
Gặp Zoom AI Companion, trợ lý AI mới của bạn!
Tăng năng suất và thúc đẩy cộng tác nhóm bằng Zoom AI Companion, sản phẩm miễn phí đi kèm các gói Zoom trả phí đủ điều kiện.
Khi cân nhắc tích hợp AI Companion vào tổ chức của mình, bạn cần hiểu rõ về các tính năng bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của chúng tôi cũng như mức độ phù hợp của các tính năng này đối với những yêu cầu quản trị dữ liệu của tổ chức bạn.
Cập nhật vào November 22, 2024
Đăng vào November 13, 2024
Cheree McAlpine có hơn 25 năm kinh nghiệm đại diện pháp lý cho các công ty công nghệ toàn cầu, hiện đang là Giám đốc Pháp lý của Zoom.
Cheree từng nắm giữ một số vị trí pháp lý điều hành, trong đó gần đây nhất là Phó Chủ tịch Cấp cao (SVP) và Giám đốc Pháp chế cho Intercom, một công ty về giải pháp khách hàng và AI. Trước đó, bà là Giám đốc Pháp lý và Thư ký Công ty của Lumileds Inc. Trước khi làm việc tại Lumileds, bà là Giám đốc Pháp chế của Avnet Americas và Wyse Technology, tại đây, bà phụ trách giao dịch bán thành công công ty cho Dell.
Cheree nhận bằng Cử nhân của Đại học Alabama và bằng luật của Trường Luật Đại học Suffolk. Bà định cư ở vùng Vịnh.
Khi các tổ chức cân nhắc những lợi ích về năng suất to lớn có được từ các công cụ AI thế hệ mới, họ cũng phải cân nhắc những vấn đề mới liên quan đến xử lý dữ liệu, quyền riêng tư và tuân thủ quy định. Trong bối cảnh công nghệ, pháp lý và tuân thủ đang không ngừng phát triển, chúng tôi coi trọng nghĩa vụ cung cấp cho khách hàng thông tin và công cụ cần thiết để tự tin sử dụng Zoom AI Companion – trợ lý AI thông minh của bạn trên Zoom Workplace.
Là người ra quyết định cho tổ chức của mình, bạn cần hiểu rõ về các tính năng bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của AI Companion cũng như mức độ phù hợp của các tính năng này đối với những yêu cầu quản trị dữ liệu của tổ chức bạn. Chúng tôi muốn cung cấp hướng dẫn thực tế về các phương pháp tiếp cận phổ biến để khách hàng tùy chỉnh trải nghiệm AI Companion nhằm đáp ứng nhu cầu riêng biệt về pháp lý, tuân thủ và quyền riêng tư của họ.
Tại Zoom, chúng tôi cung cấp sức mạnh cho AI Companion bằng phương pháp tiếp cận liên kết, kết hợp các mô hình trí tuệ nhân tạo của chúng tôi với một số mô hình AI của bên thứ ba. Tùy thuộc vào tính năng đang sử dụng và trạng thái chung của hệ thống, chúng tôi sẽ điều chỉnh linh hoạt các mô hình được sử dụng dựa trên hiệu suất và tính khả dụng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng mô hình, xử lý dữ liệu và lưu trữ của chúng tôi trong Sách trắng về bảo mật và quyền riêng tư của Zoom AI Companion.
Triết lý cốt lõi của chúng tôi về dữ liệu và quyền riêng tư của khách hàng rất đơn giản:
Zoom không sử dụng bất kỳ âm thanh, video, trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hoặc nội dung truyền thông khác của khách hàng (chẳng hạn như kết quả thăm dò ý kiến, bảng trắng và phản ứng) để đào tạo các mô hình trí tuệ nhân tạo của Zoom hoặc bên thứ ba; và
Nhân viên Zoom không được truy cập hoặc sử dụng nội dung của khách hàng, bao gồm nội dung cuộc họp, hội thảo trên web, tin nhắn hoặc email (cụ thể là âm thanh, video, tệp, bảng trắng trong cuộc họp, tin nhắn hoặc nội dung email), bất kỳ nội dung nào được tạo hoặc chia sẻ như một phần của các tính năng cộng tác khác (chẳng hạn như bảng trắng ngoài cuộc họp) hoặc nội dung do AI Companion tạo ra, trừ khi được chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên của tài khoản lưu trữ sản phẩm hoặc dịch vụ Zoom nơi nội dung của khách hàng được tạo ra cho phép hoặc theo yêu cầu vì lý do pháp lý, an toàn hoặc bảo mật.
Mặc dù các tính năng của AI Companion phải sử dụng một số nội dung nhất định để cung cấp dịch vụ, những cam kết này sẽ giúp khách hàng tin tưởng rằng Zoom sẽ không sử dụng nội dung của khách hàng để đào tạo mô hình của chúng tôi hoặc cho mục đích nào khác ngoài mục đích phục vụ khách hàng. Đối với những khách hàng có nhu cầu tuân thủ riêng, Zoom cũng hỗ trợ Khóa do khách hàng quản lý để khách hàng tự quản lý khóa mã hóa cho nội dung được lưu trữ trên nền tảng Zoom cloud. CMK có sẵn cho AI Companion 1.0. CMK dành cho AI Companion 2.0 sẽ sớm ra mắt.
Khi người dùng tương tác với AI Companion, dữ liệu sẽ được gửi từ người dùng đến các mô hình do Zoom lưu trữ và/hoặc của bên thứ ba. Ví dụ: nếu bạn sử dụng tính năng soạn thảo trò chuyện để soạn thảo phản hồi trong Trò chuyện nhóm, nội dung có liên quan như chuỗi trò chuyện đã chọn, tên người tham gia trò chuyện và lời nhắc của bạn sẽ được gửi đến mô hình thích hợp. Tìm hiểu thêm về cách các tính năng của AI Companion sử dụng dữ liệu của bạn.
Cam kết của chúng tôi trong việc xử lý dữ liệu khách hàng được tạo theo Tuyên bố quyền riêng tư và Phụ lục xử lý dữ liệu, trong đó mô tả loại dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ. Về cách thức các mô hình của bên thứ ba tương tác với dữ liệu khách hàng, hãy truy cập trang đơn vị xử lý phụ của chúng tôi để biết chi tiết các yêu cầu của chúng tôi cho các nhà cung cấp mô hình bên thứ ba.
Biết dữ liệu được sử dụng như thế nào là chưa đủ, bạn cần phải biết dữ liệu được lưu trữ và duy trì trong bao lâu. Nếu tổ chức của bạn cần quản lý chặt chẽ việc lưu trữ và giữ dữ liệu vì lý do pháp lý và tuân thủ, bạn có thể kiểm soát việc này theo một số cách.
Để bắt đầu, chúng tôi tập trung vào tính minh bạch trong việc lưu giữ dữ liệu. Để biết thông tin chi tiết về cài đặt lưu trữ và lưu giữ, hãy tải xuống Sách trắng về Quyền riêng tư và Bảo mật của chúng tôi. Nhìn chung, Zoom có thể lưu giữ nội dung của khách hàng để cung cấp dịch vụ AI Companion cho khách hàng. Zoom lưu giữ các dữ liệu đầu vào (như bản ghi âm mà AI Companion dùng để cung cấp bản tóm tắt cuộc họp) trong tối đa 30 ngày cho mục đích hỗ trợ và vá lỗi. Zoom chỉ lưu giữ dữ liệu đó trong thời gian dài hơn khi luật hiện hành yêu cầu. Các nhà cung cấp mô hình bên thứ ba có thể lưu giữ nội dung của khách hàng trong tối đa 30 ngày vì mục đích đảm bảo an toàn và tin cậy.
Khách hàng có thể muốn điều chỉnh thời gian lưu giữ bản chép lời được sử dụng để cung cấp tóm tắt cuộc họp và các tính năng AI Companion khác. Zoom cho phép điều chỉnh này nếu khách hàng bật phần cài đặt lưu giữ và truy cập bản ghi cuộc họp. Ngoài ra, một số khách hàng có thể có lý do pháp lý hoặc tuân thủ để chọn tùy chọn Không lưu giữ dữ liệu (ZDR) của Zoom, tùy chọn này sẽ xóa ngay lập tức các dữ liệu đầu vào được sử dụng để cung cấp bản tóm tắt cuộc họp AI Companion sau khi bản tóm tắt được tạo. Nếu bạn chọn sử dụng ZDR, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ không thể sử dụng một số chức năng của Docs và AI Companion 2.0.
Tùy thuộc vào nhu cầu pháp lý và tuân thủ của tổ chức, bạn không chỉ cần biết cách AI Companion xử lý dữ liệu mà còn phải biết nơi nó xử lý dữ liệu.
AI Companion hiện khả dụng cho khách hàng lưu trữ tại Hoa Kỳ. Đối với khách hàng bên ngoài Hoa Kỳ (bao gồm Úc, Canada, Châu Âu, Ấn Độ và Singapore), một số tính năng của AI Companion chỉ khả dụng khi sử dụng Chỉ mô hình do Zoom lưu trữ (ZMO) để phù hợp với tùy chọn bản địa hóa dữ liệu cho những tài khoản đó. Điều này cho phép những khách hàng có yêu cầu tuân thủ bắt buộc phải xử lý dữ liệu trong một khu vực địa lý cụ thể tận dụng khả năng xử lý dữ liệu của Zoom tại khu vực đó, nếu có. Với tùy chọn Chỉ mô hình do Zoom lưu trữ, Zoom không tận dụng các mô hình của bên thứ ba để hỗ trợ tính năng AI Companion có liên quan. Thay vào đó, dữ liệu được gửi đến các Mô hình do Zoom lưu trữ để xử lý. Ngoài ra, còn có một số hạn chế nhất định đối với khách hàng ở một số khu vực không được nhà cung cấp mô hình bên thứ ba của chúng tôi hỗ trợ và đối với khách hàng ở một số ngành dọc.
Việc lưu trữ và giữ dữ liệu của Zoom và các nhà cung cấp mô hình bên thứ ba là mối quan tâm lớn của các tổ chức đang cân nhắc cách sử dụng AI Companion. Trong trường hợp các tổ chức muốn chủ động quản lý việc lưu trữ và giữ dữ liệu vì lý do pháp lý và tuân thủ, Zoom sẽ trao quyền kiểm soát cho khách hàng theo nhiều cách khác nhau. Việc này giúp chúng tôi trao quyền cho khách hàng trong bối cảnh số ngày nay – một bối cảnh mà trong đó các tổ chức cần theo dõi và kiểm soát dữ liệu được truy cập và sử dụng trong hệ thống công nghệ của họ, cũng như truy cập được vào các cài đặt linh hoạt, từ đó điều chỉnh quyền truy cập dữ liệu phù hợp với các ưu tiên quản trị dữ liệu của riêng họ.
Với sự ra mắt gần đây của AI Companion 2.0 – thế hệ kế tiếp của Zoom AI Companion, khách hàng giờ đây có thể cấu hình AI Companion để tận dụng email, mục lịch và tài liệu của riêng mình được lưu trữ với các nguồn của bên thứ ba như Microsoft và/hoặc Google, nhằm cung cấp câu trả lời cho các lệnh của họ. Khả năng mạnh mẽ này cung cấp cho người dùng nhiều câu trả lời theo ngữ cảnh hơn bằng cách tổng hợp thông tin từ các email, tài liệu, bảng tính được kết nối và nhiều hơn nữa.
Nhận thấy rằng khách hàng cần hiểu và kiểm soát thông tin mà AI Companion có quyền truy cập trong tài khoản của mình, chúng tôi thiết kế AI Companion để cung cấp cho quản trị viên tài khoản và người dùng khả năng kiểm soát linh hoạt đối với các cài đặt có liên quan. Ví dụ: quản trị viên tài khoản có thể quản lý quyền truy cập của AI Companion vào các sự kiện lịch, email và tài liệu của bên thứ ba này trong cài đặt web, bằng cách chọn không, tất cả hoặc một trong số những nguồn dữ liệu này dựa trên tùy chọn của tổ chức ở cấp tài khoản và nhóm. Người dùng cá nhân cũng phải kết nối tài khoản bên thứ ba của họ với Zoom trên trang Hồ sơ của mình để AI Companion có thể sử dụng. Ngoài ra, còn có các cài đặt cá nhân để kiểm soát nội dung web, cho phép AI Companion tìm kiếm các câu hỏi về kiến thức chung trên web, và tải tệp cục bộ, cho phép người dùng thêm tệp từ thiết bị của họ vào các lệnh cho AI Companion.
Dựa trên các cài đặt và quyền này, hệ thống sẽ tận dụng và lập chỉ mục dữ liệu của bên thứ ba cũng như bất kỳ nguồn dữ liệu nào khác có sẵn trên tài khoản Zoom của bạn để trả lời các lệnh của người dùng tuân theo các quyền cơ bản của người dùng. Trích dẫn và nguồn được cung cấp kèm theo câu trả lời cho lệnh của người dùng, qua đó giúp người dùng hiểu nguồn dữ liệu nào đã được sử dụng để cung cấp câu trả lời.
Việc minh bạch với người dùng về thời điểm AI được sử dụng là một phần quan trọng trong sử dụng AI có trách nhiệm, do đó, AI Companion được Zoom thiết kế để cung cấp các tùy chọn rõ ràng về cách bật tính năng này cũng như thông báo rõ ràng cho người dùng về thời điểm hoạt động của tính năng này trong các cuộc họp. Đối với các cuộc họp, người chủ trì có thể tự mình bật AI Companion hoặc theo yêu cầu của người tham gia cuộc họp.
Khi người chủ trì bật AI Companion trong cuộc họp, những người tham gia cuộc họp sẽ được thông báo qua biểu ngữ trên màn hình. Những người tham gia cuộc họp qua điện thoại sẽ nghe thấy thông báo bằng âm thanh cho biết Zoom AI Companion đã được bật cho cuộc họp. Trong ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính, người dùng có thể mở bảng điều khiển bên AI Companion bằng cách nhấp vào biểu tượng kim cương AI Companion ở góc trên bên phải của ứng dụng khách.
Biểu tượng kim cương AI Companion được sử dụng trên toàn bộ Zoom Workplace để hiển thị những tính năng AI khả dụng. Biểu tượng này có thể được tìm thấy trong Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard và nhiều nơi khác để giúp mọi người dễ dàng xác định AI Companion có thể giúp họ ở những đâu.
Sau khi bật AI Companion trong cuộc họp, biểu tượng kim cương vẫn sẽ hiển thị để thông báo cho mọi người biết rằng AI Companion đang bật. Người tham gia có thể nhấp vào hình kim cương và xem tính năng AI Companion nào đã được bật trong cuộc họp, nội dung nào đang được truy cập, tìm hiểu thêm về cách AI Companion sử dụng dữ liệu của họ và yêu cầu người tổ chức tắt tính năng AI Companion.
Bạn có thể thấy các thông báo khác liên quan đến AI Companion. Ví dụ, có một lời nhắc ở cuối bảng điều khiển bên AI Companion có nội dung: “AI có thể mắc lỗi. Hãy xem xét lại để tăng độ chính xác.” Ngoài ra, khi đặt câu hỏi trong cuộc họp cho AI Companion, bạn sẽ thấy cụm từ "Không có người tham gia nào khác có thể xem cuộc trò chuyện này".
AI Companion cho phép nhiều tùy chọn tùy chỉnh, đặc biệt là đối với các tính năng của Zoom Meetings.
Người chủ trì cuộc họp có thể bật hoặc tắt tính năng AI Companion trong cuộc họp. Nếu được quản trị viên cho phép, người tham gia có thể yêu cầu người chủ trì bật các tính năng này hoặc tắt các tính năng này nếu chúng đang được bật.
Người chủ trì cuộc họp cũng có tùy chọn một cú nhấp chuột để tắt tất cả các tính năng của AI Companion trong cuộc họp và xóa các nội dung cuộc họp của AI Companion nếu cần.
Tóm tắt cuộc họp là một trong những tính năng phổ biến nhất của AI Companion. Chúng tôi cung cấp các tùy chọn để tùy chỉnh cách người dùng tương tác với tính năng này, bao gồm:
Nếu tổ chức của bạn muốn các tùy chọn hạn chế nhất, hãy bắt đầu bằng cách chia sẻ tự động tóm tắt chỉ với người chủ trì cuộc họp (hoặc chỉ gửi liên kết) và chọn thời gian lưu trữ ngắn. Tương tự, bạn có thể chọn không sử dụng các tùy chọn nội dung bổ sung để nâng cao bản tóm tắt cuộc họp và chỉ dựa vào bản chép lời.
Chúng tôi cũng cung cấp cho tổ chức của bạn lựa chọn tùy chỉnh email tóm tắt cuộc họp gửi tới người chủ trì và người tham gia. Người quản lý tài khoản có thể thêm thương hiệu công ty và bất kỳ chính sách bổ sung cần thiết nào vào các email tự động đó. Bạn có thể tìm thấy các mẫu email này trong thẻ Email ở phần Thương hiệu trong tài khoản của bạn.
Chúng tôi cung cấp tùy chọn cho quản trị viên tài khoản để tùy chỉnh thông báo trong cuộc họp, cho biết khi nào AI Companion được bật đối với những người tham gia cuộc họp. Các tổ chức có nhu cầu tuân thủ đặc biệt hoặc các trường hợp đặc biệt khác có thể sử dụng ngôn ngữ thông báo phù hợp nhất với họ và người dùng của họ, bao gồm việc thêm quảng bá thương hiệu hoặc thông tin về chính sách của riêng họ khi tương tác với đối tượng bên ngoài. Tìm hiểu thêm về cách cấu hình các cảnh báo và thông báo cho Zoom Meetings và Zoom Webinars.
Như bạn đã đọc, bạn có một loạt các cài đặt và tính năng linh hoạt được thiết kế để bạn kiểm soát hiệu quả hơn việc triển khai Zoom AI Companion của mình. Để đọc thêm: