Если вы задумываетесь о внедрении AI Companion в своей организации, вам необходимо ознакомиться с нашими функциями защиты данных и конфиденциальности и разобраться в том, как они согласуются с требованиями вашей организации к управлению данными.
Опубликовано: 13 ноября 2024 г.
Чери Макалпин имеет более чем 25-летний опыт в юридическом представлении международных технологических компаний в Zoom как начальник юридического отдела.
В последнее время Чери занимала ряд руководящих должностей в юридической сфере: была старшим вице-президентом и главным юрисконсультом в компании Intercom, которая занимается решениями на базе ИИ и решениями для обслуживания клиентов. До этого она работала начальником юридического отдела и корпоративным секретарем в компании Lumileds Inc. Перед этой должностью в Lumileds она работала главным юрисконсультом в компаниях Avnet Americas и Wyse Technology, где руководила успешной продажей компании Dell.
Чери получила степень бакалавра в Университете Алабамы и юридическую степень на юридическом факультете Саффолкского университета. Она проживает в области залива Сан-Франциско.
Когда организации задумываются об огромном росте производительности за счет инструментов генеративного ИИ, они также рассматривают уникальные вопросы, связанные с обработкой данных, конфиденциальностью и соблюдением нормативно-правовых требований. В условиях развивающейся технологической, юридической и нормативно-правовой среды мы серьезно относимся к своему обязательству предоставлять клиентам информацию и инструменты, необходимые для уверенного внедрения Zoom AI Companion — интеллектуального ИИ-помощника, который доступен во всех продуктах платформы Zoom Workplace.
Как лицу, принимающему решения в организации, вам необходимы сведения о функциях защиты данных и конфиденциальности AI Companion, а также о том, как они согласуются с требованиями вашей организации к управлению данными. Мы хотим предложить практическое руководство по общим подходам, чтобы клиенты могли адаптировать возможности AI Companion к своим уникальным потребностям в области соблюдения нормативно-правовых требований и конфиденциальности.
Компания Zoom предоставляет AI Companion, применяя интегрированный подход, который предусматривает сочетание наших собственных моделей искусственного интеллекта с отдельными моделями ИИ сторонних поставщиков. В зависимости от используемой функции и общего состояния системы, мы динамически настраиваем используемые модели на основе производительности и доступности, чтобы удовлетворить потребности клиентов. Узнайте подробнее об использовании наших моделей, обработке и хранении данных в информационном документе о безопасности и конфиденциальности Zoom AI Companion.
Наши основные принципы в отношении данных клиентов и конфиденциальности просты.
Zoom не использует ваш контент, будь то аудио, видео, сообщения чата, демонстрации экрана, вложения и иные подобные данные (например, реакции, результаты опросов или содержимое досок) для обучения собственных или сторонних моделей ИИ.
Сотрудникам Zoom запрещено обращаться к контенту клиентов, включая содержимое конференций, вебинаров и электронной почты (в частности, к аудио- или видеоматериалам, файлам, письмам или доскам внутри конференций), содержимому, создаваемому или передаваемому в ходе пользования другими функциями для коллективной работы (например, досками вне конференций), и контенту, создаваемому AI Companion. У них также нет права использовать вышеуказанный контент. Исключение составляют ситуации, когда доступ предоставляется владельцем или администратором учетной записи, где размещен продукт или сервис Zoom, либо когда он необходим по веским причинам — по требованию закона или из соображений безопасности.
Хотя функциям AI Companion необходим определенный контент для предоставления услуги, эти обязательства дают клиентам уверенность в том, что компания Zoom не применяет их контент для обучения своих моделей и в иных целях, выходящих за рамки обслуживания. Для клиентов с уникальными потребностями в соблюдении нормативно-правовых требований компания Zoom также предоставляет решение «Управляемый клиентом ключ» (CMK), которое позволяет им самостоятельно управлять ключами шифрования для содержимого, хранящегося на облачной платформе Zoom. Решение CMK доступно для AI Companion версии 1.0. CMK для AI Companion версии 2.0 появится в скором времени.
При взаимодействии пользователя с AI Companion данные от пользователя отправляются к моделям, размещенным Zoom и (или) сторонним поставщиком. Например, если в Team Chat вы используете функцию составления сообщений чата для получения помощи в написании ответов, актуальное содержимое, такое как выбранная тема цепочки чата, имена участников чата и ваш запрос, отправляется соответствующей модели. Узнайте подробнее о том, как функции AI Companion используют ваши данные.
Наши обязательства по обработке данных клиентов регулируются заявлением о конфиденциальности и дополнительным соглашением об обработке данных, в которых описываются персональные данные, которые мы собираем, используем, храним и передаем. Что касается взаимодействия сторонних моделей с данными клиентов, на нашей странице, посвященной субобработчикам, подробно описаны требования, которые мы предъявляем к сторонним поставщикам моделей.
Знать, как используются данные, недостаточно. Необходимо также иметь представление о том, как долго они хранятся. Если вашей организации необходимо тщательно управлять хранением данных в целях соблюдения нормативно-правовых требований, вы можете воспользоваться несколькими способами.
Для начала уделим внимание прозрачности хранения данных. Чтобы получить информацию о настройках хранения данных для каждой функции, скачайте наш информационный документ о конфиденциальности и безопасности. В целом компания Zoom может хранить контент клиента для предоставления клиентам услуги AI Companion. Компания Zoom хранит входящие данные (например, расшифровку аудиовызова, которую помощник AI Companion использовал для составления сводки конференции) в течение 30 дней в целях поддержки и отладки. Компания Zoom будет хранить эти данные в течение более длительного периода только в том случае, если этого требует применимое законодательство. В целях безопасности сторонние поставщики моделей могут хранить контент клиента в течение 30 дней.
Клиенты могут захотеть изменить срок хранения расшифровок аудиовызовов, используемых для составления сводок конференций и работы других функций AI Companion, и Zoom позволяет это сделать, если включена настройка хранения расшифровок конференций и получения доступа к ним. Кроме того, в целях соблюдения нормативно-правовых требований некоторые клиенты могут выбрать параметр отсутствия хранения данных (ZDR) от Zoom, немедленно удаляющий входящие данные, который помощник AI Companion использовал для создания сводки конференции, после создания сводки. Если вы включите параметр ZDR, сотрудники вашей организации не смогут пользоваться некоторыми функциями Docs и AI Companion версии 2.0.
В зависимости от потребностей организации в соблюдении нормативно-правовых требований, может быть необходимо знать не только то, как помощник AI Companion обрабатывает данные, но и где.
В настоящее время помощник AI Companion доступен клиентам, находящимся в США. Для клиентов, которые находятся за пределами США (в том числе в Австралии, Канаде, Европе, Индии и Сингапуре), некоторые функции AI Companion доступны с использованием только моделей, размещенных Zoom (ZMO), в соответствии с предпочтениями в отношении локализации данных, установленными для этих учетных записей. Это позволяет тем клиентам, которые должны соблюдать нормативно-правовые требования, в соответствии с которыми обработка данных должна выполняться в определенном географическом районе, использовать возможности Zoom по обработке данных в этом районе, если таковые имеются. Если включен параметр «Только модели, размещенные Zoom», компания Zoom не использует модели сторонних поставщиков для работы соответствующей функции AI Companion. Вместо этого данные отправляются для обработки в модели, размещенные Zoom. Существуют также определенные ограничения для клиентов в некоторых регионах, которые не поддерживаются нашими сторонними поставщиками моделей, и для клиентов в некоторых отраслях.
Хранение содержимого компанией Zoom и ее сторонними поставщиками моделей — область, представляющая особый интерес для организаций, которые рассматривают возможность внедрения AI Companion. Если организации хотят активно управлять хранением данных в целях соблюдения нормативно-правовых требований, компания Zoom предоставляет клиентам несколько способов для реализации этой задачи. Это расширяет возможности клиентов в современной цифровой среде, где организациям важно поддерживать видимость данных, к которым осуществляется доступ и которые используются в рамках их набора технологий, и иметь доступ к гибким настройкам для адаптации доступа к данным в соответствии с собственными приоритетами в отношении управления данными.
Недавно мы выпустили AI Companion версии 2.0 — Zoom AI Companion следующего поколения, так что теперь клиенты могут настроить помощник AI Companion таким образом, чтобы для предоставления ответов на запросы он использовал их собственные сообщения электронной почты, элементы календаря и документы, хранящиеся в сторонних источниках, таких как Microsoft и (или) Google. Эта мощная возможность предоставляет пользователям ответы, более соответствующие контексту, объединяя информацию из связанных сообщений электронной почты, документов, электронных таблиц и пр.
Принимая во внимание то, что клиентам необходимо понимать и контролировать, к какой информации AI Companion имеет доступ в их учетных записях, помощник AI Companion разработан таким образом, чтобы предоставить администраторам и пользователям учетных записей гибкие возможности управления соответствующими настройками. Например, администраторы учетных записей могут управлять доступом помощника AI Companion к этим сторонним событиям календаря, сообщениям электронной почты и документам в веб-настройках, выбирая ни один, все или некоторые из этих источников данных в зависимости от предпочтений организации на уровне учетных записей и групп. Кроме того, отдельные пользователи должны подключить свою стороннюю учетную запись к Zoom на своей странице профиля, чтобы она была доступна для AI Companion. Также доступны индивидуальные настройки для управления веб-содержимым, позволяющие AI Companion искать в интернете ответы на вопросы общего характера, и возможность загрузки локальных файлов, позволяющая пользователям добавлять файлы со своих устройств в запросы для AI Companion.
С учетом этих настроек и разрешений система использует и индексирует сторонние данные, а также любые другие доступные источники данных в учетной записи Zoom, чтобы отвечать на запросы пользователя в соответствии с его базовыми разрешениями. Вместе с ответами на запросы пользователей указываются цитаты и источники, чтобы помочь пользователям понять, какие источники данных были использованы для предоставления ответов.
Предоставление пользователям прозрачной информации о том, когда используется ИИ, — ключевая составляющая ответственного ИИ. В связи с этим компания Zoom разработала помощник AI Companion таким образом, чтобы он предоставлял пользователям понятные варианты своего включения и четкое уведомление о том, когда он работает во время конференций. Что касается конференций, организатор может включить AI Companion по собственной инициативе или по просьбе участника конференции.
Если организатор включит AI Companion во время конференции, для участников конференции будет отображаться баннер с уведомлением. Участники конференции, присоединившиеся по телефону, услышат аудиоуведомление о том, что помощник Zoom AI Companion был включен для конференции. В приложении Zoom Workplace для ПК пользователи могут вызвать боковую панель AI Companion, нажав значок алмаза AI Companion в правом верхнем углу клиента.
Значок алмаза AI Companion используется во всех продуктах платформы Zoom Workplace, показывая, где доступны функции ИИ. Этот значок можно найти в Zoom Docs, Team Chat, Whiteboard и других продуктах. Он позволяет людям легко определить, где AI Companion может им помочь.
После включения AI Companion на конференции значок алмаза остается видимым, уведомляя всех о том, что помощник AI Companion включен. Участники могут нажать значок алмаза и увидеть, какие функции AI Companion включены на конференции, к какому содержимому осуществляется доступ, а также узнать подробнее о том, как AI Companion использует их данные. Кроме того, у них есть возможность попросить организатора отключить функции AI Companion.
Могут отображаться и другие уведомления, связанные с AI Companion. Например, в нижней части боковой панели AI Companion отображается напоминание: «ИИ может ошибаться. Проверяйте точность информации». Кроме того, когда вы будете задавать помощнику AI Companion вопросы в ходе конференции, вы увидите фразу: «Другие участники не могут видеть эту беседу».
AI Companion предоставляет множество вариантов настройки, особенно для функций Zoom Meetings.
Организаторы конференций могут включать и отключать функции AI Companion на конференциях. Участники могут просить организатора включить или отключить эти функции (если они включены), если администратор разрешил использовать такую возможность.
Организаторы конференций также могут в одно нажатие отключить все функции AI Companion на конференции и удалить материалы конференции, предоставленные помощнику AI Companion, если это необходимо.
Сводка конференции — одна из самых популярных функций AI Companion. Мы предоставляем параметры для настройки взаимодействия пользователей с ней, в том числе описанные ниже.
Если ваша организация желает использовать наиболее строгие параметры, для начала выберите автоматическую передачу сводки только организаторам конференций (или отправку только ссылки) и короткий период хранения. Аналогично можно отказаться от использования параметров дополнительного содержимого, предназначенных для улучшения сводки конференции, и полагаться только на расшифровку аудиовызова.
Мы также предоставляем организации возможность настраивать сводку конференции, отправляемую по электронной почте организаторам и участникам. Администраторы учетных записей могут добавлять к этим автоматическим сообщениям электронной почты фирменную символику компании и любые дополнительные требуемые формулировки политик. Эти шаблоны сообщений электронной почты можно найти на вкладке «Электронная почта» в разделе «Фирменная символика» учетной записи.
Мы предоставляем администраторам учетных записей возможность настраивать уведомления в ходе конференции, которые информируют участников конференции о включении AI Companion. Организации с уникальными потребностями в соблюдении нормативно-правовых требований или другими особыми условиями могут использовать такую формулировку уведомления, которая лучше всего подходит для них и их пользователей, в том числе добавить фирменную символику или информацию о собственных политиках при взаимодействии с внешней аудиторией. Узнайте подробнее о настройке предупреждений и уведомлений для Zoom Meetings и Webinars.
Как вы уже прочитали, у вас есть ряд гибких настроек и функций, призванных предоставить вам больший контроль над внедрением Zoom AI Companion. Материалы для дополнительного чтения представлены ниже.
