AI Companion

Una guía legal y de cumplimiento para Zoom AI Companion

Al considerar la integración de AI Companion en su organización, es importante que conozca nuestras características de protección de datos y privacidad, y cómo se ajustan a los requisitos de gobernanza de datos de su organización.

Actualizado el November 22, 2024

Publicado el November 13, 2024

Una guía legal y de cumplimiento para Zoom AI Companion
Foto del rostro de Cheree McAlpine
Cheree McAlpine
Directora del Departamento Jurídico

Cheree McAlpine aporta a Zoom más de 25 años de experiencia legal en representación de empresas tecnológicas globales como directora del Departamento Jurídico. 

 

Cheree ha desempeñado varios cargos ejecutivos en el ámbito legal, el más reciente como vicepresidenta sénior y asesora general de Intercom, una empresa de IA y soluciones para clientes. Anteriormente, fue directora del Departamento Jurídico y secretaria corporativa de Lumileds Inc.  Antes de su cargo en Lumileds, fue asesora general de Avnet Americas y Wyse Technology, donde fue responsable de la exitosa venta de la empresa a Dell.

 

Cheree obtuvo su licenciatura por la Universidad de Alabama y su título de abogada por la Facultad de Derecho de la Universidad de Suffolk. Reside en la zona de la Bahía de San Francisco.

Cuando las organizaciones consideran las enormes ganancias de productividad disponibles con las herramientas de IA generativa, también sopesan consideraciones únicas en torno al manejo de datos, la privacidad y el cumplimiento. En un panorama tecnológico, legal y de cumplimiento en evolución, nos tomamos muy en serio nuestra obligación de proporcionar a los clientes la información y las herramientas que necesitan para implementar con confianza Zoom AI Companion, su asistente inteligente de IA en todo Zoom Workplace.

Como responsable de la toma de decisiones de su organización, necesita información sobre las características de protección de datos y privacidad de AI Companion, y cómo se ajustan a los requisitos de gobernanza de datos de su organización. Queremos ofrecer orientación práctica sobre enfoques comunes para que los clientes adapten su experiencia de AI Companion para satisfacer sus necesidades particulares legales, de cumplimiento y de privacidad.

Cómo AI Companion trata los datos

 

En Zoom, potenciamos AI Companion con un enfoque federado que combina nuestros propios modelos de inteligencia artificial con modelos de IA de terceros seleccionados. Según la característica en uso y el estado general del sistema, ajustamos de forma dinámica los modelos utilizados en función del rendimiento y la disponibilidad, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Obtenga más información sobre el uso, el tratamiento de datos y el almacenamiento de nuestros modelos en el Documento técnico sobre privacidad y seguridad de Zoom AI Companion.

Nuestra filosofía central sobre los datos y la privacidad de los clientes es simple:

  • Zoom no utiliza ninguna parte del audio, vídeo, chat, uso compartido de pantalla, archivos adjuntos del cliente ni otro contenido del cliente similar a comunicaciones (como resultados de votaciones, pizarras y reacciones) para entrenar modelos de inteligencia artificial de Zoom o de terceros.

  • Los empleados de Zoom no pueden acceder al contenido del cliente ni utilizarlo, incluido el contenido de reuniones, seminarios web, mensajería o correo electrónico (específicamente, audio, vídeo, archivos, pizarras durante las reuniones, mensajería o contenido de correo electrónico), ningún contenido generado o compartido como parte de otras características de colaboración (como pizarras fuera de las reuniones) o contenido generado por AI Companion, a menos que lo autorice el propietario o administrador de la cuenta que aloja el producto o servicio de Zoom donde se generó el contenido del cliente, o según sea necesario por motivos legales, de seguridad o de protección.

Si bien las características de AI Companion deben utilizar determinados contenidos para prestar el servicio, estos compromisos proporcionan a los clientes la confianza de que Zoom no utilizará contenido de ellos para entrenar nuestros modelos ni para fines distintos de servir a nuestros clientes. Para los clientes con necesidades de cumplimiento únicas, Zoom también admite la clave administrada por el cliente para que los clientes administren su propia clave de cifrado para el contenido almacenado en la plataforma en la nube de Zoom. CMK está disponible para AI Companion 1.0. CMK para AI Companion 2.0 estará disponible próximamente.

Cuando un usuario interactúa con AI Companion, se envían datos desde el usuario hacia los modelos alojados en Zoom o de terceros. Por ejemplo, si usa la redacción de chat para ayudar a redactar respuestas en Team Chat, el contenido relevante, como el hilo de chat seleccionado, los nombres de los participantes del chat y su indicación, se enviará al modelo correspondiente. Obtenga más información sobre cómo las características de AI Companion usan sus datos.

Nuestros compromisos con el manejo de los datos de los clientes se rigen por nuestra Declaración de privacidad y el Anexo de tratamiento de datos, que describen los datos personales que recopilamos, usamos, almacenamos y compartimos. En lo que respecta a cómo interactúan los modelos de terceros con los datos de los clientes, nuestra página de subencargado del tratamiento detalla los requisitos que imponemos a nuestros proveedores de modelos de terceros.

Cuánto tiempo se almacenan y se conservan los datos

No basta con saber cómo se usan los datos, sino también cuánto tiempo se almacenan y conservan. Si para su organización es importante gestionar cuidadosamente el almacenamiento y la conservación de datos por motivos legales y de cumplimiento, hay varias formas de controlarlo.

Para empezar, nos centramos en la transparencia en torno a la conservación de datos. Para obtener información característica por característica acerca de la configuración de almacenamiento y conservación, descargue nuestro Documento técnico sobre privacidad y seguridad. En general, Zoom puede conservar el contenido de los clientes para prestarles el servicio de AI Companion. Zoom conserva las entradas (como la transcripción de audio que AI Companion utilizó para proporcionar un resumen de la reunión) hasta 30 días con fines de soporte y depuración. Zoom solo conservaría esos datos durante un periodo más largo cuando así lo exigiera la ley aplicable. Los proveedores de modelos de terceros pueden conservar el contenido de los clientes hasta 30 días por motivos de confianza y seguridad.

Es posible que los clientes deseen adaptar el periodo de conservación de las transcripciones de audio utilizadas para impulsar los resúmenes de las reuniones y otras características de AI Companion, lo que Zoom permite si la configuración de conservación de transcripciones de las reuniones y acceso a ellas está habilitada. Además, algunos clientes pueden tener motivos legales o de cumplimiento para elegir la opción Cero conservación de datos (ZDR) de Zoom, que elimina inmediatamente las entradas utilizadas para proporcionar un resumen de la reunión de AI Companion después de crear el resumen. Si opta por usar ZDR, las personas de su organización no podrán utilizar algunas de las funcionalidades de Docs y AI Companion 2.0.

Disponibilidad de AI Companion y dónde procesa los datos

Según las necesidades legales y de cumplimiento de una organización, puede ser importante saber no solo cómo AI Companion gestiona los datos, sino también dónde.

Actualmente, AI Companion está disponible para los clientes alojados en los EE. UU. Para los clientes alojados fuera de los EE. UU. (incluidos Australia, Canadá, Europa, India y Singapur), algunas características de AI Companion están disponibles con Solo modelos alojados en Zoom (ZMO) para alinearse con las preferencias de localización de datos de esas cuentas. Esto permite a los clientes que tienen requisitos de cumplimiento que exigen que el tratamiento de datos se realice dentro de un área geográfica en particular aprovechar las capacidades de tratamiento de datos de Zoom en esa área, si están disponibles. Con la opción Solo modelos alojados en Zoom, Zoom no utiliza los modelos de terceros para potenciar la característica de AI Companion relevante. En cambio, los datos se envían a los modelos alojados en Zoom para su tratamiento. También hay ciertas limitaciones para los clientes de determinadas regiones que no son compatibles con nuestros proveedores de modelos de terceros y para los clientes de determinados sectores.

Cómo AI Companion utiliza el contenido de terceros

El almacenamiento y la conservación de contenido por parte de Zoom y sus proveedores de modelos de terceros son áreas de especial interés para las organizaciones que están considerando cómo implementar AI Companion. En circunstancias en las que las organizaciones desean gestionar de forma activa el almacenamiento y la conservación de datos por motivos legales y de cumplimiento, Zoom permite que los clientes tomen el control de varias formas. Esto empodera a nuestros clientes dentro del panorama digital actual, en el que es importante que las organizaciones mantengan la visibilidad de los datos a los que se accede y que se usan dentro de su pila tecnológica, y que tengan acceso a configuraciones flexibles para adaptar el acceso a los datos de acuerdo con sus propias prioridades de gobernanza de datos.

Gracias al lanzamiento reciente de AI Companion 2.0, nuestra próxima generación de Zoom AI Companion, los clientes ahora pueden configurar AI Companion para aprovechar sus propios correos electrónicos, elementos de calendario y documentos almacenados en fuentes de terceros, como Microsoft o Google, con el fin de proporcionar respuestas a sus preguntas. Esta potente capacidad proporciona a los usuarios respuestas más contextualizadas sintetizando la información de correos electrónicos, documentos y hojas de cálculo conectados, entre otros.

Como reconocemos que los clientes necesitan comprender y controlar a qué información tiene acceso AI Companion dentro de sus cuentas, AI Companion está diseñado para ofrecer a los administradores de cuentas y a los usuarios controles flexibles sobre la configuración relevante. Por ejemplo, los administradores de cuentas pueden administrar el acceso de AI Companion a estos eventos de calendario, correos electrónicos y documentos de terceros en la configuración web, y elegir ninguna, todas o algunas de estas fuentes de datos en función de las preferencias de su organización en el nivel de cuenta y de grupo. Los usuarios individuales también deben haber conectado su cuenta de terceros a Zoom en su página de perfil para que esté disponible para AI Companion. También hay disponibles configuraciones individuales para controlar el contenido web, lo que permite a AI Companion buscar en la web preguntas de conocimiento general y cargas de archivos locales, lo que posibilita que los usuarios agreguen archivos desde sus dispositivos a sus indicaciones de AI Companion.

En función de estas configuraciones y estos permisos, el sistema utiliza e indexa datos de terceros, así como cualquier otra fuente de datos disponible en su cuenta de Zoom, para responder a las preguntas de los usuarios según los permisos subyacentes del usuario. Se proporcionan citas y fuentes con las respuestas a las preguntas de los usuarios para ayudarles a comprender qué fuentes de datos se utilizaron para brindar la respuesta.

Cómo se notifica a los usuarios sobre AI Companion

Ser transparente con los usuarios sobre cuándo se utiliza la IA es una parte clave de la IA responsable. Por lo tanto, Zoom diseñó AI Companion para que proporcione opciones claras sobre cómo activarlo y un aviso claro a los usuarios sobre cuándo está en funcionamiento en las reuniones. En las reuniones, un anfitrión puede activar AI Companion por iniciativa propia o a petición de un participante de la reunión.

Cuando un anfitrión activa AI Companion durante una reunión, se mostrará un banner de notificación a los participantes de la reunión. Los participantes de la reunión que se unan por teléfono escucharán un aviso de audio en el que se indica que Zoom AI Companion se habilitó para la reunión. Dentro de la aplicación de escritorio de Zoom Workplace, los usuarios pueden abrir el panel lateral de AI Companion haciendo clic en el diamante de AI Companion en la parte superior derecha del cliente.

El diamante de AI Companion se utiliza en todo Zoom Workplace para mostrar dónde están disponibles las características de IA. Este icono se puede encontrar en Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard y más para ayudar a las personas a identificar fácilmente dónde AI Companion puede ayudarles.

Una vez que se activa AI Companion en una reunión, el diamante permanece visible para notificar a todos que AI Companion está activado. Los participantes pueden hacer clic en el diamante y ver qué características de AI Companion se habilitaron en la reunión, a qué contenido se accede, una opción para obtener más información sobre cómo AI Companion usa sus datos y una opción para pedirle al anfitrión que desactive las características de AI Companion.

Es posible que vea otros avisos relacionados con AI Companion. Por ejemplo, hay un recordatorio en la parte inferior del panel lateral de AI Companion que dice: «La IA puede cometer errores. Revise para comprobar la exactitud». Además, al hacer preguntas durante la reunión a AI Companion, verá la frase: «Ningún otro participante puede ver esta conversación».

Configure AI Companion según sus necesidades

Controle cómo se activa y se desactiva AI Companion en su reunión

AI Companion permite muchas opciones de personalización, especialmente para las características de Zoom Meetings.

Los anfitriones de la reunión pueden habilitar o deshabilitar las características de AI Companion durante reuniones. Si el administrador lo permite, los participantes pueden solicitar que el anfitrión habilite estas características o pueden solicitar que el anfitrión las deshabilite si están activadas.

Los anfitriones de reuniones también tienen una opción de un solo clic para desactivar todas las características de AI Companion en una reunión y eliminar los activos de la reunión de AI Companion si es necesario.

Establezca la configuración para el resumen de la reunión

El resumen de la reunión es una de las características más populares de AI Companion. Ofrecemos opciones para personalizar la forma en que los usuarios interactúan con él, entre ellas, las siguientes:

  • Si el resumen de la reunión se activa automáticamente cuando se inician las reuniones o si el anfitrión debe habilitarlo para cada reunión.
  • Con quién compartir el resumen de la reunión (solo los anfitriones de la reunión, los invitados internos o todos los invitados).
  • Cómo se comparte el resumen de la reunión. Por ejemplo, solo con el chat de reunión continuo o correo electrónico (como un enlace o con el resumen en el cuerpo del correo electrónico).
  • Cuándo se elimina el resumen de la reunión.
  • Si el contenido adicional (como el contenido de uso compartido de pantalla y los mensajes de chat de la reunión) puede proporcionar contexto para el resumen de la reunión.

Si su organización desea las opciones más restrictivas, comience por compartir automáticamente el resumen solo con los anfitriones de la reunión (o enviar solo un enlace) y seleccione un periodo de conservación corto. Del mismo modo, puede optar por no utilizar las opciones de contenido adicional para mejorar el resumen de la reunión y basarse únicamente en la transcripción de audio.

También proporcionamos una forma para que su organización personalice el correo electrónico de resumen de la reunión que se envía a los anfitriones y participantes. Los administradores de cuentas pueden agregar la imagen de marca de la compañía y cualquier lenguaje de política adicional requerido a esos correos electrónicos automáticos. Puede encontrar estas plantillas de correo electrónico en la pestaña Correo electrónico en la sección Imagen de marca de su cuenta.

Personalice los avisos durante la reunión

Proporcionamos una opción para que los administradores de cuentas personalicen los avisos durante la reunión que informan a los participantes de la reunión cuando AI Companion está activado. Las organizaciones con necesidades de cumplimiento únicas u otras circunstancias especiales pueden usar el lenguaje de aviso que mejor se adapte a ellas y a sus usuarios, incluida la adición de la imagen de marca o información sobre sus propias políticas al interactuar con audiencias externas. Obtenga más información acerca de cómo configurar alertas y notificaciones para Zoom Meetings y Webinars.

Lea más sobre cómo AI Companion satisface sus necesidades legales y de cumplimiento

Como ha leído, tiene una serie de configuraciones y características flexibles diseñadas para proporcionarle un mayor control sobre su implementación de Zoom AI Companion. Para leer más:

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