
Maak kennis met Zoom AI Companion, je nieuwe AI-assistent!
Geef je productiviteit en teamsamenwerking een boost met Zoom AI Companion, een AI-assistent die zonder extra kosten is inbegrepen bij Zoom-abonnementen die ervoor in aanmerking komen.
Wanneer je overweegt om AI Companion in je organisatie te integreren, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van onze functies voor gegevensbescherming en privacy en hoe deze passen binnen de vereisten voor gegevensbeheer van je organisatie.
Bijgewerkt op November 22, 2024
Gepubliceerd op November 13, 2024
Cheree McAlpine, de Chief Legal Officer van Zoom, heeft meer dan 25 jaar ervaring in juridische vertegenwoordiging van wereldwijde technologiebedrijven.
Cheree heeft een aantal leidinggevende juridische functies bekleed, meest recentelijk als SVP en General Counsel voor Intercom, een bedrijf dat AI- en klantoplossingen biedt. Daarvoor was ze Chief Legal Officer en Corporate Secretary voor Lumileds Inc. Voor haar rol bij Lumileds was ze General Counsel voor Avnet Americas en Wyse Technology, waar ze de succesvolle verkoop van het bedrijf aan Dell leidde.
Cheree behaalde haar Bachelor of Arts aan de Universiteit van Alabama en haar graad in de rechten aan de Suffolk University Law School. Ze woont in de Bay Area in de VS.
Wanneer organisaties de immense productiviteitswinst overwegen die komt kijken bij generatieve AI-tools, houden ze ook rekening met unieke overwegingen rond gegevensverwerking, privacy en naleving. In een veranderend technologisch, wettelijk en nalevingslandschap nemen wij onze verplichting serieus om klanten te voorzien van de informatie en tools die zij nodig hebben om Zoom AI Companion, je slimme AI-assistent in Zoom Workplace, met vertrouwen te implementeren.
Als besluitvormer voor je organisatie heb je inzicht nodig in de gegevensbeschermings- en privacyfuncties van AI Companion en hoe deze passen bij de vereisten voor gegevensbeheer van je organisatie. We willen praktische richtlijnen bieden voor gemeenschappelijke benaderingen voor klanten om hun AI Companion-ervaring aan te passen aan hun unieke juridische, nalevings- en privacybehoeften.
Bij Zoom maken we AI Companion mogelijk met een gezamenlijke benadering die onze eigen kunstmatige-intelligentiemodellen combineert met AI-modellen van geselecteerde derden. Afhankelijk van de gebruikte functie en de algemene systeemstatus, passen wij de gebruikte modellen dynamisch aan op basis van prestaties en beschikbaarheid, om aan de behoeften van onze klanten te voldoen. Lees meer over ons modelgebruik, gegevensverwerking en opslag in de Whitepaper over beveiliging en privacy van Zoom AI Companion.
Onze kernfilosofie over klantgegevens en privacy is eenvoudig:
Zoom maakt geen gebruik van audio, video, chat, scherm delen, bijlagen of andere communicatie-achtige klantinhoud (zoals enquêteresultaten, whiteboard en reacties) om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen; en
Zoom-werknemers mogen geen toegang hebben tot of gebruik maken van klantinhoud, waaronder vergader-, webinar-, bericht- of e-mailinhoud (specifiek audio, video, bestanden, whiteboards tijdens vergaderingen, bericht- of e-mailinhoud), inhoud die gegenereerd of gedeeld wordt als onderdeel van andere samenwerkingsfuncties (zoals whiteboards buiten vergaderingen) of inhoud die gegenereerd is door AI Companion, tenzij hiervoor toestemming is gegeven door de accounteigenaar of beheerder van de account die het Zoom-product of de Zoom-service host waar de klantinhoud gegenereerd is of indien dit vereist is om juridische, veiligheids- of beveiligingsredenen.
Hoewel AI Companion-functies bepaalde inhoud moeten gebruiken om de dienst te kunnen leveren, geven deze verbintenissen klanten het vertrouwen dat Zoom geen inhoud van klanten zal gebruiken om onze modellen te trainen of voor andere doeleinden dan het bedienen van onze klanten. Voor klanten met unieke nalevingsbehoeften ondersteunt Zoom ook 'Door de klant beheerde sleutel' (CMK), zodat klanten hun eigen encryptiesleutel kunnen beheren voor inhoud die is opgeslagen in het Zoom-cloudplatform. CMK is beschikbaar voor AI Companion 1.0. CMK voor AI Companion 2.0 komt er binnenkort aan.
Wanneer een gebruiker met AI Companion werkt, worden er gegevens van de gebruiker naar de door Zoom gehoste modellen en/of modellen van derden gestuurd. Als je bijvoorbeeld Chatbericht opstellen gebruikt om te helpen bij het opstellen van antwoorden in Team Chat, wordt relevante inhoud zoals de geselecteerde chatthread, de namen van chatdeelnemers en je prompt naar het relevante model gestuurd. Lees meer over hoe AI Companion-functies je gegevens gebruiken.
Onze verbintenissen met betrekking tot het omgaan met klantgegevens zijn onderworpen aan onze Privacyverklaring en Addendum Gegevensverwerking, die de persoonlijke gegevens beschrijven die wij verzamelen, gebruiken, opslaan en delen. Als het gaat om de manier waarop modellen van derden omgaan met klantgegevens, geeft onze pagina over subverwerkers details over de vereisten die wij opleggen aan onze externe modelleveranciers.
Het is niet genoeg om te weten hoe gegevens worden gebruikt, maar ook hoelang ze worden opgeslagen en bewaard. Als het voor je organisatie belangrijk is om de opslag en het bewaren van gegevens nauwkeurig te beheren om juridische en nalevingsredenen, dan kun je daar op verschillende manieren controle over houden.
Om te beginnen, richten we ons op transparantie rond het bewaren van gegevens. Download onze Whitepaper over privacy en beveiliging voor informatie per functie over instellingen voor opslag en bewaring. In het algemeen kan Zoom inhoud van klanten bewaren om klanten de AI Companion-dienst te leveren. Zoom bewaart inputs (zoals het audiotranscript dat AI Companion heeft gebruikt om een samenvatting van een vergadering te maken) tot 30 dagen voor ondersteuning en foutopsporing. Zoom bewaart deze gegevens alleen voor een langere periode indien de toepasselijke wetgeving dit vereist. Externe modelaanbieders kunnen de inhoud van klanten tot 30 dagen bewaren voor vertrouwens- en veiligheidsdoeleinden.
Klanten willen mogelijk de bewaarperiode aanpassen voor de audiotranscripten die worden gebruikt om samenvattingen van vergaderingen en andere AI Companion-functies mogelijk te maken. Zoom staat dit toe als de instelling voor het bewaren en openen van transcripten van vergaderingen is ingeschakeld. Daarnaast kunnen sommige klanten juridische of nalevingsredenen hebben om te kiezen voor de Zoom-optie Geen gegevensretentie (ZDR). Dan worden inputs die gebruikt worden om een AI Companion-vergaderingssamenvatting te maken onmiddellijk verwijderd nadat de samenvatting is gemaakt. Als je ervoor kiest om ZDR te gebruiken, kunnen mensen in je organisatie sommige functies voor Docs en AI Companion 2.0 niet gebruiken.
Afhankelijk van de juridische en nalevingsbehoeften van een organisatie, kan het belangrijk zijn om niet alleen te weten hoe AI Companion met gegevens omgaat, maar ook waar.
AI Companion is momenteel beschikbaar voor klanten die gehost worden in de VS. Voor klanten die buiten de VS gehost worden (waaronder in Australië, Canada, Europa, India en Singapore), zijn bepaalde AI Companion-functies beschikbaar via Alleen door Zoom gehoste modellen (ZMO) om aan te sluiten bij de datalokalisatievoorkeuren voor die accounts. Hierdoor kunnen klanten die nalevingsvereisten hebben en vereisen dat gegevensverwerking binnen een bepaald geografisch gebied plaatsvindt, gebruik maken van de gegevensverwerkingsmogelijkheden van Zoom in dat gebied, indien beschikbaar. Met de optie Alleen door Zoom gehoste modellen maakt Zoom geen gebruik van modellen van derden om de betreffende AI Companion-functie mogelijk te maken. In plaats daarvan worden de gegevens voor verwerking naar Door Zoom gehoste modellen gestuurd. Er zijn ook bepaalde beperkingen voor klanten in bepaalde regio's die niet worden ondersteund door onze externe modelaanbieders en voor klanten in bepaalde bedrijfstakken.
Het opslaan en bewaren van inhoud door Zoom en zijn externe modelleveranciers zijn gebieden die van bijzonder belang zijn voor organisaties die overwegen hoe ze AI Companion kunnen implementeren. In omstandigheden waarin organisaties de opslag en het bewaren van gegevens actief willen beheren omwille van juridische en nalevingsredenen, geeft Zoom klanten op verschillende manieren controle. Hierdoor kunnen onze klanten in het huidige digitale landschap, waarin het belangrijk is voor organisaties om zicht te houden op de gegevens die worden geraadpleegd en gebruikt binnen hun technologiestack en om toegang te hebben tot flexibele instellingen, gegevenstoegang aanpassen aan hun eigen prioriteiten op het gebied van gegevensbeheer.
Met de recente lancering van AI Companion 2.0, onze volgende generatie Zoom AI Companion, kunnen klanten AI Companion nu zo configureren dat het hun eigen e-mails, agenda-items en documenten gebruikt die zijn opgeslagen bij bronnen van derden, zoals Microsoft en/of Google, om antwoorden te geven op hun vragen. Deze krachtige functie biedt gebruikers meer contextrijke antwoorden door informatie uit gekoppelde e-mails, documenten, spreadsheets en meer samen te voegen.
AI Companion erkent dat klanten moeten begrijpen en controleren tot welke informatie AI Companion toegang heeft binnen hun accounts en is ontworpen om accountbeheerders en gebruikers flexibele controle te geven over de relevante instellingen. Accountbeheerders kunnen bijvoorbeeld de toegang van AI Companion tot deze agenda-evenementen, e-mails en documenten van derden beheren in de webinstellingen, door te kiezen voor geen, alle of enkele van deze gegevensbronnen op basis van de voorkeuren van hun organisatie op account- en groepsniveau. Individuele gebruikers moeten ook hun account bij derden aan Zoom gekoppeld hebben op hun profielpagina om deze beschikbaar te maken voor AI Companion. Er zijn ook individuele instellingen beschikbaar om webinhoud te beheren, waardoor AI Companion op het web kan zoeken naar algemene kennisvragen, en lokale bestandsuploads, waardoor gebruikers bestanden van hun apparaten kunnen toevoegen aan hun AI Companion-prompts.
Op basis van deze instellingen en machtigingen gebruikt en indexeert het systeem gegevens van derden en andere beschikbare gegevensbronnen in je Zoom-account om gebruikersvragen te beantwoorden, afhankelijk van de onderliggende machtigingen van de gebruiker. Citaten en bronnen worden vermeld bij antwoorden op gebruikersvragen, zodat gebruikers begrijpen welke gegevensbronnen werden gebruikt om het antwoord te geven.
Transparant zijn naar gebruikers toe over wanneer AI in gebruik is, is een belangrijk onderdeel van verantwoorde AI. Bijgevolg heeft Zoom AI Companion zo ontworpen dat er duidelijke opties zijn voor het inschakelen ervan en dat gebruikers duidelijk weten wanneer AI in gebruik is tijdens vergaderingen. Voor vergaderingen kan een host AI Companion op eigen initiatief of op verzoek van een vergaderdeelnemer inschakelen.
Wanneer een host AI Companion inschakelt tijdens een vergadering, wordt er een meldingsbanner weergegeven voor deelnemers aan de vergadering. Vergaderdeelnemers die per telefoon deelnemen, horen een audiobericht dat Zoom AI Companion is ingeschakeld voor de vergadering. In de Zoom Workplace-desktopapp kunnen gebruikers het AI Companion-zijpaneel oproepen door op de AI Companion-ruit rechtsboven in de client te klikken.
De AI Companion-ruit wordt overal in Zoom Workplace gebruikt om aan te geven waar AI-functies beschikbaar zijn. Dit pictogram is te vinden in Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard en meer, zodat mensen gemakkelijk kunnen zien waar AI Companion hen kan helpen.
Nadat AI Companion is ingeschakeld in een vergadering, blijft de ruit zichtbaar om iedereen te laten weten dat AI Companion is ingeschakeld. Deelnemers kunnen op de ruit klikken en zien welke AI Companion-functies ingeschakeld zijn in de vergadering, welke inhoud toegankelijk is, een optie om meer te weten te komen over hoe AI Companion hun gegevens gebruikt en een optie om de host te vragen om AI Companion-functies uit te schakelen.
Mogelijk zie je andere berichten met betrekking tot AI Companion. Onderaan het zijpaneel van de AI Companion staat bijvoorbeeld een herinnering: "AI kan fouten maken. Controleer op nauwkeurigheid." Als je tijdens een vergadering vragen stelt aan AI Companion, zie je ook de zin "Andere deelnemers kunnen dit gesprek niet zien".
AI Companion biedt veel aanpassingsmogelijkheden, met name voor de Zoom Meetings-functies.
Vergaderhosts kunnen AI Companion-functies in vergaderingen in- of uitschakelen. Als de beheerder dit toestaat, kunnen deelnemers de host vragen om deze functies in te schakelen of ze kunnen de host vragen om deze functies uit te schakelen als ze zijn ingeschakeld.
Vergaderhosts hebben ook de optie om met één klik alle AI Companion-functies in een vergadering uit te schakelen en de AI Companion-vergaderingsassets te verwijderen als dat nodig is.
Samenvatting van vergadering is een van de populairste AI Companion-functies. Wij bieden opties om aan te passen hoe gebruikers ermee omgaan, waaronder:
Als je organisatie de meest beperkende opties wenst, begin dan met het automatisch delen van de samenvatting met alleen de hosts van de vergadering (of stuur alleen een link) en selecteer een korte bewaarperiode. Je kunt er ook voor kiezen om de extra inhoudsopties niet te gebruiken om de samenvatting van de vergadering te verbeteren en alleen te vertrouwen op het audiotranscript.
Wij bieden je organisatie ook een manier om de e-mail met de samenvatting van de vergadering die naar hosts en deelnemers wordt gestuurd, aan te passen. Accountbeheerders kunnen bedrijfslogo's en eventuele aanvullende vereiste beleidstaal aan deze automatische e-mails toevoegen. Je vindt deze e-mailsjablonen op het tabblad E-mail in het gedeelte Branding van je account.
Wij bieden een optie voor accountbeheerders om de mededelingen tijdens vergaderingen aan te passen die deelnemers aan vergaderingen laten weten wanneer AI Companion is ingeschakeld. Organisaties met unieke nalevingsbehoeften of andere speciale omstandigheden kunnen de kennisgevingstaal gebruiken die het beste werkt voor hen en hun gebruikers, inclusief het toevoegen van branding of informatie over hun eigen beleid bij interactie met extern publiek. Meer informatie over het configureren van waarschuwingen en meldingen voor Zoom Meetings en Webinars.
Zoals je hebt gelezen, beschik je over een reeks flexibele instellingen en functies die ontworpen zijn om je meer controle te geven over je implementatie van Zoom AI Companion. Om hierover verder te lezen: