
Här är Zoom AI Companion, din nya AI-assistent!
Öka produktiviteten och teamsamarbetet med Zoom AI Companion, tillgänglig utan extra kostnad med berättigande betalda Zoom-planer.
När du funderar på att integrera AI Companion i din organisation är det viktigt att känna till våra funktioner för dataskydd och integritet och hur de passar in i din organisations krav på datastyrning.
Uppdaterad den November 22, 2024
Publicerad den November 13, 2024
Cheree McAlpine drar nytta av över 25 års juridisk erfarenhet av att representera globala teknikföretag i sin roll som Zooms Chief Legal Officer.
Cheree har haft ett antal ledande juridiska befattningar, senast som SVP och General Counsel för Intercom, ett företag som arbetar med AI och kundlösningar. Dessförinnan var hon Chief Legal Officer och Corporate Secretary för Lumileds Inc. Innan hon började på Lumileds var hon General Counsel för Avnet Americas och Wyse Technology, där hon ansvarade för företagets framgångsrika försäljning till Dell.
Cheree tog sin kandidatexamen från University of Alabama och sin juridikexamen från Suffolk University Law School. Hon är bosatt i Bay Area.
När organisationer överväger de enorma produktivitetsvinster som generativa AI-verktyg kan ge, måste de också ta hänsyn till unika överväganden kring datahantering, integritet och efterlevnad. I ett föränderligt tekniskt, juridiskt och efterlevnadsfokuserat landskap tar vi vår skyldighet att förse kunderna med den information och de verktyg de behöver på allvar, för att de tryggt ska kunna implementera Zoom AI Companion, den smarta AI-assistenten i hela Zoom Workplace.
Som beslutsfattare i din organisation behöver du insikter i AI Companions dataskydds- och integritetsfunktioner och hur de passar med din organisations krav på datastyrning. Vi vill erbjuda praktisk vägledning om vanliga tillvägagångssätt för kunder att skräddarsy sin AI Companion-upplevelse för att uppfylla sina unika juridiska krav samt efterlevnads- och integritetsbehov.
På Zoom driver vi AI Companion med ett federerat tillvägagångssätt som kombinerar våra egna modeller för artificiell intelligens med utvalda AI-modeller från tredje part. Beroende på vilken funktion som används och den övergripande systemstatusen justerar vi dynamiskt de modeller som används baserat på prestanda och tillgänglighet för att tillgodose våra kunders behov. Läs mer om vår modellanvändning, databehandling och lagring i vitboken om säkerhet och integritet för Zoom AI Companion.
Vår grundfilosofi när det gäller kunddata och integritet är enkel:
Zoom använder inte kundernas ljud, video, chatt, skärmdelning, bilagor eller annat kommunikationsliknande kundinnehåll (som omröstningsresultat, whiteboard och reaktioner) för att träna Zooms eller tredje parts modeller för artificiell intelligens, och
Zooms medarbetare får inte komma åt eller använda kundinnehåll, inklusive mötes-, webbinarie-, meddelande- eller e-postinnehåll (särskilt ljud, video, filer, whiteboardtavlor under möten, meddelande- eller e-postinnehåll), innehåll som genererats eller delats som en del av andra samarbetsfunktioner (t.ex. whiteboardtavlor utanför möten) eller innehåll som genererats av AI Companion, såvida det inte har godkänts av kontoägaren eller administratören av det konto som är värd för Zoom-produkten eller -tjänsten där kundinnehållet genererades, eller om det krävs av juridiska skäl eller av säkerhetsskäl.
Även om AI Companion-funktioner måste använda visst innehåll för att tillhandahålla tjänsten, ger dessa åtaganden kunderna förtroende för att Zoom inte kommer att använda kundinnehåll för att träna våra modeller eller för andra ändamål än att betjäna våra kunder. För kunder med unika efterlevnadsbehov har Zoom även stöd för kundhanterad nyckel, så att kunderna kan hantera sin egen krypteringsnyckel för innehåll som lagras i Zoom-molnplattformen. Kundhanterad nyckel (CMK) är tillgängligt för AI Companion 1.0. Kundhanterad nyckel (CMK) för AI Companion 2.0 kommer inom kort.
När en användare använder AI Companion skickas data från användaren till Zoom och/eller modeller från tredje part. Om du t.ex. använder chat compose som hjälp för att skriva svar i Team Chat skickas relevant innehåll som den valda chattråden, namn på chattdeltagare och din fråga till den relevanta modellen. Läs mer om hur AI Companion-funktioner använder dina data.
Våra åtaganden när det gäller hantering av kunduppgifter styrs av vårt integritetsmeddelande och vårt tillägg för databehandling, som beskriver de personuppgifter vi samlar in, använder, lagrar och delar. När det gäller hur tredjepartsmodeller interagerar med kunddata beskriver vår underbiträdessida de krav som vi ställer på våra leverantörer av modeller från tredje part.
Det räcker inte att veta hur uppgifterna används, utan också hur länge de lagras och bevaras. Om det är viktigt för din organisation att noggrant hantera datalagring och lagring av juridiska skäl och av efterlevnadsskäl finns det flera sätt att kontrollera detta.
Till att börja med fokuserar vi på transparens kring datalagring. För funktionsspecifik information om inställningar för lagring och bevarande ska du ladda ner vår vitbok om integritet och säkerhet. I allmänhet kan Zoom behålla kundinnehåll för att förse kunderna med AI Companion-tjänsten. Zoom behåller inmatningar (som ljudutskriften AI Companion använde för att ge en mötessammanfattning) i upp till 30 dagar för support- och felsökningsändamål. Zoom kommer endast att behålla dessa uppgifter under en längre period om det krävs enligt tillämplig lag. Leverantörer av modeller från tredje part kan behålla kundinnehåll i upp till 30 dagar av förtroende- och säkerhetsskäl.
Kunderna kanske vill skräddarsy lagringsperioden för de ljudutskrifter som används för att driva mötessammanfattningar och andra AI Companion-funktioner, vilket Zoom tillåter om inställningen för att behålla och komma åt mötesavskrifter är aktiverad. Dessutom kan vissa kunder ha juridiska skäl eller efterlevnadsskäl för att välja Zooms Zero Data Retention (ZDR)-alternativ, som omedelbart raderar inmatningar som används för att tillhandahålla en AI Companion-mötesammanfattning efter att sammanfattningen har skapats. Om du väljer att använda ZDR kommer personer i din organisation inte att kunna använda vissa av funktionerna för Docs och AI Companion 2.0.
Beroende på organisationens juridiska krav och efterlevnadsbehov kan det vara viktigt att veta inte bara hur AI Companion hanterar data, utan också var.
AI Companion är för närvarande tillgängligt för kunder i USA. För kunder utanför USA (inklusive i Australien, Kanada, Europa, Indien och Singapore) är vissa AI Companion-funktioner tillgängliga endast med Zoom-modeller (ZMO) för att vara i linje med datalokaliseringspreferenserna för dessa konton. Detta gör det möjligt för de kunder som har efterlevnadskrav som kräver att databehandling sker inom ett visst geografiskt område att utnyttja Zooms databehandlingskapacitet i det området, i mån av tillgänglighet. Med alternativet för endast Zoom-modeller utnyttjar Zoom inte modeller från tredje part för att driva den relevanta AI Companion-funktionen. Istället skickas data till Zoom-modeller för bearbetning. Det finns också vissa begränsningar för kunder i utvalda regioner som inte stöds av våra leverantörer av modeller från tredje part och för kunder i utvalda branscher.
Innehållslagring och lagring av Zoom och dess leverantörer av modeller från tredje part är områden av särskilt intresse för organisationer som överväger hur de ska implementera AI Companion. Under omständigheter där organisationer aktivt vill hantera datalagring och lagring av juridiska skäl och av efterlevnadsskäl, ger Zoom kunderna kontroll på flera sätt. Detta ger våra kunder möjlighet att verka i dagens digitala landskap, där det är viktigt för organisationer att ha insyn i de data som används inom deras teknikstack och att ha tillgång till flexibla inställningar för att skräddarsy dataåtkomst i enlighet med deras egna prioriteringar för datastyrning.
I och med den nyligen lanserade AI Companion 2.0, nästa generation av Zoom AI Companion, kan kunderna nu konfigurera AI Companion så att den använder deras egna e-postmeddelanden, kalenderposter och dokument som lagras hos tredje part, som Microsoft och/eller Google, för att ge svar på deras frågor. Denna kraftfulla funktion ger användarna mer kontextrika svar genom att syntetisera information från anslutna e-postmeddelanden, dokument, kalkylblad och mycket mer.
Eftersom kunderna behöver förstå och kontrollera vilken information AI Companion har tillgång till på deras konton, är AI Companion utformat för att ge kontoadministratörer och användare flexibel kontroll över relevanta inställningar. Kontoadministratörer kan till exempel hantera AI Companions åtkomst till dessa kalenderhändelser, e-postmeddelanden och dokument från tredje part i webbinställningarna och välja ingen, alla eller några av dessa datakällor baserat på organisationens preferenser på konto- och gruppnivå. Enskilda användare måste också ha anslutit sitt tredjepartskonto till Zoom på sin profilsida för att det ska vara tillgängligt för AI Companion. Det finns också individuella inställningar för att styra webbinnehåll, vilket gör att AI Companion kan söka på webben efter allmänna kunskapsfrågor, och lokala filuppladdningar, vilket gör att användarna kan lägga till filer från sina enheter till AI Companion-meddelandena.
Baserat på dessa inställningar och behörigheter utnyttjar och indexerar systemet data från tredje part samt alla andra tillgängliga datakällor i ditt Zoom-konto för att besvara användarens frågor i enlighet med användarens underliggande behörigheter. Citeringar och källor anges i samband med svar på användarfrågor för att hjälpa användarna att förstå vilka datakällor som användes för att ge svaret.
Att vara transparent gentemot användarna om när AI används är en viktig del av ansvarsfull AI, så Zoom utformade AI Companion för att ge tydliga alternativ för hur man slår på den och tydliga meddelanden till användarna om när den är i drift under möten. Vid möten kan en värd aktivera AI Companion på eget initiativ eller på begäran av en mötesdeltagare.
När en värd aktiverar AI Companion under ett möte visas en aviseringsbanderoll för mötesdeltagarna. Mötesdeltagare som ansluter via telefon kommer att höra ett ljudmeddelande om att Zoom AI Companion har aktiverats för mötet. I skrivbordsappen Zoom Workplace kan användare ta fram sidopanelen för AI Companion genom att klicka på AI Companion-diamanten längst upp till höger i klienten.
Diamanten AI Companion används i hela Zoom Workplace för att visa var AI-funktioner finns tillgängliga. Den här ikonen finns i Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard och mycket mer för att hjälpa människor att enkelt identifiera var AI Companion kan hjälpa dem.
När AI Companion har aktiverats i ett möte förblir diamanten synlig för att meddela alla att AI Companion är aktiverat. Deltagarna kan klicka på diamanten och se vilka AI Companion-funktioner som har aktiverats i mötet, vilket innehåll som används, ett alternativ för att lära sig mer om hur AI Companion använder deras data och ett alternativ för att be värden att stänga av AI Companion-funktioner.
Du kan komma att se andra meddelanden som rör AI Companion. Det finns till exempel en påminnelse längst ned på sidopanelen för AI Companion som lyder: "AI kan göra misstag. Granska för noggrannhet." När du ställer frågor till AI Companion under ett möte kommer du också att se frasen "Inga andra deltagare kan se den här konversationen".
AI Companion möjliggör många anpassningsalternativ, särskilt för Zoom Meetings-funktioner.
Mötesvärdar kan aktivera eller inaktivera AI Companion-funktioner under möten. Om administratören tillåter det kan deltagarna begära att värden aktiverar dessa funktioner eller att värden inaktiverar dem om de är aktiverade.
Mötesvärdarna kan också med ett klick stänga av alla AI Companion-funktioner i ett möte och radera AI Companion-mötestillgångarna om det behövs.
Mötessammanfattning är en av de mest populära AI Companion-funktionerna. Vi tillhandahåller alternativ för att anpassa användningen av funktionen, inklusive:
Om din organisation vill ha de mest restriktiva alternativen kan du börja med att automatiskt dela sammanfattningen endast med mötesvärdarna (eller bara skicka en länk) och välja en kort lagringsperiod. På samma sätt kan du välja att inte använda de extra innehållsalternativen för att förbättra mötessammanfattningen och bara förlita dig på ljudavskriften.
Vi erbjuder också ett sätt för din organisation att anpassa e-postmeddelandet med mötessammanfattningen som skickas till värdar och deltagare. Kontoadministratörer kan lägga till företagets varumärke och eventuellt ytterligare policyspråk i dessa automatiska e-postmeddelanden. Du hittar dessa e-postmallar under fliken E-post i avsnittet Varumärkesanpassning i ditt konto.
Vi ger kontoadministratörer möjlighet att anpassa de meddelanden som talar om för mötesdeltagarna när AI Companion är påslagen. Organisationer med unika efterlevnadsbehov eller andra särskilda omständigheter kan använda det meddelandespråk som fungerar bäst för dem och deras användare, inklusive att lägga till varumärkesanpassning eller information om sina egna policyer när de interagerar med externa målgrupper. Läs mer om hur du konfigurerar varningar och meddelanden för Zoom Meetings och Webinars.
Som du har läst har du en rad flexibla inställningar och funktioner som är utformade för att ge dig större kontroll över din implementering av Zoom AI Companion. Om du vill läsa mer: