Mẹo tăng năng suất: Các cách mới để tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc

Thời gian là vàng bạc, hãy sử dụng một cách sáng suốt. Chúng ta chỉ có ngần đó giờ trong ngày để làm mọi thứ cần làm, ví dụ như hoàn thành các mục trong danh sách việc cần làm, tạo ra tác động trong công việc và dành thời gian cho người thân yêu vào cuối ngày.

Nên điều quan trọng là sử dụng hiệu quả thời gian bạn có, thường đồng nghĩa với việc tìm cách tối đa hóa năng suất và giảm các tác vụ trùng lặp hoặc tẻ nhạt. Nhưng việc tăng năng suất có thể nói dễ hơn làm — thật khó để từ chối dự án mới và bạn không thể đẩy những công việc lặt vặt của bạn cho người khác. Đây chính là nơi công nghệ phát huy tác dụng.

Khi tìm các giải pháp giúp cắt giảm các tác vụ không cần thiết, bạn có thể tinh gọn luồng công việc và có ngày làm việc hiệu quả hơn. Sau đây là một vài mẹo tăng năng suất để bắt đầu.

Các cuộc họp thường là cách tuyệt vời để cộng tác và giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng. Nhưng nếu quản lý kém, các cuộc họp có thể làm giảm năng suất của bạn. Nếu bạn đã từng ngồi suốt một cuộc họp chỉ để lên kế hoạch cho một cuộc họp khác hoặc một cuộc họp có thông tin mà bạn đã biết, thì bạn sẽ hiệu một số cuộc họp có thể kém hiệu quả như thế nào. Nhưng có thể dễ dàng khắc phục vấn đề này bằng một công cụ khảo sát cho phép bạn thu thập thông tin trước và thiết lập mức hiểu biết cơ sở trước khi họp.

Hiện đã có sẵn cho tất cả khách hàng của Zoom, Zoom Surveys đưa ra một cách liền mạch để thăm dò và khảo sát đối tượng mục tiêu của bạn nhằm thu thập phản hồi và ý kiến góp ý. Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy tiến hành một cuộc khảo sát nhanh với những người tham gia để thu thập trước ý tưởng, xác định chủ đề và xác định những chủ điểm cấp bách nhất. Khi thay đổi nội dung cuộc họp dựa trên những phát hiện – chứ không phải giả định của bạn – bạn có thể góp phần đảm bảo mọi người đều có được thông tin đầy đủ. Tốt hơn nữa là nếu mọi người thống nhất trước thì bạn có thể hoàn toàn không cần tổ chức cuộc họp nữa. 

Còn những lúc bạn cần ý kiến góp ý để cải thiện công việc của mình thì sao? Chúng ta đều biết giá trị của các cuộc khảo sát nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian để tạo khảo sát, theo dõi email hoặc tệ hơn là không nhận được mức độ tương tác cần thiết, thì một công cụ khảo sát tích hợp có thể hữu ích. 

Được tích hợp vào nền tảng Zoom, Zoom Surveys cho phép bạn thu thập ý kiến góp ý cần thiết khi bạn cần, đồng thời tạo ra trải nghiệm thu hút và tương tác cho người tham gia. Tiến hành khảo sát bất cứ lúc nào để thăm dò ý kiến góp ý của đồng nghiệp, đề xuất các lĩnh vực cần cải thiện và tìm hiểu thêm về tùy chọn của khách hàng. 

Zoom Surveys dễ truy cập và có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc khởi chạy trực tiếp từ trong Zoom Meetings hoặc Zoom Webinars. Và sắp tới, Zoom Surveys sẽ được mở rộng để tích hợp với Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events và Zoom Scheduler.

Với tư cách là người tạo khảo sát, bạn có thể: 

• Tạo thư viện khảo sát
• Chỉ định ẩn danh các câu trả lời 
• Chia sẻ khảo sát thông qua siêu liên kết
• Thêm tin nhắn bổ sung
• Tùy chỉnh nền khảo sát với logo, màu sắc và các yếu tố quảng bá thương hiệu mà bạn thích
• Xác định các câu hỏi tiếp theo dựa trên câu trả lời của người trả lời

Bạn đã biết cách ghi chú từ khi còn đi học. Ghi chú là việc cần thiết để nhớ các hạng mục quan trọng và suy ngẫm điều bạn đã học được; ngay cả với các chuyên gia làm việc ngày nay cũng vậy. Nhiều người sử dụng các công cụ ghi chú số để tóm tắt và theo dõi hạng mục hành động cho dự án hoặc trong cuộc họp. Và dù ghi chú là cần thiết để ghi lại các chi tiết, việc chuyển từ ứng dụng ghi chú sang giải pháp cuộc họp có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung. Sau một cuộc gọi, bạn thường phải dành thêm vài phút chia sẻ ghi chú với mọi người và chờ thêm vài giờ hoặc thậm chí vài ngày để nhận góp ý của mọi người. Dần dần, những điều này sẽ chiếm nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn có nhiều cuộc họp trên lịch.

Lời khuyên của chúng tôi: đưa ứng dụng ghi chú vào nền tảng truyền thông hiện có. Với việc kết hợp cả hai, bạn có thể có mọi điều bạn cần ở một nơi để duy trì năng suất, dễ dàng theo dõi công việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp. 

Đó là lý do vì sao chúng tôi cung cấp Zoom Notes. Với Zoom Notes, bạn có thể tạo và thực hiện ghi chú ngay trong ứng dụng Zoom, giúp bạn:  

• Tạo chương trình cá nhân hoặc chung trước cuộc họp để giúp mọi người chuẩn bị
• Ghi nhận thủ công điều được chia sẻ trong cuộc họp
• Chia sẻ kết quả, hạng mục hành động và quyết định sau cuộc họp để nắm rõ thông tin và thống nhất
• Ghi chú trong cuộc họp mà không bị phân tâm khi chuyển qua lại giữa các ứng dụng
• Xây dựng kho ghi chú cá nhân và ghi chú chung tập trung

Zoom Notes sẽ có sẵn cho mọi khách hàng Zoom trả phí, ngoại trừ khách hàng dùng gói Zoom United. 

Về việc bỏ các bước không cần thiết — tại sao cần sử dụng công cụ lên lịch bên ngoài giải pháp cuộc họp của bạn? Việc sử dụng các ứng dụng bên thứ ba như Calendly đòi hỏi bạn phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng như email, lịch và giải pháp truyền thông video chỉ để thiết lập cuộc gọi, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến năng suất.

Hãy tìm chính chức năng đó trong các giải pháp hiện có, bắt đầu với Zoom Scheduler (hiện được cung cấp rộng rãi). Sử dụng công cụ lên lịch được tích hợp của chúng tôi, bạn có thể giảm thời gian và sự rắc rối của việc lên lịch hẹn bằng cách làm mọi thứ trong Zoom.

Bạn có thể sử dụng Zoom Scheduler để:

• Tạo ra các khung thời gian rảnh khi tất cả những người liên quan rảnh
• Tạo khung thời gian rảnh định kỳ
• Cho phép nhiều người dùng đăng ký một khung thời gian
• Tự động hóa và cá nhân hóa lời nhắc và xác nhận qua email
• Thu thập thông tin mong muốn trong quá trình đặt lịch của người dự thính
• Tùy chỉnh màu sắc, logo, v.v. trên trang đặt lịch hẹn để thống nhất với tiếng nói thương hiệu của bạn
• Thiết lập phiên cho phép người dự thính tìm thời gian với thành viên nhóm đang rảnh
• Tùy chỉnh và rút ngắn bất kỳ URL nào bạn tạo ra

Chúng ta đều biết cảm giác này: bạn cần bắt đầu dự án nhưng không thể tìm cảm hứng hoặc động lực. Bạn đang lãng phí thời gian quý báu để tìm cách thoát khỏi tình trạng mất khả năng sáng tạo hoặc ý tưởng viết lách. 

Một mẹo tăng năng suất khác: tìm không gian di chuyển tự do để bắt đầu tìm ý tưởng, nảy ra một ý nghĩ hoặc hình thành khái niệm về điều gì đó một cách trực quan.

Bảng trắng trực tuyến có thể là chìa khóa khai mở mức độ sáng tạo và cộng tác mới. Với khung vẽ kỹ thuật số, bạn có thể mở rộng và làm rõ các ý tưởng theo cách trực quan, giúp bạn vượt qua các cản trở về tư duy và tiến tới giải quyết dự án hiện có. Và với Zoom Whiteboard, bạn có thể xem các ý tưởng thể hiện sống động cùng với nhóm, sử dụng công cụ này để cộng tác trước, trong và sau cuộc họp.

Mặc dù có hàng tá tính năng bảng trắng bạn có thể sử dụng để trực quan hóa hiệu quả các ý tưởng hoặc khơi nguồn cảm hứng, sau đây là một số tính năng có thể giúp bạn tinh gọn các phiên tìm ý tưởng:

• Khởi chạy cuộc họp từ trong bảng trắng: Bạn muốn đi qua bảng trắng trực tiếp sau khi nhận ý kiến đóng góp? Khởi chạy tức thì Zoom Meetings với tất cả cộng tác viên đang hoạt động trên bảng trắng và đi sâu vào cuộc thảo luận ngay tại đó.
• Chế độ thuyết trình: Thu hút sự chú ý của nhóm bằng việc yêu cầu cộng tác viên theo dõi khi bạn đang giới thiệu bảng trắng trong cuộc họp. Họ sẽ không thể chỉnh sửa khung vẽ khi bạn bật tính năng này, giúp họ tập trung về chủ đề chính. Theo cách đó, bạn có thể nhận ý kiến đóng góp bạn cần một cách kịp thời.
• Đồng hồ hẹn giờ: Giúp các nhóm thực hiện đúng tiến độ bằng tính năng đồng hồ hẹn giờ; nó cũng có thể làm đồng hồ đếm ngược. Bạn có thể kéo dài thời gian hoặc phát hiệu ứng âm thanh khi thời gian đã hết, truyền cảm hứng cho mọi người thực hiện hành động nhanh chóng và hiệu quả. 
• Mẫu: Bạn có thể thiết kế và xuất bản các mẫu bảng trắng nội bộ mà chỉ tổ chức của bạn có thể truy cập. Khi điều bất ngờ xảy ra và ý tưởng xuất hiện, bạn có thể nhanh chóng khởi chạy mẫu có sẵn và chia sẻ mẫu với nhóm chỉ trong tích tắc.

Đôi khi bạn cần gọi video nhanh với ai đó để giải thích về chủ đề phức tạp hoặc trình bày trực quan cách thứ gì đó hoạt động. Nhưng nếu bạn không thể tìm họ hay lên lịch gọi họ thì sao? 

Đây chính là nơi công cụ video không đồng bộ phát huy tác dụng. Khi sử dụng những giải pháp này, bạn có thể nhanh chóng ghi lại bản thân và màn hình, rồi gửi video đó đến các bên liên quan. Dịch vụ video không đồng bộ Zoom Clips của chúng tôi giúp bạn làm điều đó, cho phép bạn dễ dàng ghi lại, chỉnh sửa và chia sẻ video ngắn gọn, chất lượng cao cả trong nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể trình bày tức thì thông tin quan trọng với các thành viên nhóm, thêm màu sắc cá nhân vào hoạt động cộng tác hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ thông tin cập nhật dự án chi tiết mà không cần tham gia cuộc họp trực tiếp.

Với Zoom Clips, bạn còn có một thư viện nội dung chuyên biệt nơi bạn có thể quản lý, chia sẻ, đổi tên, tải xuống hoặc xóa các đoạn video. Và bạn cũng có thể chia sẻ nội dung này với người khác bất cứ lúc nào, để họ có thể xem đoạn video, để lại nhận xét hoặc sử dụng các biểu tượng cảm xúc để tương tác. Bạn có thể truyền tải thông điệp mà không cần lãng phí thời gian tìm cách liên lạc với ai đó.

Những điều nhỏ nhặt tích tụ lại sẽ khiến bạn mất nhiều lớn thời gian và công sức – thời gian cần để chia sẻ ghi chú với nhóm, thiết lập cuộc họp, thu thập ý kiến góp ý hoặc bắt đầu phiên tìm ý tưởng. Khi loại bỏ những tác vụ không cần thiết, bạn không chỉ lấy lại năng suất mà còn tạo thuận lợi cho công việc chiến lược và có ý nghĩa hơn. 

Dù bạn sẽ tích hợp ghi chú hay ứng dụng lên lịch vào nền tảng truyền thông, tinh giản quy trình làm việc qua các thành phần tích hợp hay cắt giảm các tác vụ lặt vặt bằng các tính năng AI trực quan, thì Zoom cũng là nền tảng tích hợp mọi tính năng cho công việc năng suất, có ý nghĩa của bạn. Tất cả những điều này đi kèm trong dịch vụ Zoom Workplace của chúng tôi, kết hợp tính năng trò chuyện, điện thoại, cuộc họp, ghi chú, bảng trắng, khảo sát, v.v. trong một nền tảng mượt mà. Một không gian chuyên dụng giúp bạn khơi dậy khả năng sáng tạo và tinh giản quy trình làm việc. Để ngày làm việc nhẹ nhàng hơn nhờ giải pháp tăng năng suất tích hợp mượt mà vào hệ sinh thái Zoom của chúng tôi.

Để tìm hiểu thêm về việc tiết kiệm thời gian bằng Zoom, hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi, “Thúc đẩy hiệu quả của bạn: 10 tính năng tiết kiệm thời gian hàng đầu của Zoom”.