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合規管理工具協助您應對通訊環境的三種方式

3 閱讀分鐘

更新日期 June 17, 2024

發佈日期 May 13, 2024

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現今的組織正面臨一個巨大的矛盾。組織一方面想運用最新的整合通訊和協作平台協助員工提高生產力,一方面又發現在嚴格合規性要求下必須限制使用者運用這些新技術。不僅要採用尖端通訊解決方案,還得滿足嚴格的合規要求,這不但不易取得平衡且壓力巨大。處置不當的後果可能遭受法律責任和經濟方面的懲罰,進而使您的商譽受損。為解決此問題,組織需要一個企業專用的通訊合規解決方案,協助 IT 管理者掌控層層技術中隱含的風險。

合規管理解決方案具備多項優點,以下三點說明可幫助您瞭解這些工具如何應對錯綜複雜的通訊環境。

如何兼顧最大生產力和合規性

隨著工作場域技術飛快發展,具備 AI 摘要、數位白板和強大視訊功能的協作工具逐漸取代基本會議。這種更動態和外向的協作方式讓講求智慧與速度的工作團隊雀躍,但對於要在創新與嚴格合規監管標準之間取得平衡的 IT 管理者而言,卻是嚴峻挑戰。因此,許多組織採取過度謹慎的做法,包括限制使用白板、AI 助理和聊天等功能,以避免潛在的合規性問題。

這種警覺性高的做法雖然可以降低合規風險,但可能會破壞工作場域創新,抵銷技術投資的所有回報。限制使用通訊和生產力工具可能造成影子 IT 現象,使用者為了填補空缺,便開始使用未經核准的工具。隨著虛擬通訊普及,特別是在金融、醫療保健和教育等高度監管的行業,所面對的挑戰愈發艱難。

合規管理工具可以協助您遵循通訊合規要求,減輕您的負擔。將您目前的協作平台與合規工具整合,還能帶來其他好處,可降低您對日常工具的合規性疑慮。組織可以兼顧高標準的功能和資訊安全,只要選擇先進的合規管理解決方案,便能在不影響治理和風險管理的情況下,發揮現代通訊工具的完整潛力。

Theta Lake 推出的 Zoom Compliance Manager 運用 AI 支援多功能協作平台的能力,將 Zoom 的投資成果極大化。Zoom Compliance Manager 可擷取會議、電話、聊天、白板、SMS、AI Companion 等內容並存檔,讓您體驗日常協作工具的所有潛能。合規專員、管理員或安全團隊也可透過此合規管理工具執行電子搜索 (eDiscovery),或將特定人員設為法律保留狀態,以便在需要時擷取和保留通訊內容。

Zoom Compliance Manager 工具
Zoom Compliance Manager 儀錶板除了顯示從帳戶擷取的全部合規性記錄概要,還可檢測啟用中的整合狀態、標註提醒已使用的儲存量等,一切都由 Zoom 提供。

如何利用智慧合規解決方案節省時間並大規模檢測風險

現今的協作平台會產生大量資料。從虛擬會議到 AI 生成摘要,大量的資料流可能暴露在風險之下。使用者將個人識別資訊 (PII) 或機密資料分享給錯誤的人、做出承諾聲明或誤導性宣告,都可能造成風險。智慧合規解決方案的功能優於傳統方法,可以仔細檢查大量資料,更有效檢測出合規風險和違規行為,避免違反產業和政府規範。有鑒於此,組織需要一個能執行語境內容分析、識別敏感資料並提醒潛在合規性問題的先進系統。

Zoom Compliance Manager 能擴大您的團隊戰力,協助您做出明智決策,同時節省您最寶貴的時間。運用我們的合規管理工具,組織中的 IT 人員、合規專員或其他角色都可監控是否遵守合規要求,對於任何敏感內容,也可直接由入口網站採取立即行動應對。

未來 Zoom Compliance Manager 將納入可自定義的警報和政策以完善整個流程,讓智慧合規成為營運框架的基石,進而增強協作並防堵合規風險。使用者生成的內容流入 Compliance Manager 入口網站時,管理員能夠盡速查看並採取應對措施。

合規管理工具 Zoom Compliance Manager
查看您帳戶所擷取通訊內容的整合視圖。利用多功能電子搜索 (eDiscovery) 篩選器,自訂並預先載入短句,加快個案管理工作流程。

透過整合式合規控制設定簡化合規性及管理工作

使用者可以從我們的多元化協作產品得到緊密協作的體驗。Zoom Compliance Manager 可與 Zoom 網頁介面無縫整合,對於 IT 管理員而言是一種簡化的合規性設定途徑。IT 管理員、合規專員和安全團隊能夠透過此整合功能,有效指引和控制組織各平台的合規性。Zoom Compliance Manager 提供進階和角色型存取管理等增強功能,擁有精準的權限設定選項,可針對必要合規功能和資料存取提供適當的權限。這種統整方式簡化了管理任務,並使這些任務可與 Zoom 著名的直觀使用者體驗緊密結合。

親眼見證我們的合規管理工具如何提供您統一且無縫的體驗,極大化生產力和投資報酬率,同時維持合規性。立即深入瞭解 Zoom Compliance Manager

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