Ba cách để các công cụ quản lý tuân thủ có thể giúp bạn thích nghi với bối cảnh truyền thông

Các tổ chức ngày nay phải đối mặt với sự mâu thuẫn có tác động mạnh mẽ. Họ đặt mục tiêu tạo điều kiện cho nhân viên thông qua các nền tảng cộng tác và truyền thông hợp nhất mới nhất giúp nâng cao năng suất, nhưng các tổ chức nhận ra rằng họ đang hạn chế chính những công nghệ này đối với người dùng để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Việc vừa áp dụng các giải pháp truyền thông hiện đại vừa đáp ứng các yêu cầu tuân thủ cứng nhắc không chỉ là một hành động cân bằng đầy thách thức mà còn có thể đem lại cảm giác choáng ngợp. Và nếu không được thực hiện đúng đắn, việc này có thể dẫn đến các trách nhiệm pháp lý và hình phạt tài chính, gây tổn hại đến danh tiếng thương hiệu. Để khắc phục vấn đề này, các tổ chức cần một giải pháp tuân thủ truyền thông sẵn sàng cho doanh nghiệp lớn, có thể giúp quản trị viên CNTT quản lý rủi ro trên toàn bộ hệ thống công nghệ của bạn. 

Các giải pháp quản lý tuân thủ mang lại nhiều lợi ích khác nhau. Do đó, sau đây là ba điều cần cân nhắc để giúp bạn hiểu được những công cụ này có thể giúp bạn thích nghi với bối cảnh truyền thông phức tạp như thế nào.

Khi công nghệ tại nơi làm việc tiếp tục phát triển nhanh chóng, các công cụ cộng tác cũng ngày càng phát triển vượt xa các cuộc họp cơ bản để bao hàm các bản tóm tắt do AI cung cấp, bảng trắng kỹ thuật số và tính năng video rộng rãi. Sự thay đổi hướng đến cộng tác năng động hơn và hướng ra bên ngoài này đang khuyến khích các nhóm cần làm việc thông minh hơn và nhanh hơn, nhưng điều này có thể khiến quản trị viên CNTT nhức đầu khi phải cân bằng giữa đổi mới và các tiêu chuẩn quy định và tuân thủ nghiêm ngặt. Do đó, nhiều tổ chức lựa chọn sự thận trọng và hạn chế quyền truy cập vào các tính năng như bảng trắng, trợ lý AI và trò chuyện để tránh các vấn đề tuân thủ có thể phát sinh. 

Mặc dù giảm thiểu rủi ro tuân thủ nhưng cách tiếp cận thận trọng này có khả năng kìm hãm sự đổi mới tại nơi làm việc và giảm lợi nhuận trọn vẹn từ các khoản đầu tư công nghệ. Việc hạn chế quyền truy cập vào các công cụ truyền thông và năng suất có thể tạo ra hoạt động CNTT ngầm, trong đó người dùng hướng đến các công cụ không được phê duyệt để lấp đầy sự thiếu hụt đó. Khi truyền thông qua phần mềm trở thành tiêu chuẩn, đặc biệt là trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ như tài chính, y tế và giáo dục, trở ngại sẽ càng gia tăng.  

Các công cụ quản lý tuân thủ có thể giảm bớt gánh nặng này thông qua các tính năng giúp bạn tuân thủ các quy định tuân thủ về truyền thông. Khả năng tích hợp các công cụ tuân thủ với nền tảng cộng tác hiện tại của bạn sẽ bổ sung thêm một lớp lợi ích khác giúp giảm bớt mối lo ngại về tuân thủ ngay bên trong các công cụ bạn sử dụng hàng ngày. Thay vì lựa chọn giữa chức năng dưới ngưỡng tiêu chuẩn và từ bỏ tính bảo mật thông tin, các tổ chức đang hướng tới các giải pháp quản lý tuân thủ tinh vi, cho phép họ tận dụng toàn bộ tiềm năng của các công cụ giao tiếp hiện đại mà không ảnh hưởng đến hoạt động quản trị và quản lý rủi ro.

Trình quản lý tuân thủ Zoom do Theta Lake cung cấp cho phép bạn tối đa hóa khoản đầu tư Zoom bằng cách tận dụng khả năng của nền tảng cộng tác tích hợp mọi tính năng do AI hỗ trợ của chúng tôi. Hãy trải nghiệm hết tiềm năng của các công cụ cộng tác mà bạn sử dụng hàng ngày, vì Trình quản lý tuân thủ Zoom có thể giúp lưu trữ và ghi lại nội dung trong các cuộc họp, trên điện thoại, trò chuyện, bảng trắng, SMS, AI Companion, v.v. Công cụ này cũng cho phép các nhân viên phụ trách tuân thủ, quản trị viên hoặc nhóm bảo mật thực hiện Khám phá bằng phương thức điện tử (eDiscovery) hoặc lưu giữ pháp lý các nội dung của các cá nhân để ghi lại và giữ thông tin khi được yêu cầu.

Các nền tảng cộng tác ngày nay tạo ra rất nhiều dữ liệu. Từ các cuộc họp trực tuyến đến các bản tóm tắt do AI tạo ra, có rất nhiều dòng dữ liệu có thể dễ gặp rủi ro. Tình huống này có thể xảy ra do người dùng chia sẻ thông tin nhận dạng cá nhân (PII) hoặc dữ liệu bí mật cho nhầm người, đưa ra các tuyên bố hứa hẹn hoặc xác nhận sai lệch, v.v. Các giải pháp tuân thủ thông minh vượt xa khả năng của các cách tiếp cận truyền thống và có thể sàng lọc toàn bộ khối lượng dữ liệu lớn như vậy để phát hiện các rủi ro tuân thủ và vi phạm hiệu quả hơn, trong khi vẫn tuân thủ các quy định của ngành và chính phủ. Điều này giúp bạn dễ dàng hiểu được tại sao các tổ chức cần một hệ thống tiên tiến có thể thực hiện phân tích nội dung theo ngữ cảnh, xác định dữ liệu nhạy cảm và nêu bật các vấn đề tuân thủ có thể xảy ra.

Trình quản lý tuân thủ Zoom có thể đóng vai trò như một tiện ích mở rộng trong nhóm của bạn để giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt giúp tiết kiệm thời gian khi bạn cần nhất. Công cụ quản lý tuân thủ của chúng tôi hỗ trợ cho nhiều vai trò trong tổ chức, bao gồm nhân viên CNTT và nhân viên phụ trách tuân thủ, để không chỉ giám sát tình hình tuân thủ chung mà còn thực hiện hành động ngay lập tức đối với bất kỳ phần nội dung nào trực tiếp từ cổng thông tin. 

Phiên bản tương lai của Trình quản lý tuân thủ Zoom sẽ bao gồm các cảnh báo và chính sách có thể tùy chỉnh để hoàn thiện hơn nữa quy trình này, để việc tuân thủ thông minh trở thành một phần không thể thiếu trong khuôn khổ vận hành, tăng cường cộng tác và bảo vệ trước các rủi ro tuân thủ. Khi nội dung do người dùng tạo được đưa vào cổng thông tin của trình quản lý tuân thủ, quản trị viên sẽ có thể xem xét và thực hiện hành động trong thời gian sớm nhất có thể. 

Các dịch vụ cộng tác toàn diện của chúng tôi mang đến cho người dùng trải nghiệm cộng tác gắn kết. Đối với quản trị viên CNTT, Trình quản lý tuân thủ Zoom tích hợp mượt mà trong giao diện web Zoom, mang lại cách tiếp cận hợp lý để quản lý cài đặt tuân thủ. Việc tích hợp này cho phép quản trị viên CNTT, nhân viên phụ trách tuân thủ và nhóm bảo mật điều hành và kiểm soát hiệu quả tình hình tuân thủ của tổ chức trên toàn bộ nền tảng. Được tăng cường bằng tính năng quản lý quyền truy cập nâng cao dựa trên vai trò, Trình quản lý tuân thủ Zoom tạo điều kiện để cài đặt quyền chính xác, cấp quyền truy cập phù hợp vào các tính năng và dữ liệu tuân thủ cần thiết. Trải nghiệm thống nhất này giúp đơn giản hóa công việc quản trị, sắp xếp công việc cho phù hợp sát sao với trải nghiệm người dùng trực quan vốn là yếu tố giúp Zoom nổi tiếng.

Hãy tự khám phá cách các công cụ quản lý tuân thủ của chúng tôi có thể giúp bạn tạo ra trải nghiệm thống nhất và mượt mà sẽ tối đa hóa Lợi tức đầu tư (ROI) năng suất và giúp bạn luôn tuân thủ như thế nào. Tìm hiểu thêm về Trình quản lý tuân thủ Zoom ngay hôm nay.