AI Companion

Przewodnik dotyczący zgodności z prawem i przepisami dla Zoom AI Companion

Kiedy myślisz o integracji asystenta AI Companion w swojej organizacji, ważne jest, aby znać nasze funkcje ochrony danych i prywatności oraz wiedzieć o tym, jak pasują one do wymagań zarządzania danymi w Twojej organizacji.

Aktualizacja: November 22, 2024

Opublikowano November 13, 2024

Przewodnik dotyczący zgodności z prawem i przepisami dla Zoom AI Companion
Zdjęcie Cheree McAlpine
Cheree McAlpine
Dyrektorka ds. prawnych

Cheree McAlpine wnosi do Zoom ponad 25 lat doświadczenia prawniczego w reprezentowaniu globalnych firm technologicznych jako dyrektorka ds. prawnych. 

 

Cheree zajmowała szereg stanowisk kierowniczych w dziale prawnym, ostatnio jako starsza wiceprezeska i główna radczyni prawna w Intercom, firmie zajmującej się sztuczną inteligencją i rozwiązaniami dla klientów. Wcześniej była dyrektorką ds. prawnych i sekretarzem spółki w Lumileds Inc.  Przed objęciem stanowiska w Lumileds była główną radczynią prawną w firmach Avnet Americas i Wyse Technology, gdzie zarządzała udaną sprzedażą firmy firmie Dell.

 

Cheree uzyskała tytuł licencjata na Uniwersytecie Alabamy oraz tytuł magistra prawa w Suffolk University Law School. Mieszka w San Francisco Bay Area.

Gdy organizacje rozważają ogromny wzrost produktywności dostępny dzięki generatywnym narzędziom sztucznej inteligencji, muszą również wziąć pod uwagę unikalne kwestie związane z przetwarzaniem danych, prywatnością i zgodnością. W zmieniającym się krajobrazie technologicznym, prawnym i zgodności poważnie traktujemy nasz obowiązek dostarczania klientom informacji i narzędzi, których potrzebują, aby pewnie wdrożyć Zoom AI Companion, inteligentnego asystenta AI w Zoom Workplace.

Jako osoba decyzyjna w organizacji potrzebujesz wglądu w funkcje ochrony danych i prywatności asystenta AI Companion oraz tego, jak pasują one do wymagań zarządzania danymi w Twojej organizacji. Aby Ci w tym pomóc, przedstawiamy praktyczne wskazówki dotyczące typowych podejść do dostosowywania asystenta AI Companion do unikalnych potrzeb prawnych oraz dotyczących zgodności i prywatności klientów.

Jak asystent AI Companion przetwarza dane

 

Asystent AI Companion działa zgodnie z podejściem integracyjnym, które łączy nasze własne modele sztucznej inteligencji z wybranymi modelami AI innych firm. W zależności od używanej funkcji i ogólnego stanu systemu, dynamicznie dostosowujemy używane modele w oparciu o wydajność i dostępność, aby zaspokoić potrzeby naszych klientów. Więcej informacji na temat korzystania z naszych modeli, przetwarzania i przechowywania danych można znaleźć w dokumencie raporcie dotyczącym bezpieczeństwa i prywatności asystenta AI Companion.

Nasza filozofia dotycząca danych klientów i prywatności jest prosta:

  • Zoom nie korzysta z treści dźwiękowych, wideo, czatu, udostępniania ekranu, załączników ani innych form komunikacji jakiegokolwiek klienta (na przykład wyników ankiet, tablic lub reakcji) w celu trenowania modeli sztucznej inteligencji Zoom czy podmiotów zewnętrznych; oraz

  • pracownicy Zoom nie mogą wykorzystywać ani uzyskiwać dostępu do treści klienta, w tym spotkań, webinarów, wiadomości czy treści e-maili (zwłaszcza treści dźwiękowych, wideo, plików, treści tablic podczas spotkań oraz wiadomości i treści e-maili), żadnych treści wygenerowanych lub udostępnionych w ramach innych funkcji współpracy (takich jak tablice poza spotkaniami) ani treści wygenerowanych przez asystenta AI Companion, chyba że taką decyzję podjął właściciel konta lub administratora konta korzystający z produktu lub usługi Zoom, z których wygenerowano treści klienta, lub jest to wymagane z powodów prawnych lub z powodów bezpieczeństwa lub ochrony.

Chociaż funkcje asystenta AI Companion muszą wykorzystywać określone treści do świadczenia usług, zobowiązania te dają klientom pewność, że Zoom nie będzie wykorzystywał treści klientów do szkolenia naszych modeli ani do celów innych niż obsługa naszych klientów. Dla klientów z unikalnymi potrzebami w zakresie zgodności Zoom wspiera obsługę kluczy zarządzanych przez klienta (CMK), aby klienci mogli zarządzać własnym kluczem szyfrowania treści przechowywanych na platformie chmurowej Zoom. CMK jest dostępny dla asystenta AI Companion 1.0. CMK dla asystenta AI Companion 2.0 już wkrótce.

Gdy użytkownik wchodzi w interakcję z asystentem AI Companion, dane są przesyłane od użytkownika do modeli hostowanych przez Zoom i/lub modeli zewnętrznych. Na przykład, w przypadku użycia funkcji tworzenia treści na czacie do komponowania odpowiedzi w Team Chat, odpowiednia zawartość, taka jak wybrany wątek czatu, imiona uczestników czatu i podpowiedź, zostanie wysłana do odpowiedniego modelu. Dowiedz się więcej o tym, jak funkcje asystenta AI Companion wykorzystują Twoje dane.

Nasze zobowiązania dotyczące przetwarzania danych klientów są regulowane przez nasze Oświadczenie o ochronie prywatności i Dodatek dotyczący przetwarzania danych, które opisują dane osobowe, które gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i udostępniamy. Jeśli chodzi o sposób, w jaki modele innych firm wchodzą w interakcję z danymi klientów, nasza strona dotycząca podwykonawców przetwarzania zawiera szczegółowe informacje na temat wymagań, jakie nakładamy na naszych dostawców modeli zewnętrznych.

Jak długo dane są przechowywane i zachowywane?

Nie wystarczy wiedzieć, w jaki sposób dane są wykorzystywane, ale także jak długo są przechowywane. Jeśli dla Twojej organizacji ważne jest ścisłe zarządzanie przechowywaniem i retencją danych ze względów prawnych i zgodności z przepisami, istnieje kilka sposobów, aby to kontrolować.

Na początek skupiamy się na przejrzystości w zakresie przechowywania danych. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat ustawień przechowywania i retencji danych, pobierz nasz raport dotyczący prywatności i bezpieczeństwa. Ogólnie rzecz biorąc, Zoom może zachować treści klienta, aby zapewnić usługi asystenta AI Companion. Zoom przechowuje dane wejściowe (takie jak transkrypcja audio asystenta AI Companion używana do podsumowania spotkania) przez okres do 30 dni w celu wsparcia i debugowania. Zoom przechowuje te dane przez dłuższy okres tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez obowiązujące prawo. Dostawcy modeli zewnętrznych mogą przechowywać treści klientów przez okres do 30 dni dla celów zaufania i bezpieczeństwa.

Klienci mogą chcieć dostosować okres przechowywania transkrypcji audio używanych do tworzenia podsumowań spotkań i innych funkcji asystenta AI Companion, na co Zoom pozwala, jeśli włączone jest ustawienie zachowywania i dostępu do transkrypcji spotkań. Ponadto niektórzy klienci mogą mieć powody prawne lub związane ze zgodnością z przepisami, aby wybrać opcję Zero Data Retention (ZDR), która usuwa dane wejściowe użyte do tworzenia podsumowania spotkania przez asystenta AI Companion natychmiast po utworzeniu podsumowania. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z ZDR, osoby w Twojej organizacji nie będą mogły korzystać z niektórych funkcji Docs i asystenta AI Companion 2.0.

Dostępność asystenta AI Companion i miejsce przetwarzania danych

W zależności od potrzeb prawnych organizacji i związanych ze zgodnością, ważne może być, aby wiedzieć nie tylko, w jaki sposób asystent AI Companion przetwarza dane, ale także gdzie to robi.

Asystent AI Companion jest obecnie dostępny dla klientów w Stanach Zjednoczonych. Dla klientów poza Stanami Zjednoczonymi (w tym w Australii, Kanadzie, Europie, Indiach i Singapurze) niektóre funkcje asystenta AI Companion są dostępne przy użyciu tylko modeli hostowanych przez Zoom (ZMO), aby dostosować się do preferencji lokalizacji danych dla tych kont. Pozwala to tym klientom, którzy mają wymagania dotyczące zgodności nakazujące przetwarzanie danych w określonym obszarze geograficznym, na wykorzystanie możliwości przetwarzania danych Zoom w tym obszarze, jeśli są one dostępne. W przypadku opcji Tylko modele hostowane przez Zoom, Zoom nie wykorzystuje modeli innych firm do zasilania odpowiedniej funkcji asystenta AI Companion. Zamiast tego dane są wysyłane do modeli hostowanych przez Zoom w celu ich przetworzenia. Istnieją również pewne ograniczenia dla klientów w wybranych regionach, które nie są obsługiwane przez naszych dostawców modeli zewnętrznych oraz dla klientów w wybranych branżach.

Jak asystent AI Companion wykorzystuje treści innych firm

Przechowywanie i retencja treści przez Zoom i dostawców modeli zewnętrznych to obszary szczególnie interesujące dla organizacji, które zastanawiają się, jak wdrożyć asystenta AI Companion. W sytuacji, w której organizacje chcą aktywnie zarządzać przechowywaniem i retencją danych ze względów prawnych i zgodności, Zoom daje klientom kontrolę na kilka sposobów. Umożliwia to naszym klientom w dzisiejszym cyfrowym krajobrazie, w którym ważne jest, aby organizacje utrzymywały wgląd w dane, do których uzyskują dostęp i które wykorzystują w ramach swojego stosu technologicznego, oraz miały dostęp do elastycznych ustawień w celu dostosowania dostępu do danych zgodnie z własnymi priorytetami w zakresie zarządzania danymi.

Dzięki niedawnej premierze asystenta AI Companion 2.0, naszej nowej generacji Zoom AI Companion, klienci mogą teraz skonfigurować asystenta AI Companion tak, aby wykorzystywał ich własne e-maile, pozycje w kalendarzu i dokumenty przechowywane w źródłach zewnętrznych, takich jak Microsoft lub Google, w celu dostarczenia wyników w oparciu o ich podpowiedzi. Ta potężna funkcja zapewnia użytkownikom bardziej kontekstowe odpowiedzi poprzez syntezę informacji z połączonych wiadomości e-mail, dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych.

Klienci muszą rozumieć i kontrolować, do jakich informacji asystent AI Companion ma dostęp na ich kontach, dlatego został on zaprojektowany tak, aby zapewnić administratorom kont i użytkownikom elastyczną kontrolę nad odpowiednimi ustawieniami. Administratorzy kont mogą na przykład zarządzać dostępem asystenta AI Companion do wydarzeń w kalendarzu, wiadomości e-mail i dokumentów zewnętrznych w ustawieniach internetowych, wybierając wszystkie, niektóre lub żadne z tych źródeł danych w oparciu o preferencje organizacji na poziomie konta i grupy. Indywidualni użytkownicy muszą również połączyć swoje konto innej firmy z Zoom na swojej stronie profilu, aby było ono dostępne dla asystenta AI Companion. Indywidualne ustawienia są również dostępne do kontrolowania treści internetowych, co pozwala asystentowi AI Companion przeszukiwać Internet w poszukiwaniu odpowiedzi na pytania z wiedzy ogólnej, a także lokalnie przesłane pliki, umożliwiając użytkownikom dodawanie plików z ich urządzeń do podpowiedzi dla asystenta AI Companion.

W oparciu o te ustawienia i uprawnienia system wykorzystuje i indeksuje dane stron trzecich, a także wszelkie inne dostępne źródła danych na koncie Zoom, aby odpowiadać na pytania użytkownika zgodnie z jego uprawnieniami. Cytaty i źródła są dostarczane wraz z odpowiedziami na pytania użytkownika, aby pomóc zrozumieć, które źródła danych zostały wykorzystane do udzielenia odpowiedzi.

Jak użytkownicy są powiadamiani o asystencie AI Companion?

Przejrzystość dotycząca tego, kiedy sztuczna inteligencja jest używana, jest kluczową częścią odpowiedzialnej sztucznej inteligencji, więc firma Zoom zaprojektowała asystenta AI Companion tak, aby zapewnić jasne opcje jego włączania i wyraźne powiadomienie użytkowników o tym, kiedy asystent działa podczas spotkań. W przypadku spotkań prowadzący może włączyć asystenta AI Companion z własnej inicjatywy lub na prośbę uczestnika spotkania.

Gdy prowadzący włączy asystenta AI Companion podczas spotkania, uczestnikom spotkania zostanie wyświetlony baner powiadomienia. Uczestnicy spotkania dołączający przez telefon usłyszą powiadomienie dźwiękowe, że Zoom AI Companion został włączony dla spotkania. W aplikacji stacjonarnej Zoom Workplace użytkownicy mogą wyświetlić panel boczny asystenta AI Companion, klikając ikonę diamentu asystenta AI Companion w prawym górnym rogu klienta.

Ikona diamentu asystenta AI Companion jest używana w Zoom Workplace, aby pokazać, gdzie dostępne są funkcje AI. Ikonę tę można znaleźć w Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard i nie tylko, aby pomóc użytkownikom łatwo zidentyfikować, gdzie asystent AI Companion może im pomóc.

Po włączeniu asystenta AI Companion na spotkaniu ikona diamentu pozostaje widoczna, aby powiadomić wszystkich, że asystent AI Companion jest włączony. Uczestnicy mogą kliknąć diament i zobaczyć, które funkcje asystenta AI Companion zostały włączone na spotkaniu, do jakich treści mają dostęp, opcję, aby dowiedzieć się więcej o tym, asystent jak AI Companion wykorzystuje ich dane, oraz opcję poproszenia prowadzącego o wyłączenie funkcji asystenta AI Companion.

Widoczne mogą być również inne powiadomienia związane z asystentem AI Companion. Na przykład na dole panelu bocznego asystenta AI Companion znajduje się przypomnienie, które mówi: "Sztuczna inteligencja może popełniać błędy. Sprawdź dokładność wyników". Ponadto podczas zadawania pytań asystentowi AI Companion podczas spotkania pojawi się informacja "Żaden inny uczestnik nie może zobaczyć tej rozmowy".

Konfiguracja asystenta AI Companion

Kontrolowanie sposobu włączania i wyłączania asystenta AI Companion podczas spotkania

Asystent AI Companion pozwala na wiele opcji dostosowywania, szczególnie w przypadku funkcji Zoom Meetings.

Prowadzący spotkania mogą włączyć lub wyłączyć funkcje asystenta AI Companion w jego trakcie. Jeśli zezwoli na to administrator, uczestnicy mogą poprosić prowadzącego o włączenie tych funkcji lub o ich wyłączenie, jeśli są włączone.

Prowadzący spotkania mają również opcję wyłączenia wszystkich funkcji asystenta AI Companion w spotkaniu i usunięcia zasobów spotkania wygenerowanych przez asystenta AI Companion jednym kliknięciem, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Konfiguracja ustawień podsumowania spotkania

Podsumowanie spotkania to jedna z najpopularniejszych funkcji asystenta AI Companion. Zapewniamy opcje umożliwiające dostosowanie sposobu, w jaki użytkownicy z niego korzystają, w tym:

  • Czy podsumowanie spotkania jest włączane automatycznie po rozpoczęciu spotkania, czy też prowadzący musi je włączyć dla każdego spotkania.
  • Komu udostępnić podsumowanie spotkania (tylko prowadzącym spotkania, wewnętrznym zaproszonym osobom lub wszystkim zaproszonym osobom).
  • W jaki sposób udostępniane jest podsumowanie spotkania. Na przykład tylko na ciągłym czacie podczas spotkania lub w wiadomości e-mail (jako link lub w treści wiadomości e-mail).
  • Kiedy podsumowanie spotkania zostanie usunięte.
  • Czy dodatkowe treści (takie jak treści udostępniane na ekranie i wiadomości na czacie spotkania) mogą zapewnić kontekst dla podsumowania spotkania.

Jeśli Twoja organizacja chce najbardziej restrykcyjnych opcji, warto zacząć od automatycznego udostępniania podsumowania tylko prowadzącym spotkania (lub wysyłania tylko linku) i wybrania krótkiego okresu przechowywania. Podobnie, można zrezygnować z opcji dodatkowych treści do celów ulepszenia podsumowania spotkania i polegać wyłącznie na transkrypcji audio.

Umożliwiamy również dostosowanie wiadomości e-mail z podsumowaniem spotkania wysyłanej do prowadzących i uczestników. Administratorzy kont mogą dodać do tych automatycznych wiadomości e-mail logo firmy i wszelkie dodatkowe wymagane zasady. Te szablony wiadomości e-mail można znaleźć w zakładce E-mail w sekcji Branding na swoim koncie.

Dostosowywanie powiadomień o spotkaniach

Zapewniamy administratorom kont opcję dostosowania powiadomień podczas spotkania, które informują uczestników spotkania o włączeniu asystenta AI Companion. Organizacje o wyjątkowych potrzebach w zakresie zgodności lub innych szczególnych wymaganiach mogą używać języka powiadomień, który jest najlepszy dla nich i ich użytkowników, w tym dodawać branding lub informacje o własnych zasadach podczas interakcji z odbiorcami zewnętrznymi. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu alertów i powiadomień w Zoom Meetings i Webinars.

Dowiedz się więcej o tym, jak asystent AI Companion spełnia Twoje potrzeby w zakresie zgodności z prawem i przepisami.

Jak przedstawiliśmy wcześniej, masz do dyspozycji szereg elastycznych ustawień i funkcji zaprojektowanych w celu zapewnienia większej kontroli nad wdrożeniem Zoom AI Companion. Więcej informacji:

Nasi klienci nas kochają

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom – jedna platforma do połączeń