合規管理工具協助您應對通訊環境的三種方式

現今的組織正面臨一個巨大的矛盾。組織一方面想運用最新的整合通訊和協作平台協助員工提高生產力，一方面又發現在嚴格合規性要求下必須限制使用者運用這些新技術。不僅要採用尖端通訊解決方案，還得滿足嚴格的合規要求，這不但不易取得平衡且壓力巨大。處置不當的後果可能遭受法律責任和經濟方面的懲罰，進而使您的商譽受損。為解決此問題，組織需要一個企業專用的通訊合規解決方案，協助 IT 管理者掌控層層技術中隱含的風險。

合規管理解決方案具備多項優點，以下三點說明可幫助您瞭解這些工具如何應對錯綜複雜的通訊環境。

隨著工作場域技術飛快發展，具備 AI 摘要、數位白板和強大視訊功能的協作工具逐漸取代基本會議。這種更動態和外向的協作方式讓講求智慧與速度的工作團隊雀躍，但對於要在創新與嚴格合規監管標準之間取得平衡的 IT 管理者而言，卻是嚴峻挑戰。因此，許多組織採取過度謹慎的做法，包括限制使用白板、AI 助理和聊天等功能，以避免潛在的合規性問題。

這種警覺性高的做法雖然可以降低合規風險，但可能會破壞工作場域創新，抵銷技術投資的所有回報。限制使用通訊和生產力工具可能造成影子 IT 現象，使用者為了填補空缺，便開始使用未經核准的工具。隨著虛擬通訊普及，特別是在金融、醫療保健和教育等高度監管的行業，所面對的挑戰愈發艱難。

合規管理工具可以協助您遵循通訊合規要求，減輕您的負擔。將您目前的協作平台與合規工具整合，還能帶來其他好處，可降低您對日常工具的合規性疑慮。組織可以兼顧高標準的功能和資訊安全，只要選擇先進的合規管理解決方案，便能在不影響治理和風險管理的情況下，發揮現代通訊工具的完整潛力。

Theta Lake 推出的 Zoom Compliance Manager 運用 AI 支援多功能協作平台的能力，將 Zoom 的投資成果極大化。Zoom Compliance Manager 可擷取會議、電話、聊天、白板、SMS、AI Companion 等內容並存檔，讓您體驗日常協作工具的所有潛能。合規專員、管理員或安全團隊也可透過此合規管理工具執行電子搜索 (eDiscovery)，或將特定人員設為法律保留狀態，以便在需要時擷取和保留通訊內容。

現今的協作平台會產生大量資料。從虛擬會議到 AI 生成摘要，大量的資料流可能暴露在風險之下。使用者將個人識別資訊 (PII) 或機密資料分享給錯誤的人、做出承諾聲明或誤導性宣告，都可能造成風險。智慧合規解決方案的功能優於傳統方法，可以仔細檢查大量資料，更有效檢測出合規風險和違規行為，避免違反產業和政府規範。有鑒於此，組織需要一個能執行語境內容分析、識別敏感資料並提醒潛在合規性問題的先進系統。

Zoom Compliance Manager 能擴大您的團隊戰力，協助您做出明智決策，同時節省您最寶貴的時間。運用我們的合規管理工具，組織中的 IT 人員、合規專員或其他角色都可監控是否遵守合規要求，對於任何敏感內容，也可直接由入口網站採取立即行動應對。

未來 Zoom Compliance Manager 將納入可自定義的警報和政策以完善整個流程，讓智慧合規成為營運框架的基石，進而增強協作並防堵合規風險。使用者生成的內容流入 Compliance Manager 入口網站時，管理員能夠盡速查看並採取應對措施。

使用者可以從我們的多元化協作產品得到緊密協作的體驗。Zoom Compliance Manager 可與 Zoom 網頁介面無縫整合，對於 IT 管理員而言是一種簡化的合規性設定途徑。IT 管理員、合規專員和安全團隊能夠透過此整合功能，有效指引和控制組織各平台的合規性。Zoom Compliance Manager 提供進階和角色型存取管理等增強功能，擁有精準的權限設定選項，可針對必要合規功能和資料存取提供適當的權限。這種統整方式簡化了管理任務，並使這些任務可與 Zoom 著名的直觀使用者體驗緊密結合。

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