AI Companion

Zoom AI Companion için yasal hususlar ve uyumluluk kılavuzu

AI Companion'ı kuruluşunuza entegre etmek istediğinizde veri koruma ve gizlilik özelliklerimiz ile bunların kuruluşunuzun veri yönetimi gerekliliklerine nasıl uyduğu hakkında bilgi sahibi olmanız önemlidir.

Güncelleme tarihi November 22, 2024

Yayınlanma tarihi November 13, 2024

Zoom AI Companion için Yasal Hususlar ve Uyumluluk Kılavuzu
Cheree McAlpine vesikalık fotoğraf
Cheree McAlpine
Hukuki İşlerden Sorumlu Yönetici

Cheree McAlpine, global teknoloji şirketlerinin temsilciliğini üstlendiği 25 yılı aşkın hukuk deneyimiyle Zoom'un Hukuki İşlerden Sorumlu Yöneticisi olarak görev yapıyor. 

 

Cheree, son olarak bir yapay zeka ve müşteri çözümleri şirketi olan Intercom'da Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Baş Hukuk Müşaviri olarak bir dizi yönetici hukuk pozisyonunda görev almıştır. Bundan önce Lumileds Inc. şirketinde Baş Hukuk Sorumlusu ve Kurumsal Sekreter olarak görev almıştır.  Lumileds'teki görevinden önce Avnet Americas ve Wyse Technology'de Baş Hukuk Müşaviri olarak çalışmış ve şirketin Dell'e satışını başarıyla yönetmiştir.

 

Cheree, lisans eğitimini Alabama Üniversitesi'nde, hukuk eğitimini ise Suffolk Üniversitesi Hukuk Fakültesi'nde tamamlamıştır. Bay Area'da ikamet etmektedir.

Kuruluşlar, üretken yapay zeka araçlarıyla elde edilebilecek muazzam üretkenlik kazanımlarını göz önünde bulundururken aynı zamanda veri işleme, gizlilik ve uyumlulukla ilgili benzersiz hususları da dengeliyorlar. Gelişen teknolojik, yasal ve uyumluluk ortamında, müşterilerimize Zoom Workplace'teki akıllı yapay zeka asistanınız Zoom AI Companion'ı güvenle uygulamak için ihtiyaç duydukları bilgi ve araçları sağlama yükümlülüğümüzü ciddiye alıyoruz.

Kuruluşunuz için bir karar verici olarak, AI Companion'ın veri koruma ve gizlilik özellikleri ile bunların kuruluşunuzun veri yönetimi gerekliliklerine nasıl uyduğu konusunda bilgi sahibi olmanız gerekir. Müşterilerin AI Companion deneyimlerini kendilerine özgü yasal, uyumluluk ve gizlilik ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlamaları için yaygın yaklaşımlar hakkında pratik rehberlik sunmak istiyoruz.

AI Companion verileri nasıl işler?

 

Zoom'da, kendi yapay zeka modellerimizi seçkin üçüncü taraf yapay zeka modelleriyle birleştiren federe bir yaklaşımla AI Companion'a güç veriyoruz. Kullanılan özelliğe ve genel sistem durumuna bağlı olarak müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılan modelleri performans ve kullanılabilirliğe göre dinamik olarak ayarlıyoruz. Zoom AI Companion Güvenlik ve Gizlilik Teknik İncelemesi ile model kullanımımız, veri işleme ve depolama hakkında daha fazla bilgi edinin.

Müşteri verileri ve gizlilik konusundaki temel felsefemiz basittir:

  • Zoom, Zoom'un veya üçüncü taraf yapay zeka modellerini eğitmek için herhangi bir müşteri sesini, videosunu, sohbetini, ekran paylaşımını, eklerini veya diğer iletişim benzeri müşteri içeriğini (anket sonuçları, beyaz tahta ve reaksiyon gibi) kullanmaz; ve

  • Zoom çalışanları, müşteri içeriğinin oluşturulduğu Zoom ürün ve hizmetlerini barındıran hesabın sahibi veya yöneticisi tarafından talimat verilmesi veya yasal nedenler, emniyet veya güvenlikle ilgili nedenler dışında toplantı, web semineri, mesajlaşma, e-posta içeriği (özellikle de ses, video, dosyalar, toplantı içi beyaz tahtalar, mesajlaşma veya e-posta içerikleri) ya da AI Companion tarafından oluşturulan içerikler veya diğer iş birliği özelliklerinin (ör. toplantı dışı beyaz tahtalar) bir parçası olarak oluşturulan veya paylaşılan herhangi bir içerik dahil olmak üzere müşteri içeriğine erişemez ya da bunları kullanamaz.

AI Companion özellikleri, hizmeti sağlamak için belirli içerikleri kullanmak zorunda olsa da, bu taahhütler müşterilere Zoom'un müşteri içeriğini modellerimizi eğitmek için veya müşterilerimize hizmet etmekten başka amaçlar için kullanmayacağına dair güven sağlar. Benzersiz uyumluluk ihtiyaçları olan müşteriler için Zoom, müşterilerin Zoom bulut platformunda depolanan içerik için kendi şifreleme anahtarlarını yönetmeleri amacıyla Müşteri Tarafından Yönetilen Anahtarı da destekler. CMK, AI Companion 1.0 için kullanılabilir. AI Companion 2.0 için CMK yakında geliyor.

Bir kullanıcı AI Companion ile etkileşime girdiğinde veriler, kullanıcıdan Zoom'un barındırdığı ve/veya üçüncü taraf modellere gönderilir. Örneğin, Zoom Team Chat içinde yanıt taslağı oluşturmaya yardımcı olmak için sohbet oluşturmayı kullanmanız durumunda seçilen sohbet dizisi, sohbet katılımcısı adları ve isteminiz gibi ilgili içerik ilgili modele gönderilecektir. AI Companion özelliklerinin verilerinizi nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi edinin.

Müşteri verilerinin işlenmesine yönelik taahhütlerimiz, topladığımız, kullandığımız, sakladığımız ve paylaştığımız kişisel verileri açıklayan Gizlilik Bildirimimiz ve Veri İşlemeye Ekimiz tarafından yönetilmektedir. Üçüncü taraf modellerin müşteri verileriyle nasıl etkileşime girdiği söz konusu olduğunda alt işlemci sayfamızda üçüncü taraf model sağlayıcılarımıza uyguladığımız gereklilikler ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

Verilerin ne kadar süreyle depolanır ve saklanır?

Verilerin nasıl kullanıldığını bilmek yeterli değildir, aynı zamanda ne kadar süreyle depolandığını ve saklandığını da bilmek gerekir. Kuruluşunuz için yasal hususlar ve uyumluluk nedenleriyle veri depolamayı ve saklamayı yakından yönetmek önemliyse bunu kontrol etmenin birkaç yolu vardır.

Öncelikle, verilerin saklanması konusunda şeffaflığa odaklanmaktayız. Depolama ve saklama ayarları hakkında özellik bazında bilgi için Güvenlik ve Gizlilik Teknik İncelememizi indirin. Genel olarak Zoom, müşterilere AI Companion hizmetini sunmak için müşteri içeriğini saklayabilir. Zoom, destek ve hata ayıklama amacıyla girdileri (toplantı özeti sağlamak için kullanılan AI Companion ses dökümü gibi) 30 güne kadar saklar. Zoom, bu verileri yalnızca geçerli yasaların gerektirdiği durumlarda daha uzun süreli olarak saklayacaktır. Üçüncü taraf model sağlayıcıları, güven ve güvenlik amacıyla müşteri içeriğini 30 güne kadar saklayabilir.

Müşteriler, toplantı özetlerini ve diğer AI Companion özelliklerini desteklemek için kullanılan ses dökümlerinin saklama süresini özelleştirmek isteyebilir. Zoom, toplantı dökümlerini saklama ve bu dökümlere erişme ayarı etkinleştirildiğinde buna izin verir. Buna ek olarak, bazı müşterilerin Zoom'un Sıfır Veri Saklama (ZDR) seçeneğini seçmek için yasal veya uyumlulukla ilgili nedenleri olabilir; bu seçenek, özet oluşturulduktan sonra AI Companion toplantı özeti sağlamak için kullanılan girdileri hemen siler. ZDR kullanmayı tercih ederseniz kuruluşunuzdaki kişiler Zoom Docs ve AI Companion 2.0 için bazı işlevleri kullanamayacaktır.

AI Companion kullanılabilirliği ve verilerin işlendiği konum

Bir kuruluşun yasal hususlar ve uyumluluk ihtiyaçlarına bağlı olarak, AI Companion'ın sadece verileri nasıl işlediğini değil, aynı zamanda nerede işlediğini bilmek de önemli olabilir.

AI Companion şu anda ABD'de bulunan müşteriler tarafından kullanılabilir. ABD dışında bulunan müşteriler için (Avustralya, Kanada, Avrupa, Hindistan ve Singapur dahil), belirli AI Companion özellikleri, bu hesapların veri yerelleştirme tercihlerine uyum sağlamak için Yalnızca Zoom Tarafından Barındırılan Model (ZMO) kullanılarak kullanılabilir. Bu, veri işlemenin belirli bir coğrafi alanda gerçekleşmesini zorunlu kılan uyumluluk gereksinimlerine sahip müşterilerin, varsa Zoom'un o bölgedeki veri işleme yeteneklerinden yararlanmasına olanak tanır. Zoom Tarafından Barındırılan Modeller Only seçeneği ile Zoom, ilgili AI Companion özelliğini güçlendirmek için üçüncü taraf modellerden yararlanmaz. Bunun yerine, veriler işlenmek üzere Zoom Tarafından Barındırılan Modellere gönderilir. Ayrıca, üçüncü taraf model sağlayıcılarımız tarafından desteklenmeyen belirli bölgelerdeki müşteriler ve belirli sektör dikeylerindeki müşteriler için belirli sınırlamalar vardır.

AI Companion üçüncü taraf içeriklerinden nasıl yararlanır?

Zoom ve üçüncü taraf model sağlayıcıları tarafından içerik depolama ve saklama, AI Companion'ı uygulamayı düşünen kuruluşlar için özellikle ilgi çekici alanlardır. Kuruluşların yasal hususlar ve uyumluluk nedenleriyle veri depolamayı ve saklamayı aktif olarak yönetmek istediği durumlarda Zoom, müşterilere çeşitli şekillerde kontrol sağlar. Kuruluşların teknoloji yığınları içinde erişilen ve kullanılan verilere ilişkin görünürlüğü korumalarının ve veri erişimini kendi veri yönetimi önceliklerine göre uyarlamak için esnek ayarlara erişebilmelerinin önemli olduğu günümüz dijital ortamında müşterilerimiz bu sayede güç kazanmaktadır.

Yeni nesil Zoom AI Companion ürünümüz olan AI Companion 2.0'ın yakın zamanda piyasaya sürülmesiyle, müşteriler artık AI Companion'ı kendi e-postalarından, takvim öğelerinden ve Microsoft ve/veya Google gibi üçüncü taraf kaynaklarda depolanan belgelerden yararlanacak şekilde yapılandırabiliyor. Bu güçlü özellik sayesinde bağlı e-postalar, belgeler, elektronik tablolar ve daha fazlasından gelen bilgiler sentezlenerek kullanıcılara daha zengin içerikli yanıtlar sunulmaktadır.

Müşterilerin AI Companion'ın hesaplarında hangi bilgilere erişebileceğini anlamaları ve kontrol etmeleri gerektiğinin bilinciyle AI Companion, hesap yöneticilerine ve kullanıcılara ilgili ayarlar üzerinde esnek kontroller sağlamak üzere tasarlanmıştır. Örneğin; hesap yöneticileri, AI Companion'ın bu üçüncü taraf takvim etkinliklerine, e-postalarına ve belgelerine erişimini web ayarlarından yönetebilir ve kuruluşlarının hesap ve grup düzeyindeki tercihlerine göre bu veri kaynaklarının hiçbirini, tümünü veya bazılarını seçebilir. Bireysel kullanıcılar, AI Companion tarafından kullanılabilir olması için üçüncü taraf hesaplarını Profil sayfalarında Zoom'a bağlamış olmalıdır. Ayrıca, bireysel ayarlar da mevcuttur. Bu ayarlar, AI Companion'ın genel bilgi soruları için web'de arama yapmasını ve kullanıcıların cihazlarından AI Companion komutlarına dosya yüklemelerini sağlayan yerel dosya yüklemelerini kontrol etmeyi mümkün kılar.

Bu ayarlar ve izinler doğrultusunda sistem, kullanıcı izinlerine tabi olarak, üçüncü taraf verilerini ve Zoom hesabınız genelindeki diğer mevcut veri kaynaklarını kullanır ve bunları dizine ekler. Bu sayede kullanıcı taleplerine yanıt verir. Kullanıcı taleplerine verilen yanıtlarda, yanıtın sağlanmasında kullanılan veri kaynaklarının anlaşılmasına yardımcı olmak amacıyla alıntılar ve kaynaklar belirtilir.

Kullanıcılar AI Companion hakkında nasıl bilgilendirilir?

Kullanıcılara yapay zeka kullanımının ne zaman devrede olduğu konusunda şeffaf olmak, sorumlu yapay zekanın önemli bir unsurudur. Bu nedenle Zoom, AI Companion'ın nasıl etkinleştirileceğine dair net seçenekler ve toplantılarda ne zaman devrede olduğunu açıkça belirten bildirimler sağlamaktadır. Toplantılar için oturum sahibi, AI Companion'ı kendi inisiyatifiyle veya bir toplantı katılımcısının talebi üzerine etkinleştirebilir.

Oturum sahibi bir toplantı sırasında AI Companion'ı açtığında toplantı katılımcılarına bir bildirim başlığı görüntülenir. Telefonla katılan toplantı katılımcıları, Zoom AI Companion'ın toplantı için etkinleştirildiğine dair sesli bir bildirim duyacaktır. Zoom Workplace masaüstü uygulamasında kullanıcılar, istemcinin sağ üst köşesindeki AI Companion elmas simgesine tıklayarak AI Companion yan panelini açabilirler.

AI Companion elmas simgesi, AI özelliklerinin nerede kullanılabileceğini göstermek için Zoom Workplace genelinde kullanılır. Bu simge, insanların AI Companion'ın onlara nerede yardımcı olabileceğini kolayca belirlemelerine yardımcı olmak için Zoom Docs, Zoom Team Chat, Zoom Whiteboard ve daha fazlasında bulunabilir.

AI Companion bir toplantıda açıldıktan sonra elmas simgesi, AI Companion'ın açık olduğunu herkese bildirmek için görünür kalır. Katılımcılar elmas simgesine tıklayarak toplantıda hangi AI Companion özelliklerinin etkinleştirildiğini, hangi içeriğe erişildiğini, AI Companion'ın verilerini nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi edinme seçeneğini ve toplantı sahibinden AI Companion özelliklerini kapatmasını isteme seçeneğini görebilirler.

AI Companion ile ilgili başka bildirimler de görebilirsiniz. Örneğin, AI Companion yan panelinin alt kısmında "Yapay zeka hata yapabilir. Doğruluğunu kontrol edin." şeklinde bir hatırlatma bulunmaktadır. Ayrıca, bir toplantı sırasında AI Companion'a toplantı içi sorular sorarken "Başka hiçbir katılımcı bu konuşmayı göremez" ifadesini görürsünüz.

AI Companion'ı kendiniz için en iyi şekilde yapılandırın

AI Companion'ın toplantınızda nasıl açılıp kapanacağını kontrol edin

AI Companion, özellikle Zoom Meetings özellikleri için çok sayıda özelleştirme seçeneği sunar.

Toplantı sahipleri, toplantılarda AI Companion özelliklerini etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilir. Yönetici tarafından izin verildiği takdirde, katılımcılar toplantı sahibinden bu özellikleri etkinleştirmesini veya açıksa devre dışı bırakmasını talep edebilir.

Oturum sahipleri, tek bir tıklamayla toplantıdaki tüm AI Companion özelliklerini devre dışı bırakma ve gerekirse AI Companion toplantı varlıklarını silme seçeneğine de sahiptir.

Toplantı özeti için ayarları yapılandırma

Toplantı özeti en sık kullanılan AI Companion özelliklerinden biridir. Kullanıcıların bu özellik ile nasıl etkileşime gireceklerini özelleştirmek için şu seçenekleri sunuyoruz:

  • Toplantı özetinin, toplantılar başladığında otomatik olarak açılıp açılmayacağı veya oturum sahibinin her toplantı için bunu etkinleştirip etkinleştirmemesi seçeneği.
  • Toplantı özetinin kiminle paylaşılacağı (yalnızca oturum sahipleri, dahili davetliler veya tüm davetliler).
  • Toplantı özetinin nasıl paylaşıldığı. Örneğin, yalnızca sürekli toplantı sohbetine veya e-postaya (bir bağlantı olarak veya e-posta gövdesinde özetle birlikte).
  • Toplantı özetinin ne zaman silineceği.
  • Ek içeriğin (ekran paylaşımı içeriği ve toplantı sohbet mesajları gibi) toplantı özeti için bağlam sağlayıp sağlayamayacağı.

Kuruluşunuz en kısıtlayıcı seçenekleri tercih ediyorsa toplantı özetinin sadece oturum sahipleriyle otomatik olarak paylaşılmasını (veya yalnızca bir bağlantı gönderilmesini) ve özetin kısa bir süre saklanmasını tercih edebilirsiniz. Benzer şekilde, toplantı özetini geliştirmek için ek içerik seçeneklerini kullanmamayı ve yalnızca sesli döküme güvenmeyi seçebilirsiniz.

Ayrıca, kuruluşunuzun oturum sahiplerine ve katılımcılara gönderilen toplantı özeti e-postasını özelleştirmesi için bir seçenek de sunmaktayız. Hesap yöneticileri, bu otomatik e-postalara şirket markalamasını ve gerekli diğer politika dilini ekleyebilir. Bu e-posta şablonlarını hesabınızın Markalama bölümündeki E-posta sekmesinin altında bulabilirsiniz.

Toplantı içi bildirimleri özelleştirin

Hesap yöneticilerine, AI Companion'ın etkinleştirildiğini toplantı katılımcılarına bildiren toplantı içi bildirimleri özelleştirme seçeneği sunuyoruz. Özel uyum gereksinimleri veya diğer özel durumları olan kuruluşlar, kendileri ve kullanıcıları için en uygun bildirim dilini kullanabilir. Bu, dış kitlelerle etkileşimde bulunurken kendi markalarını veya politikaları hakkında bilgi eklemeyi de içerebilir. Zoom Meetings ve Zoom Webinars için uyarılar ile bildirimleri yapılandırma hakkında daha fazla bilgi edinin.

AI Companion'ın yasal hususlar ve uyumluluk ihtiyaçlarınızı nasıl karşıladığı hakkında daha fazla bilgi edinin

Yukarıda okuduğunuz üzere, Zoom AI Companion'ı uygulamanız üzerinde daha fazla kontrol sağlamayı amaçlayan bir dizi esnek ayar ve özellik mevcuttur. Daha fazla okuma için:

Müşterilerimiz bizi seviyor

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Tek Platformdan Bağlantı