Trois atouts des outils de gestion de la conformité pour s’adapter au monde des communications

Le dilemme qui se pose aujourd’hui aux entreprises est immense. Tandis qu’elles cherchent à accroître la productivité de leurs équipes en les équipant des dernières plateformes de collaboration et de communication unifiées, elles doivent freiner l’utilisation de ces technologies de manière à respecter des exigences strictes en matière de conformité. Cet exercice d’équilibriste consistant à adopter des solutions de communication de pointe tout en se conformant à des exigences rigides peut sembler insurmontable. S’il est mal exécuté, l’entreprise s’expose en effet à des poursuites et à des sanctions financières préjudiciables pour sa réputation. Pour remédier à ce problème, il est primordial de fournir aux administrateurs informatiques une solution professionnelle de gestion de la conformité qui leur permettra de maîtriser les risques dans toute l’infrastructure technologique. 

Les solutions de gestion de la conformité présentent de nombreux avantages. Découvrez trois atouts qui peuvent vous aider à surmonter la complexité du monde des communications.

Alors que les technologies d’environnement de travail continuent d’évoluer à une vitesse fulgurante, les outils de collaboration s’enrichissent de fonctionnalités au-delà des options de réunion de base, avec par exemple des synthèses générées par l’IA, des tableaux blancs numériques et des capacités vidéo étendues. Cette évolution vers une collaboration plus dynamique et orientée vers l’extérieur est encourageante pour les équipes soumises au double impératif de travailler plus intelligemment et plus rapidement. Cela pose cependant un véritable casse-tête aux administrateurs informatiques qui doivent réussir à concilier un besoin d’innovation et des normes réglementaires et de conformité strictes. Résultat : de nombreuses entreprises pèchent par excès de prudence et restreignent l’accès à certaines fonctionnalités telles que les tableaux blancs, les assistants IA et le chat, ceci afin d’éviter tout problème de conformité. 

Si cette vigilance est un moyen de réduire les risques de violation, elle peut aussi freiner l’innovation sur le lieu de travail et empêcher les équipes de tirer pleinement parti des investissements dans les technologies. En effet, limiter l’accès aux outils de communication et de productivité peut contribuer au phénomène du shadow IT et inciter les utilisateurs à se tourner vers des outils non approuvés pour combler ce manque. Et avec la démocratisation des communications virtuelles, en particulier dans les secteurs fortement réglementés comme la finance, la santé et l’éducation, le défi s’accroît davantage.  

Les outils de gestion de la conformité peuvent simplifier le processus grâce à des fonctionnalités conçues pour vous aider à respecter les réglementations en matière de conformité des communications. Le fait de les intégrer à votre plateforme de collaboration actuelle vous apportera aussi plus de sérénité puisque la conformité sera gérée directement dans les solutions que vous utilisez tous les jours. Pour éviter des compromis sur l'efficacité des fonctionnalités au détriment de la protection des informations, certaines entreprises préfèrent adopter des solutions avancées de gestion de la conformité et profiter ainsi de tout le potentiel des outils de communication modernes, sans compromettre la gouvernance ni la sécurité.

Zoom Compliance Manager, une solution basée sur la technologie Theta Lake, vous permet de maximiser votre investissement dans Zoom grâce à notre plateforme de collaboration tout-en-un, optimisée par l’IA. Exploitez pleinement les outils de collaboration que vous utilisez au quotidien : Zoom Compliance Manager vous aide à extraire et archiver tout le contenu des réunions, appels téléphoniques, messages de chat, SMS, tableaux blancs, d’AI Companion et bien plus. Les responsables de la conformité, les administrateurs et les équipes de sécurité peuvent exécuter des tâches d’eDiscovery et, si besoin, obliger des personnes à enregistrer et conserver leurs communications.

Les plateformes de collaboration génèrent d’énormes quantités de données. Qu’il s’agisse des réunions virtuelles ou encore des synthèses générées par l’IA, un grand nombre de ces flux de données s’avèrent particulièrement vulnérables. Un risque existe dès lors qu'un utilisateur transmet des informations permettant de l’identifier personnellement ou des données confidentielles à la mauvaise personne, formule des promesses contractuelles ou des déclarations trompeuses, etc. Plus poussées que les outils traditionnels, les solutions de conformité intelligentes sont capables de parcourir cette masse de données et d’identifier avec efficacité les failles et risques éventuels, tout cela en respectant les réglementations sectorielles et nationales. D’où la nécessité pour les entreprises de se doter d’un système sophistiqué qui leur permette d’analyser le contenu en contexte, d’identifier les données sensibles et de mettre en évidence les éventuels problèmes de conformité.

Zoom Compliance Manager vient en renfort de votre équipe et vous aide à prendre des décisions judicieuses qui vous font gagner un temps précieux. Adapté à un large éventail de rôles dans l’entreprise, y compris aux équipes informatiques et responsables de la conformité, notre outil permet de surveiller la conformité de façon collaborative et aussi d’intervenir immédiatement sur du contenu, depuis le portail. 

Dans une prochaine version, Zoom Compliance Manager inclura des politiques et des alertes personnalisables pour affiner le processus. Avec des capacités de collaboration améliorées et une conformité encore mieux protégée, la gestion intelligente de la conformité deviendra alors une composante indispensable de l’infrastructure opérationnelle. Les administrateurs pourront examiner tout le contenu généré par les utilisateurs qui transite vers le portail et agir rapidement si besoin. 

Nos offres de collaboration complètes proposent une expérience cohérente. Pour les administrateurs informatiques, Zoom Compliance Manager s’intègre de façon transparente à l’interface web de Zoom et offre ainsi une gestion rationalisée des paramètres de conformité. Cette intégration permet aux administrateurs, aux responsables de la conformité et aux équipes de sécurité de gérer et contrôler efficacement la conformité de leur entreprise sur toute la plateforme. Zoom Compliance Manager dispose en outre de fonctions avancées de gestion des accès basée sur les rôles, qui assurent un paramétrage précis des autorisations et permettent d’accorder les accès adéquats aux fonctionnalités et données requises. Cette expérience unifiée simplifie les tâches d’administration en les harmonisant avec l’expérience utilisateur intuitive caractéristique de Zoom.

Découvrez comment nos outils de gestion de la conformité vous proposent une expérience unifiée et simplifiée qui maximise votre productivité et votre retour sur investissement, et vous permet de respecter en permanence vos obligations. En savoir plus sur Zoom Compliance Manager