Trucos de productividad: nuevas formas de ahorrar tiempo durante la jornada laboral

El tiempo realmente es dinero: se debe gastar sabiamente. Solo tenemos una cantidad limitada de horas al día para hacer todo lo que necesitamos, como cumplir con nuestras listas de tareas pendientes, tener un impacto en nuestros trabajos y pasar tiempo con nuestros seres queridos al final del día.

Por ello, es fundamental que aproveche al máximo el tiempo que tiene, lo que a menudo significa encontrar formas de maximizar la productividad y reducir las tareas redundantes o monótonas. Pero aumentar la productividad puede parecer más fácil en la teoría que en la práctica: es difícil decir que no a un nuevo proyecto, y no puede dejar las tareas rutinarias a otra persona. Ahí es donde entra en juego la tecnología.

Al encontrar soluciones que le ayuden a reducir las tareas innecesarias, puede optimizar los flujos de trabajo y hacer que su jornada laboral sea más eficaz. Algunos trucos de productividad para comenzar:

Las reuniones suelen ser una excelente manera de colaborar y hacer que todos estén en sintonía. Pero cuando se gestionan mal, pueden agotar su productividad. Si alguna vez ha estado en una reunión solo para planificar otra reunión, o una que incluía información que ya conocía, entonces sabe lo ineficientes que pueden ser algunas reuniones. Pero esto puede solucionarse fácilmente con una herramienta de encuesta que le permita recopilar información por adelantado y establecer una base de comprensión antes de reunirse.

Ahora, disponible para todos los clientes de Zoom, Zoom Surveys proporciona una manera fluida de realizar votaciones y encuestar a su audiencia objetivo para recopilar comentarios y opiniones. Antes de organizar una reunión, inicie una encuesta rápida a sus participantes para recopilar ideas con anticipación, identificar temas y determinar cuáles son los más urgentes. Al modificar el contenido de la reunión en función de los resultados, no de sus suposiciones, puede ayudar a garantizar que todos se vayan completamente informados. Aún mejor, si todos están alineados de antemano, es posible que pueda eliminar la reunión por completo. 

¿Qué ocurre cuando necesita recibir comentarios para mejorar su trabajo? Todos conocemos el valor de las encuestas, pero si pasa demasiado tiempo creándolas, realizando un seguimiento de correos electrónicos o, lo que es peor, si no recibe la participación que necesita, una herramienta de encuesta integrada puede ayudarlo. 

Integrado en la plataforma Zoom, Zoom Surveys le permite obtener los comentarios que necesita, cuando los necesita, y crea una experiencia atractiva e interactiva para los participantes. Inicie una encuesta en cualquier momento para realizar una votación entre sus colegas a fin de recibir comentarios, sugerir áreas de mejora y obtener más información sobre las preferencias de sus clientes. 

Zoom Surveys es de fácil acceso y puede utilizarse por sí solo o iniciarse directamente desde Zoom Meetings o Zoom Webinars. Y próximamente, Zoom Surveys se expandirá para integrarse con Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events y Zoom Scheduler.

Como creador de encuestas, puede hacer lo siguiente: 

• Crear una biblioteca de encuestas
• Designar respuestas para que sean anónimas 
• Compartir encuestas mediante un hipervínculo
• Añadir mensajería adicional
• Personalizar el fondo de su encuesta con sus logotipos, colores y elementos de imagen de marca preferidos
• Definir las próximas preguntas en función de las respuestas de los encuestados

Toma notas desde que iba a la escuela. Son esenciales para recordar cuestiones importantes y reflexionar sobre lo aprendido, y lo mismo ocurre con los profesionales de hoy en día. Muchas personas utilizan herramientas digitales de toma de notas para resumir los elementos de acción de proyectos o reuniones y luego hacer un seguimiento de ellos. Y aunque son necesarias para documentar detalles, pasar de su aplicación de notas a su solución de reuniones puede afectar su concentración. Por lo general, después de una llamada, debe dedicar unos minutos más a compartir las notas con todos y, luego, esperar unas horas o incluso unos días más para recibir sus aportaciones. Esto suma, en especial, si tiene muchas reuniones en su calendario.

Nuestro consejo: incorpore su aplicación de toma de notas a su plataforma de comunicaciones actual. Al combinar ambos, puede tener todo lo que necesita en un solo lugar para mantener la productividad y hacer un seguimiento de sus tareas pendientes fácilmente antes, durante y después de las reuniones.

Por ese motivo, ofrecemos Zoom Notes. Con Zoom Notes, puede crear y tomar notas directamente en la aplicación de Zoom, lo que le ayuda a hacer lo siguiente:  

• Crear una agenda personal o compartida antes de una reunión para ayudar a todos a prepararse.
• Capturar manualmente lo que se comparte en una reunión.
• Compartir resultados, elementos de acción y decisiones después de una reunión para mayor visibilidad y alineación.
• Abrir una nota en una reunión sin la distracción de cambiar de aplicación.
• Crear un repositorio central de notas personales y compartidas.

Zoom Notes está disponible para todos los clientes de pago de Zoom, a excepción de los que tengan un paquete Zoom United. 

Hablando de saltarse pasos innecesarios: ¿por qué utilizar una herramienta de programación fuera de su solución de reuniones? El uso de aplicaciones de terceros, como Calendly, implica tener que alternar entre varias aplicaciones, como el correo electrónico, el calendario y la solución de videocomunicaciones, solo para concertar una llamada, lo que puede perjudicar la productividad.

Encuentre esa misma funcionalidad en las soluciones existentes, comenzando con Zoom Scheduler. Con nuestra herramienta de programación, puede reducir el tiempo y las complicaciones de la programación de citas, ya que podrá hacer todo dentro de Zoom.

Puede utilizar Zoom Scheduler para:

• Generar franjas horarias de disponibilidad cuando todos los participantes relevantes estén disponibles.
• Crear una instancia recurrente de disponibilidad.
• Permitir que varios usuarios se inscriban en una misma franja horaria.
• Automatizar y personalizar los recordatorios y confirmaciones por correo electrónico.
• Recopilar la información que prefiera durante el proceso de reserva de los asistentes.
• Personalizar los colores, los logotipos y otros elementos de su página de reserva de citas para adaptarlos a la imagen de su marca.
• Configurar una sesión que permita a un asistente encontrar tiempo con un miembro del equipo que esté disponible.
• Personalizar y abreviar las URL que genere.

Todos conocemos esa sensación: debe comenzar un proyecto, pero no encuentra la inspiración ni la motivación. Está perdiendo tiempo valioso tratando de ver cómo salir de su bajón de creatividad o bloqueo de escritura.

Otro truco de productividad: encuentre un espacio que fluya libremente para iniciar un intercambio de ideas, generar una idea o conceptualizar algo visualmente.

Una pizarra virtual puede ser la clave para alcanzar nuevos niveles de creatividad y colaboración. Con un lienzo digital, puede ampliar y aclarar ideas de forma visual, lo que le ayuda a superar los bloqueos mentales y a afrontar el proyecto en cuestión. Con Zoom Whiteboard, puede ver cómo las ideas cobran vida junto con su equipo, al utilizarla para colaborar antes y después de las reuniones, y durante ellas.

Si bien hay decenas de características de pizarra que puede utilizar para visualizar de manera eficaz las ideas o inspirarse, a continuación, se enumeran algunas que le ayudarán a optimizar las sesiones de intercambio de ideas:

• Iniciar una reunión desde dentro de una pizarra: ¿quiere revisar una pizarra en directo después de recibir aportes? Inicie instantáneamente una Zoom Meeting con todos los colaboradores activos en su pizarra, y comiencen un debate en ese mismo momento.
• Modo de presentación: capte la atención del grupo al solicitar a los colaboradores que le sigan cuando esté presentando una pizarra durante una reunión. No podrán editar el lienzo cuando active esta característica, lo que les permitirá centrarse en el tema en cuestión. De esa manera, podrá obtener los aportes que necesita en el momento oportuno.
• Temporizador: mantenga a los equipos encaminados con una característica de temporizador de actividades que también sirve como reloj de cuenta regresiva. Puede extender el tiempo o reproducir efectos de sonido cuando este se acabe para inspirar a todos a tomar medidas rápidas y eficaces.
• Plantillas: puede diseñar y publicar plantillas de pizarra internas a las que solo pueda acceder su organización. De este modo, cuando surja una buena idea, podrá iniciar rápidamente una plantilla existente y compartirla con sus equipos en un instante.

A veces, es necesario realizar una videollamada rápida con alguien para explicarle un tema complicado o mostrarle visualmente cómo funciona algo. Pero, ¿qué sucede si no puede localizarlos o concertar una llamada?

Ahí es donde entra en juego el vídeo asíncrono. Con estas soluciones, puede grabarse rápidamente a sí mismo y a su pantalla y, luego, enviar esos vídeos a las partes interesadas relevantes. Nuestra oferta de vídeo asíncrono, Zoom Clips, le ayuda hacer justamente eso, ya que le permite grabar, editar y compartir fácilmente vídeos cortos de alta calidad tanto interna como externamente. Puede mostrar información importante a sus compañeros de equipo en un abrir y cerrar de ojos, agregar un toque personal a su colaboración o, simplemente, compartir una actualización detallada de un proyecto sin tener que unirse a una reunión en directo.

Con Zoom Clips, obtiene una biblioteca de contenido exclusiva donde puede administrar, compartir, descargar, borrar sus vídeos o cambiarles el nombre. Además, puede compartir este contenido con otras personas en cualquier momento, para que puedan ver el clip, dejar comentarios o utilizar emojis para reaccionar a él. Puede transmitir su mensaje sin tener que perder tiempo en ponerse en contacto con alguien.

Hay detalles que toman mucho tiempo y energía: el tiempo que se tarda en compartir notas con un equipo, organizar una reunión, recopilar comentarios o poner en marcha una sesión de intercambio de ideas. Al reducir las tareas innecesarias, no solo recupera la productividad, sino que también se allana el camino para un trabajo más estratégico y significativo. 

Tanto si está incorporando aplicaciones de notas o de programación a su plataforma de comunicaciones, simplificando los flujos de trabajo con integraciones o eliminando lo rutinario con características de IA intuitivas, Zoom es la plataforma todo en uno para un trabajo productivo y significativo. Todo ello forma parte de nuestra oferta de Zoom Workplace, que combina vídeo, chat, telefonía, reuniones, notas, pizarra, encuestas y más en una única plataforma optimizada. Un espacio dedicado para ayudarle a impulsar la creatividad y optimizar los flujos de trabajo. Haga que su jornada laboral le resulte eficaz con nuestras soluciones de productividad que se integran perfectamente en el ecosistema de Zoom.

Para obtener más información acerca de cómo ahorrar tiempo con Zoom, vea nuestro seminario web a pedido «Impulse su eficiencia: las 10 características principales de Zoom para ahorrar tiempo».