Guida legale e alla conformità di Zoom AI Companion

Nel momento in cui le organizzazioni prendono in considerazione gli enormi guadagni di produttività disponibili con gli applicativi di IA generativa, devono anche effettuare considerazioni specifiche sulla gestione dei dati, sulla privacy e sulla conformità. In un panorama tecnologico, legale e di conformità in continua evoluzione, diamo estremo valore all'obbligo di fornire ai clienti le informazioni e gli applicativi necessari per implementare con tranquillità Zoom AI Companion, il tuo assistente smart di IA in Zoom Workplace.

Come responsabile decisionale della tua organizzazione, devi avere informazioni dettagliate sulle funzionalità di protezione dei dati e privacy di AI Companion e su come si adattano ai requisiti di governance dei dati dell'organizzazione. Vogliamo offrire una guida pratica agli approcci comuni per consentire ai clienti di personalizzare la loro esperienza con AI Companion secondo le loro esigenze specifiche legali, di conformità e di privacy.

In Zoom, potenziamo AI Companion con un approccio federato che unisce i nostri modelli di intelligenza artificiale con modelli di IA selezionati di terze parti. A seconda della funzionalità in uso e dello stato generale del sistema, regoliamo dinamicamente i modelli utilizzati in base alle prestazioni e alla disponibilità, per soddisfare le esigenze dei nostri clienti. Scopri di più sull'utilizzo del nostro modello, sul trattamento dei dati e sull'archiviazione nel white paper su sicurezza e privacy di Zoom AI Companion.

Il nostro pensiero di base sui dati e sulla privacy dei clienti è semplice:

Nonostante le funzionalità di AI Companion debbano utilizzare contenuti specifici per fornire il servizio, questi impegni offrono ai clienti la certezza che Zoom non utilizzerà i loro contenuti per addestrare i suoi modelli o per scopi diversi da quelli di assistere i clienti. Per i clienti con esigenze di conformità specifiche Zoom supporta anche la chiave gestita dal cliente per gestire la propria chiave di crittografia per i contenuti archiviati sulla piattaforma cloud Zoom. CMK è disponibile per AI Companion 1.0. CMK per AI Companion 2.0 è in arrivo a breve.

Quando un utente utilizza AI Companion, i dati vengono inviati dall'utente ai modelli ospitati da Zoom e/o da terze parti. Ad esempio, se usi la composizione della chat per assistere nelle bozze di risposta nella chat per il team, i contenuti rilevanti come i thread della chat selezionata, i nomi dei partecipanti alla chat e la tua richiesta saranno inviati al modello pertinente. Scopri di più su come le funzionalità di AI Companion utilizzano i tuoi dati.

Il nostro impegno nella gestione dei dati dei clienti è regolato dalla nostra Informativa sulla privacy e dall'appendice sul trattamento dei dati, che descrivono come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e condividiamo i dati personali. Per quanto riguarda le modalità di interazione dei modelli di terze parti con i dati dei clienti, la nostra pagina dedicata ai sub-responsabili del trattamento illustra nel dettaglio i requisiti che imponiamo ai nostri fornitori di modelli di terze parti.

Durata dell'archiviazione e della conservazione dei dati

Non è sufficiente sapere come vengono utilizzati i dati, ma anche per quanto tempo vengono archiviati e conservati. Se per la tua azienda è importante gestire attentamente l'archiviazione e la conservazione dei dati per ragioni legali e di conformità, hai a disposizione diverse modalità di controllo.

Iniziamo concentrandoci sulla trasparenza della conservazione dei dati. Per informazioni dettagliate sulle impostazioni di archiviazione e conservazione, scarica il nostro white paper su privacy e sicurezza. In generale, Zoom può conservare i contenuti dei clienti per fornire loro il servizio di AI Companion. Zoom conserva gli input (come la trascrizione audio di AI Companion utilizzata per fornire un riepilogo della riunione) per un massimo di 30 giorni a scopo di assistenza e debug. Zoom conserverà tali dati per un periodo più lungo solo se richiesto dalla legge in vigore. I fornitori di modelli di terze parti possono conservare i contenuti dei clienti per un massimo di 30 giorni per motivi di attendibilità e sicurezza.

I clienti potrebbero voler personalizzare il periodo di conservazione per le trascrizioni audio utilizzate per consentire i riepiloghi delle riunioni e altre funzionalità di AI Companion, che Zoom permette se l'impostazione di conservazione e accesso alle trascrizioni delle riunioni è abilitata. Inoltre, alcuni clienti potrebbero scegliere l'opzione Nessuna conservazione dei dati (Zero Data Retention, ZDR) di Zoom per motivi legali o di conformità. Tale opzione elimina immediatamente gli input utilizzati per fornire un riepilogo della riunione di AI Companion dopo la creazione del riepilogo. Se scegli di utilizzare l'opzione ZDR, gli utenti della tua organizzazione non potranno utilizzare alcune delle funzionalità di Docs e AI Companion 2.0.

Disponibilità di AI Companion e località di trattamento dei dati

A seconda delle esigenze legali e di conformità di un'organizzazione, non solo può essere importante sapere come AI Companion gestisce i dati, ma anche dove.

Attualmente AI Companion è disponibile per i clienti ospitati negli Stati Uniti. Per i clienti che si trovano al di fuori degli Stati Uniti (compresi Australia, Canada, Europa, India e Singapore), alcune funzionalità di AI Companion sono disponibili con l'opzione Solo per modelli forniti da Zoom (ZMO) per allinearsi alle preferenze di localizzazione dei dati di tali account. Ciò consente ai clienti in possesso dei requisiti di conformità che impongono che il trattamento dei dati avvenga all'interno di una particolare area geografica di sfruttare le capacità di trattamento dei dati di Zoom in quell'area, se disponibili. Con l'opzione Solo per modelli forniti da Zoom, Zoom non sfrutta modelli di terze parti per consentire la relativa funzionalità AI Companion. Invece, i dati vengono inviati ai modelli forniti da Zoom per il trattamento. Esistono inoltre alcune limitazioni per i clienti di alcune regioni che non sono supportate dai nostri fornitori di modelli di terze parti e per i clienti di alcuni settori.

L'archiviazione e la conservazione dei contenuti da parte di Zoom e dei suoi fornitori di modelli di terze parti rappresentano aree di particolare interesse per le organizzazioni che stanno valutando come implementare AI Companion. Nei casi in cui le aziende desiderano gestire attivamente l'archiviazione e la conservazione dei dati per motivi legali e di conformità, Zoom consente loro di avere il controllo in diversi modi. In questo modo i nostri clienti possono contare sul moderno panorama digitale in cui, per le organizzazioni, è importante mantenere la visibilità dei dati a cui accedono e che utilizzano all'interno del loro stack tecnologico e avere accesso a impostazioni flessibili per personalizzare l'accesso a tali dati in base alle proprie priorità di governance relative.

Con il recente lancio di AI Companion 2.0, il nostro Zoom AI Companion di nuova generazione, i clienti possono configurare AI Companion in modo da sfruttare le proprie e-mail, gli eventi del calendario e i documenti archiviati presso fonti di terze parti come Microsoft e/o Google, per fornire le risposte alle loro richieste. Questa ricca funzionalità fornisce agli utenti risposte più ricche di contesto sintetizzando le informazioni provenienti da e-mail, documenti, fogli di calcolo e altro ancora.

Sapendo che i clienti devono comprendere e controllare le informazioni a cui AI Companion ha accesso all'interno dei loro account, abbiano progettato AI Companion per offrire agli amministratori e agli utenti dell'account controlli flessibili sulle impostazioni pertinenti. Ad esempio, gli amministratori dell'account possono gestire l'accesso di AI Companion a tali eventi del calendario, e-mail e documenti di terze parti nelle impostazioni web, non scegliendo alcuna di queste fonti di dati o scegliendole tutte o alcune, in base alle preferenze della loro organizzazione a livello di account e gruppo. I singoli utenti devono inoltre aver collegato il loro account di terze parti a Zoom nella pagina del loro profilo in modo che sia disponibile per AI Companion. Sono disponibili anche impostazioni singole per controllare i contenuti web, che consentono ad AI Companion di ricercare sul web domande di conoscenza generale. Tali impostazioni permettono anche il caricamento di file locali, che consente agli utenti di aggiungere file dai loro dispositivi ai prompt di AI Companion.

Sulla base di queste impostazioni e autorizzazioni, il sistema sfrutta e indicizza i dati di terze parti, nonché qualsiasi altra fonte di dati disponibile nel tuo account Zoom per rispondere alle richieste degli utenti secondo le autorizzazioni dell'utente. Con le risposte ai prompt, agli utenti sono fornite le citazioni e le fonti, per aiutarli a capire quali fonti di dati sono state utilizzate per dare la risposta.

In che modo gli utenti vengono avvisati di AI Companion

Essere trasparenti con gli utenti su quando l'IA è in uso rappresenta una parte fondamentale dell'IA responsabile. Di conseguenza Zoom ha progettato AI Companion per fornire opzioni chiare su come attivarla e un avviso comprensibile agli utenti su quando l'IA è in funzione durante le riunioni. Quando si tratta di riunioni, l'organizzatore può attivare AI Companion di propria iniziativa o su richiesta di un partecipante alla riunione.

Quando l'organizzatore attiva AI Companion in riunione, i partecipanti alla riunione vedranno un banner di notifica. I partecipanti alla riunione che si entrano telefonicamente sentiranno un avviso audio che indica che Zoom AI Companion è stato abilitato per tale riunione. All'interno dell'app desktop Zoom Workplace, gli utenti possono visualizzare il pannello laterale di AI Companion cliccando sul diamante di AI Companion in alto a destra del client.

Il diamante di AI Companion viene usato in Zoom Workplace per mostrare dove sono disponibili le funzionalità di IA. Questa icona si può trovare in Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard e altro ancora e aiuta le persone a identificare facilmente dove AI Companion può essere d'aiuto.

Dopo l'attivazione di AI Companion in una riunione, il diamante rimane visibile per avvisare tutti che AI Companion è attivo. I partecipanti possono cliccare sul diamante e vedere quali funzionalità di AI Companion sono state attivate in riunione, a quali contenuti si sta accedendo, un'opzione per avere maggiori informazioni su come AI Companion utilizza i loro dati e un'opzione per chiedere all'organizzatore di disattivare le funzionalità di AI Companion.

Potresti vedere altri avvisi relativi a AI Companion. Ad esempio, in fondo al pannello laterale di AI Companion c'è un promemoria che afferma: "L'IA può commettere errori. Controlla l'accuratezza". Inoltre, quando poni domande in riunione ad AI Companion nel corso della riunione, vedrai la frase "Nessun altro partecipante può vedere questa conversazione".

Controlla l'attivazione e la disattivazione di AI Companion in riunione

AI Companion consente molte opzioni di personalizzazione, in particolare per le funzionalità di Zoom Meetings.

Gli organizzatori della riunione possono abilitare o disabilitare le funzionalità di AI Companion nel corso delle riunioni. Se l'amministratore lo consente, i partecipanti possono chiedere all'organizzatore di abilitare queste funzionalità o di disabilitarle se sono attive.

Gli organizzatori della riunione hanno anche l'opzione, con un solo clic, per disattivare tutte le funzionalità di AI Companion in riunione e, se necessario, eliminare le risorse della riunione di AI Companion.

Configura le impostazioni per il riepilogo della riunione

Il riepilogo delle riunioni è una delle funzionalità più apprezzate di AI Companion. Forniamo opzioni di personalizzazione dell'interazione degli utenti con il riepilogo delle riunioni, eccone alcune:

Se la tua organizzazione desidera opzioni più restrittive, inizia condividendo automaticamente il riepilogo solo con i partecipanti alla riunione (o inviando solo un link) e selezionando un breve periodo di conservazione. Allo stesso modo, puoi scegliere di non utilizzare le opzioni di contenuto aggiuntivo per migliorare il riepilogo della riunione e di affidarti solo alla trascrizione audio.

Inoltre, offriamo alla tua organizzazione la possibilità di personalizzare l'e-mail di riepilogo della riunione inviata agli organizzatori e ai partecipanti. Gli amministratori dell'account possono aggiungere a queste e-mail automatiche il brand aziendale e qualsiasi altro testo richiesto dalla policy. Puoi trovare questi modelli di e-mail nella scheda E-mail nella sezione branding del tuo account.

Personalizzare gli avvisi in riunione

Gli amministratori degli account hanno la possibilità di personalizzare gli avvisi che informano i partecipanti alle riunioni quando AI Companion è attivo. Le organizzazioni, che hanno esigenze di conformità particolari o in altre circostanze speciali, possono utilizzare la modalità di avviso più adatta a loro e ai loro utenti, anche aggiungendo il brand o informazioni sulle proprie policy quando interagiscono con il pubblico esterno. Scopri di più su come configurare avvisi e notifiche per Zoom Meetings e Webinars.

Come hai letto, ci sono una serie di impostazioni e funzionalità flessibili progettate per darti un maggiore controllo dell'implementazione di Zoom AI Companion. Ecco cos'altro puoi leggere: