
認識 Zoom AI Companion,您的新 AI 助理!
利用 Zoom AI Companion 提升生產力和團隊協作,透過符合資格的付費 Zoom 方案,無需額外費用即可使用。
在您考慮將 AI Companion 整合到組織中時,請務必瞭解我們的資料保護和隱私權功能,以及它們如何符合您組織的資料治理要求。
更新日期 November 22, 2024
發佈日期 November 13, 2024
擔任法務長的 Cheree McAlpine 為 Zoom 帶來了代表全球科技公司超過 25 年的法律經驗。
Cheree 最近擔任多個行政法律職位,擔任人工智慧和客戶解決方案公司 Intercom 的資深副總裁兼總顧問。在此之前,她曾擔任 Lumileds Inc 的法務長兼公司秘書。在 Lumileds 任職之前,她曾擔任 Avnet Americas 和 Wyse Technology 的總法律顧問,並成功將公司出售給 Dell。
Cheree 在阿拉巴馬大學獲得學士學位,並在薩福克大學法學院獲得法學學位。她的工作地點位於灣區。
當組織思考生成式 AI 工具可提供的巨大生產力提升時,也需要平衡關於資料處理、隱私權以及法規遵循的獨特考量。在不斷演變的技術、法律和法規遵循環境中,我們致力於滿足客戶需求,提供全面的資訊與實用工具,協助他們安心地導入 Zoom AI Companion:在 Zoom Workplace 中隨時為你提供支援的智慧型 AI 助理。
作為組織的決策者,您需要深入瞭解 AI Companion 的資料保護和隱私權功能,以及它們如何符合組織的資料治理需求。我們希望為客戶提供常見方法的實用指導,以量身訂做 AI Companion 體驗來滿足客戶獨特的法律、法規遵循和隱私權需求。
在 Zoom,我們採用聯合式方法來驅動 AI Companion,結合我們自有的人工智慧模型與精選的第三方 AI 模型。根據使用的功能與整體系統狀態,我們會根據效能與可用性動態調整所使用的模型,以滿足客戶需求。如要詳細瞭解我們的模型使用、資料處理與儲存方式,請參閱 Zoom AI Companion 安全與隱私權白皮書。
我們對客戶資料和隱私權的核心理念很簡單:
Zoom 不會使用任何客戶的音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他類似客戶的通訊內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或其第三方人工智慧模型;且
Zoom 員工不得存取或使用客戶內容,包括會議、網路研討會、傳訊或電子郵件內容 (尤其是音訊、視訊、檔案、會議中白板、傳訊或電子郵件內容)、任何作為其他協作功能的一部分產生或分享的內容 (例如會議外白板),或 AI Companion 產生的內容,除非經由產生該客戶內容的 Zoom 產品或服務帳戶的帳戶擁有者或管理員授權,或者為出於法律、安全或安全性原因所需。
雖然 AI Companion 功能必須使用某些內容才能提供服務,但這些承諾讓客戶有信心,Zoom 不會使用客戶內容來訓練我們的模型,或用於服務客戶以外的目的。對於具有獨特法規遵循需求的客戶,Zoom 也支援客戶自管金鑰,讓客戶管理儲存在 Zoom 雲端平台內容的自己的加密金鑰。AI Companion 1.0 已提供客戶自管金鑰 (CMK) 功能。適用於 AI Companion 2.0 的客戶自管金鑰 (CMK) 即將推出。
當使用者與 AI Companion 互動時,資料會從使用者傳送到 Zoom 託管和/或第三方模型。例如,如果您使用聊天撰寫來協助在 Team Chat 中草擬回應,相關內容如選取的聊天對話串、聊天與會者名稱和您的提示將傳送到相關模型。深入瞭解 AI Companion 功能如何使用您的資料。
我們對客戶資料處理的承諾受隱私權聲明和資料處理附錄的限制,其中說明我們如何收集、使用、儲存和共享個人資料。關於第三方模型如何使用客戶資料,我們的輔助處理商頁面詳細列出我們對第三方模型供應商所要求的規範。
瞭解資料的使用方式固然重要,但同樣重要的是瞭解其儲存與保留的時間。如果您的組織因法律與法規遵循需求需要嚴格管理資料的儲存與保留,有多種方法可以協助您進行掌控。
首先,我們專注於資料保留的透明度。關於各功能的儲存與保留設定詳細資訊,請下載我們的安全性與隱私權白皮書。一般而言,Zoom 可能會保留客戶內容,以便提供 AI Companion 服務。Zoom 將輸入內容 (例如 AI Companion 用於產生會議摘要的音訊轉錄文字) 保留最多 30 天,用於支援與偵錯。若依適用法律規定,Zoom 才會將該資料保留更長時間。第三方模型供應商可能會基於信任與安全考量,保留客戶內容最多 30 天。
客戶可以根據需求調整用於產生會議摘要和其他 AI Companion 功能的音訊轉錄文字保留期限。如已啟用保留和存取會議轉錄文字設定,則 Zoom 允許這樣的調整。此外,部分客戶可能因法律或法規遵循原因,選擇 Zoom 的零資料保留 (ZDR) 選項,該選項在產生 AI Companion 會議摘要後,會立即刪除所使用的輸入資料。然而,若選擇使用 ZDR,組織內的成員將無法使用部分 Docs 和 AI Companion 2.0 的功能。
根據組織的法律與法規遵循需求,瞭解 AI Companion 如何處理資料及其處理位置同樣重要。
AI Companion 目前提供美國境內客戶使用。對於美國以外的客戶 (包括澳洲、加拿大、歐洲、印度及新加坡),部分 AI Companion 功能可使用僅由 Zoom 託管模型 (ZMO),以符合這些帳戶的資料在地化偏好。這可使具法規遵循需求的客戶能在特定地理區域內進行資料處理,以充分利用 Zoom 的資料處理能力 (若該區域提供)。選擇僅由 Zoom 託管模型時,Zoom 不使用第三方模型來支援相關的 AI Companion 功能,而是將資料傳送至 Zoom 託管模型進行處理。此外,對於某些地區的客戶 (如不受第三方模型供應商支援的地區) 以及特定產業領域的客戶,可能會存在功能限制。
Zoom 及其第三方模型供應商所提供的內容儲存和保留,是正在考慮如何實施 AI Companion 的組織特別關注的領域。在組織希望基於法律和法規遵循原因主動管理資料儲存和保留的情況下,Zoom 透過多種方式讓客戶可以掌控狀況。這讓我們的客戶在當今數位化環境中更具競爭力,協助各組織維持對技術架構中資料存取與使用狀況的透明度,並提供靈活的設定選項,以便根據自身的資料治理優先事項,量身定做資料存取方式。
隨著 Zoom AI Companion 2.0 的推出,客戶現在可以設定 AI Companion,利用他們在 Microsoft 或 Google 等第三方平台上儲存的電子郵件、日曆項目和文件,來回應他們的提示。這項強大的功能能夠整合來自連接的電子郵件、文件、試算表等資訊,為使用者提供更具多內容豐富的答案。
考量到客戶需要瞭解並掌控 AI Companion 可存取的帳戶資訊,AI Companion 特別設計了靈活的控制選項,讓帳戶管理員與使用者能輕鬆調整相關設定。例如,帳戶管理員可以透過網頁設定管理 AI Companion 對第三方日曆活動、電子郵件和文件的存取權限,根據組織的需求,在帳戶或群組層級選擇完全存取、部分存取或完全不存取這些資料來源。個別使用者亦須在個人資料頁面上將其第三方帳戶連接到 Zoom,才能使用 AI Companion。個人化設定也可以讓使用者管理網頁內容的存取,讓 AI Companion 搜尋網路以解答一般知識性問題;同時也能控制本機檔案上傳,讓使用者能將裝置中的檔案加入 AI Companion 的提示中使用。
根據這些設定和權限,系統會利用和索引第三方資料,以及 Zoom 帳戶中其他任何可用資料來源回答使用者提示,視使用者的基礎權限而定。在回應使用者提示時,系統會附上引用與來源,協助使用者瞭解提供答案所依據的資料來源。
向使用者清楚告知 AI 何時被使用,是負責任 AI 的關鍵要素。因此,Zoom 設計了 AI Companion,提供明確的開啟選項,並在會議中清楚地通知使用者 AI Companion 的運作情況。在會議中,主持人可以自行啟用 AI Companion,或應會議與會者的要求啟用。
當主持人在會議期間啟用 AI Companion 時,將向會議與會者顯示通知橫幅。若會議與會者透過電話加入,則會聽到 Zoom AI Companion 已啟用的音訊通知。在 Zoom Workplace 桌面應用程式中,使用者可以按一下用戶端右上角的 AI Companion 四芒星圖示,以顯示 AI Companion 的側邊面板。
AI Companion 四芒星圖示在 Zoom Workplace 中廣泛使用,用於顯示 AI 功能的可用位置。此圖示可在 Zoom Docs、Team Chat、Whiteboard 等功能中找到,以協助使用者輕鬆識別 AI Companion 能協助的地方。
在會議中打開 AI Companion 後,四芒星會保持顯示,以通知所有人 AI Companion 已開啟。與會者可以按一下四芒星,查看會議中已啟用哪些 AI Companion 功能、正在存取哪些內容、深入瞭解 AI Companion 如何使用他們資料的選項,以及要求主持人關閉 AI Companion 功能的選項。
您可能會看到與 AI Companion 相關的其他通知。例如,AI Companion 側邊面板底部有一個聲明提醒:「AI 可能會犯錯。請檢查正確性。」此外,在會議期間向 AI Companion 提出會議中問題時,您會看到「其他與會者看不到此對話」的短語。
AI Companion 允許多個自訂選項,尤其是 Zoom Meetings 功能。
會議主持人可以在會議中啟用或停用 AI Companion 功能。如果管理員允許,與會者可要求主持人啟用這些功能,或者在已開啟時要求主持人停用這些功能。
會議主持人也可以一鍵關閉會議中的所有 AI Companion 功能,並視需要刪除 AI Companion 會議資產。
會議摘要是最受歡迎的 AI Companion 功能之一。我們提供選項來自定使用者如何與其互動,包括:
如果您的組織希望使用限制最多的選項,請先設定自動與會議主持人分享摘要 (或僅傳送連結),然後選取短暫的保留期間。同樣的,您可以選擇不使用其他內容選項來增強會議摘要,並僅依賴音訊轉錄文字。
我們也為您的組織提供一種方法來自訂傳送給主持人和與會者的會議摘要電子郵件。帳戶管理員可以將公司品牌和其他任何必要的政策語言新增到這些自動電子郵件中。您可以在帳戶品牌化部分的「電子郵件」標籤下找到這些電子郵件範本。
我們為帳戶管理員提供了一個可以自訂會議內通知的選項,當 AI Companion 開啟時通知會議與會者。具有獨特法規遵循需求或其他特殊情況的組織,可以使用最適合自己和其使用者的通知語言,包括在與外部受眾互動時新增品牌或其政策的相關資訊。深入瞭解如何設定 Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 的提醒和通知。
如您所見,Zoom AI Companion 提供一系列靈活的設定與功能,讓您能更有效地掌控其部署。若需深入瞭解: