AI Companion

Um guia legal e de conformidade do Zoom AI Companion

Quando estiver pensando em integrar o AI Companion à sua organização, é importante conhecer os recursos de proteção de dados e privacidade e como eles se adéquam aos requisitos de governança de dados da sua organização.

Atualizada em November 22, 2024

Publicado em November 13, 2024

Um guia legal e de conformidade do Zoom AI Companion
Foto de Cheree McAlpine
Cheree McAlpine
Diretora executiva jurídica

Cheree McAlpine tem mais de 25 anos de experiência jurídica representando empresas globais de tecnologia, sendo a Diretora executiva jurídica do Zoom. 

 

Cheree ocupou vários cargos jurídicos executivos, mais recentemente como vice-presidente sênior e assessora jurídica da Intercom, uma empresa de soluções para clientes e IA. Antes disso, ela foi Diretora executiva jurídica e Secretária Corporativa da Lumileds Inc.  Antes do seu cargo na Lumileds, ela foi Assessora jurídica da Avnet Americas e da Wyse Technology, onde gerenciou a venda bem-sucedida da empresa para a Dell.

 

Cheree conquistou seu bacharelado na Universidade do Alabama e sua graduação em direito na Faculdade de Direito da Universidade de Suffolk. Ela vive em São Francisco.

Quando as organizações consideram os imensos ganhos de produtividade disponíveis com as ferramentas de IA generativa, elas também colocam na balanças considerações exclusivas sobre o manuseio de dados, a privacidade e a conformidade. Em um cenário tecnológico, jurídico e de conformidade em evolução, levamos a sério nossa obrigação de fornecer aos clientes as informações e ferramentas necessárias para implementar com confiança o Zoom AI Companion, seu assistente inteligente de IA em todo o Zoom Workplace.

Como tomador de decisões da sua organização, você precisa de insights sobre os recursos de proteção e privacidade de dados do AI Companion e como eles se adéquam aos requisitos de governança de dados da sua organização. Queremos oferecer orientação prática sobre abordagens comuns para que os clientes personalizem sua experiência com o AI Companion e atendam às suas necessidades legais, de conformidade e de privacidade exclusivas.

Como o AI Companion processa os dados

 

No Zoom, usamos o AI Companion com uma abordagem federada que combina nossos próprios modelos de inteligência artificial com modelos de IA de terceiros selecionados. Dependendo do recurso em uso e do status geral do sistema, ajustamos dinamicamente os modelos usados com base no desempenho e na disponibilidade, para atender às necessidades dos nossos clientes. Saiba mais sobre o uso do nosso modelo e sobre o processamento e armazenamento de dados no documento técnico sobre Segurança e privacidade do Zoom AI Companion.

Nossa filosofia central em relação aos dados e à privacidade dos clientes é simples:

  • o Zoom não usa nenhum áudio, vídeo, chat, compartilhamento de tela, anexos ou outro conteúdo do cliente semelhante a comunicações (como resultados de pesquisas, quadro de compartilhamento e reações) para treinar os modelos de inteligência artificial do Zoom ou de terceiros; e

  • os funcionários do Zoom não podem acessar ou usar o conteúdo do cliente, incluindo conteúdo de reunião, webinar, mensagens ou e-mail (especificamente, áudio, vídeo, arquivos, quadros de compartilhamento da reunião, mensagens ou conteúdo de e-mail), qualquer conteúdo gerado ou compartilhado como parte de outros recursos colaborativos (como quadros de compartilhamento fora da reunião) ou conteúdo gerado pelo AI Companion, a menos que autorizado pelo proprietário da conta ou administrador da conta que hospeda o produto ou serviço Zoom onde o conteúdo do cliente foi gerado, ou conforme exigido por motivos legais, de segurança ou proteção.

Embora os recursos do AI Companion devam usar determinado conteúdo para fornecer o serviço, esses compromissos dão aos clientes a certeza de que o Zoom não usará o conteúdo do cliente para treinar nossos modelos ou para outros fins que não sejam atender aos nossos clientes. Para clientes com necessidades exclusivas de conformidade, o Zoom também dá suporte à chave gerenciada pelo cliente (CMK) para que os clientes gerenciem sua própria chave de criptografia para o conteúdo armazenado na plataforma Zoom cloud. A CMK está disponível para o AI Companion 1.0. A CMK para o AI Companion 2.0 será lançada em breve.

Quando um usuário usa o AI Companion, os dados são enviados ao modelo hospedado pelo Zoom ou por terceiros. Por exemplo, se você usar a redação de chat para ajudá-lo a redigir respostas no Team Chat, o conteúdo pertinente, como a conversa selecionada do chat, os nomes dos participantes do chat e o seu prompt, serão enviados para o modelo pertinente. Saiba mais sobre como os recursos do AI Companion usam seus dados.

Nossos compromissos em relação ao tratamento dos dados dos clientes são regidos por nossa Declaração de Privacidade e pelo Anexo de Processamento de Dados, que descrevem os dados pessoais que coletamos, usamos, armazenamos e compartilhamos. Quando se trata de como os modelos de terceiros interagem com os dados do cliente, nossa página de subprocessador detalha as exigências que fazemos aos nossos fornecedores de modelos de terceiros.

Por quanto tempo os dados são armazenados e retidos

Não basta saber como os dados são usados, mas também por quanto tempo eles são armazenados e retidos. Se for importante para a sua organização gerenciar de perto o armazenamento e a retenção de dados por motivos legais e de conformidade, há várias maneiras de controlar isso.

Para começar, concentramos na transparência em relação à retenção de dados. Para informações detalhadas sobre as configurações de armazenamento e retenção, baixe nosso documento técnico sobre Privacidade e Segurança. Em geral, o Zoom pode reter o conteúdo do cliente para fornecer aos clientes o serviço AI Companion. O Zoom retém informações (como a transcrição de áudio que o AI Companion usou para disponibilizar um resumo da reunião) por até 30 dias para fins de suporte e depuração. O Zoom só retem esses dados por um período mais longo quando é exigido pela legislação em vigor. Os provedores de modelos terceirizados podem reter o conteúdo do cliente por até 30 dias para fins de confiança e segurança.

Os clientes podem querer personalizar o período de retenção para as transcrições de áudio usadas para alimentar os resumos das reuniões e outros recursos do AI Companion. O Zoom permite a personalização se as opções de configuração de retenção e acesso às transcrições de reuniões estiverem habilitadas. Além disso, alguns clientes podem ter motivos legais ou de conformidade para escolher a opção Zero retenção de dados (ZDR) do Zoom, que exclui as entradas usadas para fornecer um resumo de reunião do AI Companion logo após a criação do resumo. Se você optar por usar o ZDR, as pessoas da sua organização não poderão usar algumas das funcionalidades do Docs e do AI Companion 2.0.

Disponibilidade do AI Companion e onde ele processa os dados

Dependendo das necessidades legais e de conformidade de uma organização, pode ser importante saber não apenas como o AI Companion manuseia os dados, mas também onde.

Atualmente, o AI Companion está disponível para clientes hospedados nos EUA. Para clientes hospedados fora dos EUA (incluindo Austrália, Canadá, Europa, Índia e Cingapura), determinados recursos do AI Companion estão disponíveis usando a opção Somente modelos hospedados pelo Zoom (ZMO) para se alinhar com as preferências de localização de dados para essas contas. Isso permite que os clientes com requisitos de conformidade que exigem que o processamento de dados ocorra dentro de uma determinada área geográfica usem os recursos de processamento de dados do Zoom nessa área, se disponíveis. Com a opção Somente modelos hospedados pelo Zoom, o Zoom não usa modelos de terceiros para alimentar o recurso pertinente do AI Companion. Em vez disso, os dados são enviados para os modelos hospedados pelo Zoom para processamento. Há também certas limitações para clientes em determinadas regiões que não são suportadas pelos nossos fornecedores de modelos terceirizados e para clientes em determinados setores.

Como o AI Companion usa o conteúdo de terceiros

O armazenamento e a retenção de conteúdo pelo Zoom e seus provedores de modelos terceirizados são áreas de interesse particular para as organizações que estão considerando como implementar o AI Companion. Em circunstâncias em que as organizações desejam gerenciar ativamente o armazenamento e a retenção de dados por motivos legais e de conformidade, o Zoom permite aos clientes terem controle de várias maneiras. Isso fortalece nossos clientes no cenário digital atual, onde é importante que as organizações mantenham a visibilidade dos dados que estão sendo acessados e utilizados em seu aparato tecnológico e tenham acesso a configurações flexíveis para personalizar o acesso aos dados de acordo com suas próprias prioridades de governança de dados.

Com o recente lançamento do AI Companion 2.0, nossa próxima geração do Zoom AI Companion, agora os clientes podem configurar o AI Companion para aproveitar seus próprios e-mails, itens de calendário e documentos armazenados em fontes terceirizadas, como Microsoft e/ou Google, para fornecer respostas aos seus prompts. Esse recurso útil oferece aos usuários respostas mais contextualizadas, sintetizando informações de e-mails, documentos, planilhas e muito mais.

Tendo em mente que os clientes precisam compreender e controlar a quais informações o AI Companion tem acesso em suas contas, o AI Companion é projetado para oferecer aos administradores da conta e usuários controles flexíveis sobre as configurações pertinentes. Por exemplo, os administradores da conta podem gerenciar se o AI Companion não terá acesso a nenhuma das fontes de dados, ou se terá acesso a todas ou algumas delas, como eventos de calendário, e-mails e documentos de terceiros nas configurações da Web, de acordo com as preferências da sua organização no nível da conta e do grupo. E para que elas estejam disponíveis para o AI Companion, os usuários também devem ter conectado individualmente sua conta de terceiros ao Zoom na sua página de perfil. Para controlar o conteúdo da Web, também estão disponíveis configurações individuais, o que permite que o AI Companion pesquise na Web perguntas de conhecimento geral e uploads de arquivos locais, permitindo que os usuários adicionem arquivos de seus dispositivos aos prompts do AI Companion.

De acordo com essas configurações e permissões, o sistema aproveita e indexa dados de terceiros, bem como quaisquer outras fontes de dados disponíveis em sua conta Zoom para responder aos prompts do usuário, sujeito às permissões anteriores do usuário. Citações e fontes são fornecidas com as respostas às solicitações do usuário para ajudar os usuários a entender quais fontes de dados foram usadas para fornecer a resposta.

Como os usuários são notificados sobre o AI Companion

Ser transparente para os usuários sobre quando a IA está em uso é uma parte fundamental da IA responsável, então o Zoom projetou o AI Companion para fornecer opções claras de como ativá-lo e avisar claramente aos usuários sobre quando ele está sendo usado nas reuniões. Para reuniões, o anfitrião pode ativar o AI Companion por iniciativa própria ou por solicitação de um participante da reunião.

Quando um anfitrião ativar o AI Companion durante uma reunião, um banner de notificação será exibido para os participantes da reunião. Os participantes da reunião que ingressarem por telefone ouvirão um aviso de áudio de que o Zoom AI Companion foi habilitado para a reunião. No aplicativo para computador do Zoom Workplace, os usuários podem abrir o painel lateral do AI Companion clicando no diamante do AI Companion no canto superior direito do cliente.

O diamante AI Companion é usado em todo o Zoom Workplace para mostrar onde os recursos de IA estão disponíveis. Esse ícone pode ser encontrado no Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard e muito mais para ajudar as pessoas a identificar facilmente onde o AI Companion pode ajudá-las.

Após o AI Companion ser ativado em uma reunião, o diamante permanece visível para notificar a todos que o AI Companion está ativado. Os participantes podem clicar no diamante e ver quais recursos do AI Companion foram ativados na reunião, qual conteúdo está sendo acessado, além de exibir uma opção para saber mais sobre como o AI Companion usa seus dados e outra opção para pedir ao anfitrião que desative os recursos do AI Companion.

Outros avisos relacionados ao AI Companion podem ser exibidos. Por exemplo, há um lembrete na parte inferior do painel lateral do AI Companion que diz: "A IA pode cometer erros. Revise para ter precisão." Além disso, ao fazer perguntas na reunião ao AI Companion, você verá a frase "Nenhum outro participante pode ver esta conversa".

Configure o AI Companion para trabalhar para você

Controle como o AI Companion é ativado e desativado em sua reunião

O AI Companion permite muitas opções de personalização, especialmente para os recursos do Zoom Meetings.

Os anfitriões da reunião podem ativar ou desativar os recursos do AI Companion nas reuniões. Se permitido pelo administrador, os participantes podem solicitar que o anfitrião ative ou desative esses recursos.

Os anfitriões da reunião também têm uma opção para com um clique desativar todos os recursos do AI Companion em uma reunião e excluir os ativos da reunião do AI Companion, se necessário.

Configure o resumo da reunião

O resumo da reunião é um dos recursos mais populares do AI Companion. Disponibilizamos opções para personalizar a forma como os usuários lidam com ela, incluindo:

  • Se o resumo da reunião é ativado automaticamente quando as reuniões começam ou se o anfitrião precisa habilitá-lo para cada reunião.
  • Com quem compartilhar o resumo da reunião (somente os anfitriões da reunião, convidados internos ou todos os convidados).
  • Como o resumo da reunião é compartilhado. Por exemplo, apenas pelo chat contínuo da reunião ou por e-mail (como um link ou com o resumo no corpo do e-mail).
  • Quando o resumo da reunião é excluído.
  • Se o conteúdo extra (como conteúdo de compartilhamento de tela e mensagens de chat da reunião) pode fornecer contexto para o resumo da reunião.

Se sua organização desejar as opções mais restritivas, comece compartilhando automaticamente o resumo apenas com os anfitriões da reunião (ou enviando apenas um link) e escolhendo um período de retenção curto. Ou, você pode optar por não usar as opções de conteúdo extra para aprimorar o resumo da reunião e confiar apenas na transcrição do áudio.

Também disponibilizamos uma maneira da sua organização personalizar o e-mail enviado aos anfitriões e participantes com o resumo da reunião. Os administradores da conta podem adicionar o branding da empresa e qualquer texto extra sobre a política da empresa a esses e-mails automáticos. Esses modelos de e-mail podem ser encontrados na aba Email, na seção Branding da sua conta.

Personalize os avisos durante a reunião

Oferecemos uma opção para que os administradores da conta personalizem os avisos durante a reunião que informam aos participantes da reunião quando o AI Companion é ativado. As organizações com necessidades exclusivas de conformidade ou outras circunstâncias especiais podem usar o texto que for mais adequado no aviso para a empresa e seus usuários, incluindo a inclusão de branding ou informações sobre suas próprias políticas ao interagir com públicos externos. Saiba mais sobre como configurar alertas e notificações para Reuniões e Webinars Zoom.

Leia mais sobre como o AI Companion pode atender às suas necessidades legais e de conformidade

Conforme você leu, há uma série de configurações e recursos flexíveis projetados para dar a você um maior controle sobre a implementação do Zoom AI Companion. Para mais informações:

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