Zoom AI Companion 法律与合规指南

当组织考虑到生成式人工智能工具带来的巨大生产力提升时，它们还会权衡有关数据处理、隐私和合规性的独特考虑因素。在不断发展的技术、法律和合规环境中，我们认真履行自己的义务，为客户提供所需的信息和工具，以便他们在整个 Zoom Workplace 中自信地实施智能 AI 助手 Zoom AI Companion。

作为组织的决策者，您需要深入了解 AI Companion 的数据保护和隐私功能，以及它们如何满足组织的数据治理要求。我们希望为客户提供常见方法的实用指导，帮助他们定制自己的 AI Companion 体验，以满足其独特的法律、合规和隐私需求。

在 Zoom，我们采用联合方法为 AI Companion 提供支持，该方法将我们自己的人工智能模型与精选的第三方人工智能模型相结合。具体取决于所使用的功能和整体系统状态，我们会根据性能和可用性动态调整所使用的模型，以满足客户的需求。在 Zoom AI Companion 安全和隐私白皮书中了解有关我们的模型使用、数据处理和存储的更多信息。

我们在客户数据和隐私方面的核心理念很简单：

虽然 AI Companion 功能必须使用某些内容才能提供服务，但这些承诺让客户相信，Zoom 不会使用客户内容来训练我们的模型，也不会将客户内容用于服务客户以外的目的。对于有独特合规需求的客户，Zoom 还支持客户管理的密钥，以便客户管理存储在 Zoom 云平台中的内容的加密密钥。客户管理的密码 (CMK) 适用于 AI Companion 1.0。适用于 AI Companion 2.0 的 CMK 即将推出。

当用户与 AI Companion 互动时，数据会从用户发送到 Zoom 托管的模型和/或第三方模型。例如，如果您在 Team Chat 中使用聊天撰写功能来帮助起草回复，相关内容（如所选聊天会话、聊天参与者姓名和您的提示）将被发送到相关模型。进一步了解 AI Companion 功能如何使用您的数据。

我们处理客户数据的承诺受《隐私声明》和《数据处理附录》的约束，其中说明了我们收集、使用、存储和共享的个人数据。关于第三方模型如何与客户数据交互，我们的辅助处理商页面详细介绍了我们对第三方模型提供商的要求。

数据的存储和保留时间

仅仅了解数据的使用方式是不够的，还要了解数据的存储和保留时间。如果出于法律和合规性的原因，您的组织必须对数据存储和保留进行严格管理，那么您可以通过几种方法进行控制。

首先，我们关注数据保留的透明度。有关存储和保留设置的逐项功能信息，请下载我们的《隐私和安全白皮书》。一般而言，Zoom 可能会保留客户内容，以便为客户提供 AI Companion 服务。Zoom 会保留输入内容（例如 AI Companion 用于提供会议摘要的音频转录文字）长达 30 天，以用于支持和调试目的。只有在适用法律要求的情况下，Zoom 才会将数据保留更长时间。出于信任和安全目的，第三方模式提供商可能会保留客户内容长达 30 天。

客户可能希望定制用于支持会议摘要和其他 AI Companion 功能的音频转录文字的保留期限，如果启用了保留和访问会议转录文字设置，Zoom 将允许这样做。此外，一些客户可能出于法律或合规原因选择 Zoom 的零数据保留 (ZDR) 选项，该选项可在创建摘要后立即删除用于提供 AI Companion 会议摘要的输入内容。如果您选择使用 ZDR，您组织中的人员将无法使用 Docs 和 AI Companion 2.0 的某些功能。

AI Companion 的可用性及其处理数据的位置

根据组织的法律与合规需求，不仅要知道 AI Companion 如何处理数据，还要知道在哪里处理数据。

AI Companion 目前可供托管在美国境内的客户使用。对于托管在美国以外地区（包括澳大利亚、加拿大、欧洲、印度和新加坡）的客户，当使用仅 Zoom 托管模型 (ZMO) 以符合这些账户的数据本地化偏好时，某些 AI Companion 功能可用。这使得那些有合规要求，必须在特定地理区域内进行数据处理的客户，可以利用 Zoom 在该区域的数据处理能力（如果有的话）。使用“仅限 Zoom 托管模型”选项，Zoom 不会利用第三方模型来支持相关的 AI Companion 功能。相反，数据会被发送到 Zoom 托管的模型进行处理。对于我们的第三方模型提供商不支持的特定地区的客户以及特定垂直行业的客户，也存在某些限制。

对于正在考虑如何实施 AI Companion 的组织而言，Zoom 及其第三方模型提供商的内容存储和保留是它们特别感兴趣的领域。在组织出于法律和合规性的原因希望主动管理数据存储和保留的情况下，Zoom 可以通过多种方式让客户进行控制。这为我们的客户在当今的数字环境中提供了支持，对于组织而言，保持对其技术堆栈中访问和使用的数据的可见性并能够访问灵活的设置以根据其自己的数据治理优先级定制数据访问非常重要。

最近，我们推出了 Zoom AI Companion 2.0，它是 Zoom AI Companion 的下一代，客户现在可以配置 AI Companion，来利用他们自己的电子邮件、日历项以及存储在 Microsoft 和/或 Google 等第三方来源的文档，以便为他们的提示提供答案。这种强大的功能通过综合来自连接的电子邮件、文档、电子表格等的信息，为用户提供上下文更丰富的答案。

认识到客户需要了解和控制 AI Companion 在其账户内可以访问哪些信息，我们在设计 AI Companion 时为账户管理员和用户提供了对相关设置的灵活控制。例如，账户管理员可以在网络设置中管理 AI Companion 对这些第三方日历事件、电子邮件和文档的访问，根据组织在账户和群组级别的偏好，选择不访问、全部访问或部分访问这些数据源。个人用户还必须在“个人信息”页面上将其第三方账户连接到 Zoom，以便 AI Companion 可以使用它。此外，用户还可以通过单独设置来控制网络内容，允许 AI Companion 在网络上搜索常识问题，以及控制本地文件上传，从而允许用户将其设备中的文件添加到 AI Companion 提示中。

根据这些设置和权限，系统会利用和索引第三方数据，以及 Zoom 账户中的任何其他可用数据源，以根据用户的基本权限回答用户提示。在回答用户提示时，会提供引文和来源，帮助用户了解使用了哪些来源来提供答案。

如何通知用户有关 AI Companion 的信息

对用户透明地告知何时使用人工智能是负责任的人工智能的关键部分，因此 Zoom 在设计 AI Companion 时，为用户提供了如何打开它的明确选项，并明确告知用户它在会议中的运行时间。在会议中，主持人可以主动或应会议参会者的要求开启 AI Companion。

当主持人在会议期间打开 AI Companion 时，会议参会者会看到一条通知横幅。通过电话参加会议的参会者将听到音频通知，告知会议已启用 Zoom AI Companion。在 Zoom Workplace 桌面应用中，用户可以通过点击客户端右上方的 AI Companion 钻石图标来调出 AI Companion 侧面板。

整个 Zoom Workplace 都使用 AI Companion 钻石图标来显示哪些地方可以使用人工智能功能。此图标可以在 Zoom Docs、Team Chat、Whiteboard 等产品中找到，帮助人们轻松识别 AI Companion 可以在哪些地方为他们提供帮助。

在会议中打开 AI Companion 后，钻石图标会保持可见，以通知所有人 AI Companion 已开启。参会者可以点击钻石图标，查看会议中启用了哪些 AI Companion 功能、正在访问哪些内容、用于进一步了解 AI Companion 如何使用其数据的选项，以及要求主持人关闭 AI Companion 功能的选项。

您可能会看到与 AI Companion 有关的其他通知。例如，AI Companion 侧面板底部有一则提醒，上面写着：“人工智能可能会犯错误。请审查准确性。”此外，在会议期间向 AI Companion 提出会议内问题时，您会看到这样一句话：“其他参会者无法看到此对话。”

控制会议中 AI Companion 的开启和关闭方式

AI Companion 允许许多自定义选项，尤其是 Zoom Meetings 功能的自定义选项。

会议主持人可以在会议中启用或禁用 AI Companion 功能。如果管理员允许，参会者可以要求主持人启用这些功能，也可以要求主持人禁用已开启的这些功能。

会议主持人还可以一键关闭会议中的所有 AI Companion 功能，并在需要时删除 AI Companion 会议资产。

配置会议摘要的设置

会议摘要是最受欢迎的 AI Companion 功能之一。我们提供各种选项来定制用户与它互动的方式，包括：

如果您的组织需要限制性最强的选项，可以先自动只与会议主持人共享摘要（或只发送链接），并选择较短的保留期。同样，您也可以选择不使用附加内容选项来增强会议摘要，而只依靠音频转录文字。

我们还提供了一种方法，让您的组织定制发送给主持人和参会者的会议摘要电子邮件。账户管理员可以在这些自动发送的电子邮件中添加公司品牌化设置和任何其他必要的政策语言。您可以在账户的“品牌化”部分的“电子邮件”选项卡下找到这些电子邮件模板。

定制会议内通知

我们为账户管理员提供了一个选项，可以自定义会议内通知，在 AI Companion 开启时通知会议参会者。有独特合规需求或其他特殊情况的组织可以使用最适合自己及其用户的通知语言，包括在与外部受众互动时添加品牌化设置或有关自身政策的信息。了解有关为 Zoom Meetings 和 Webinars 配置提醒和通知的更多信息。

正如您所读到的，您有一系列灵活的设置和功能，旨在让您更好地控制 Zoom AI Companion 的实施。您可以通过以下途径阅读更多内容：