5 số phút đọc
Cập nhật vào December 20, 2023
Đăng vào December 20, 2023
Ngày càng có nhiều tổ chức hiểu rằng AI là một công nghệ bắt buộc đối với nhân viên, chứ không phải là một công nghệ nên có. Là lãnh đạo bộ phận CNTT, bạn thuộc tiền tuyến của làn sóng chuyển đổi số này, với nhiệm vụ mang lại công nghệ phù hợp để giúp nhân viên cộng tác và giao tiếp hiệu quả.
Với rất nhiều giải pháp AI hiện có, nhóm của bạn có thể cảm thấy choáng ngợp với việc đánh giá và kiểm thử các công cụ khác nhau dựa trên nhiều yếu tố đa dạng, bao gồm chi phí, chất lượng, thành phần tích hợp cũng như tính bảo mật và quyền riêng tư. Cần có thời gian để tìm được một giải pháp đáng tin cậy và hiệu quả. Nhưng hành động quá chậm có thể dẫn đến những khó khăn bất ngờ. Nếu các nhân viên đang háo hức không được cung cấp công cụ AI đã được phê duyệt, họ có thể bắt đầu sử dụng các ứng dụng chưa được kiểm duyệt để thực hiện công việc và bạn sẽ không biết dữ liệu của công ty đang được xử lý như thế nào hoặc dữ liệu đó có được sử dụng để đào tạo các mô hình AI của bên thứ ba hay không. Và họ sẽ không đạt được mức tăng năng suất mà AI có thể mang lại.
Cũng có thể bạn đang loay hoay tìm cách tích hợp AI vào quy trình công việc hiện tại, hướng dẫn nhập môn cho người dùng và truyền đạt giá trị của AI để nhân viên sử dụng.
Hãy truy cập Zoom AI Companion 2.0, trợ lý AI thông minh của bạn. Đó là một phần của nền tảng Zoom Workplace mà bạn tin tưởng và trải nghiệm cộng tác mà nhân viên của bạn đã biết và yêu thích. Đó là một cách dễ dàng để tóm tắt các cuộc họp và chuỗi trò chuyện, soạn tin nhắn trong Team Chat và email, đồng thời giúp lên ý tưởng và sắp xếp các ý tưởng trên bảng trắng hoặc Tài liệu Zoom. Vì công cụ này được cung cấp cho người dùng trả phí trên các gói Zoom đủ điều kiện mà không tính thêm phí* nên bạn không cần lo lắng về việc thêm một công cụ mới sao cho phù hợp với ngân sách.
Cho dù bạn đang chủ động cân nhắc AI Companion hay đang tìm kiếm hướng dẫn để triển khai hiệu quả công cụ này, chúng tôi đều có thông tin bạn cần bên dưới. Nếu bạn mới sử dụng AI Companion 2.0, hãy tìm hiểu xem sản phẩm này có thể làm gì cho nhóm của bạn.
Đánh giá nghiêm ngặt mọi ứng dụng là điều thiết yếu để góp phần bảo vệ an toàn cho dữ liệu của công ty và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Văn hóa quan tâm sâu sắc của Zoom luôn đặt bảo mật và quyền riêng tư lên hàng đầu trong các sản phẩm, là yếu tố chính trong cam kết của chúng tôi đối với AI có trách nhiệm. Nếu tổ chức của bạn đã sử dụng Zoom, có thể bạn đã quen với cách chúng tôi ưu tiên tính bảo mật, tuân thủ và quyền riêng tư trên khắp nền tảng Zoom Workplace.
Quan trọng hơn hết, Zoom không sử dụng bất kỳ nội dung âm thanh, video, chat, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm, hoặc các hình thức giao tiếp khác của khách hàng, chẳng hạn như nội dung khách hàng tạo ra (như kết quả thăm dò ý kiến, bảng trắng và phản ứng), để huấn luyện các mô hình trí tuệ nhân tạo của Zoom hoặc của bên thứ ba.
Nếu bạn chưa quen với các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư của Zoom thì Sách trắng về quyền riêng tư và bảo mật của AI Companion của chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng của sản phẩm và cách tiếp cận AI có trách nhiệm, đồng thời giải đáp nhiều câu hỏi mà bạn có thể có khi đánh giá các giải pháp AI của chúng tôi.
Để biết thông tin về:
Tải xuống sách trắng về Bảo mật và Quyền riêng tư của AI Companion.
Quản trị viên có thể bật hoặc tắt các tính năng cho toàn bộ tài khoản của họ trong trang cài đặt tài khoản trên Cổng thông tin quản trị. Bạn có thể chọn cung cấp quyền truy cập vào bất kỳ hoặc tất cả các tính năng này cho tất cả nhân viên hoặc chỉ một số nhóm nhất định (yêu cầu phiên bản 6.2.5 trở lên).
Bạn không phải lựa chọn giữa việc sử dụng hay không sử dụng tất cả các tính năng. Ví dụ: có thể bạn muốn nhân viên có thể tóm tắt cuộc họp bằng AI Companion nhưng chọn tạm dừng một số tính năng nhất định như soạn email hoặc soạn Trò chuyện nhóm trong khi bạn thực hiện thêm hoạt động kiểm thử. Bạn có thể dễ dàng bật hoặc tắt quyền truy cập trong cài đặt tài khoản của mình.
Khi nhấp vào thẻ AI Companion, bạn sẽ thấy khả năng bật/tắt từng tính năng có sẵn ở cấp tài khoản.
Để chi tiết hơn nữa, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập của nhân viên vào các tính năng AI Companion ở cả cấp tài khoản, nhóm và người dùng.
Lấy ví dụ sử dụng tính năng tóm tắt cuộc họp thì cách thức hoạt động như sau, mặc dù cách thức này cũng áp dụng cho các tính năng AI Companion khác:
Để giới hạn cài đặt ở cấp tài khoản và nhóm, nhấp vào biểu tượng khóa để ngăn người dùng thay đổi cài đặt. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu tất cả bản tóm tắt cuộc họp chỉ được gửi đến người chủ trì cuộc họp.
Sau khi bật một tính năng, bạn thậm chí còn có nhiều tùy chọn hơn để kiểm soát cách thức chia sẻ và truy cập các kết quả đầu ra của AI Companion. Ví dụ: khi bật tóm tắt cuộc họp, bạn có thể quyết định ai sẽ nhận được các bản tóm tắt cuộc họp đó: chỉ người chủ trì, người chủ trì và người dự thính nội bộ hay chia sẻ bản tóm tắt đó với tất cả những người được mời tham gia cuộc họp, bao gồm cả những người bên ngoài công ty.
Ở cấp người dùng, nhân viên có thể chọn cách họ muốn sử dụng AI Companion trong các cuộc họp do họ chủ trì. Họ có thể bật AI Companion để tự động bắt đầu tóm tắt cuộc họp cho mỗi cuộc họp do họ chủ trì hoặc chọn khởi tạo tóm tắt theo cách thủ công. Người chủ trì cũng có thể quyết định có cho phép người dự thính hỏi AI Companion về cuộc họp do họ chủ trì hay không. Người chủ trì có thể bật và tắt các tính năng này trong cuộc họp.
Trong cuộc họp, tất cả người dự thính sẽ được thông báo khi bật các tính năng của AI Companion. Khi các tính năng của AI Companion đang hoạt động trong cuộc họp, biểu tượng AI Companion màu trắng sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của cửa sổ cuộc họp. Xem hình minh họa trên đây.
Trước khi triển khai AI Companion trên phạm vi toàn bộ tổ chức, bạn nên triển khai thử nghiệm với một nhóm nhân viên được chọn. Cách này cho phép bạn kiểm thử các tính năng, đồng thời thu thập phản hồi và bài học từ cơ sở người dùng quy mô nhỏ trước tiên. Với các tính năng điều khiển chi tiết dành cho AI Companion của chúng tôi, điều đó thật dễ dàng.
Nếu muốn, bạn có thể chỉ định quản trị viên riêng cho nhóm kiểm thử. Họ sẽ không có quyền truy cập đầy đủ tài khoản quản trị viên nhưng có thể thêm và quản lý thành viên trong nhóm kiểm thử. Đây là lựa chọn hoàn toàn phù hợp nếu bạn muốn ủy quyền cho người khác quản lý chương trình thí điểm, ngay cả khi họ không phải là quản trị viên tài khoản.
Truyền đạt cho nhân viên là việc rất quan trọng khi triển khai bất kỳ công nghệ nào. Về cơ bản, nếu nhân viên không được thông báo về công nghệ sẵn có dành cho họ, không hiểu công nghệ đó có thể giúp họ như thế nào và không cảm thấy thoải mái khi sử dụng công nghệ đó, thì có khả năng họ sẽ không tiếp nhận công nghệ đó.
Sau đây là một số cách AI Companion có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:
Nếu bạn muốn được trợ giúp để giới thiệu AI Companion cho tổ chức của mình, hãy truy cập Trung tâm hướng dẫn nhập môn về AI Companion để tìm hướng dẫn người dùng, mẫu, phương pháp tốt nhất, video minh họa, v.v.
Dưới đây là email mẫu để giới thiệu AI Companion cho nhóm của bạn. Trước khi gửi, hãy đảm bảo bạn chỉnh sửa để phản ánh các tính năng AI Companion mà bạn chọn hoặc các sản phẩm Zoom mà bạn được cấp giấy phép:
–
[Tên nhân viên] thân mến,
Chúng tôi xin hân hạnh thông báo, từ giờ bạn có thể sử dụng trợ lý AI tạo sinh của Zoom là AI Companion trên Zoom.
AI Companion có một số tính năng được thiết kế để trợ giúp bạn trong suốt ngày làm việc nhằm góp phần nâng cao năng suất và khả năng cộng tác. Trợ lý này có thể:
Sau đây là một số câu hỏi thường gặp mà bạn có thể có:
Tôi có thể chọn thời điểm sử dụng AI Companion không?
Bạn có quyền kiểm soát những tính năng AI Companion mà bạn muốn sử dụng trong các cuộc họp do bạn chủ trì. Bạn có thể bật hoặc tắt những tính năng này bất cứ lúc nào và bạn có thể chọn có sử dụng những tính năng này trong cuộc họp của mình tùy theo từng trường hợp hay không. Bạn cũng có thể chọn thời điểm bật hoặc tắt AI Companion khi cuộc họp đang diễn ra. Bạn sẽ thấy biểu tượng lấp lánh AI Companion ở góc trên bên phải cửa sổ nếu AI Companion đang hoạt động trong cuộc họp. Nếu tham gia cuộc họp có sử dụng các tính năng của AI Companion, bạn sẽ nhận được thông báo kèm theo tuyên bố miễn trừ trách nhiệm.
Các cuộc trò chuyện trong cuộc họp của tôi có được sử dụng để đào tạo các mô hình AI không?
Zoom không sử dụng bất kỳ nội dung nào của khách hàng dưới dạng âm thanh, video, cuộc trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hoặc nội dung tương tự thông tin truyền thông khác (chẳng hạn như kết quả bình chọn, bảng trắng và phản ứng) để đào tạo các mô hình trí tuệ nhân tạo của Zoom hoặc bên thứ ba.
Tôi có thể bắt đầu bằng cách nào?
Hãy tìm biểu tượng AI Companion lấp lánh trong khi sử dụng Zoom. Biểu tượng này sẽ xuất hiện trên thanh công cụ Zoom Meetings, Team Chat, Zoom Mail hoặc Zoom Whiteboard.
Nếu bạn có thắc mắc hoặc lo ngại, hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ [COMPANY][DEPARTMENT].
___
Sau khi bạn bắt đầu giới thiệu AI Companion, hãy làm theo các gợi ý sau để khuyến khích nhân viên sử dụng và giúp họ học cách sử dụng hiệu quả công cụ này:
Nhân viên tìm hiểu và tương tác theo nhiều cách khác nhau và chúng tôi có sẵn nhiều nguồn hỗ trợ về AI Companion mà bạn có thể chia sẻ với họ.
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu sử dụng AI Companion chưa? Dưới đây là một số liên kết quan trọng:
Lưu ý của biên tập viên: Bài đăng trên blog này được chỉnh sửa vào ngày 5 tháng 11 năm 2024 để bổ sung thông tin mới nhất về Zoom AI Companion.
Zoom AI Companion 2.0 vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh đã được thử nghiệm trong lĩnh vực nhận dạng giọng nói và chất lượng thông tin cuộc họp tạo bởi AI
Khi cân nhắc tích hợp AI Companion vào tổ chức của mình, bạn cần hiểu rõ về các tính năng bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của chúng tôi cũng như mức độ phù hợp của các tính năng này đối với những yêu cầu quản trị dữ liệu của tổ chức bạn.
Đội Kiểm toán nội bộ của chúng tôi ước tính có thể tiết kiệm tới 80% thời gian lập tài liệu quy trình kinh doanh khi sử dụng Zoom Docs và Zoom Meetings, với sự hỗ trợ của Zoom AI Companion.
