AI Companion

Panduan hukum dan kepatuhan untuk Zoom AI Companion

Ketika Anda berpikir untuk mengintegrasikan AI Companion ke dalam organisasi Anda, penting untuk mengetahui tentang fitur perlindungan data dan privasi kami dan bagaimana fitur-fitur tersebut sesuai dengan persyaratan tata kelola data organisasi Anda.

Diperbarui pada November 22, 2024

Diterbitkan pada November 13, 2024

Panduan Hukum dan Kepatuhan untuk Zoom AI Companion
Potret Cheree McAlpine
Cheree McAlpine
Chief Legal Officer

Cheree McAlpine membawa pengalaman lebih dari 25 tahun dalam bidang hukum mewakili perusahaan teknologi global ke Zoom sebagai Chief Legal Officer. 

 

Cheree telah menduduki sejumlah posisi eksekutif di bidang hukum, yang terakhir sebagai SVP dan Penasihat Umum di Intercom, sebuah perusahaan solusi AI dan pelanggan. Sebelumnya, beliau menjabat sebagai Chief Legal Officer dan Corporate Secretary untuk Lumileds Inc.  Sebelum menjabat di Lumileds, beliau adalah Penasihat Umum di Avnet Americas dan Wyse Technology, di mana beliau mengelola penjualan perusahaan yang sukses ke Dell.

 

Cheree mendapatkan gelar BA-nya dari University of Alabama dan gelar sarjana hukum dari Suffolk University Law School. Dia tinggal di Bay Area.

Ketika organisasi mempertimbangkan peningkatan produktivitas yang luar biasa yang tersedia dengan alat bantu AI generatif, mereka juga menyeimbangkan pertimbangan unik seputar penanganan data, privasi, dan kepatuhan. Dalam lanskap teknologi, hukum, dan kepatuhan yang terus berkembang, kami menganggap serius kewajiban kami untuk memberikan informasi dan alat yang dibutuhkan pelanggan agar dapat menerapkan Zoom AI Companion, asisten AI pintar Anda di seluruh Zoom Workplace dengan percaya diri.

Sebagai pengambil keputusan untuk organisasi Anda, Anda memerlukan wawasan tentang fitur perlindungan data dan privasi AI Companion dan bagaimana fitur-fitur tersebut sesuai dengan persyaratan tata kelola data organisasi Anda. Kami ingin menawarkan panduan praktis tentang pendekatan umum bagi pelanggan untuk menyesuaikan pengalaman AI Companion mereka guna memenuhi kebutuhan hukum, kepatuhan, dan privasi yang unik.

Bagaimana AI Companion memproses data

 

Di Zoom, kami memberdayakan AI Companion dengan pendekatan terfederasi yang menggabungkan model kecerdasan buatan kami sendiri dengan model AI pihak ketiga tertentu. Bergantung pada fitur yang digunakan dan status sistem secara keseluruhan, kami secara dinamis menyesuaikan model yang digunakan berdasarkan kinerja dan ketersediaan, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan kami. Pelajari lebih lanjut tentang penggunaan model, pemrosesan data, dan penyimpanan kami di Laporan Resmi Keamanan dan Privasi Zoom AI Companion.

Filosofi utama kami tentang data dan privasi pelanggan adalah sederhana:

  • Zoom tidak menggunakan audio, video, obrolan, berbagi layar, lampiran, atau konten pelanggan lain yang menyerupai komunikasi (seperti hasil jajak pendapat, papan tulis, dan reaksi) untuk melatih model kecerdasan buatan Zoom atau pihak ketiganya; dan

  • Karyawan Zoom tidak boleh mengakses atau menggunakan konten pelanggan, termasuk konten rapat, webinar, olah pesan, atau email (khususnya, konten audio, video, file, papan tulis dalam rapat, olah pesan, atau email), konten apa pun yang dibuat atau dibagikan sebagai bagian dari fitur kolaboratif lainnya (seperti papan tulis di luar rapat), atau konten yang dibuat oleh AI Companion, kecuali jika diotorisasi oleh pemilik akun atau administrator akun yang menghosting produk atau layanan Zoom tempat konten pelanggan dibuat, atau jika diperlukan untuk alasan hukum, keselamatan, atau keamanan.

Meskipun fitur AI Companion harus menggunakan konten tertentu untuk menyediakan layanan, komitmen ini memberikan keyakinan kepada pelanggan bahwa Zoom tidak akan menggunakan konten pelanggan untuk melatih model kami, atau untuk tujuan lain selain melayani pelanggan kami. Untuk pelanggan dengan kebutuhan kepatuhan yang unik, Zoom juga mendukung Kunci yang Dikelola Pelanggan bagi pelanggan untuk mengelola kunci enkripsi mereka sendiri untuk konten yang disimpan di platform cloud Zoom. CMK tersedia untuk AI Companion 1.0. CMK untuk AI Companion 2.0 akan segera hadir.

Ketika pengguna berinteraksi dengan AI Companion, data akan dikirim dari pengguna ke model yang dihosting Zoom dan/atau model pihak ketiga. Misalnya, jika Anda menggunakan penulisan obrolan untuk membantu menyusun tanggapan di Team Chat, konten yang relevan seperti utas obrolan yang dipilih, nama peserta obrolan, dan permintaan Anda akan dikirim ke model yang relevan. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana fitur AI Companion menggunakan data Anda.

Komitmen kami dalam menangani data pelanggan diatur oleh Pernyataan Privasi dan Adendum Pemrosesan Data, yang menjelaskan data pribadi yang kami kumpulkan, gunakan, simpan, dan bagikan. Mengenai cara model pihak ketiga berinteraksi dengan data pelanggan, halaman subpemroses kami merinci persyaratan yang kami terapkan pada penyedia model pihak ketiga.

Berapa lama data disimpan dan dipertahankan

Tidaklah cukup hanya mengetahui bagaimana data digunakan, tetapi juga berapa lama data disimpan dan dipertahankan. Jika penting bagi organisasi Anda untuk mengelola penyimpanan dan retensi data secara ketat untuk alasan hukum dan kepatuhan, ada beberapa cara untuk mengendalikannya.

Sebagai permulaan, kami berfokus pada transparansi seputar penyimpanan data. Untuk informasi terperinci tentang pengaturan penyimpanan dan retensi berdasarkan setiap fitur, unduh Laporan Resmi Privasi dan Keamanan kami. Secara umum, Zoom dapat menyimpan konten pelanggan untuk menyediakan layanan AI Companion kepada pelanggan. Zoom menyimpan input (seperti transkrip audio AI Companion yang digunakan untuk memberikan ringkasan rapat) hingga 30 hari untuk tujuan dukungan dan debugging. Zoom hanya akan menyimpan data tersebut untuk jangka waktu yang lebih lama jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku. Penyedia model pihak ketiga dapat menyimpan konten pelanggan hingga 30 hari untuk tujuan kepercayaan dan keamanan.

Pelanggan mungkin ingin menyesuaikan periode penyimpanan untuk transkrip audio yang digunakan untuk mendukung ringkasan rapat dan fitur AI Companion lainnya, yang diizinkan oleh Zoom jika pengaturan simpan dan akses transkrip rapat diaktifkan. Selain itu, beberapa pelanggan mungkin memiliki alasan hukum atau kepatuhan untuk memilih opsi Zero Data Retention (ZDR) dari Zoom, yang segera menghapus input yang digunakan untuk memberikan ringkasan rapat AI Companion setelah ringkasan dibuat. Jika Anda memilih untuk menggunakan ZDR, orang-orang di organisasi Anda tidak akan dapat menggunakan beberapa fungsi untuk Docs dan AI Companion 2.0.

Ketersediaan AI Companion dan tempat AI Companion memproses data

Bergantung pada kebutuhan hukum dan kepatuhan organisasi, penting untuk mengetahui tidak hanya bagaimana AI Companion menangani data, tetapi juga di mana data tersebut diproses.

AI Companion saat ini tersedia untuk pelanggan yang dihosting di A.S. Untuk pelanggan yang dihosting di luar A.S. (termasuk di Australia, Kanada, Eropa, India, dan Singapura), fitur AI Companion tertentu tersedia dengan menggunakan opsi Hanya Model yang dihosting Zoom (ZMO) untuk menyelaraskan dengan preferensi pelokalan data untuk akun tersebut. Hal ini memungkinkan pelanggan yang memiliki persyaratan kepatuhan yang mewajibkan pemrosesan data dilakukan di wilayah geografis tertentu untuk memanfaatkan kemampuan pemrosesan data Zoom di area tersebut, jika tersedia. Dengan opsi Hanya Model yang dihosting Zoom, Zoom tidak memanfaatkan model pihak ketiga untuk mengaktifkan fitur AI Companion yang relevan. Sebagai gantinya, data dikirim ke Model yang dihosting Zoom untuk diproses. Ada juga batasan tertentu untuk pelanggan di wilayah tertentu yang tidak didukung oleh penyedia model pihak ketiga kami dan untuk pelanggan di bidang industri tertentu.

Bagaimana AI Companion memanfaatkan konten pihak ketiga

Penyimpanan dan retensi konten oleh Zoom dan penyedia model pihak ketiganya merupakan area yang menjadi perhatian khusus bagi organisasi yang sedang mempertimbangkan cara menerapkan AI Companion. Dalam situasi di mana organisasi ingin secara aktif mengelola penyimpanan dan retensi data untuk alasan hukum dan kepatuhan, Zoom memberikan kendali kepada pelanggan dalam beberapa cara. Hal ini memberdayakan pelanggan kami dalam lanskap digital saat ini, di mana penting bagi organisasi untuk mempertahankan visibilitas ke dalam data yang diakses dan digunakan dalam kumpulan teknologi mereka dan memiliki akses ke pengaturan yang fleksibel untuk menyesuaikan akses data sesuai dengan prioritas tata kelola data mereka sendiri.

Dengan peluncuran AI Companion 2.0 baru-baru ini, generasi berikutnya dari Zoom AI Companion, pelanggan sekarang dapat mengonfigurasi AI Companion untuk memanfaatkan email, item kalender, dan dokumen mereka sendiri yang disimpan pada sumber pihak ketiga, seperti Microsoft dan/atau Google, agar dapat memberikan jawaban atas permintaan mereka. Kemampuan canggih ini memberikan jawaban yang lebih kaya konteks kepada pengguna dengan menggabungkan informasi dari email, dokumen, spreadsheet yang terhubung, dan banyak lagi.

Menyadari bahwa pelanggan perlu memahami dan mengontrol informasi apa saja yang dapat diakses oleh AI Companion di dalam akun mereka, AI Companion dirancang untuk memberikan kontrol yang fleksibel kepada administrator akun dan pengguna atas pengaturan yang relevan. Misalnya, admin akun dapat mengelola akses AI Companion ke acara kalender, email, dan dokumen pihak ketiga ini di pengaturan web, memilih tidak ada, semua, atau beberapa sumber data ini berdasarkan preferensi organisasi mereka di tingkat akun dan grup. Pengguna individu juga harus menghubungkan akun pihak ketiga mereka ke Zoom di halaman Profil agar dapat digunakan oleh AI Companion. Pengaturan individu juga tersedia untuk mengontrol konten web, yang memungkinkan AI Companion mencari pertanyaan pengetahuan umum di web, dan unggahan file lokal, sehingga pengguna dapat menambahkan file dari perangkat mereka ke permintaan AI Companion.

Berdasarkan pengaturan dan izin ini, sistem memanfaatkan dan mengindeks data pihak ketiga, serta sumber data lain yang tersedia di akun Zoom Anda untuk menjawab pertanyaan pengguna sesuai dengan izin yang diberikan oleh pengguna. Kutipan dan sumber disediakan dengan jawaban atas pertanyaan pengguna untuk membantu pengguna memahami sumber data mana yang digunakan untuk memberikan jawaban.

Bagaimana pengguna diberi tahu tentang AI Companion

Transparan kepada pengguna tentang kapan AI digunakan adalah bagian penting dari AI yang bertanggung jawab, jadi Zoom merancang AI Companion untuk memberikan opsi yang jelas tentang cara mengaktifkannya, dan pemberitahuan yang jelas kepada pengguna tentang kapan AI beroperasi dalam rapat. Untuk rapat, host dapat mengaktifkan AI Companion atas inisiatif sendiri atau atas permintaan peserta rapat.

Ketika host mengaktifkan AI Companion selama rapat, banner pemberitahuan akan ditampilkan kepada peserta rapat. Peserta rapat yang bergabung melalui telepon akan mendengar pemberitahuan audio bahwa Zoom AI Companion telah diaktifkan untuk rapat tersebut. Di dalam aplikasi desktop Zoom Workplace, pengguna dapat membuka panel samping AI Companion dengan mengklik berlian AI Companion di kanan atas klien.

Berlian AI Companion digunakan di seluruh Zoom Workplace untuk menunjukkan di mana fitur-fitur AI tersedia. Ikon ini dapat ditemukan di Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard, dan lainnya untuk membantu orang-orang dengan mudah mengidentifikasi di mana AI Companion dapat membantu mereka.

Setelah AI Companion diaktifkan dalam rapat, berlian akan tetap terlihat untuk memberi tahu semua orang bahwa AI Companion aktif. Peserta dapat mengklik berlian dan melihat fitur AI Companion mana yang telah diaktifkan dalam rapat, konten apa yang sedang diakses, opsi untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana AI Companion menggunakan data mereka, dan opsi untuk meminta host menonaktifkan fitur AI Companion.

Anda dapat melihat pemberitahuan lain yang terkait dengan AI Companion. Misalnya, terdapat pengingat di bagian bawah panel samping AI Companion yang menyatakan, "AI bisa membuat kesalahan. Tinjau ulang untuk memastikan keakuratannya." Selain itu, ketika mengajukan pertanyaan dalam rapat kepada AI Companion selama rapat, Anda akan melihat kalimat, "Tidak ada peserta lain yang dapat melihat percakapan ini."

Mengonfigurasi AI Companion agar bekerja untuk Anda

Mengontrol bagaimana AI Companion diaktifkan dan dinonaktifkan dalam rapat Anda

AI Companion memungkinkan banyak opsi penyesuaian, khususnya untuk fitur Zoom Meetings.

Host rapat dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur AI Companion dalam rapat. Jika diizinkan oleh admin, peserta dapat meminta host untuk mengaktifkan fitur-fitur ini, atau mereka dapat meminta host untuk menonaktifkannya jika fitur-fitur tersebut diaktifkan.

Host rapat juga memiliki opsi sekali klik untuk menonaktifkan semua fitur AI Companion dalam rapat dan menghapus aset rapat AI Companion jika diperlukan.

Mengonfigurasi pengaturan untuk ringkasan rapat

Ringkasan rapat adalah salah satu fitur AI Companion yang paling populer. Kami menyediakan opsi untuk menyesuaikan cara pengguna berinteraksi dengannya, termasuk:

  • Baik ringkasan rapat diaktifkan secara otomatis saat rapat dimulai maupun jika host perlu mengaktifkannya untuk setiap rapat.
  • Kepada siapa ringkasan rapat dibagikan (hanya host rapat, undangan internal, atau semua undangan).
  • Bagaimana ringkasan rapat dibagikan. Misalnya, hanya ke obrolan rapat atau email yang berkelanjutan (sebagai tautan atau dengan ringkasan di badan email).
  • Saat ringkasan rapat dihapus.
  • Apakah konten tambahan (seperti konten berbagi layar dan pesan obrolan rapat) dapat memberikan konteks untuk ringkasan rapat.

Jika organisasi Anda menginginkan opsi yang paling ketat, mulailah dengan membagikan ringkasan secara otomatis hanya kepada host rapat (atau hanya mengirimkan tautan), dan memilih periode penyimpanan yang singkat. Demikian pula, Anda dapat memilih untuk tidak menggunakan opsi konten tambahan untuk menyempurnakan ringkasan rapat dan hanya mengandalkan transkrip audio.

Kami juga menyediakan cara bagi organisasi Anda untuk menyesuaikan email ringkasan rapat yang dikirim ke host dan peserta. Administrator akun dapat menambahkan branding perusahaan dan bahasa kebijakan tambahan yang diperlukan ke email otomatis tersebut. Anda dapat menemukan templat email ini di tab Email di bagian Branding pada akun Anda.

Menyesuaikan pemberitahuan dalam rapat

Kami menyediakan opsi bagi administrator akun untuk menyesuaikan pemberitahuan dalam rapat yang memberi tahu peserta rapat ketika AI Companion diaktifkan. Organisasi dengan kebutuhan kepatuhan yang unik atau keadaan khusus lainnya dapat menggunakan bahasa pemberitahuan yang paling sesuai untuk mereka dan penggunanya, termasuk menambahkan branding atau informasi tentang kebijakan mereka sendiri saat berinteraksi dengan audiens eksternal. Pelajari lebih lanjut tentang mengonfigurasi peringatan dan pemberitahuan untuk Zoom Meetings dan Webinars.

Baca lebih lanjut tentang bagaimana AI Companion memenuhi kebutuhan hukum dan kepatuhan Anda

Seperti yang sudah Anda baca, Anda memiliki serangkaian pengaturan dan fitur fleksibel yang dirancang untuk memberi Anda kontrol yang lebih besar atas penerapan Zoom AI Companion. Untuk informasi lebih lanjut:

Pelanggan kami mencintai kami

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Satu Platform untuk Berkomunikasi