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Tre modi in cui gli applicativi per la gestione della conformità possono esserti utili a spostarti nel panorama delle comunicazioni

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Data di aggiornamento June 10, 2024

Pubblicato in data May 13, 2024

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Le organizzazioni moderne si trovano di fronte a una potente contraddizione. L'obiettivo è quello di potenziare la propria forza lavoro con le più recenti piattaforme di comunicazione e collaborazione unificate che favoriscono la produttività, ma si ritrovano a limitare queste stesse tecnologie dai loro utenti per soddisfare rigorosi requisiti di conformità. L'adozione di soluzioni di comunicazione all'avanguardia e la gestione dei rigidi requisiti di conformità sono più di un semplice atto di equilibrio. Può sembrare opprimente. E se non eseguito correttamente, può comportare responsabilità legali e sanzioni finanziarie che danneggiano la reputazione del tuo marchio. Per rimediare a questo problema, alle organizzazioni serve una soluzione di conformità delle comunicazioni pronta per l'azienda, che possa aiutare gli amministratori IT a gestire i rischi in tutto lo stack tecnologico. 

Le soluzioni per la gestione della conformità offrono una serie di vantaggi. Quindi per agevolare la comprensione di come questi applicativi possono aiutarti a muoverti nel complicato panorama delle comunicazioni, ecco tre elementi da valutare.

Come massimizzare la produttività nell'ambiente di lavoro mantenendo la conformità

Poiché le tecnologie sul luogo di lavoro proseguono un'evoluzione molto rapida, gli applicativi di collaborazione stanno avanzando oltre le riunioni di base per includere riepiloghi e lavagne digitali basati sull'IA e funzionalità video estese. Questo passaggio a una collaborazione più dinamica e rivolta all'esterno è incoraggiante per i team che hanno bisogno di lavorare in modo più intelligente e veloce, ma può causare grattacapi agli amministratori IT che devono bilanciare l'innovazione con rigorosi standard normativi e di conformità. Di conseguenza, molte organizzazioni peccano per eccesso di cautela e limitano l'accesso a funzionalità come lavagne, assistenti IA e chat per evitare potenziali problemi di conformità. 

Questo approccio vigile, pur mitigando i rischi della conformità, compromette potenzialmente l'innovazione sul luogo di lavoro e il pieno ritorno sugli investimenti tecnologici. Limitare l'accesso alle comunicazioni e agli applicativi di produttività può creare un'IT parallela, in cui gli utenti gravitano attorno ad applicativi non autorizzati per colmare tale lacuna. Man mano che le comunicazioni virtuali diventano la norma, soprattutto in settori altamente regolamentati come la finanza, il settore sanitario e l'istruzione, la sfida diventa più intensa.  

Gli applicativi di gestione della conformità possono alleggerire questo onere con funzionalità che consentono di rispettare le normative sulla conformità delle comunicazioni. La possibilità di integrare gli applicativi di conformità con la tua attuale piattaforma di collaborazione aggiunge un altro livello di vantaggio che aiuta a ridurre i problemi di conformità direttamente all'interno degli applicativi che usi quotidianamente. Anziché scegliere tra funzionalità inferiori alla media e sacrificare la sicurezza delle informazioni, le organizzazioni si rivolgono a sofisticate soluzioni di gestione della conformità che consentono loro di sfruttare appieno il potenziale dei moderni applicativi di comunicazione senza compromettere la governance e la gestione del rischio.

Zoom Compliance Manager con tecnologia Theta Lake ti consente di massimizzare il tuo investimento in Zoom sfruttando la potenza della nostra piattaforma di collaborazione all-in-one basata sull'IA. Sperimenta tutto il potenziale degli applicativi di collaborazione che usi ogni giorno poiché Zoom Compliance Manager può aiutarti ad archiviare e acquisire contenuti in riunioni, telefono, chat, lavagne, SMS, AI Companion e altro ancora. Consente inoltre ai responsabili per la conformità, agli amministratori o ai team di sicurezza di eseguire eDiscovery o di sospendere le persone a fini giudiziari per acquisire e bloccare le comunicazioni quando necessario.

applicativo Zoom Compliance Manager
Le dashboard di Zoom Compliance Manager mostrano una panoramica dei record di conformità totali acquisiti in un account, rilevano lo stato delle integrazioni attive, evidenziano lo spazio di archiviazione utilizzato e altro ancora, il tutto dall'interno di Zoom.

Come risparmiare tempo e rilevare i rischi su larga scala con una soluzione di conformità intelligente

Le piattaforme di collaborazione odierne producono una grande quantità di dati. Dalle riunioni virtuali ai riepiloghi generati dall'IA, ci sono un gran numero di flussi di dati che potrebbero essere vulnerabili ai rischi. Questo può verificarsi quando un utente condivide PII o dati riservati con la persona sbagliata, fa dichiarazioni cambiarie o affermazioni fuorvianti e altro ancora. Le soluzioni di conformità intelligenti vanno oltre le capacità degli approcci tradizionali e possono setacciare questo elevato volume di dati per rilevare i rischi e le violazioni della conformità in modo più efficace, rispettando al contempo le normative del settore e quelle governative. In questo modo è facile capire perché alle organizzazioni serve un sistema avanzato in grado di eseguire l'analisi contestuale dei contenuti, identificare i dati sensibili ed evidenziare potenziali problemi di conformità.

Zoom Compliance Manager può fungere da estensione del tuo team per aiutarti a prendere decisioni intelligenti che ti faranno risparmiare tempo quando ti serve di più. Il nostro applicativo per la gestione della conformità consente a un'ampia gamma di ruoli organizzativi, tra cui al personale IT e ai responsabili della conformità, non solo di monitorare la conformità nel complesso, ma anche di intraprendere azioni immediate su qualsiasi contenuto direttamente dal portale. 

Una prossima versione di Zoom Compliance Manager includerà avvisi e criteri personalizzabili per perfezionare ulteriormente questo processo, rendendo la conformità intelligente una parte indispensabile del framework operativo, migliorando la collaborazione e proteggendo dai rischi di conformità. Con il flusso di contenuti generati dagli utenti nel portale di Compliance Manager, gli amministratori saranno in grado di esaminare e intervenire il prima possibile. 

applicativi per la gestione della conformità Zoom Compliance Manager
Ottieni una visione unificata del contenuto delle comunicazioni acquisite per il tuo account. Usa filtri avanzati di eDiscovery, frasi personalizzate e pre-caricate per facilitare i flussi di lavoro di gestione dei casi.

Come ottimizzare la conformità e semplificare le attività amministrative con le impostazioni di controllo della conformità integrate

Le nostre offerte di collaborazione complete propongono agli utenti un'esperienza di collaborazione coesa. Per gli amministratori IT, Zoom Compliance Manager si integra perfettamente nell'interfaccia web di Zoom, offrendo un approccio semplificato alla gestione delle impostazioni di conformità. Questa integrazione consente agli amministratori IT, ai responsabili della conformità e ai team di sicurezza di esplorare e controllare in modo efficiente la conformità dell'organizzazione attraverso la piattaforma. Potenziato da una gestione avanzata degli accessi basata sui ruoli, Zoom Compliance Manager facilita le impostazioni precise delle autorizzazioni, fornendo l'accesso appropriato alle funzionalità e ai dati di conformità necessari. Questa esperienza unificata semplifica le attività amministrative, allineandole strettamente all'esperienza utente intuitiva per cui Zoom è noto.

Scopri in prima persona come i nostri applicativi di gestione della conformità possono aiutarti a creare un'esperienza unificata e agevole che massimizzerà il ROI della tua produttività e ti aiuterà a mantenere la conformità. Scopri di più su Zoom Compliance Manager, oggi stesso.

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