej grupy. Kliknij ikonę kłódki, aby uniemożliwić użytkownikom w tej grupie zmianę tego ustawienia. 

Jeśli chcesz, możesz przypisać oddzielnych administratorów do grupy testowej — nie będą oni mieli pełnego dostępu do konta administratora, ale będą mogli dodawać członków do grupy testowej i zarządzać nimi. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli chcesz oddelegować kogoś do zarządzania programem pilotażowym, nawet jeśli nie jest administratorem konta.

Komunikacja z pracownikami ma kluczowe znaczenie przy wdrażaniu dowolnej technologii. W końcu, jeśli pracownicy nie są informowani o tym, jakie narzędzia są dostępne ani jak mogą one im pomóc i nie czują się komfortowo, korzystając z tych narzędzi, prawdopodobnie ich nie przyjmą. 

Oto szablon wiadomości e-mail przedstawiającej zespołowi asystenta AI Companion:

___

Drodzy [pracownicy],

z radością ogłaszamy, że asystent AI Companion, asystent Zoom oparty na generatywnej sztucznej inteligencji, jest już dostępny do użytku w Zoom.

Asystent AI Companion ma wiele funkcji zaprojektowanych tak, aby pomóc Wam w ciągu dnia pracy oraz zwiększyć produktywność i usprawnić współpracę. Może:

• Podsumowywać spotkania Zoom, streszczając to, co się wydarzyło i podkreślając działania do wykonania, nawet bez nagrywania spotkania. Może również podsumowywać długie wątki w Zoom Team Chat, pomagając zaoszczędzić czas dzięki streszczeniu rozmowy.

• Odpowiadać na pytania dotyczące spotkania w czasie rzeczywistym, takie jak „Czy wymieniono moje imię i nazwisko?” lub „Jakie są kolejne kroki?”.

• Redagować wiadomości w Zoom Team Chat i wiadomości e-mail w Zoom Mail, stosując odpowiedni ton i długość. Wszystko, co musisz zrobić, to podać monit.

• Ułatwiać przeglądanie nagrań poprzez dzielenie ich na inteligentne rozdziały według tematu, podkreślanie ważnych informacji i identyfikowanie działań do wykonania.
• Generować pomysły w Zoom Whiteboard na podstawie monitu, co pomoże Wam rozpocząć sesje burzy mózgów.

[UWAGA: EDYTUJ POWYŻSZĄ LISTĘ W OPARCIU O FUNKCJE ASYSTENTA AI COMPANION, KTÓRE ZDECYDUJESZ SIĘ WŁĄCZYĆ LUB PRODUKTY ZOOM, NA KTÓRE MASZ LICENCJĘ]

Wiemy, że możecie mieć pytania dotyczące korzystania z tego nowego narzędzia. Więcej informacji znajduje się poniżej:

Czy mogę wybrać, czy chcę korzystać z asystenta AI Companion?

Masz kontrolę nad tym, których funkcji asystenta AI Companion chcesz używać podczas organizowanych przez Ciebie spotkań. Można włączyć lub wyłączyć te funkcje w dowolnym momencie i zdecydować, czy mają być używane podczas poszczególnych spotkań. Możesz także wybrać, kiedy chcesz włączyć lub wyłączyć asystenta AI Companion w trakcie spotkania. Jeśli asystent AI Companion jest aktywny podczas spotkania, w lewym górnym rogu okna widoczna będzie świecąca ikona iskierki. Jeśli dołączysz do spotkania, na którym są używane funkcje asystenta AI Companion, otrzymasz powiadomienie z wyjaśnieniem. 

Czy moje rozmowy na spotkaniach będą używane do trenowania modeli sztucznej inteligencji?

Zoom nie korzysta z treści dźwiękowych, wideo, czatu, udostępniania ekranu, załączników ani innych form komunikacji jakiegokolwiek klienta (na przykład wyników ankiet, tablic lub reakcji) do trenowania modeli sztucznej inteligencji Zoom czy podmiotów zewnętrznych.

Od czego zacząć?

Wystarczy poszukać ikony iskierki asystenta AI Companion podczas korzystania z Zoom — na pasku narzędzi w Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Mail lub Zoom Whiteboard. 

• Zapoznaj się z przewodnikiem po Zoom, aby uzyskać więcej informacji i dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać asystenta AI Companion w ciągu dnia pracy. 
• Jeśli chcesz wyłączyć niektóre funkcje asystenta AI Companion, przejdź do ustawień profilu Zoom i poszukaj zakładki Asystent AI Companion. 
• Aby uzyskać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące rozpoczynania pracy, odwiedź stronę pomocy Zoom: Korzystanie z Zoom AI Companion.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości skontaktuj się z nami. 

___

Wskazówki dotyczące skutecznego wdrażania

Po przedstawieniu asystenta AI Companion postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby przyspieszyć wdrożenie i pomóc pracownikom nauczyć się, jak efektywnie korzystać z tego narzędzia:

• Zaplanuj sesje szkoleniowe i wirtualne konsultacje za pośrednictwem Zoom, aby pomóc pracownikom włączyć asystenta AI Companion i odpowiedzieć na wszelkie ewentualne pytania.
• Utwórz kanał Zoom Team Chat poświęcony asystentowi AI Companion, aby Twoi pracownicy mogli zadawać pytania lub dzielić się własnymi wskazówkami i najlepszymi praktykami.
• Stwórz komitet złożony z zaawansowanych użytkowników lub entuzjastów sztucznej inteligencji, aby pomóc pracownikom, testować nowe możliwości lub przeprowadzić własne sesje szkoleniowe, w zależności od ich poziomu zaangażowania.

Zasoby dla pracowników

Pracownicy uczą się i angażują na różne sposoby, a my mamy do dyspozycji różne zasoby dotyczące asystenta AI Companion, które można im udostępnić.

• Artykuły pomocy dotyczący asystenta AI Companion 
• Kursy w Centrum szkoleniowym Zoom
• Wpisy na blogu dotyczące asystenta AI Companion
• Webinar na żądanie dotyczący asystenta AI Companion

Chcesz zacząć korzystać z asystenta AI Companion? Oto kilka ważnych linków:

• Zajrzyj na stronę asystenta AI Companion, aby zapoznać się z najnowszymi funkcjami i możliwościami.
• Pobierz nasz raport dotyczący bezpieczeństwa i prywatności asystenta AI Companion.
• Ukończ kurs Zoom AI Companion dla administratorów w Centrum szkoleniowym Zoom.
• Odwiedź portal konta administratora swojej organizacji, aby włączyć asystenta AI Companion.
• Dowiedz się więcej o tym, co inni liderzy i pracownicy myślą o sztucznej inteligencji, z naszego raportu dotyczącego sztucznej inteligencji w miejscu pracy.