Drie manieren waarop tools voor nalevingsbeheer jou kunnen helpen met betrekking tot communicatie

Vandaag de dag worden organisaties geconfronteerd met een grote tegenstrijdigheid. Ze streven ernaar hun personeel te voorzien van de nieuwste platforms voor geïntegreerde communicatie en samenwerking om de productiviteit te verhogen, maar beteugelen deze technologieën voor hun gebruikers om te voldoen aan strikte nalevingsvereisten. Het toepassen van geavanceerde communicatieoplossingen en het voldoen aan strikte nalevingsvereisten is meer dan louter een uitdagende evenwichtsoefening. Het kan overweldigend aanvoelen. En als niet alles correct wordt gedaan, kan dit leiden tot wettelijke aansprakelijkheden en financiële sancties die je merkreputatie schaden. Daarom hebben organisaties een bedrijfsklare oplossing voor naleving op het gebied van communicatie nodig die IT-beheerders kan helpen bij het beheren van risico's binnen jouw technologische assets. 

Oplossingen voor nalevingsbeheer bieden verschillende voordelen. Om beter te begrijpen hoe deze tools je kunnen helpen met betrekking tot kwesties rond communicatie, dien je rekening te houden met drie elementen.

Technologieën voor de werkplek ontwikkelen zich met een razendsnel tempo en dat geldt ook voor samenwerkingstools. Deze gaan nu veel verder dan basisvergaderingen en omvatten samenvattingen door AI, digitale whiteboards en uitgebreide videomogelijkheden. Deze verschuiving naar meer dynamische en extern gerichte samenwerking is bemoedigend voor teams die slimmer en sneller moeten werken, maar kan een uitdaging vormen voor IT-beheerders die een evenwicht moeten vinden tussen innovatie en strikte normen voor naleving en regelgeving. Daarom nemen veel organisaties het zekere voor het onzekere en beperken ze de toegang tot functies zoals whiteboards, AI-assistenten en chat om mogelijke problemen met naleving te vermijden. 

Deze voorzichtige aanpak beperkt weliswaar de nalevingsrisico's, maar ondermijnt mogelijk innovatie op de werkplek en het volledige rendement van je investeringen in technologie. Het beperken van de toegang tot communicatie- en productiviteitstools kan leiden tot schaduw-IT, waarbij gebruikers de leemte opvullen met niet-goedgekeurde tools. Naarmate virtuele communicatie de norm wordt, vooral in sterk gereguleerde sectoren zoals financiën, gezondheidszorg en onderwijs, wordt deze uitdaging groter.  

Tools voor nalevingsbeheer kunnen deze last verlichten met functies die je helpen te voldoen aan de nalevingsvoorschriften voor communicatie. De mogelijkheid om nalevingstools te integreren met je huidige samenwerkingsplatform biedt extra voordelen die je helpen om te doen wat moet voor naleving, rechtstreeks in de tools die je dagelijks gebruikt. Als organisaties geconfronteerd worden met ondermaatse functionaliteit en slechtere gegevensbeveiliging, wenden ze zich tot geavanceerde oplossingen voor nalevingsbeheer waarmee ze het volledige potentieel van moderne communicatietools kunnen benutten zonder toegevingen te doen op het gebied van goed bestuur en risicobeheer.

Met Zoom Compliance Manager, mogelijk gemaakt door Theta Lake, kun je je Zoom-investering maximaal laten renderen door de kracht te benutten van ons alles-in-één samenwerkingsplatform aangedreven door AI. Ervaar het volledige potentieel van de samenwerkingstools die je elke dag gebruikt door Zoom Compliance Manager in te zetten voor het archiveren en vastleggen van inhoud voor vergaderingen, telefoon- en chatgesprekken, whiteboards, sms-berichten, AI Companion en meer. Dankzij de tool kunnen nalevingsmedewerkers, beheerders of beveiligingsteams ook eDiscovery uitvoeren of communicatie vastleggen en bewaren in gevallen van bewaarplicht.

De huidige samenwerkingsplatforms produceren veel gegevens. Van virtuele vergaderingen tot door AI gegenereerde samenvattingen, er zijn tal van gegevensstromen die risico kunnen lopen. Dat risico kan ontstaan doordat een gebruiker persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens deelt met de verkeerde persoon, schuldverklaringen of misleidende claims doet, en meer. Intelligente nalevingsoplossingen gaan verder dan de mogelijkheden van traditionele benaderingen en kunnen deze grote hoeveelheid gegevens doorzoeken om nalevingsrisico's en -inbreuken efficiënter te detecteren en tegelijkertijd te voldoen aan sector- en overheidsvoorschriften. Dit maakt duidelijk waarom organisaties een geavanceerd systeem nodig hebben dat contextuele inhoudsanalyses kan uitvoeren, gevoelige gegevens kan identificeren en potentiële nalevingsproblemen kan markeren.

Zoom Compliance Manager kan een verlengstuk van je team vormen om je te helpen intelligente beslissingen te nemen die tijd besparen wanneer je die het meest nodig hebt. Dankzij onze tool voor nalevingsbeheer kan een breed scala aan organisatorische rollen, onder meer IT-personeel en nalevingsmedewerkers, niet alleen gezamenlijk toezicht houden op naleving, maar ook rechtstreeks vanuit de portal onmiddellijk actie ondernemen voor inhoud. 

Een toekomstige versie van Zoom Compliance Manager zal aanpasbare waarschuwingen en beleidsregels bevatten om dit proces verder te verfijnen. Hierdoor zal intelligente naleving een onmisbaar onderdeel worden van de operationele context, zal de samenwerking verbeteren en zal bescherming worden geboden tegen nalevingsrisico's. Beheerders zullen door gebruikers gegenereerde inhoud die naar de compliancebeheerportal stroomt snel kunnen bekijken en actie kunnen ondernemen. 

Ons uitgebreide aanbod voor samenwerking biedt gebruikers een coherente ervaring. Voor IT-beheerders integreert Zoom Compliance Manager naadloos in de Zoom-webinterface, met een gestroomlijnde aanpak voor het beheren van instellingen voor naleving. Dankzij deze integratie kunnen IT-beheerders, nalevingsmedewerkers en beveiligingsteams efficiënt navigeren en de naleving van hun organisatie op het platform controleren. Zoom Compliance Manager voorziet geavanceerd, op rollen gebaseerd toegangsbeheer en specifieke machtigingsinstellingen voor een correcte toegang tot noodzakelijke nalevingsfuncties en -gegevens. Deze uniforme ervaring vereenvoudigt administratieve taken en sluit aan bij de intuïtieve gebruikerservaring waarvoor Zoom bekendstaat.

Ontdek zelf hoe onze tools voor nalevingsbeheer jou kunnen helpen een uniforme en naadloze ervaring te creëren die je productiviteits-ROI maximaliseert en je helpt conform te blijven. Lees nu meer over Zoom Compliance Manager.