Tiga cara alat bantu manajemen kepatuhan dapat membantu Anda menavigasi lanskap komunikasi

Organisasi saat ini menghadapi situasi yang kontradiktif. Di satu sisi, mereka ingin memberdayakan tenaga kerja dengan platform komunikasi dan kolaborasi terpadu terbaru untuk meningkatkan produktivitas, Namun di sisi lain, mereka terpaksa membatasi penggunaan teknologi tersebut demi memenuhi persyaratan kepatuhan yang ketat. Mengadopsi solusi komunikasi canggih sekaligus mematuhi persyaratan kepatuhan yang rumit bukanlah sekadar tugas yang menantang. Hal ini bisa terasa sangat memberatkan. Jika tidak dilakukan dengan benar, hal ini dapat menimbulkan kewajiban hukum dan denda keuangan yang dapat merusak reputasi merek Anda. Untuk mengatasi hal ini, organisasi memerlukan solusi kepatuhan komunikasi yang siap pakai untuk perusahaan. Solusi ini dapat membantu administrator TI mengelola risiko di seluruh perangkat teknologi Anda. 

Solusi manajemen kepatuhan hadir dengan berbagai manfaat. Untuk membantu memahami bagaimana alat ini dapat membantu Anda menavigasi lanskap komunikasi yang rumit, berikut tiga hal yang perlu dipertimbangkan.

Seiring dengan teknologi tempat kerja yang terus berkembang dengan pesat, alat bantu kolaborasi semakin berkembang dari rapat dasar hingga kini menyertakan ringkasan yang didukung AI, papan tulis digital, dan kemampuan video yang luas. Pergeseran menuju kolaborasi yang lebih dinamis dan berorientasi eksternal ini menggembirakan bagi tim yang perlu bekerja lebih cerdas dan lebih cepat, tetapi dapat menimbulkan masalah bagi administrator TI yang harus menyeimbangkan inovasi dengan kepatuhan dan standar peraturan yang ketat. Akibatnya, banyak organisasi memilih untuk berhati-hati, dan membatasi akses ke fitur seperti papan tulis, asisten AI, dan obrolan untuk menghindari potensi masalah kepatuhan. 

Pendekatan yang penuh kewaspadaan ini, meskipun mengurangi risiko kepatuhan, berpotensi menghambat inovasi di tempat kerja dan mengurangi keuntungan maksimal dari investasi teknologi Anda. Membatasi akses ke alat komunikasi dan produktivitas dapat menciptakan "Shadow TI", di mana pengguna beralih ke alat yang tidak resmi untuk mengisi kesenjangan tersebut. Ketika komunikasi virtual menjadi hal yang biasa, terutama di sektor yang sangat diatur seperti keuangan, perawatan kesehatan, dan pendidikan, tantangan ini semakin meningkat.  

Alat manajemen kepatuhan dapat meringankan beban ini dengan fitur yang membantu Anda mematuhi peraturan kepatuhan komunikasi. Kemampuan untuk mengintegrasikan alat kepatuhan dengan platform kolaborasi Anda saat ini menambah lapisan manfaat lain yang membantu mengurangi kekhawatiran kepatuhan Anda langsung di dalam alat yang Anda gunakan setiap hari. Daripada harus memilih antara fungsionalitas di bawah standar dan mengorbankan keamanan informasi, organisasi kini beralih ke solusi manajemen kepatuhan yang canggih. Ini memungkinkan mereka untuk memanfaatkan potensi penuh dari alat komunikasi modern tanpa mengorbankan tata kelola dan manajemen risiko.

Zoom Compliance Manager yang didukung oleh Theta Lake memungkinkan untuk memaksimalkan investasi Zoom Anda dengan memanfaatkan kekuatan platform kolaborasi kami yang lengkap dan didukung AI. Rasakan potensi penuh dari alat kolaborasi yang Anda gunakan setiap hari. Zoom Compliance Manager dapat membantu mengarsipkan dan mengambil konten di seluruh rapat, panggilan telepon, obrolan, papan tulis, SMS, AI Companion, dan banyak lagi. Alat ini juga memungkinkan petugas kepatuhan, administrator, atau tim keamanan untuk melakukan eDiscovery atau menempatkan individu pada penahanan hukum untuk menangkap dan menyimpan komunikasi jika diperlukan.

Platform kolaborasi saat ini menghasilkan banyak data. Mulai dari rapat virtual hingga ringkasan yang dibuat oleh AI, terdapat aliran data dalam jumlah besar yang rentan terhadap risiko. Hal ini dapat terjadi akibat pengguna yang membagikan PII atau data rahasia kepada orang yang salah, membuat pernyataan yang tidak benar atau klaim yang menyesatkan, dan masih banyak lagi. Solusi kepatuhan cerdas memiliki kemampuan melebihi pendekatan tradisional dan dapat menyaring data dalam jumlah besar untuk mendeteksi risiko dan pelanggaran kepatuhan secara lebih efektif sekaligus mematuhi peraturan industri dan pemerintah. Hal ini mempermudah untuk melihat mengapa organisasi memerlukan sistem canggih yang dapat melakukan analisis konten kontekstual, mengidentifikasi data sensitif, dan menyoroti potensi masalah kepatuhan.

Zoom Compliance Manager dapat berfungsi sebagai perpanjangan dari tim Anda untuk membantu mengambil keputusan cerdas yang akan menghemat waktu di saat Anda paling membutuhkannya. Alat manajemen kepatuhan kami memberdayakan berbagai peran dalam organisasi, termasuk staf TI dan petugas kepatuhan, untuk tidak hanya memantau kepatuhan secara kolektif tetapi juga mengambil tindakan segera terhadap setiap konten langsung dari portal. 

Versi Zoom Compliance Manager mendatang akan menyertakan peringatan dan kebijakan yang dapat disesuaikan untuk lebih menyempurnakan proses ini, menjadikan kepatuhan cerdas sebagai bagian tak terpisahkan dari kerangka operasional, meningkatkan kolaborasi, dan melindungi dari risiko kepatuhan. Dengan mengalirnya konten yang dibuat pengguna ke portal manajer kepatuhan, admin dapat meninjau dan mengambil tindakan secepat mungkin. 

Penawaran kolaborasi komprehensif kami menghadirkan pengalaman kolaborasi yang kohesif bagi para pengguna. Untuk administrator TI, Zoom Compliance Manager terintegrasi dengan lancar dalam antarmuka web Zoom, menawarkan pendekatan yang efisien untuk mengelola pengaturan kepatuhan. Integrasi ini memungkinkan administrator TI, petugas kepatuhan, dan tim keamanan untuk menavigasi dan mengontrol kepatuhan organisasi mereka di seluruh platform secara efisien. Disempurnakan dengan manajemen akses berbasis peran yang canggih, Zoom Compliance Manager memfasilitasi pengaturan izin yang tepat, memberikan akses yang sesuai ke fitur dan data kepatuhan yang diperlukan. Pengalaman terpadu ini menyederhanakan tugas administratif, membuatnya selaras dengan pengalaman pengguna intuitif yang menjadi ciri khas Zoom.

Buktikan sendiri bagaimana alat manajemen kepatuhan kami dapat membantu Anda menciptakan pengalaman terpadu dan lancar yang akan memaksimalkan ROI produktivitas dan membantu Anda tetap patuh. Pelajari selengkapnya tentang Zoom Compliance Manager, sekarang juga.