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Tres maneras en que las herramientas de gestión del cumplimiento pueden ayudarlo a desenvolverse en el panorama de las comunicaciones

3 min de lectura

Actualizado el June 17, 2024

Publicado el May 20, 2024

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Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a una gran contradicción. Su objetivo es dotar a su plantilla de las últimas plataformas de comunicaciones unificadas y colaboración que impulsen la productividad, pero se hallan a sí mismas restringiendo estas mismas tecnologías a sus usuarios para cumplir estrictos requisitos de cumplimiento. Adoptar soluciones de comunicación de vanguardia a la vez que se satisfacen las estrictas exigencias de cumplimiento es algo más que un complicado ejercicio de equilibrismo. Puede resultar abrumador. Y si no se hace correctamente, puede conllevar responsabilidades legales y sanciones económicas que perjudiquen la reputación de la marca. Para evitarlo, las organizaciones necesitan una solución de cumplimiento de las comunicaciones que esté preparada para la empresa y que pueda ayudar a los administradores de TI a gestionar el riesgo en toda su pila tecnológica. 

Las soluciones de gestión del cumplimiento aportan diversas ventajas, así que, para que pueda entender cómo estas herramientas pueden ayudarlo a desenvolverse en el complicado panorama de las comunicaciones, a continuación, le indicamos tres aspectos que debe tener en cuenta.

Cómo maximizar la productividad en el lugar de trabajo al tiempo que se mantiene el cumplimiento

A medida que las tecnologías en el lugar de trabajo siguen evolucionando a toda velocidad, las herramientas de colaboración avanzan más allá de las reuniones básicas e incluyen resúmenes con IA, pizarras digitales y amplias capacidades de vídeo. Este cambio hacia una colaboración más dinámica y dirigida al exterior es alentador para los equipos que tienen que trabajar de forma más inteligente y rápida, pero puede causar dolores de cabeza a los administradores de TI, que tienen que equilibrar la innovación con el cumplimiento estricto y los estándares reglamentarios. En consecuencia, muchas organizaciones son precavidas y limitan el acceso a características, como las pizarras, los asistentes de IA y el chat, para evitar posibles problemas de cumplimiento. 

Este enfoque alerta, aunque mitiga los riesgos de cumplimiento, puede socavar la innovación en el lugar de trabajo y el rendimiento total de sus inversiones en tecnología. La limitación del acceso a las herramientas de comunicación y productividad puede crear una TI en la sombra, en la que los usuarios recurren a herramientas no autorizadas para compensar esa carencia. A medida que las comunicaciones virtuales se convierten en la norma, especialmente en sectores fuertemente regulados, como las finanzas, la atención médica y la educación, el desafío es mayor.  

Las herramientas de gestión del cumplimiento pueden aligerar esta carga con características que lo ayudan a ceñirse a las normativas de cumplimiento de las comunicaciones. La capacidad de integrar herramientas de cumplimiento con su plataforma de colaboración actual agrega otro nivel de beneficio que ayuda a reducir sus preocupaciones sobre el cumplimiento dentro de las herramientas que utiliza todos los días. En lugar de elegir entre una funcionalidad subóptima y sacrificar la seguridad de la información, las organizaciones recurren a sofisticadas soluciones de gestión del cumplimiento que les permiten aprovechar todo el potencial de las herramientas de comunicación modernas sin poner en peligro el gobierno y la gestión de riesgos.

Zoom Compliance Manager con tecnología Theta Lake le permite maximizar su inversión en Zoom al aprovechar la potencia de nuestra plataforma de colaboración todo en uno con tecnología de IA. Disfrute de todo el potencial de las herramientas de colaboración que utiliza todos los días, ya que Zoom Compliance Manager puede ayudarlo a archivar y recopilar contenido de reuniones, llamadas telefónicas, chats, pizarras, SMS, AI Companion y más. También permite a los responsables de cumplimiento, a los administradores o a los equipos de seguridad realizar el procedimiento eDiscovery, o poner a las personas en espera legal para capturar y retener las comunicaciones cuando sea necesario.

herramienta zoom compliance manager
Los paneles de control de Zoom Compliance Manager muestran una visión general del total de registros de cumplimiento capturados en una cuenta, detectan el estado de las integraciones activas, destacan el almacenamiento utilizado y más, todo desde Zoom.

Cómo ahorrar tiempo y detectar riesgos a escala con una solución de cumplimiento inteligente

Las plataformas de colaboración de hoy en día generan muchos datos. Hay un gran número de flujos de datos que pueden ser vulnerables al riesgo, desde reuniones virtuales hasta resúmenes generados por IA. Esto puede ocurrir cuando un usuario comparte información de identificación personal o datos confidenciales con la persona equivocada, hace declaraciones promisorias o afirmaciones engañosas, y más. Las soluciones inteligentes en materia de cumplimiento van más allá de las capacidades de los enfoques tradicionales y pueden filtrar este gran volumen de datos para detectar los riesgos de cumplimiento y las infracciones con mayor eficacia, al tiempo que se cumplen las normativas gubernamentales y del sector. Esto hace que sea fácil entender por qué las organizaciones necesitan un sistema avanzado que pueda realizar análisis de contenido contextual, identificar datos confidenciales y destacar posibles problemas de cumplimiento.

Zoom Compliance Manager puede servir como una extensión de su equipo para ayudarlo a tomar decisiones inteligentes que le ahorrarán tiempo cuando más lo necesite. Nuestra herramienta de gestión del cumplimiento habilita una amplia gama de funciones organizativas, incluido el personal de TI y los encargados del cumplimiento, no solo para supervisar el cumplimiento de forma colectiva, sino también para tomar medidas inmediatas sobre cualquier contenido directamente desde el portal. 

Una futura versión de Zoom Compliance Manager incluirá alertas y políticas personalizables para perfeccionar aún más este proceso, con lo que el cumplimiento inteligente se convertirá en una parte indispensable del marco operativo, y mejorará la colaboración y la protección frente a los riesgos de cumplimiento. Con el flujo de contenido generado por el usuario al portal del gerente de cumplimiento, los administradores podrán realizar revisiones y tomar medidas lo antes posible. 

herramientas de gestión del cumplimiento Zoom Compliance Manager
Obtenga una vista unificada del contenido de comunicaciones capturado para su cuenta. Utilice filtros enriquecidos de eDiscovery y frases personalizadas y cargadas previamente para facilitar los flujos de trabajo de administración de casos.

Cómo agilizar el cumplimiento y simplificar las tareas administrativas con la configuración de control de cumplimiento integrada

Nuestras ofertas integrales de colaboración proporcionan a los usuarios una experiencia de colaboración cohesiva. Para los administradores de TI, Zoom Compliance Manager se integra perfectamente en la interfaz web de Zoom, y ofrece un enfoque optimizado para la administración de la configuración de cumplimiento. Esta integración permite a los administradores de TI, los encargados del cumplimiento y los equipos de seguridad gestionar y controlar de forma eficaz el cumplimiento de su organización en toda la plataforma. Zoom Compliance Manager, que se ve reforzado por una gestión avanzada del acceso basada en roles, facilita una configuración precisa de los permisos, lo que proporciona un acceso adecuado a las características y los datos necesarios para el cumplimiento. Esta experiencia unificada simplifica las tareas administrativas y las alinea estrechamente con la experiencia de usuario intuitiva por la que Zoom destaca.

Compruebe usted mismo cómo nuestras herramientas de gestión del cumplimiento pueden ayudarlo a crear una experiencia unificada y optimizada que maximizará el retorno de la inversión de su productividad y lo ayudará a mantener el cumplimiento. Obtenga más información sobre Zoom Compliance Manager hoy mismo.

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