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Três maneiras que as ferramentas de gestão da conformidade podem dar uma mãozinha pra você ter sucesso no mundo das comunicações

3 minutos de leitura

Atualizada em June 17, 2024

Publicado em May 20, 2024

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As organizações de hoje enfrentam uma grande contradição. Elas querem equipar sua força de trabalho com as mais recentes plataformas de colaboração e comunicação unificadas impulsionando a produtividade, mas acabam impedindo que seus usuários usem essas mesmas tecnologias para atender às rígidas exigências de conformidade. Adotar soluções de comunicação de vanguarda e, ao mesmo tempo, atender os rígidos requisitos de conformidade é mais do que apenas um ato de equilíbrio desafiador. Pode parecer desconcertante. E, se não for feito corretamente, pode levar a responsabilidades legais e multas que podem prejudicar a reputação da marca. Para resolver isso, as organizações precisam de uma solução de conformidade de comunicação empresarial que ajude os administradores de TI a gerenciar os riscos em meio a toda a sua tecnologia. 

As soluções de gestão de conformidade vêm com uma variedade de benefícios, então, para ajudar você a entender como essas ferramentas podem ajudá-lo no complicado cenário das comunicações, aqui estão três aspectos a serem considerados.

Como maximizar a produtividade no local de trabalho e, ainda assim, manter a conformidade

As tecnologias do local de trabalho continuam evoluindo a uma velocidade espantosa e as ferramentas de colaboração estão mais complexas, indo além das reuniões básicas e, agora, incluem resumos gerados pela IA, quadros de compartilhamento digitais e recursos de vídeo expansivos. Essa mudança para uma colaboração mais dinâmica e voltada para o público externo é estimulante para as equipes que trabalham de maneira mais inteligente e rápida, mas pode ser fonte de dor de cabeça para os administradores de TI que precisam equilibrar a inovação com normas de conformidade e regulatórias rígidas. Por isso, muitas organizações são cautelosas e limitam o acesso a recursos como quadros de compartilhamento, assistentes de IA e chats para evitar possíveis problemas de conformidade. 

Embora, essa abordagem vigilante diminua os riscos de conformidade, ela pode abalar a inovação no local de trabalho e o retorno total de seus investimentos em tecnologia. Limitar o acesso às ferramentas de comunicação e produtividade pode resultar em uma TI paralela, na qual os usuários recorrem a ferramentas não autorizadas para resolver esse problema. À medida que as comunicações virtuais se tornam a norma, especialmente em setores altamente regulamentados, como finanças, saúde e educação, o desafio está cada vez maior.  

As ferramentas de gestão da conformidade podem diminuir essa carga com recursos que ajudam você a cumprir as normas de conformidade em comunicação. A possibilidade de integrar ferramentas de conformidade à sua plataforma de colaboração representa mais um benefício que contribui para reduzir suas preocupações com a conformidade, bem ali, diretamente nas mesmas ferramentas que você usa todos os dias. Em vez de escolher entre uma funcionalidade abaixo da média e sacrificar a segurança das informações, as organizações estão adotando soluções sofisticadas de gestão de conformidade que permitem aproveitar todas as possibilidades das ferramentas modernas de comunicação, sem comprometer a governança e a gestão de riscos.

O Zoom Compliance Manager, com tecnologia da Theta Lake , permite que você maximize seu investimento no Zoom, usando o poder da nossa plataforma de colaboração multifuncional com tecnologia de IA. Experimente todas as possibilidades das ferramentas de colaboração que você usa todos os dias, enquanto o Zoom Compliance Manager ajuda a arquivar e coletar conteúdo em reuniões, telefone, chat, quadros de compartilhamento, SMS, AI Companion e muito mais. Ele também permite que diretores de conformidade, administradores ou equipes de segurança executem o eDiscovery ou coloquem indivíduos em espera legal para coletar e armazenar as comunicações quando necessário.

ferramenta de gestão de conformidade do zoom
Os painéis do Zoom Compliance Manager exibem uma visão geral do total de registros de conformidade coletados em uma conta, detectam o status das integrações ativas, destacam o tipo de armazenamento usado e muito mais, tudo dentro do Zoom.

Como economizar tempo e identificar riscos em escala com uma solução de conformidade inteligente

As plataformas de colaboração atuais produzem muitos dados. De reuniões virtuais até resumos gerados pela IA, há uma grande quantidade de dados transmitidos que podem estar vulneráveis. Isso pode ocorrer quando um usuário compartilha PII ou dados confidenciais com a pessoa errada, faz declarações formais ou afirmações enganosas e muito mais. As soluções inteligentes de conformidade vão além dos recursos das abordagens tradicionais e podem filtrar esse grande volume de dados para detectar riscos e violações de conformidade de forma mais eficaz e, ao mesmo tempo, obedecer às normas governamentais e do setor. Isso facilita a compreensão do porquê as organizações precisam de um sistema avançado que possa fazer a análise de conteúdo contextual, identificar dados confidenciais e evidenciar possíveis problemas de conformidade.

O Zoom Compliance Manager pode servir como uma extensão da sua equipe para ajudá-lo a tomar decisões inteligentes que economizarão tempo quando você mais precisar. Nossa ferramenta de gestão da conformidade dá poderes a diversas funções organizacionais, incluindo à equipe de TI e aos responsáveis pela conformidade. Assim, eles podem não apenas monitorar a conformidade coletivamente, mas também tomar medidas imediatas em relação a qualquer conteúdo diretamente pelo portal. 

Uma versão futura do Zoom Compliance Manager incluirá alertas e políticas personalizáveis para aperfeiçoar ainda mais esse processo, tornando a conformidade inteligente uma parte indispensável da estrutura operacional, melhorando a colaboração e protegendo contra os riscos da conformidade. Com o conteúdo gerado pelo usuário fluindo para o portal do gerente de conformidade, os administradores poderão analisar e agir o mais rápido possível. 

ferramentas de gestão da conformidade Zoom Compliance Manager
Tenha uma visão unificada do conteúdo de comunicação coletado para sua conta. Use os filtros avançados de eDiscovery, frases personalizadas e prontas para facilitar os fluxos de trabalho de gestão de caso.

Como facilitar a conformidade e simplificar tarefas administrativas com configurações integradas de controle de conformidade

Nossas ofertas de colaboração abrangentes dão aos usuários uma experiência de colaboração coesa. Para os administradores de TI, a gestão de conformidade do Zoom se integra perfeitamente à interface web do Zoom, oferecendo uma abordagem simplificada para gerenciar as configurações de conformidade. Essa integração permite que os administradores de TI, os executivos de conformidade e as equipes de segurança acessem e controlem com eficiência a conformidade da organização em toda a plataforma. Aprimorado por uma avançada gestão de acesso baseado na função, o Zoom Compliance Manager facilita a definição precisa das configurações de permissão, dando acesso apropriado aos recursos e dados de conformidade necessários. Essa experiência unificada simplifica as tarefas administrativas, alinhando-as cuidadosamente com a experiência de usuário intuitiva pela qual o Zoom é conhecido.

Veja você mesmo como nossas ferramentas de gestão da conformidade podem ajudar a criar uma experiência unificada e contínua que maximizará o ROI de produtividade e ajudará a manter a conformidade. Saiba mais sobre o Zoom Compliance Manager hoje mesmo.

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