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コンプライアンス管理ツールがコミュニケーション環境への対応に役立つ 3 つの方法

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更新日 June 17, 2024

公開日 May 20, 2024

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現代の組織は、大きな矛盾に直面しています。生産性を向上させる最新のユニファイド コミュニケーションおよびコラボレーション プラットフォームで従業員の能力を高めようとする一方で、厳格なコンプライアンス要件を満たすために、こうしたテクノロジーそのものをユーザーから抑制していることも自覚しています。厳格なコンプライアンス要件に対応しつつ最先端のコミュニケーション ソリューションを導入することは、単にバランスを取るのが難しいだけではありません。到底無理だと思うこともあるかもしれません。また、きちんと対処しないと、法的責任や金銭的罰則が発生し、ブランドの評判を損なうことにもなりかねません。このような状況を改善するためには、IT 管理者が技術スタック全体のリスクを管理できるような、エンタープライズ対応型のコミュニケーション コンプライアンス ソリューションが必要です。

コンプライアンス管理ソリューションにはさまざまなメリットがあります。こうしたツールが、いかに厄介なコミュニケーション環境への対応に役立つか理解していただくために、ここでは考慮すべき 3 つのポイントを説明します。

コンプライアンスを維持しながら職場の生産性を最大限に高める方法

ワークプレイス テクノロジーが驚異的なスピードで進化を続ける中、コラボレーション ツールは基本的なミーティングにとどまらず、AI を活用した要約、デジタル ホワイトボード、広範なビデオ機能を備えたツールへと進化しています。このような、社外に向けた一段とダイナミックなコラボレーションへの移行は、よりスマートかつスピーディーに業務をこなす必要のあるチームにとっては心強い味方ですが、イノベーションと厳格なコンプライアンス・規制基準とのバランスを取らなければならない IT 管理者にとっては、頭痛の種になりかねません。そのため、多くの組織はコンプライアンス上の問題を避けるために慎重に慎重を期した結果、ホワイトボードや AI アシスタント、チャットなどの機能の使用を制限しています。

このような用心深いアプローチは、コンプライアンスのリスクを軽減する一方で、職場のイノベーション、そしてテクノロジーへの投資から見込まれる利益を損なう恐れがあります。コミュニケーション ツールや生産性向上ツールの使用を制限すると、ユーザーがその不便さを解消するために認可されていないツールに手を出すという、シャドー IT を生み出しかねません。特に規制の厳しい業界(金融機関、医療機関、教育機関など)では、バーチャル コミュニケーションが一般的になるにつれて、この問題はますます深刻化しています。

コンプライアンス管理ツールは、コミュニケーション コンプライアンス規制の遵守を支援する機能を備えているため、この問題の解消に役立ちます。コンプライアンス ツールを現在お使いのコラボレーション プラットフォームと統合する機能を使用すると、毎日使用しているツール内でコンプライアンスに関する懸念を軽減できるという、別のメリットも加わります。劣悪な機能を取るのか、それとも情報セキュリティを犠牲にするのか…そのどちらかを選択するよりも、ガバナンスとリスク管理に妥協することなく、最新のコミュニケーション ツールのポテンシャルを最大限に活用できる、洗練されたコンプライアンス管理ソリューションに注目する組織が増えています。

Theta Lake のソリューションを組み込んだ Zoom Compliance Manager を使用すると、AI を搭載したオールインワン コラボレーション プラットフォームの力を活用することで、Zoom への投資を最大限に活かすことができます。Zoom Compliance Manager は、ミーティング、電話、チャット、ホワイトボード、SMS、AI コンパニオンなどのコンテンツをアーカイブ・キャプチャできるため、毎日使用するコラボレーション ツールのポテンシャルを余すところなくお楽しみいただけます。また、コンプライアンス担当者、管理者、セキュリティ チームは、電子情報を開示したり、コミュニケーション をキャプチャして保持するために、必要に応じて個人を訴訟ホールドにしたりすることも可能です。

Zoom Compliance Manager ツール
Zoom Compliance Manager のダッシュボードでは、アカウントでキャプチャされたコンプライアンス レコード全体の概要の表示、アクティブ連携のステータスの検出、使用されているストレージの強調表示などが可能です。すべては Zoom 内の情報です。

インテリジェントなコンプライアンス ソリューションで時間を大幅に節約し、リスクを大規模に検出する方法

今日のコラボレーション プラットフォームでは、大量のデータが生成されます。バーチャル ミーティングから AI が作成する要約に至るまで、リスクに対する脆弱性が拭えないデータ ストリームが大量に存在します。このようなことが発生する可能性があるのは、ユーザーが PII や機密データを誤った相手と共有したり、何かを約束する発言や誤解を招くような主張をしたりした場合です。インテリジェントなコンプライアンス ソリューションは、従来のアプローチの機能を超えてこの大量のデータをふるいにかけ、業界や政府の規制を遵守しながら、コンプライアンスのリスクや違反をより効果的に検出することができます。このことから、組織がコンテキストに応じたコンテンツ分析を実行し、機密データを識別し、潜在的なコンプライアンス問題を浮き彫りにできる高度なシステムを必要とする理由は明白です。

Zoom Compliance Manager はチームの延長として機能し、最も必要なときに時間を節約するインテリジェントな意思決定を支援します。Zoom のコンプライアンス管理ツールを使用すると、組織のさまざまなロール(IT スタッフやコンプライアンス担当者など)は、コンプライアンスを一括してモニタリングできるだけでなく、どのコンテンツに対してもポータルから直接、速やかに対処できるようになります。

Zoom Compliance Manager の将来のバージョンでは、カスタマイズ可能なアラートとポリシーを追加して、このプロセスをさらに洗練させる予定です。これにより、インテリジェントなコンプライアンスが運用フレームワークの不可欠な一部となり、コラボレーションが強化され、コンプライアンスのリスクから保護できるようになります。ユーザーが作成したコンテンツがコンプライアンス マネージャー ポータルに流入すれば、管理者はまっさきに確認して対策を講じられるようになります。

コンプライアンス管理ツール Zoom Compliance Manager
アカウントにキャプチャされたコミュニケーション コンテンツを一元的に表示します。豊富な電子情報開示フィルタ、カスタムのフレーズや事前に読み込まれたフレーズを使用すれば、ケース管理ワークフローが容易になります。

統合されたコンプライアンス制御設定でコンプライアンスを合理化し、管理タスクを簡素化する方法

Zoom の包括的なコラボレーション サービスは、ユーザーにまとまりのあるコラボレーション体験を提供します。Zoom Compliance Manager は Zoom ウェブ インターフェースにシームレスに連携されているため、IT 管理者はコンプライアンス設定を管理するにあたって合理化された対応ができるようになります。この連携により、IT 管理者、コンプライアンス責任者、セキュリティ チームは、プラットフォーム全体で組織のコンプライアンスに効率良く対処し、制御できます。高度なロールベースのアクセス管理機能によって強化された Zoom Compliance Manager を使用すると、権限を正確に設定できるほか、必要なコンプライアンス機能とデータへのアクセス権を適切に管理できるようになります。このように体験を統一することにより、管理タスクが簡素化され、Zoom が誇る直感的なユーザー体験との緊密な連携が実現します。

Zoom のコンプライアンス管理ツールが、生産性の ROI を最大化してコンプライアンスの維持に役立つ、シームレスで統一された体験の構築にどのように役立つか、ご自身の目でお確かめください。Zoom Compliance Manager の詳細情報を、今すぐご確認ください

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