Drei Wege, wie Compliance-Management-Tools bei der Kommunikation helfen können

Moderne Unternehmen stehen vor einem großen Widerspruch. Sie möchten ihre Mitarbeiter mit den neuesten Plattformen für vereinheitlichte Kommunikation und Zusammenarbeit ausstatten, um die Produktivität zu steigern, müssen aber gleichzeitig genau diese Technologien bei ihren Nutzern einschränken, um strenge Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Die Einführung modernster Kommunikationslösungen bei gleichzeitiger Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften ist ein schwieriger Balanceakt. Die Aufgabe kann geradezu überwältigend wirken. Und eine falsche Vorgehensweise kann zu rechtlichen Konsequenzen und finanziellen Strafen führen, die dem Ruf Ihrer Marke schaden würden. Um hier Abhilfe zu schaffen, benötigen Unternehmen eine unternehmenstaugliche Lösung für die Einhaltung von Kommunikationsvorschriften, die IT-Administratoren bei der Risikoverwaltung im gesamten technischen Bereich unterstützt. 

Compliance-Management-Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Im Folgenden finden Sie drei wichtige Aspekte, die Sie bei der Orientierung in der komplexen Kommunikationslandschaft berücksichtigen sollten.

Im Zuge der rasanten Weiterentwicklung der Arbeitsplatztechnologien bieten Kollaborationstools inzwischen nicht mehr nur einfache Meetings, sondern auch KI-gestützte Zusammenfassungen, digitale Whiteboards und umfangreiche Videofunktionen. Diese Verlagerung hin zu einer dynamischeren und nach außen gerichteten Zusammenarbeit ist für Teams, die intelligenter und schneller arbeiten müssen, durchaus positiv. Die Entwicklung kann aber den IT-Administratoren, die bei Innovationen auf strenge Compliance- und Regulierungsstandards achten müssen, Kopfzerbrechen bereiten. Daher gehen viele Unternehmen auf Nummer sicher und schränken den Zugriff auf Funktionen wie Whiteboards, KI-Assistenten und Chats ein, um potenzielle Compliance-Probleme zu vermeiden. 

Dieser wachsame Ansatz mindert zwar die Compliance-Risiken, untergräbt aber potenziell die Innovation am Arbeitsplatz und damit eine Ausschöpfung der Rentabilität Ihrer Technologieinvestitionen. Die Beschränkung des Zugangs zu Kommunikations- und Produktivitätstools kann zu einer Art Schatten-IT führen, bei der die Benutzer auf nicht zugelassene Tools zurückgreifen, um die entstehende Lücke zu schließen. In dem Maße, in dem virtuelle Kommunikation zur Norm wird, insbesondere in stark regulierten Sektoren wie dem Finanz-, Gesundheits- und Bildungswesen, wächst die Herausforderung.  

Compliance-Management-Tools können diesen Aufwand mit Funktionen reduzieren, die Sie bei der Einhaltung von Kommunikationsvorschriften unterstützen. Die Möglichkeit, Compliance-Tools in Ihre aktuelle Zusammenarbeitsplattform einzubinden, ist ein weiterer Vorteil, der Ihnen hilft, Ihre Sorgen um die Einhaltung von Vorschriften direkt mit den Tools zu verringern, die Sie täglich nutzen. Anstatt sich zwischen unterdurchschnittlicher Funktionalität und Einbußen bei der Informationssicherheit zu entscheiden, setzen Unternehmen auf ausgefeilte Compliance-Management-Lösungen, mit denen sie das volle Potenzial moderner Kommunikationstools ausschöpfen können – ohne Kompromisse bei Governance und Risikomanagement eingehen zu müssen.

Mit Zoom Compliance Manager powered by Theta Lake können Sie Ihre Zoom-Investition maximieren, indem Sie die Leistung unserer All-in-One-Kollaborationsplattform mit KI optimal nutzen. Erleben Sie das volle Potenzial der Zusammenarbeitstools, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen. Zoom Compliance Manager hilft Ihnen bei der Archivierung und Erfassung von Inhalten in Meetings, Telefon, Chat, Whiteboards, SMS, AI Companion und mehr. Außerdem können Compliance-Beauftragte, Administratoren oder Sicherheitsteams eDiscovery durchführen oder Daten für juristische Zwecke aufbewahren, um die Kommunikation bei Bedarf zu erfassen und festzuhalten.

Die heutigen Kollaborationsplattformen generieren eine große Menge an Daten. Von virtuellen Meetings bis hin zu KI-generierten Zusammenfassungen gibt es zahlreiche Datenströme, die anfällig für Risiken sein könnten. Mögliche Gefahren entstehen beispielsweise dann, wenn ein Benutzer personenbezogene oder vertrauliche Daten an die falsche Person weitergibt, Versprechungen macht oder irreführende Behauptungen aufstellt, und vieles mehr. Intelligente Compliance-Lösungen gehen über die Möglichkeiten herkömmlicher Ansätze hinaus und sind in der Lage, diese großen Datenmengen zu durchforsten, um Compliance-Risiken und -Verletzungen besser zu erkennen und gleichzeitig die branchenüblichen und gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Aus diesem Grund ist es nachvollziehbar, warum Unternehmen ein modernes System benötigen, das eine kontextbezogene Inhaltsanalyse durchführen, vertrauliche Daten erkennen und potenzielle Compliance-Probleme aufzeigen kann.

Zoom Compliance Manager kann als Erweiterung Ihres Teams dienen, damit ihre Mitarbeiter intelligente Entscheidungen treffen können, die in entscheidenden Momenten wertvolle Zeit sparen. Mit unserem Compliance-Management-Tool können zahlreiche Rollen im Unternehmen, einschließlich IT-Mitarbeiter und Compliance-Beauftragte, die Einhaltung von Richtlinien nicht nur gemeinsam überwachen, sondern auch sofortige Maßnahmen für jeden Inhalt direkt über das Portal ergreifen. 

Eine zukünftige Version von Zoom Compliance Manager wird anpassbare Warnmeldungen und Richtlinien enthalten, um diesen Prozess weiter zu verfeinern. Damit wird intelligente Compliance zu einem unverzichtbaren Bestandteil des betrieblichen Rahmens, der die Zusammenarbeit verbessert und vor Compliance-Risiken schützt. Wenn die von Benutzern erstellten Inhalte in das Compliance Manager-Portal einfließen, können Administratoren sie überprüfen und so schnell wie möglich Maßnahmen ergreifen. 

Unser umfassendes Angebot für die Zusammenarbeit bietet den Benutzern ein zusammenhängendes Kooperationserlebnis. Für IT-Administratoren ist der Zoom Compliance Manager nahtlos in die Zoom-Weboberfläche eingebettet und bietet einen optimierten Ansatz für die Verwaltung von Compliance-Einstellungen. Dank dieser Integration können IT-Administratoren, Compliance-Beauftragte und Sicherheitsteams die Compliance ihres Unternehmens über die Plattform effizient steuern und kontrollieren. Zoom Compliance Manager wird durch ein modernes, rollenbasiertes Zugriffsmanagement ergänzt, das präzise Berechtigungseinstellungen ermöglicht und einen gezielten Zugriff auf die erforderlichen Compliance-Funktionen und -Daten bietet. Diese einheitliche Erfahrung vereinfacht administrative Aufgaben und ist eng mit dem intuitiven Benutzererlebnis verknüpft, für das Zoom bekannt ist.

Überzeugen Sie sich selbst davon, wie unsere Tools für das Compliance-Management einen einheitlichen und nahtlosen Arbeitsablauf ermöglichen, der Ihre Produktivität maximiert und Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften hilft. Erfahren Sie noch heute mehr über Zoom Compliance Manager.