Un guide juridique et de conformité pour Zoom AI Companion

Lorsque les entreprises considèrent les immenses gains de productivité disponibles avec les outils d’IA générative, elles mettent également en balance des considérations uniques concernant le traitement des données, la confidentialité et la conformité. Dans un paysage technologique, juridique et de conformité en constante évolution, nous prenons au sérieux notre obligation de fournir aux clients les informations et les outils dont ils ont besoin pour mettre en œuvre en toute confiance Zoom AI Companion, votre assistant intelligent d’intelligence artificielle dans l’ensemble de Zoom Workplace.

En tant que décideur au sein de votre entreprise, vous avez besoin d’informations sur les fonctions de protection des données et de confidentialité d’AI Companion et sur la manière dont elles s’intègrent aux exigences de votre organisation en matière de gouvernance des données. Nous souhaitons offrir des conseils pratiques sur les approches communes permettant aux clients d’adapter leur expérience AI Companion afin de répondre à leurs besoins spécifiques en matière de droit, de conformité et de protection de la vie privée.

Chez Zoom, nous alimentons AI Companion avec une approche fédérée qui combine nos propres modèles d’intelligence artificielle avec des modèles d’intelligence artificielle tiers sélectionnés. En fonction de la fonctionnalité utilisée et de l’état général du système, nous ajustons dynamiquement les modèles utilisés en fonction des performances et de la disponibilité, afin de répondre aux besoins de nos clients. Pour en savoir plus sur l’utilisation de nos modèles, le traitement et le stockage des données, consultez le livre blanc Zoom AI Companion sur la confidentialité et la sécurité.

Notre philosophie de base concernant les données des clients et la protection de la vie privée est simple :

Bien que les fonctionnalités d’AI Companion doivent utiliser certains contenus pour fournir le service, ces engagements garantissent aux clients que Zoom n’utilisera pas les contenus des clients pour entraîner nos modèles ou à des fins autres que celles de servir nos clients. Pour les clients ayant des besoins uniques en matière de conformité, Zoom prend également en charge la clé gérée par le client, qui peut ainsi gérer sa propre clé de chiffrement pour le contenu stocké dans la plateforme cloud Zoom. CGC est disponible pour AI Companion 1.0. CGC pour AI Companion 2.0 sera bientôt disponible.

Lorsqu’un utilisateur utilise AI Companion, des données sont envoyées par l’utilisateur aux modèles hébergés par Zoom et/ou à des modèles tiers. Par exemple, si vous utilisez le chat composé pour vous aider à rédiger des réponses dans Team Chat, le contenu pertinent, tel que le fil de discussion sélectionné, les noms des participants à la discussion et votre requête, sera envoyé au modèle concerné. En savoir plus sur l’utilisation de vos données par les fonctionnalités d’AI Companion.

Nos engagements en matière de traitement des données des clients sont régis par notre Déclaration de confidentialité et notre addendum sur le traitement des données, qui décrivent les données personnelles que nous collectons, utilisons, stockons et partageons. En ce qui concerne la manière dont les modèles tiers interagissent avec les données des clients, notre page sur les sous-traitants ultérieurs détaille les exigences que nous imposons à nos fournisseurs de modèles tiers.

Durée de stockage et de conservation des données

Il ne suffit pas de savoir comment les données sont utilisées, mais aussi combien de temps elles sont stockées et conservées. S’il est important pour votre entreprise de gérer étroitement le stockage et la conservation des données pour des raisons juridiques et de conformité, il existe plusieurs moyens de contrôler cela.

Pour commencer, nous nous concentrons sur la transparence en matière de conservation des données. Pour obtenir des informations détaillées sur les paramètres de stockage et de conservation, téléchargez notre livre blanc sur la confidentialité et la sécurité. En général, Zoom peut conserver le contenu des clients pour leur fournir le service AI Companion. Zoom conserve les données (comme la transcription audio utilisée par AI Companion pour fournir une synthèse de la réunion) pendant 30 jours au maximum à des fins d’assistance et de débogage. Zoom ne conservera ces données pour une période plus longue que si la loi applicable l’exige. Les fournisseurs de modèles tiers peuvent conserver le contenu des clients jusqu’à 30 jours à des fins de confiance et de sécurité.

Les clients peuvent souhaiter adapter la période de conservation des transcriptions audio utilisées pour alimenter les synthèses de réunion et d’autres fonctionnalités d’AI Companion, ce que Zoom permet si le paramètre de conservation et d’accès aux transcriptions de réunion est activé. En outre, certains clients peuvent avoir des raisons légales ou de conformité pour choisir l’option ZDR (Zero Data Retention) de Zoom, qui supprime immédiatement les entrées utilisées pour fournir une synthèse de la réunion AI Companion après la création de la synthèse. Si vous choisissez d’utiliser ZDR, les collaborateurs de votre entreprise ne pourront pas utiliser certaines des fonctionnalités de Zoom Docs et d'AI Companion 2.0.

Disponibilité d'AI Companion et lieu de traitement des données

En fonction des besoins juridiques et de conformité d’une entreprise, il peut être important de savoir non seulement comment AI Companion traite les données, mais aussi où.

AI Companion est actuellement disponible pour les clients hébergés aux États-Unis. Pour les clients hébergés en dehors des États-Unis (y compris en Australie, au Canada, en Europe, en Inde et à Singapour), certaines fonctionnalités d’AI Companion sont disponibles en utilisant les modèles hébergés par Zoom uniquement (ZMO) afin de s’aligner sur les préférences de localisation des données pour ces comptes. Cela permet aux clients dont les exigences de conformité imposent que le traitement des données ait lieu dans une zone géographique particulière de tirer parti des capacités de traitement des données de Zoom dans cette zone, si elles sont disponibles. Avec l’option Modèles hébergés par Zoom uniquement, Zoom ne s’appuie pas sur des modèles tiers pour alimenter la fonctionnalité AI Companion correspondante. Au lieu de cela, les données sont envoyées à des modèles hébergés par Zoom pour être traitées. Il existe également certaines limitations pour les clients de certaines régions qui ne sont pas prises en charge par nos fournisseurs de modèles tiers et pour les clients de certains secteurs d’activité.

Le stockage et la conservation du contenu par Zoom et ses fournisseurs de modèles tiers sont des domaines d’intérêt particulier pour les entreprises qui réfléchissent à la manière de mettre en œuvre AI Companion. Dans les cas où les entreprises souhaitent gérer activement le stockage et la conservation des données pour des raisons légales et de conformité, Zoom permet aux clients de contrôler la situation de plusieurs façons. Cela permet à nos clients d’évoluer dans le paysage numérique d’aujourd’hui, où il est important pour les entreprises de maintenir une visibilité sur les données accédées et utilisées au sein de leur pile technologique et d’avoir accès à des paramètres flexibles pour adapter l’accès aux données en fonction de leurs propres priorités en matière de gouvernance des données.

Avec le lancement récent de AI Companion 2.0, notre nouvelle génération de Zoom AI Companion, les clients peuvent désormais configurer AI Companion pour qu’il exploite leurs propres e-mails, éléments de calendrier et documents stockés dans des sources tierces telles que Microsoft et/ou Google, afin de fournir des réponses à leurs questions. Cette puissante fonctionnalité permet aux utilisateurs d’obtenir des réponses plus contextuelles en synthétisant les informations provenant d’e-mails, de documents, de feuilles de calcul, etc. connectés.

Reconnaissant que les clients ont besoin de comprendre et de contrôler les informations auxquelles AI Companion a accès au sein de leurs comptes, AI Companion est conçu pour donner aux administrateurs de comptes et aux utilisateurs des contrôles flexibles sur les paramètres pertinents. Par exemple, les administrateurs de comptes peuvent gérer l’accès d'AI Companion à ces événements de calendrier, e-mails et documents tiers dans les paramètres Web, en choisissant aucune, toutes ou certaines de ces sources de données en fonction des préférences de leur entreprise au niveau du compte et du groupe. Les utilisateurs individuels doivent également avoir connecté leur compte tiers à Zoom sur leur page de profil pour que celui-ci soit disponible pour AI Companion. Des paramètres individuels sont également disponibles pour contrôler le contenu Web, ce qui permet à AI Companion de rechercher des questions de connaissances générales sur le Web, et les téléchargements de fichiers locaux, ce qui permet aux utilisateurs d’ajouter des fichiers de leurs appareils aux requêtes d’AI Companion.

Sur la base de ces paramètres et autorisations, le système exploite et indexe les données de tiers, ainsi que toutes les autres sources de données disponibles dans votre compte Zoom, pour répondre aux requêtes de l’utilisateur, sous réserve des autorisations sous-jacentes de l’utilisateur. Des citations et des sources sont fournies avec les réponses aux requêtes des utilisateurs pour les aider à comprendre quelles sources de données ont été utilisées pour fournir la réponse.

Modalités de notification aux utilisateurs d'AI Companion

La transparence vis-à-vis des utilisateurs quant à l'utilisation de l'IA est un élément clé de l'IA responsable. Zoom a donc conçu AI Companion de manière à fournir des options claires sur la manière de l'activer et à indiquer clairement aux utilisateurs quand elle est utilisée dans les réunions. Pour les réunions, un hôte peut activer AI Companion de sa propre initiative ou à la demande d’un participant à la réunion.

Lorsqu’un hôte active AI Companion au cours d’une réunion, une bannière de notification s’affiche à l’intention des participants à la réunion. Les participants à la réunion qui se connectent par téléphone entendront une notification audio indiquant que Zoom AI Companion a été activé pour la réunion. Dans l’application de bureau Zoom Workplace, les utilisateurs peuvent faire apparaître le panneau latéral AI Companion en cliquant sur l'icône en forme de diamant AI Companion en haut à droite du client.

L'icône en forme de diamant AI Companion est utilisée dans Zoom Workplace pour indiquer où les fonctionnalités d’IA sont disponibles. Cette icône peut être trouvée dans Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard et plus encore pour aider les gens à identifier facilement où AI Companion peut les aider.

Une fois AI Companion activé dans une réunion, le diamant reste visible pour avertir tout le monde que AI Companion est activé. Les participants peuvent cliquer sur l'icône en forme de diamant et voir quelles fonctionnalités d’AI Companion ont été activées dans la réunion, quel contenu est consulté, une option pour en savoir plus sur la manière dont AI Companion utilise leurs données, et une option pour demander à l’hôte de désactiver les fonctionnalités d’AI Companion.

Vous pouvez consulter d’autres notifications relatives à AI Companion. Par exemple, un rappel figure au bas du panneau latéral d’AI Companion : « L’IA peut faire des erreurs. Vérifiez l’exactitude des données. » De même, lorsque vous posez des questions à AI Companion au cours d’une réunion, vous verrez apparaître la phrase « Aucun autre participant ne peut voir cette conversation. »

Contrôler l’activation et la désactivation de AI Companion dans votre réunion

AI Companion offre de nombreuses options de personnalisation, en particulier pour les fonctionnalités de Zoom Meetings.

Les hôtes de réunion peuvent activer ou désactiver certaines fonctionnalités d’AI Companion pendant les réunions. Si l’administrateur le permet, les participants peuvent demander à l’hôte d’activer ces fonctionnalités ou de les désactiver si elles sont activées.

Les hôtes de réunions disposent également d’une option en un clic pour désactiver toutes les fonctionnalités d’AI Companion dans une réunion et pour supprimer les ressources de la réunion AI Companion si nécessaire.

Configurer les paramètres de la synthèse de la réunion

La synthèse de la réunion est l’une des fonctionnalités les plus populaires d’AI Companion. Nous proposons des options pour personnaliser la manière dont les utilisateurs l'appliquent, notamment :

Si votre entreprise souhaite les options les plus restrictives, commencez par partager automatiquement la synthèse uniquement avec les hôtes de la réunion (ou n’envoyez qu’un lien) et sélectionnez une courte période de conservation. De même, vous pouvez choisir de ne pas utiliser les options de contenu supplémentaire pour améliorer la synthèse de la réunion et de vous fier uniquement à la transcription audio.

Nous offrons également à votre entreprise la possibilité de personnaliser l’e-mail de synthèse de la réunion envoyé aux hôtes et aux participants. Les administrateurs de compte peuvent ajouter la personnalisation de l’entreprise et toute autre langue de politique requise à ces e-mails automatiques. Vous trouverez ces modèles d’e-mail sous l’onglet E-mail dans la section Personnalisation de votre compte.

Personnaliser les notifications en réunion

Nous proposons aux administrateurs de compte une option leur permettant de personnaliser les notifications en réunion qui informent les participants à la réunion de l’activation d’AI Companion. Les entreprises ayant des besoins uniques en matière de conformité ou d’autres circonstances particulières peuvent utiliser la langue de notification qui leur convient le mieux ainsi qu’à leurs utilisateurs, y compris l’ajout d’une personnalisation ou d’informations sur leurs propres politiques lorsqu’elles interagissent avec des publics externes. En savoir plus à propos de la configuration des alertes et des notifications pour Zoom Meetings et Zoom Webinars.

Comme vous l’avez lu, vous disposez d’une série de paramètres et de fonctionnalités flexibles conçus pour vous permettre de mieux contrôler la mise en œuvre de Zoom AI Companion. Pour plus d’informations :