AI Companion

Zoom AI Companion에 대한 법률 및 규정 준수 가이드

조직에 AI Companion을 통합하려는 경우, Zoom의 데이터 보호 및 개인정보 보호 기능에 대해 알아보고 조직의 데이터 거버넌스 요구 사항에 어떻게 부합하는지 파악하는 것이 중요합니다.

업데이트 날짜 November 22, 2024

게시 날짜 November 13, 2024

Zoom AI Companion에 대한 법률 및 규정 준수 가이드
Cheree McAlpine 얼굴 사진
Cheree McAlpine
최고 법률 책임자

글로벌 기술 기업을 대표하며 25년 이상 법률 경력을 쌓은 Cheree McAlpine은 최고 법률 책임자로 Zoom에 합류했습니다. 

 

Cheree는 여러 법무 부문 임원직을 역임했으며, 가장 최근에는 AI 및 고객 솔루션 회사인 Intercom의 SVP 겸 법무 자문 위원으로 근무했습니다. 그전에는 Lumileds Inc의 최고 법률 책임자 겸 기업 비서실장을 역임했습니다. Lumileds에서 근무하기 전에는 Avnet Americas 및 Wyse Technology의 법무 자문 위원으로 근무하며 회사를 성공적으로 Dell에 매각하도록 관리했습니다.

 

Cheree는 University of Alabama에서 학사 학위를, Suffolk University 로스쿨에서 법학 학위를 받았습니다. 현재 베이 에어리어에 거주하고 있습니다.

조직은 생성형 AI 도구를 통해 얻을 수 있는 엄청난 생산성 향상을 고려할 때 데이터 처리, 개인정보 보호 및 규정 준수와 관련된 고유한 고려 사항도 함께 검토합니다. Zoom은 진화하는 기술, 법률 및 규정 준수 환경에서 고객이 Zoom Workplace 전반에 걸쳐 활용되는 스마트 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 확신을 가지고 구현할 수 있도록 필요한 정보와 도구를 제공해야 할 의무를 중요하게 여기고 있습니다.

조직의 의사 결정권자는 AI Companion의 데이터 보호 및 개인정보 보호 기능과 이러한 기능이 조직의 데이터 거버넌스 요구 사항에 어떻게 부합하는지에 대한 인사이트를 확보해야 합니다. Zoom은 고객이 고유한 법률, 규정 준수 및 개인정보 보호 요구 사항을 충족하도록 AI Companion 환경을 맞춤화할 수 있는 일반적인 접근 방식에 대한 실용적인 지침을 제공하고자 합니다.

AI Companion이 데이터를 처리하는 방법

 

Zoom은 자체 인공 지능 모델과 엄선된 제3자 AI 모델을 결합하는 통합적 접근 방식을 통해 AI Companion을 지원합니다. 사용 중인 기능과 전반적인 시스템 상태에 따라 성능과 가용성을 기반으로 사용되는 모델을 동적으로 조정하여 고객의 요구 사항을 충족합니다. 모델 사용, 데이터 처리 및 저장에 대해 자세히 알아보려면 Zoom AI Companion 보안 및 개인정보 보호 백서를 확인하세요.

고객 데이터 및 개인정보 보호에 대한 Zoom의 핵심 철학은 간단합니다.

  • Zoom은 Zoom 또는 제3자의 인공 지능 모델의 학습을 목적으로 고객의 음성, 동영상, 채팅, 화면 공유, 첨부 파일 또는 고객 콘텐츠 등의 기타 커뮤니케이션 자료(예: 설문조사 결과, 화이트보드 및 반응)를 사용하지 않습니다.

  • Zoom 직원은 고객 콘텐츠에 접근하거나 이를 사용할 수 없습니다. 여기에는 회의, 웨비나, 메시징, 이메일 콘텐츠(예: 음성, 동영상, 파일, 회의 중 화이트보드, 메시징, 이메일 등), 기타 협업 기능을 통해 생성되거나 공유된 콘텐츠(예: 회의 외부에서 공유된 화이트보드), AI Companion으로 생성된 콘텐츠 등이 포함됩니다. 다만, 해당 콘텐츠가 생성된 Zoom 제품이나 서비스를 제공하는 계정의 관리자나 계정 소유자가 승인한 경우, 또는 법률, 안전, 보안상의 이유로 필요한 경우에 한해 제한적으로 접근이 허용될 수 있습니다.

AI Companion 기능은 서비스 제공을 위해 특정 콘텐츠를 사용해야 하지만, 이러한 약속을 통해 고객은 Zoom이 모델 학습이나 고객 서비스 제공 이외의 목적으로 고객 콘텐츠를 사용하지 않는다는 확신을 가질 수 있습니다. 고유한 규정 준수 요구 사항이 있는 고객을 위해 Zoom은 고객이 Zoom 클라우드 플랫폼에 저장된 콘텐츠의 암호화 키를 직접 관리할 수 있는 고객 관리형 키도 지원합니다. CMK는 AI Companion 1.0에서 사용할 수 있습니다. AI Companion 2.0용 CMK는 곧 출시될 예정입니다.

사용자가 AI Companion을 이용할 때, 데이터는 사용자로부터 Zoom이 호스팅하는 모델 또는 제3자 모델로 전송됩니다. 예를 들어 Zoom Team Chat에서 채팅 작성 기능을 사용하여 응답 초안을 작성하는 경우 선택한 채팅 스레드, 채팅 참가자 이름 및 프롬프트와 같은 관련 콘텐츠가 관련 모델로 전송됩니다. AI Companion 기능이 데이터를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

고객 데이터 처리에 대한 Zoom의 약속에는 Zoom이 수집, 사용, 저장 및 공유하는 개인 데이터를 설명하는 개인정보 처리방침 및 데이터 처리 부록이 적용됩니다. 제3자 모델이 고객 데이터와 상호 작용하는 방식에 관해서는 하위 처리 업체 페이지에 Zoom이 제3자 모델 공급자에 부과하는 요구 사항에 대한 자세한 설명이 나와 있습니다.

데이터 저장 및 보관 기간

데이터가 어떻게 사용되는지 아는 것만으로는 충분하지 않으며, 얼마나 오래 저장되고 보관되는지도 알아야 합니다. 조직에서 법률 및 규정 준수상의 이유로 데이터 저장 및 보관을 면밀히 관리해야 하는 경우, 이를 제어할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

우선, Zoom은 데이터 보관에 대한 투명성에 중점을 두고 있습니다. 저장 및 보관 설정에 대한 기능별 정보는 개인정보 보호 및 보안 백서를 다운로드하여 확인할 수 있습니다. 일반적으로 Zoom은 고객에게 AI Companion 서비스를 제공하기 위해 고객 콘텐츠를 보관할 수 있습니다. Zoom은 지원 및 디버깅 목적으로 최대 30일 동안 입력값(예: 회의 요약 제공을 위해 AI Companion에서 사용한 오디오 대화 내용)을 보관합니다. Zoom은 관련 법률에서 요구하는 경우에만 해당 데이터를 더 오랜 기간 보관합니다. 제3자 모델 공급자는 신뢰와 안전을 위해 최대 30일 동안 고객 콘텐츠를 보관할 수 있습니다.

고객은 회의 요약 및 기타 AI Companion 기능을 지원하는 데 사용되는 오디오 대화 내용의 보관 기간을 맞춤화하길 원할 수 있으며, 회의 대화 내용 보관 및 접근 설정이 활성화된 경우 Zoom에서 이를 허용합니다. 또한 일부 고객은 법률 또는 규정 준수상의 이유로 Zoom의 제로 데이터 보관(ZDR) 옵션을 선택해야 할 수 있으며, 이 옵션은 요약이 생성된 후 AI Companion 회의 요약을 제공하는 데 사용된 입력값을 즉시 삭제합니다. ZDR을 사용하기로 선택하는 경우 조직의 구성원들은 Zoom Docs 및 AI Companion 2.0의 일부 기능을 사용할 수 없게 됩니다.

AI Companion의 가용성 및 데이터 처리 위치

조직의 법률 및 규정 준수 요구 사항에 따라 AI Companion이 데이터를 처리하는 방법뿐만 아니라 그 위치를 파악하는 것이 중요할 수 있습니다.

AI Companion은 현재 미국에서 호스팅되는 서비스를 이용하는 고객에게 제공됩니다. 미국 외 지역(호주, 캐나다, 유럽, 인도, 싱가포르 등)에서 호스팅되는 서비스를 이용하는 고객의 경우, 해당 계정의 데이터 현지화 기본 설정을 준수하기 위해 Zoom 호스팅 모델 전용(ZMO) 옵션으로만 특정 AI Companion 기능을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 처리가 특정 지역 내에서 이루어져야 하는 규정 준수 요구 사항이 있는 고객은 해당 지역에서 서비스가 제공되는 경우 Zoom의 데이터 처리 기능을 활용할 수 있습니다. Zoom 호스팅 모델 전용 옵션을 사용하면 Zoom은 관련 AI Companion 기능을 지원하기 위해 제3자 모델을 활용하지 않습니다. 대신 데이터는 Zoom 호스팅 모델로 전송되어 처리됩니다. 또한 제3자 모델 공급자가 지원하지 않는 일부 지역의 고객과 일부 업종의 고객에게는 특정 제한이 있습니다.

AI Companion이 제3자 콘텐츠를 활용하는 방법

Zoom과 제3자 모델 공급자의 콘텐츠 저장 및 보관은 AI Companion 구현 방법을 고려 중인 조직이 특히 관심을 갖는 분야입니다. 조직이 법률 및 규정 준수상의 이유로 데이터 저장 및 보관을 적극적으로 관리하고자 하는 경우, Zoom은 여러 가지 방법으로 고객이 이를 제어할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 조직이 기술 스택 내에서 접근 및 활용되는 데이터에 대한 가시성을 유지하고 자체적인 데이터 거버넌스 우선순위에 따라 데이터 접근을 맞춤화할 수 있는 유연한 설정을 구축하는 것이 중요한 오늘날의 디지털 환경에서 고객의 권한을 강화할 수 있습니다.

최근 차세대 Zoom AI Companion인 AI Companion 2.0이 출시됨에 따라, 이제 고객은 Microsoft나 Google과 같은 제3자 소스에 저장된 자신의 이메일, 캘린더 항목, 문서를 활용하여 프롬프트에 대한 답변을 제공하도록 AI Companion을 설정할 수 있습니다. 이 강력한 기능은 연결된 이메일, 문서, 스프레드시트 등의 정보를 종합하여 사용자에게 더욱 풍부한 상황별 답변을 제공합니다.

고객이 자신의 계정 내에서 AI Companion이 접근할 수 있는 정보를 파악하고 제어해야 한다는 점을 고려하여, AI Companion은 계정 관리자 및 사용자가 관련 설정을 유연하게 제어할 수 있도록 설계되었습니다. 예를 들어, 계정 관리자는 웹 설정에서 이러한 제3자 캘린더 이벤트, 이메일 및 문서에 대한 AI Companion의 접근 권한을 관리하여 계정 및 그룹 수준에서 조직의 기본 설정에 따라 이러한 데이터 소스를 아무것도 선택하지 않거나, 일부 또는 전부를 선택할 수 있습니다. 개별 사용자는 AI Companion에서 사용할 수 있도록 프로필 페이지에서 제3자 계정을 Zoom에 연결해야 합니다. 또한 개별 설정을 통해 웹 콘텐츠를 제어할 수 있어 AI Companion이 웹에서 일반 지식 질문을 검색할 수 있으며, 로컬 파일 업로드를 통해 사용자가 자신의 장치에서 AI Companion 프롬프트에 파일을 추가할 수도 있습니다.

이러한 설정과 권한에 따라 시스템은 제3자 데이터와 Zoom 계정 전반의 기타 사용 가능한 데이터 소스를 활용하고 색인화하여 사용자의 기본 권한 범위 내에서 프롬프트에 답변합니다. 답변에 사용된 데이터 소스를 사용자가 파악할 수 있도록 사용자 프롬프트에 대한 답변과 함께 인용 및 출처가 제공됩니다.

사용자에게 AI Companion 관련 알림이 전송되는 방식

AI가 언제 사용되는지 사용자에게 투명하게 공개하는 것이 책임감 있는 AI의 핵심 요소이므로, Zoom은 AI Companion을 켜는 방법에 대한 명확한 옵션과 회의 중 작동 시 사용자에게 명확한 알림을 제공하도록 설계했습니다. 호스트는 회의 중에 자발적으로 또는 회의 참가자의 요청에 따라 AI Companion을 켤 수 있습니다.

호스트가 회의 중에 AI Companion을 켜면 회의 참가자에게 알림 배너가 표시됩니다. 전화로 참여하는 회의 참가자에게는 회의에 Zoom AI Companion이 활성화되었다는 음성 알림이 전송됩니다. Zoom Workplace 데스크톱 앱에서 사용자는 클라이언트 오른쪽 상단에 있는 AI Companion 다이아몬드 아이콘을 클릭하여 AI Companion 측면 패널을 불러올 수 있습니다.

AI Companion 다이아몬드는 Zoom Workplace 전반에 걸쳐 AI 기능을 사용할 수 있는 위치를 표시하는 데 사용됩니다. 이 아이콘은 Zoom Docs, Zoom Team Chat, Zoom Whiteboard 등에서 찾을 수 있으며, 사용자가 AI Companion을 활용할 수 있는 위치를 쉽게 파악할 수 있도록 도와줍니다.

회의에서 AI Companion이 켜지면 다이아몬드가 계속 표시되어 모든 참가자에게 AI Companion이 켜져 있음을 알립니다. 참가자는 다이아몬드를 클릭하여 회의에서 활성화된 AI Companion 기능, 접근되고 있는 콘텐츠, AI Companion이 데이터를 사용하는 방식에 대해 자세히 알아볼 수 있는 옵션 및 호스트에게 AI Companion 기능을 끄도록 요청할 수 있는 옵션을 확인할 수 있습니다.

AI Companion과 관련된 다른 알림이 표시될 수 있습니다. 예를 들어, AI Companion 측면 패널 하단에 "AI는 실수를 할 수 있습니다. 정확성을 위해 검토하세요."라는 미리 알림이 표시됩니다. 또한 회의 중 AI Companion에게 회의 중 질문을 할 때 "다른 참가자는 이 대화를 볼 수 없습니다."라는 문구가 표시됩니다.

사용자 지정 AI Companion 설정

회의에서 AI Companion을 켜고 끄는 방법 제어

AI Companion은 특히 Zoom Meetings 기능에 대한 다양한 사용자 지정 옵션을 제공합니다.

회의 호스트는 회의 중 AI Companion 기능을 활성화 또는 비활성화할 수 있습니다. 관리자가 허용하는 경우 참가자는 호스트에게 이러한 기능을 활성화하도록 요청할 수 있으며, 기능이 켜져 있는 경우 호스트에게 비활성화하도록 요청할 수도 있습니다.

또한 회의 호스트는 클릭 한 번으로 회의의 모든 AI Companion 기능을 끄고 필요한 경우 AI Companion 회의 자산을 삭제할 수 있는 옵션을 사용할 수 있습니다.

회의 요약에 대한 설정 구성

회의 요약은 가장 인기 있는 AI Companion 기능 중 하나입니다. 사용자는 다음과 같은 옵션을 통해 회의 요약 사용 방식을 사용자 지정할 수 있습니다.

  • 회의 시작 시 회의 요약이 자동으로 활성화되는지 아니면 호스트가 매 회의마다 직접 활성화해야 하는지 여부를 설정할 수 있습니다.
  • 회의 요약 공유 대상(회의 호스트만, 내부 초대 대상자 또는 모든 초대 대상자)을 설정할 수 있습니다.
  • 회의 요약이 공유되는 방식을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 지속적인 회의 채팅 또는 이메일(링크 또는 이메일 본문에 요약 포함)로만 공유되도록 설정할 수 있습니다.
  • 회의 요약이 삭제되는 시점을 설정할 수 있습니다.
  • 추가 콘텐츠(예: 화면 공유 콘텐츠 및 회의 채팅 메시지)를 회의 요약의 컨텍스트로 활용할지 여부를 설정할 수 있습니다.

조직에서 가장 제한적인 옵션을 원하는 경우, 회의 호스트에게만 요약을 자동으로 공유하고(또는 링크만 전송) 짧은 보관 기간을 선택하는 것으로 시작하세요. 또한 회의 요약 기능 향상을 위한 추가 콘텐츠 옵션을 사용하지 않고 오디오 대화 내용만을 활용하도록 선택할 수도 있습니다.

또한 조직에서 호스트와 참가자에게 보내는 회의 요약 이메일을 사용자 지정할 수 있는 방법도 제공합니다. 계정 관리자는 이러한 자동 이메일에 회사 브랜딩과 추가로 필요한 정책 언어를 추가할 수 있습니다. 이러한 이메일 템플릿은 계정의 브랜딩 섹션에 있는 이메일 탭에서 찾을 수 있습니다.

회의 중 알림 사용자 지정

계정 관리자가 회의 참가자에게 AI Companion이 활성화되었음을 알리는 회의 중 알림을 사용자 지정할 수 있는 옵션을 제공합니다. 고유한 규정 준수 요구 사항이나 기타 특수한 상황이 있는 조직은 외부 대상과 소통할 때 브랜딩이나 조직 정책에 대한 정보를 추가하는 등 조직과 사용자에게 가장 적합한 알림 언어를 사용할 수 있습니다. Zoom Meetings 및 Zoom Webinars에 대한 알림 설정에 대해 자세히 알아보세요.

AI Companion이 법률 및 규정 준수 요구 사항을 충족하는 방법 자세히 알아보기

지금까지 살펴본 바와 같이 Zoom AI Companion의 구현을 보다 효과적으로 제어할 수 있도록 설계된 일련의 유연한 설정과 기능을 사용할 수 있습니다. 다음을 통해 자세히 알아보세요.

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